федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ПРОЕКТ
Приложение
к приказу № _____ от _________
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Тольяттинский государственный университет
ИНСТРУКЦИЯ
по оформлению зачетных книжек студентов
Тольятти 2013
Оглавление
1. Область применения
3
2. Нормативные ссылки
3
3. Термины, определения и сокращения
4
4. Общие положения
5
5. Порядок проведения проверки исполнения расписания учебных занятий
5
6. Организация контроля исполнения расписания учебных занятий на
6
кафедрах
Диаграмма процесса «Контроль исполнения расписания учебных занятий»
Приложение 1. График
плановых
проверок
исполнения
8
расписания 10
учебных занятий
Приложение 2. Журнал проверок исполнения расписания учебных занятий 11
Приложение 3. Акт об отсутствии преподавателя на учебном занятии по 12
утвержденному расписанию
Приложение 4. Акт об отсутствии академической группы на учебном 13
занятии по утвержденному расписанию
Приложение 5. Акт об опоздании преподавателя на учебное занятие по 14
утвержденному расписанию
Приложение 6. Акт об опоздании академической группы на учебное 15
занятие по утвержденному расписанию
Приложение 7. Отчет о проверках исполнения расписания учебных 16
занятий
Приложение 8. Журнал замены преподавателей на учебных занятиях
17
Приложение 9. Журнал учета поступления информации о невозможности 18
проведения учебных занятий
1.
Область применения
Инструкция по оформлению зачетных книжек студентов (далее по тексту
– Инструкция) устанавливает порядок оформления и ведения зачетных книжек
сотрудниками учебных отделов институтов, требования по оформлению
зачетных книжек преподавателями и секретарями ГЭК и ГАК.
2.
Нормативные ссылки
2.1. Настоящая Инструкция разработана на основании:
 Закона Российской Федерации «Об образовании»;
 Федерального закона «О высшем и послевузовском профессиональном
образовании»;
 Типового положения об образовательном учреждении высшего
профессионального образования (высшем учебном заведении);
 Приказа Минобрнауки России от 22 марта 2013 года № 203 «Об
утверждении образцов студенческого билета для студентов и зачетной
книжки для студентов (курсантов), осваивающих программы
бакалавриата, программы специалиста, программы магистратуры»;
 Устава ТГУ.
2.2. Настоящий Порядок разработан с учетом следующих локальных
актов ТГУ:
 Положение о документационном обеспечении управления ТГУ;
 Положение о промежуточной аттестации студентов;
 Положение об итоговой государственной аттестации выпускников
университета;
 Положение о переводе студентов.
3.
Термины, определения и сокращения
В настоящей Инструкции используются следующие термины и
определения:
Зачетная книжка – документ, в котором содержатся записи о сдаче
студентом зачётов, экзаменов (в том числе государственных), защите курсовых,
выпускных квалификационных работ (для бакалавров), дипломных
работ/проектов (для специалистов), и магистерских диссертаций (для
магистров), а также всех видов практик, о выполнении научноисследовательских работ за весь период обучения в университете.
ВКР – выпускная квалификационная работа.
ГАК – государственная аттестационная комиссия.
ГЭК – государственная экзаменационная комиссия.
ИГА – итоговая государственная аттестация.
ТГУ – Тольяттинский государственный университет.
4.
Оформление и выдача зачетной книжки
4.1. Все записи в зачетную книжку студента вносятся от руки (или
ставится штамп) сотрудниками учебного отдела института, директором
института (заместителем директора по учебной работе), преподавателями и др.
ручкой синего, фиолетового или черного цветов.
4.2. Первый разворот зачетной книжки заполняется сотрудником
учебного отдела института:
Правая сторона:
 в графе «Зачетная книжка №_____________» проставляется № личного
дела студента;
 в графе «Фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) студента
(курсанта)» указывается фамилия, имя и отчество студента полностью;
 в графе «Код, направление подготовки (специальность)» указываются код
и направление подготовки (специальность) полностью;
 в графе «Структурное подразделение» указывается название института
полностью;
 в графе «Зачислен приказом от ___________ 20___г. №___________ »
указываются дата и номер приказа о зачислении;
 в графе «Ректор» оставляется место для подписи и указывается фамилия,
имя, отчество (последнее – при наличии) ректора полностью;
 в графе «Руководитель структурного подразделения» оставляется место
для подписи и указывается фамилия, имя, отчество (последнее – при
наличии) директора института полностью.
Левая сторона:
 в строке «дата выдачи зачетной книжки» указывается дата выдачи
зачетной книжки1.
4.3. В графе «Ректор» ректор или лицо, имеющее соответствующую
доверенность на право подписи2, ставит свою подпись; в графе «Руководитель
структурного подразделения» – директор института.
Подписи ректора и руководителя структурного подразделения и
фотография студента заверяются гербовой печатью университета.
В строке «Подпись студента (курсанта)» студент ставит свою личную
подпись.
1
2
Первый учебный день.
Директор института (заместитель директора по учебной работе).
4.4 Изменения в графы «Фамилия, имя, отчество (последнее – при
наличии) студента (курсанта», «Код, направление подготовки (специальность)»,
«Структурное подразделение» вносятся в зачетную книжку на основании
приказов ректора.
В случае изменения перечисленных выше сведений прежняя запись
зачеркивается, новая вносится рядом (или сверху), заверяется подписью
директора института и печатью структурного подразделения.
5.
Требования по ведению зачетной
учебных отделов институтов
книжки
сотрудниками
5.1. На стр. 3-26 зачетной книжки сотрудником учебного отдела
института перед экзаменационной сессией до выдачи зачетной книжки
студенту указывается учебный год, фамилия и инициалы студента; на стр.29-34
– фамилия и инициалы студента.
5.2. Положительные оценки по результатам тестирования из ведомостей и
экзаменационных листов переносятся в зачетные книжки студентов
сотрудниками учебных отделов институтов и заверяются специальным
штампом.
5.3. После экзаменационной сессии сотрудник проверяет зачетные
книжки студентов на наличие всех зачетов, экзаменов и др. в книжке и
правильность произведенных преподавателями записей.
5.4. Правильно оформленные зачетные книжки студентов, не имеющих
задолженностей, подписываются директором института (заместителем
директора института по учебной работе) и заверяются печатью структурного
подразделения.
5.5. На стр. 9, 13, 17, 21 зачетной книжки сотрудником учебного отдела
института в строке «Студент ________ переведен на ______ курс» указывается
фамилия и инициалы студента и курс, на который студент переведен.
5.6. Зачетные книжки, оформленные преподавателем с нарушением
требований Инструкции, возвращаются преподавателю для внесения
исправлений.
Директор института (заместитель директора института по учебной
работе) обязан сообщить заведующему кафедрой о преподавателях,
систематически нарушающих требования по оформлению зачетных книжек.
5.7. В случае перевода студента из другого вуза, зачислении студента,
отчисленного из другого вуза, перезачтенные дисциплины, курсовые работы,
курсовые проекты, практики, научно-исследовательские работы переносятся
сотрудником учебного отдела из академической справки (диплома о неполном
высшем профессиональном образовании) в семестр, указанный в учебном
плане.
В разделах «Результаты промежуточной аттестации (экзамены)» и
«Результаты промежуточной аттестации (зачёты)» заполняются только графы
«Наименование дисциплины», «Общее количество часов / зачетных единиц»,
«Оценка».
В разделе «Курсовые работы (проекты)» заполняются только графы
«Наименование дисциплин (-ны) (модуля)», «Семестр», «Оценка».
В разделе «Практика» заполняются только графы «Наименование вида
практики», «Семестр», «Оценка».
В разделе «Научно-исследовательская работа» заполняются только графы
«Вид научно-исследовательской работы», «Семестр», «Оценка».
Сведения вносятся в соответствии с требованиями п. 6.2.1., 6.2.2.
Количество часов / зачетных единиц выставляется в соответствии с учебным
планом. Рядом делается запись (или ставится штамп): «Перенесено из
академической справки (диплома о неполном высшем профессиональном
образовании) № …», которая заверяется подписью сотрудника учебного отдела.
5.8. При обучении студента в сокращенные сроки, переаттестованные
дисциплины, курсовые работы, курсовые проекты, практики, научноисследовательские работы вносятся сотрудником учебного отдела из ведомости
переаттестации в семестр, указанный в учебном плане.
В разделах «Результаты промежуточной аттестации (экзамены)» и
«Результаты промежуточной аттестации (зачёты)» заполняются только графы
«Наименование дисциплины», «Общее количество часов / зачетных единиц»,
«Оценка».
В разделе «Курсовые работы (проекты)» заполняются только графы
«Наименование дисциплин (-ны) (модуля)», «Семестр», «Оценка».
В разделе «Практика» заполняются только графы «Наименование вида
практики», «Семестр», «Оценка».
В разделе «Научно-исследовательская работа» заполняются только графы
«Вид научно-исследовательской работы», «Семестр», «Оценка».
Сведения вносятся в соответствии с требованиями п. 6.2.1., 6.2.2.
Количество часов / зачетных единиц выставляется в соответствии с учебным
планом. Рядом делается запись (или ставится штамп): «Перенесено из
ведомости», которая заверяется подписью сотрудника учебного отдела.
5.9. За день до проведения государственных экзаменов зачетные книжки
студентов передаются сотрудником учебного отдела секретарю ГЭК. После
проведения госэкзаменов директор института ставит свою подпись, которая
заверяется печатью структурного подразделения.
5.10. За день до начала работы ГАК зачетные книжки студентов
передаются сотрудником учебного отдела секретарю ГАК.
5.11. После ИГА сотрудник учебного отдела института вносит записи о
выданном дипломе о высшем профессиональном образовании на стр. 38
зачетной книжки:
 в графе «Выдан диплом _______________» указывается серия и номер
диплома; далее в строке «№ ___ от _____________ 20 ___ г.» указывается
регистрационный номер и дата выдачи диплома;
 если студенту выдается диплом «с отличием», то далее делается запись «с
отличием»;
 в графе «Руководитель структурного подразделения» директор института
ставит свою подпись.
5.12. Зачетная книжка, оформленная в соответствии с требованиями,
представляется сотрудником учебного отдела в отдел кадрово-учетной работы
студентов и вкладывается в личное дело студента для последующей передачи в
архив.
6.
Требования по оформлению зачетной книжки преподавателями
6.1. Преподавателями в зачетную книжку в соответствии с учебным
планом вносятся записи о результатах:
 сдачи экзаменов – в графах раздела «Результаты промежуточной
аттестации (экзамены)» соответствующего семестра;
 сдачи зачетов – в графах раздела «Результаты промежуточной аттестации
(зачёты)» соответствующего семестра;
 защиты курсовых работ и курсовых проектов – в графах раздела
«Курсовые работы (проекты)» (стр. 29-30)
 прохождения всех видов практик – в графах раздела «Практика» (стр. 3132);
 выполнения научно-исследовательских работ – в графах раздела «Научноисследовательская работа» (стр. 33-34).
Результаты сдачи контрольных, лабораторных и расчетно-графических
работ в зачетную книжку не вносятся.
6.2. Все графы разделов «Результаты промежуточной аттестации
(экзамены)», «Результаты промежуточной аттестации (зачеты)», «Курсовые
работы (проекты)», «Практика», «Научно-исследовательская работа» являются
обязательными для заполнения преподавателем.
6.2.1. В разделах «Результаты промежуточной аттестации (экзамены)» и
«Результаты промежуточной аттестации (зачеты)» в соответствующих
семестрах:
 в графе «Наименование дисциплины (модуля), раздела» пишется
наименование дисциплины (модуля), раздела в соответствии с учебным
планом. Допускается сокращение наименования дисциплины (модуля),
раздела (кроме аббревиатур) или запись в двух строках;
 в графе «Общее количество часов / зачетных единиц» проставляется
количество аудиторных часов в семестре (лекционных, лабораторных,
практических), указанное в экзаменационной или зачетной ведомости
(экзаменационном листе) в соответствии с учебным планом. Если в одном
семестре по дисциплине предусмотрен зачет и экзамен, то в разделах
«Результаты промежуточной аттестации (экзамены)» и «Результаты
промежуточной аттестации (зачеты)» проставляется одинаковое
количество часов в соответствии с учебным планом;
 в графе «Оценка» проставляются отметки прописью «отлично»,
«хорошо», «удовлетворительно» («удовлет.») или «зачтено» в разделе
«Результаты промежуточной аттестации (зачеты)», если зачет
недифференцированный;
 в графах «Дата сдачи экзамена» и «Дата сдачи зачета» указывается дата в
формате «число/месяц/год» (допускается сокращение года до двух
последних цифр);
 в графе «Подпись преподавателя» преподаватель ставит личную подпись;
 в графе «Фамилия преподавателя» указывается фамилия преподавателя;
 отметки «неудовлетворительно» и «не зачтено» в зачетную книжку не
проставляются.
6.2.2. Раздел «Факультативные дисциплины» заполняется при их наличии в
учебном плане в соответствии с п. 6.2.1.
6.2.3. В разделе «Курсовые работы (проекты)»:
 в графе «Наименование дисциплин (-ны) (модуля)» пишется
наименование дисциплин (-ны) (модуля) в соответствии с учебным
планом;
 в графе «Тема курсовой работы (проекта)» пишется тема (допускаются
сокращения, кроме аббревиатур);
 в графе «Семестр» указывается семестр, в котором предусмотрена данная
работа (проект) в соответствии с учебным планом;
 в графе «Оценка» проставляются отметки прописью «отлично»,
«хорошо», «удовлетворительно» («удовлет.»);
 в графах «Дата сдачи» указывается дата в формате «число/месяц/год»
(допускается сокращение года до двух последних цифр);
 в графе «Подпись преподавателя»3 преподаватель ставит личную
подпись;
 в графе «Фамилия преподавателя»4 указывается фамилия преподавателя;
 дополнительные графы «Подпись преподавателя» и «Фамилия
преподавателя» предусмотрены для случаев, когда защиту курсовой
работы (проекта) принимает комиссия;
 отметка «неудовлетворительно» в зачетную книжку не проставляется.
6.2.4. В разделе «Практика»:
 в графе «Наименование вида практики» пишется наименование практики
в соответствии с учебным планом;
 в графе «Семестр» указывается семестр, в котором студент проходил
практику;
 в графе «Место проведения практики» указывается наименование
предприятия (организации, учреждения), структурного подразделения
(при необходимости), населенный пункт (в случае, если студент проходил
практику за пределами г.о. Тольятти);
 в графе «В качестве кого работал (должность)» делается запись о
должности, в которой проходил практику студент;
3
4
Четвертый столбец правой стороны разворота.
Пятый столбец правой стороны разворота.
 в графе «Ф.И.О. руководителя практики от предприятия (организации,
учреждения)» указываются фамилия и инициалы, должность
руководителя практики от предприятия (организации, учреждения);
 в графе «Общее количество часов / зачетных единиц» указывается объем
практики в часах и зачетных единицах;
 в графе «Ф.И.О. руководителя практики от организации,
осуществляющей образовательную деятельность» указываются фамилия
и инициалы, должность руководителя практики от кафедры;
 в графе «Оценка по итогам аттестации» проставляются отметки прописью
«отлично», «хорошо», «удовлетворительно» («удовлет.»);
 в графах «Дата проведения аттестации» указывается дата в формате
«число/месяц/год» (допускается сокращение года до двух последних
цифр);
 в графе «Подпись и фамилия лица, проводившего аттестацию» ставиться
личная подпись и указываются фамилия и инициалы лица, проводившего
аттестацию.
6.2.5. В разделе «Научно-исследовательская работа»:
 в графе «Вид научно-исследовательской работы» пишется наименование
научно-исследовательской работы в соответствии с учебным планом;
 в графе «Семестр» указывается семестр, в котором предусмотрен данный
вид научно-исследовательской работы в соответствии с учебным планом;
 в графе «Оценка» проставляются отметки прописью «отлично»,
«хорошо», «удовлетворительно» («удовлет.»);
 в графах «Дата сдачи» указывается дата в формате «число/месяц/год»
(допускается сокращение года до двух последних цифр);
 в графе «Подпись преподавателя» преподаватель ставит личную подпись;
 в графе «Фамилия преподавателя» указывается фамилия преподавателя;
 отметка «неудовлетворительно» в зачетную книжку не проставляется.
6.3. При приеме академической разницы у студента в случае перевода с
одной специальности (формы обучения) на другую, из другого вуза, обучения
в сокращенные сроки результаты сдачи экзаменов, зачетов, курсовых работ,
проектов выставляются в семестр, указанный в учебном плане.
6.4. Если преподавателем допущена ошибка при заполнении зачетной
книжки студента (неправильно указана оценка, дисциплина, семестр и др.), то
строка с неправильной записью зачеркивается, а новая запись производится в
новой строке в соответствии с требованиями, указанными в п. 6.2.1., 6.2.2.
7.
Требования по оформлению зачетной книжки секретарями ГЭК
и ГАК
7.1. Запись результатов сдачи государственных экзаменов ведется в
разделе зачетной книжки «Государственные экзамены» (стр. 35-36):
 в строке «Фамилия, И.О. студента» пишутся фамилия и инициалы
студента;
 в графе «Наименование дисциплин (модулей)» указывается
наименование
государственного
экзамена.
Если
итоговый
государственный экзамен является междисциплинарным, то
указывается его наименование – «Междисциплинарный экзамен по
направлению подготовки (специальности)» (без кавычек):
 в графе «Дата сдачи экзамена» указывается дата сдачи экзамена в
формате «число/месяц/год» (допускается сокращение года до двух
последних цифр);
 в графе «Оценка» прописью ставится отметка в соответствии с
решением ГЭК: «отлично», «хорошо», «удовлетворительно». Отметки
«неудовлетворительно» в зачетную книжку не проставляются;
 в графе «Подпись председателя и членов ГЭК» указываются инициалы
и фамилии председателя и членов ГАК и ставятся их личные подписи;
 в сроке «Студент __________________________ допущен к итоговой
государственной аттестации. Приказ от ________ 20 ___ г. № ______ »
указываются фамилия и инициалы студента и реквизиты приказа о его
допуске к ИГА.
7.2. Если при заполнении зачетной книжки студента допущена ошибка, то
строка с неправильной записью зачеркивается, а новая запись производится в
новой строке в соответствии с требованиями, указанными в п. 7.1.
7.3. После сдачи всех государственных экзаменов секретарь ГЭК
передает оформленные зачетные книжки в учебный отдел.
7.4. Запись результатов защиты ВКР ведется в зачетной книжке
секретарем ГАК на стр. 37-38:
 в строке «Фамилия, И.О. студента» указываются фамилия и инициалы
студента;
 в строке «Форма выпускной квалификационной работы» указывается
форма ВКР: выпускная квалификационная работа (для бакалавров),
дипломная работа/проект (для специалистов), магистерская я (для
магистров);
 в строке «Тема» в кавычках без сокращений пишется тема выпускной
квалификационной работы;
 в строке «Руководитель» указываются фамилия и инициалы
руководителя ВКР;
 в строке «Дата защиты» пишется дата защиты ВКР;
 в строке «Оценка» проставляется отметка «отлично», «хорошо»,
«удовлетворительно». Отметка «неудовлетворительно» в зачетную
книжку не вносится;
 после слов «Решением Государственной аттестационной комиссии»
указывается дата решения и номер протокола; после слов «студенту»
указывается фамилия и инициалы студента (в дательном падеже);
 в строке «Председатель» председатель ГАК ставит личную подпись, а
также указывается фамилия и инициалы председателя;
 в графе «Члены комиссии» члены ГАК ставят личные подписи, а
также указываются инициалы и фамилии членов ГАК.
7.5. Если при заполнении зачетной книжки студента допущена ошибка
(неправильно указана оценка и др.), то строка с неправильной записью
зачеркивается, а новая запись производится рядом (или сверху) в соответствии
с требованиями, указанными в п. 7.4.
7.6. После окончания работы ГАК секретарь передает оформленные
зачетные книжки в учебный отдел института.
8.
Выдача дубликата зачетной книжки
8.1. Дубликат зачетной книжки выдается взамен утраченного документа
по заявлению студента на имя директора института.
8.2. Первый лист зачетной книжки оформляется в соответствии с пп. 4.14.3, а в правом верхнем углу делается запись «Дубликат».
8.3. Дисциплины, курсовые работы, курсовые проекты, практики, научноисследовательские работы переносятся сотрудником учебного отдела института
из зачетных и экзаменационных ведомостей (экзаменационных листов,
ведомостей переаттестации, академической справки, диплома о неполном
высшем профессиональном образовании).
Графы разделов «Результаты промежуточной аттестации (экзамены)»,
«Результаты промежуточной аттестации (зачеты)», «Курсовые работы
(проекты)», «Практика», «Научно-исследовательская работа» заполняются в
соответствии с требованиями п. 6.2.1-6.2.5 (кроме графы «Подпись
экзаменатора»). Общее количество часов / зачетных единиц выставляется в
соответствии с учебным планом. В графе «Подпись преподавателя» делается
запись (или ставится штамп): «Перенесено из ведомости», которая заверяется
подписью сотрудника учебного отдела и печатью структурного подразделения.