утверждён - Главное управление ЗАГС Московской области

Распоряжение
Главного управления записи актов гражданского состояния
25.04.2012 № 24
Об утверждении Административного регламента по исполнению государственной функции по
приему, учету и хранению вторых экземпляров записей актов гражданского состояния,
составленных консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории
Российской Федерации, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах
гражданского состояния», постановлением Правительства Российской Федерации от 06.07.1998
№ 709 «О мерах по реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния»,
приказом Министерства юстиции Российской Федерации № 175, Министерства иностранных дел
Российской Федерации № 13527 от 02.09.2008 «Об утверждении Правил передачи первых и
вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных консульскими
учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, в органы
записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации», Положением о
Главном управлении записи актов гражданского состояния Московской области, утвержденным
постановлением Правительства Московской области от 05.09.2007 № 663/28,
1. Утвердить Административный регламент по исполнению государственной функции по
приему, учету и хранению вторых экземпляров записей актов гражданского состояния,
составленных консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории
Российской Федерации, в порядке, установленном Правительством Российской Федерации
(прилагается).
2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Начальник
Главного управления ЗАГС
Московской области
Л.Г. Селезнева
Приложение
к распоряжению
Главного управления ЗАГС
Московской области
от 25.04.2012 № 24
Административный регламент
по исполнению государственной функции по приему, учету и хранению вторых
экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных консульскими
учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации,
в порядке, установленном Правительством Российской Федерации
I. Общие положения
1. Административный регламент по исполнению государственной функции по приёму, учёту
и хранению вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных
консульскими учреждениями Российской Федерации (далее - консульские учреждения) за
пределами территории Российской Федерации, в порядке, установленном Правительством
Российской Федерации (далее – Регламент) разработан Главным управлением записи актов
гражданского состояния Московской области (далее – Главное управление ЗАГС) в целях
повышения качества и доступности результатов исполнения государственной функции по приёму,
учёту и хранению вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных
консульскими учреждениями за пределами территории Российской Федерации (далее –
государственная функция), определяет сроки и последовательность действий (административных
процедур) при осуществлении полномочий по приёму, учёту и хранению вторых экземпляров
записей актов гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями за пределами
территории Российской Федерации.
2. Исполнение государственной функции по приёму, учёту и хранению вторых экземпляров
записей актов гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями за пределами
территории Российской Федерации, в Главном управлении ЗАГС осуществляется в соответствии
с:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»;
Постановлением Правительства Российской Федерации от 06.07.1998 № 709 «О мерах по
реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния»;
Уставом Московской области;
приказом Министерства юстиции Российской Федерации № 175, Министерства иностранных
дел Российской Федерации № 13527 от 02.09.2008 «Об утверждении Правил передачи первых и
вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных консульскими
учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, в органы
записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации»;
Положением о Главном управлении записи актов гражданского состояния Московской
области, утвержденным постановлением Правительства Московской области от 05.09.2007
№ 663/28.
3. Государственная функция по приёму, учёту и хранению вторых экземпляров записей актов
гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями за пределами территории
Российской Федерации, осуществляется заведующим отделом, заместителем заведующего
отделом и специалистами (далее – специалисты) отдела накопления, хранения и выдачи
документов ЗАГС Главного управления ЗАГС, уполномоченными на её исполнение.
II. Требования к порядку исполнения государственной функции
Порядок информирования об исполнении государственной функции
4. Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется:
- в Главном управлении ЗАГС по адресу: 127051 г. Москва, Средний Каретный переулок,
дом 7, строение 1;
- в структурных подразделениях Главного управления ЗАГС;
- на официальном сайте Главного управления ЗАГС в сети Интернет:
http://www.zags.mosreg.ru/;
- с использованием средств телефонной связи: 8 (495) 694 20 07;
- на информационных стендах.
5. Сведения о местонахождении, номерах телефонов для справок (консультаций) Главного
управления ЗАГС (приложение № 1 к настоящему Регламенту), о графике (режиме) работы отдела
накопления, хранения и выдачи документов ЗАГС Главного управления ЗАГС размещаются:
на официальном сайте Главного управления ЗАГС;
на информационных стендах центрального аппарата Главного управления ЗАГС и органов
ЗАГС Московской области.
6. При информировании о порядке исполнения государственной функции в ответах на
телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме
информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен
начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонили, фамилии, имени,
отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. При невозможности
специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы,
обратившемуся лицу должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить
необходимую информацию. Консультации (справки) по вопросам исполнения государственной
функции представляются специалистами, уполномоченными на ее исполнение.
7. Режим работы отдела хранения, накопления и выдачи документов ЗАГС Главного
управления ЗАГС: ежедневно, кроме субботы, воскресенья и нерабочих праздничных дней, с 9.00
до 18.00 (по пятницам до 16.45).
Порядок получения консультаций (справок) по вопросам исполнения государственной
функции
8. Консультирование по вопросам исполнения государственной функции осуществляется как
в устной, так и в письменной форме в отделе правового обеспечения, отделе накопления, хранения
и выдачи документов ЗАГС Главного управления ЗАГС и в структурных подразделениях Главного
управления ЗАГС (далее – органы ЗАГС Московской области).
9. Консультации предоставляются по следующим вопросам:
о сроках передачи вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных
консульскими учреждениями за пределами территории Российской Федерации;
о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых
в ходе исполнения государственной функции.
10. Консультации предоставляются:
при личном обращении,
посредством официального сайта Главного управления ЗАГС,
по телефону или по электронной почте.
Срок исполнения государственной функции
11. Консульские учреждения осуществляют хранение составленных ими записей актов
гражданского состояния в течение одного календарного года. Передача вторых экземпляров
записей актов гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями Российской
Федерации, производится МИД России до 01 апреля года, следующего за годом составления
записей.
12. Книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги),
собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, хранятся в Главном
управлении ЗАГС в течение 100 лет со дня составления записи.
13. По истечении 100 лет актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов
гражданского состояния, подлежат уничтожению.
Требования к помещениям и местам, предназначенным для осуществления
государственной функции
14. Рабочие места специалистов, осуществляющих государственную функцию, оборудуются
средствами вычислительной техники (как правило, один компьютер с установленными справочноинформационными системами на каждого специалиста), и оргтехникой, позволяющими
организовать исполнение государственной функции в полном объеме, выделяются бумага,
расходные материалы, канцтовары в количестве, достаточном для исполнения государственной
функции.
15. Архивохранилище должно быть оборудовано:
противопожарной системой и средствами пожаротушения;
системой охраны.
16. На входе в здание, где размещается Главное управления ЗАГС, на видном месте
размещается вывеска, содержащая информацию о времени работы.
17. Места для проведения приема сотрудников МИД России оборудуются:
- системой кондиционирования воздуха;
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
- системой охраны.
18. Места ожидания приема сотрудников МИД России должны соответствовать комфортным
условиям, оборудуются стульями, столами, обеспечиваются канцелярскими принадлежностями
для написания документов, информационными стендами.
19. Помещения, выделенные для осуществления государственной функции, должны
соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические
требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы.
СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03».
Результат исполнения государственной функции
20. Конечными результатами исполнения государственной функции являются:
осуществление приёма и учёта вторых экземпляров записей актов гражданского состояния,
составленных консульскими учреждениями Российской Федерации;
создание надлежащих условий хранения первых экземпляров записей актов гражданского
состояния, составленных консульскими учреждениями СССР на территории иностранных
государств в период с 1922 по 1978 г.г. включительно, и вторых экземпляров записей актов
гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями СССР и Российской
Федерации на территории иностранных государств в период с 1979 года по настоящее время;
оказание консультационной помощи Консульскому департаменту МИД России в работе с
записями актов гражданского состояния, передаваемыми на хранение.
Перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции
21. В случае, если при приёме на хранение выяснится отсутствие записи акта или иных
документов или в передаваемой записи акта будет выявлена техническая ошибка (ошибки),
сотрудники МИД России и специалисты отдела накопления, хранения и выдачи документов ЗАГС
Главного управления ЗАГС составляют в двух экземплярах акт об отсутствии документа
(приложение № 2 к настоящему Регламенту) или акт об обнаружении ошибки (приложение № 3 к
настоящему Регламенту) соответственно. При этом запись акта гражданского состояния с
отсутствующими реквизитами приёму на хранение не подлежит и остается у сотрудника МИД
России.
МИД России в течение месяца осуществляют дооформление записи акта отсутствующими
реквизитами, после чего она подлежит передаче на хранение по отдельному акту.
Ответственность специалистов при исполнении государственной функции
22 Сведения, содержащиеся в записях актов гражданского состояния, составленных
консульскими учреждениями за пределами территории Российской Федерации, ставшие
известными специалисту Главного управления ЗАГС в связи с исполнением государственной
функции, являются персональными данными, относятся к категории конфиденциальной
информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.
23. Специалисты, уполномоченные принимать и хранить вторые экземпляры записей актов
гражданского состояния, составленные консульскими учреждениями Российской Федерации,
несут ответственность за соблюдение порядка приёма и хранения документов, которая
закрепляется в их должностных регламентах.
III. Административные процедуры
Последовательность административных действий (процедур)
24. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные
процедуры:
прием на хранение вторых экземпляров записей актов гражданского состояния,
составленных консульскими учреждениями за пределами территории Российской Федерации;
учет и хранение вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных
консульскими учреждениями за пределами территории Российской Федерации;
порядок и формы контроля за исполнением государственной функции.
Прием на хранение вторых экземпляров записей актов гражданского состояния,
составленных консульскими учреждениями за пределами территории Российской
Федерации
25. Прием в Главное управление ЗАГС поступивших из консульских учреждений вторых
экземпляров записей актов гражданского состояния осуществляется на основании составленного
МИД России в двух экземплярах акта о передаче в Главное управление ЗАГС вторых экземпляров
записей актов гражданского состояния за 20__ год (приложения № 4 к настоящему Регламенту).
26. Прием вторых экземпляров записей актов гражданского состояния осуществляется по
предварительно согласованному между МИД России и Главным управлением ЗАГС графику
передачи документов.
27. Прием доставленных МИД России вторых экземпляров записей актов гражданского
состояния, сформированных в пределах календарного года в хронологическом порядке по дате и
номеру записи акта по каждому типу актов гражданского состояния, осуществляется
специалистом отдела накопления, хранения и выдачи документов ЗАГС Главного управления
ЗАГС в присутствии сотрудника МИД России.
28. В конце каждого экземпляра акта о передаче (приложение № 4 к настоящему Регламенту)
указываются цифрами и прописью количество фактически принятых отделом накопления,
хранения и выдачи документов ЗАГС Главного управления ЗАГС документов, их номера, дата
приема-передачи. На обоих экземплярах акта о передаче каждого документа, включенного в акт,
делается отметка об их наличии. Каждый экземпляр акта подписывается сотрудником МИД
России и специалистом отдела накопления, хранения и выдачи документов ЗАГС Главного
управления ЗАГС.
29. При приёме на хранение документов специалисты отдела накопления, хранения и выдачи
документов ЗАГС Главного управления ЗАГС проверяют правильность оформления записей актов
гражданского состояния, соответствие количества и содержания документов акту о передаче.
30. После принятия документов на хранение отдел накопления, хранения и выдачи
документов ЗАГС Главного управления ЗАГС собирает из вторых экземпляров записей актов
гражданского состояния прошитые, пронумерованные и скреплённые печатью актовые книги и
обеспечивает их сохранность.
Учет и хранение вторых экземпляров записей актов гражданского состояния,
составленных консульскими учреждениями за пределами территории Российской
Федерации
31. При хранении вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных
консульскими учреждениями Российской Федерации, составляются:
опись дел постоянного хранения (актовых книг);
алфавитная поисковая система.
Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции
32. Текущий контроль за соблюдением и исполнением специалистами отдела накопления,
хранения и выдачи документов ЗАГС Главного управления ЗАГС положений Регламента и иных
нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной
функции, осуществляет заведующий отделом накопления, хранения и выдачи документов ЗАГС
Главного управления ЗАГС.
33. Контроль за исполнением государственной функции осуществляется заместителем
начальника Главного управления ЗАГС, координирующим деятельность отдела накопления,
хранения и выдачи документов ЗАГС Главного управления ЗАГС.
Порядок обжалования действий по исполнению государственной функции
34. Действия по исполнению государственной функции могут быть обжалованы начальнику
Главного управления ЗАГС, в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по
Московской области или в суд.
Приложение № 1
к Регламенту
Сведения о местонахождении, почтовом адресе
Главного управления ЗАГС Московской области
Главное управление ЗАГС Московской области
Фактический адрес: г. Москва, Средний Каретный переулок, д. 7, строение 1.
Почтовый адрес: 127051, г. Москва, Средний Каретный переулок, д. 7, строение 1.
Прием сотрудников МИД России проводится отделом накопления, хранения и выдачи документов
ЗАГС. Главного управления ЗАГС Московской области ежедневно, кроме субботы, воскресенья и
нерабочих праздничных дней, с 9.00 до 18.00 ( по пятницам до 16.45).
«Горячая линия»: (495) 694-20-07.
Адрес сайта: www.zags.mosreg.ru
Приложение 2
к Регламенту
АКТ
об отсутствии документа
(должность, ФИО сотрудника МИД России)
и _________________________________________________________________________
(должность, ФИО уполномоченного сотрудника Главного управления ЗАГС Московской области)
обнаружили отсутствие следующих документов:
№ п/п
Наименование
отсутствующего документа
Примечание
Всего отсутствуют:
Акт составлен _____________________________________________________________
ФИО, наименование должности
М.П.
___________________________________________________________
подпись, фамилия и инициалы сотрудника МИД России
« ___ » ________________ 20__ Г.
М.П.
____________________________________________________________
подпись, фамилия и инициалы
уполномоченного сотрудника Главного управления ЗАГС Московской области
« ___ » ________________ 20__ Г.
Приложение 3
к Регламенту
АКТ
об обнаружении ошибки
(должность, ФИО сотрудника МИД России)
и ____________________________________________________________________________________________________
(должность, ФИО уполномоченного сотрудника Главного управления ЗАГС Московской области)
обнаружили следующие ошибки в записи акта гражданского состояния:
№
п/п
вид записи акта
гражданского
состояния
№ и дата составления
ошибка
(указать, какая именно
ошибка допущена)
Наименование консульского
учреждения, составившего
документ
Акт составлен _____________________________________________________________
ФИО, наименование должности
М.П.
___________________________________________________________
подпись, фамилия и инициалы сотрудника МИД России
« ___ » ________________ 20__ Г.
М.П.
____________________________________________________________
подпись, фамилия и инициалы
уполномоченного сотрудника Главного управления ЗАГС Московской области
« ___ » ________________ 20__ Г.
Приложение 4
к Регламенту
АКТ
о передаче в Главное управление ЗАГС Московской области
вторых экземпляров записей актов гражданского состояния
за 20____ год
(должность, ФИО сотрудника МИД России)
передал ______________________________________________________________________________________________
(должность, ФИО уполномоченного сотрудника Главного управления ЗАГС Московской области)
№
п/п
1
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Наименование записей актов
гражданского состояния
2
о рождении
о заключении брака
о расторжении брака
об усыновлении
(удочерении)
об установлении отцовства
о перемене имени
о смерти
с № по №
3
Кол-во
листов
5
4
Примечание
6
Всего записей актов гражданского состояния ______________________________________________________________
количество цифрами и прописью
Акт составлен ________________________________________________________________________________________
ФИО, наименование должности
М.П.
___________________________________________________________
подпись, фамилия и инициалы сотрудника МИД России
« ___ » ________________ 20__ Г.
Вторые экземпляры записей актов гражданского состояния принял
ФИО, наименование должности
М.П.
____________________________________________________________
подпись, фамилия и инициалы
уполномоченного сотрудника Главного управления ЗАГС Московской области
« ___ » ________________ 20__ Г.