Поле “Номер документа

Инструкция по заполнению
Информационных файлов:
«Контракты, гранты, договоры»,
«Контракты по импорту»
данный отчёт представляется до 10-го числа месяца, следующего за отчётным
Контакты
Орлова Елена Евгеньевна
(гор.) +375 17 284 06 58
(мтс) +375 29 771 08 63
Буркут Ольга Юрьевна
(гор.) +375 17 294 90 80
(мтс) +375 29 770 43 72
СОДЕРЖАНИЕ
Введение и общие рекомендации .................................................................................3
Набор полей файла “КОНТРАКТЫ” ................................................................................5
Поле “Отчётный месяц” ................................................................................................................. 5
Поле “Номер документа-контракта” ............................................................................................. 5
Поле “Дата документа-контракта” ................................................................................................ 5
Поле “Страна” ................................................................................................................................. 6
Поле “Организация-партнёр” ........................................................................................................ 6
Поле “Наименование продукции (товаров), поставляемых на экспорт по контракту” ........... 6
Поле “ Наименование услуги, осуществляемой на экспорт по контракту” .............................. 7
Поле “Код ТН ВЭД” ....................................................................................................................... 7
Поле “Стоимость контракта (USD)” ............................................................................................. 7
Поле “Дата начала реализации” .................................................................................................... 7
Поле “Дата завершения реализации” ............................................................................................ 7
Поле “Получено по контракту в отчётном месяце (USD, нарастающим итогом)” .................. 7
Поле “Комментарии” ...................................................................................................................... 7
Набор полей файла “ГРАНТЫ” ...........................................................................................8
Поле “Отчётный месяц” ................................................................................................................. 8
Поле “Номер документа-гранта” ................................................................................................... 8
Поле “Дата документа-гранта” ...................................................................................................... 8
Поле “Страна-донор” ...................................................................................................................... 9
Поле “Организация-партнёр” ........................................................................................................ 9
Поле “Сотрудник ” .......................................................................................................................... 9
Поле “Должность” .......................................................................................................................... 9
Поле “Учёная степень” ................................................................................................................... 9
Поле “Учёное звание” .................................................................................................................... 9
Поле “Тип гранта”........................................................................................................................... 9
Поле “Тематика работы” .............................................................................................................. 10
Поле “Величина гранта (USD)” ................................................................................................... 10
Поле “Дата начала реализации” .................................................................................................. 10
Поле “Дата завершения реализации” .......................................................................................... 10
Поле “Получено по гранту в отчётном месяце (USD, нарастающим итогом)” ...................... 10
Поле “Комментарии” .................................................................................................................... 10
Набор полей файла “ДОГОВОРЫ” ....................................................................................11
Поле “Отчётный месяц” ............................................................................................................... 11
Поле “Номер документа-договора” ............................................................................................ 11
Поле “Дата документа-договора” ................................................................................................ 11
Поле “Страна” ............................................................................................................................... 12
Поле “Организация-партнёр” ...................................................................................................... 12
Поле “Предмет договора” ............................................................................................................ 12
Поле “Формат договора” .............................................................................................................. 12
Поле “Дата начала реализации” .................................................................................................. 12
Поле “Дата завершения реализации” .......................................................................................... 12
Поле “Комментарии” .................................................................................................................... 12
Набор полей файла “КОНТРАКТЫ ПО ИМПОРТУ” .......................................................13
Часто задаваемые вопросы ................................................................................................13
2
Введение и общие рекомендации
Уважаемые
пользователи
системы,
данная
инструкция
поможет
исключить ошибки в процессе заполнения информационного файла (далее
файл). Пожалуйста, прочитайте её внимательно и следуйте ей.
В данный момент вам необходимо заполнять следующие типы файлов
“Контракты”, “Гранты”, “Договоры”, “Командировки. Наборы полей этих
файлов будут детально рассмотрены ниже.
Необходимо отметить, что все поля файлов (кроме поля “Комментарии”)
обязательны для заполнения! Если поле по каким-то причинам не имеет
значения, то необходимо: в случае текстового поля поставить знак минуса (-),
в случае числового поля поставить 0, поля формата “Дата” оставить поле
пустым.
Если вы хотите вставить значение из буфера обмена, то необходимо его
вставлять не в ячейку, а в поле значения данной ячейки (рис. 1)
3
Рисунок 1 - Поле значения ячейки в Excel
4
Набор полей файла “КОНТРАКТЫ”
Поле “Отчётный месяц”
Данное поле имеет текстовый формат, значение выбирается из списка
доступных значений. Очень важно всякий раз перед отправкой ввести
правильное значение в это поле!
Поле “Номер документа-контракта”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое текстовое
значение. Если у документа данного типа нет номера, необходимо проставлять
“б/н” (вводится без кавычек).
Примеры правильного заполнения данного поля:
 В-1628
 10
 KACST-IChNM/08
 2292(6/1-06)
 б/н
Примеры неправильного заполнения данного поля:
 Контракт №2 от 25.11.2011 (правильно 2)
 Договор № 04-11 (правильно 04-11)
 15/03/11. (правильно б/н)
 (30/11) (правильно 30/11)
Поле “Дата документа-контракта”
Данное поле имеет формат ”Дата” (дд.мм.гггг).
5
Поле “Страна”
Данное поле имеет текстовый формат. Имеется в виду страна, из которой
поступают контрактные денежные средства. Значение данного поля выбирается
из списка доступных значений.
Поле “Организация-партнёр”
Данное поле имеет Общий формат и с предметной точки зрения может
быть многозначным, в случае многосторонних контрактов.
Несколько значений, т.е. организаций-партнёров, должны быть разделены
точкой с запятой (;). Только этот разделитель можно применять для обозначения
многозначности значения данного поля!
Пример правильного заполнения данного поля:
Газпром; Total; TNK-BP
Примеры неправильного заполнения данного поля:
 Газпром, Total, TNK-BP
 Газпром
Total
TNK-BP
 1. Газпром
2. Total
3. TNK-BP
Поле “Наименование продукции (товаров), поставляемых на экспорт по
контракту”
Данное поле имеет общий формат и может принимать любое значение.
Данное поле является обязательным для заполнения, за исключением случая
когда контракт был заключен на услугу.
6
Поле “ Наименование услуги, осуществляемой на экспорт по контракту”
Данное поле имеет общий формат и может принимать любое значение.
Данное поле является обязательным для заполнения, за исключением случая
когда контракт был заключен на поставку товара (продукции).
Поле “Код ТН ВЭД”
Данное поле имеет числовой формат и может принимать только числовые
значение. Данное поле является обязательным для заполнения.
Поле “Стоимость контракта (USD)”
Данное поле имеет числовой формат и может принимать значение целого
числа или числа с плавающей точкой с двумя знаками после запятой. Обратите
внимание, значение представляет собой стоимость контракта в долларах США
(не в тысячах или миллионах).
Поле “Дата начала реализации”
Данное поле имеет формат ”Дата” (дд.мм.гггг).
Поле “Дата завершения реализации”
Данное поле имеет формат ”Дата” (дд.мм.гггг). Дата завершения
реализации не может быть меньше даты начала реализации.
Поле “Получено по контракту в отчётном месяце (USD, нарастающим
итогом)”
Данное поле имеет числовой формат и может принимать значение целого
числа или числа с плавающей точкой с двумя знаками после запятой. Обратите
внимание, значение представляет собой объем перечисленных нарастающим
итогом по контракту денежных средств, в долларах США (не в тысячах или
миллионах). Данное поле обязательно для заполнения.
Поле “Комментарии”
Данное поле имеет “Общий” формат и может принимать любое значение.
7
Набор полей файла “ГРАНТЫ”
Поле “Отчётный месяц”
Данное поле имеет текстовый формат, значение выбирается из списка
доступных значений. Очень важно всякий раз перед отправкой ввести
правильное значение в это поле!
Поле “Номер документа-гранта”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое текстовое
значение. Если у документа данного типа нет номера, необходимо проставлять
“б/н” (вводится без кавычек).
Примеры правильного заполнения данного поля:
 A-13/27
 12
 2113(5/14-10)
 б/н
Примеры неправильного заполнения данного поля:
 Грант №4 от 25.11.2011 (правильно 4)
 22/05/11. (правильно б/н)
 (20/10) (правильно 20/10)
Поле “Дата документа-гранта”
Данное поле имеет формат ”Дата” (дд.мм.гггг).
8
Поле “Страна-донор”
Данное поле имеет текстовый формат. Имеется в виду страна, из которой
поступают денежные средства по данному гранту. Значение данного поля
выбирается из списка доступных значений. В случае международной
организации необходимо выбрать соответствующее значение (оно идёт в списке
первым).
Поле “Организация-партнёр”
Данное поле имеет “Общий” формат и может принимать любое значение.
Поле “Сотрудник ”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое текстовое
значение. В случае нескольких сотрудников необходимо ввести в поле слово
“Коллектив” (без кавычек).
Поле “Должность”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое текстовое
значение.
Поле “Учёная степень”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое текстовое
значение.
Поле “Учёное звание”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое текстовое
значение.
Поле “Тип гранта”
Данное поле имеет текстовый формат. Значение данного поля выбирается
из списка доступных значений.
9
Поле “Тематика работы”
Данное поле имеет общий формат и может принимать любое значение.
Поле “Величина гранта (USD)”
Данное поле имеет числовой формат и может принимать значение целого
числа или числа с плавающей точкой с двумя знаками после запятой. Обратите
внимание, значение представляет собой величину гранта в долларах США (не в
тысячах или миллионах).
Поле “Дата начала реализации”
Данное поле имеет формат ”Дата” (дд.мм.гггг).
Поле “Дата завершения реализации”
Данное поле имеет формат ”Дата” (дд.мм.гггг). Дата завершения
реализации не может быть меньше даты начала реализации.
Поле “Получено по гранту в отчётном месяце (USD, нарастающим итогом)”
Данное поле имеет числовой формат и может принимать значение целого
числа или числа с плавающей точкой с двумя знаками после запятой. Обратите
внимание, значение представляет собой объем перечисленных нарастающим
итогом по гранту денежных средств, в долларах США (не в тысячах или
миллионах).
Поле “Комментарии”
Данное поле имеет общий формат и может принимать любое значение.
10
Набор полей файла “ДОГОВОРЫ”
Поле “Отчётный месяц”
Данное поле имеет текстовый формат, значение выбирается из списка
доступных значений. Очень важно всякий раз перед отправкой ввести
правильное значение в это поле!
Поле “Номер документа-договора”
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое текстовое
значение. Если у документа данного типа нет номера, необходимо проставлять
“б/н” (вводится без кавычек).
Примеры правильного заполнения данного поля:
 В-1628
 10
 KACST-IChNM/08
 2292(6/1-06)
 б/н
Примеры неправильного заполнения данного поля:
 Контракт №2 от 25.11.2011 (правильно 2)
 Договор № 04-11 (правильно 04-11)
 15/03/11. (правильно б/н)
 (30/11) (правильно 30/11)
Поле “Дата документа-договора”
Данное поле имеет формат ”Дата” (дд.мм.гггг).
11
Поле “Страна”
Данное поле имеет текстовый формат. Имеется в виду страна, с которой
был заключен договор. Значение данного поля выбирается из списка доступных
значений. При заключении трехсторонних договоров, еще одна страна
выбирается в дополнительной ячейке справа. В ином случае дополнительная
ячейка должна быть не заполнена.
Поле “Организация-партнёр”
Данное поле имеет текстовый формат. При заключении трехсторонних
договоров, еще одна организация-партнер вводится в дополнительной ячейке
справа. В ином случае дополнительная ячейка должна быть не заполнена.
Поле “Предмет договора”
Данное поле имеет общий формат и может принимать любое значение.
Поле “Формат договора”
Данное поле имеет текстовый формат. Значение данного поля выбирается
из списка доступных значений.
Поле “Дата начала реализации”
Данное поле имеет формат ”Дата” (дд.мм.гггг).
Поле “Дата завершения реализации”
Данное поле имеет формат ”Дата” (дд.мм.гггг). Дата завершения
реализации не может быть меньше даты начала реализации.
Поле “Комментарии”
Данное поле имеет “Общий” формат и может принимать любое значение.
12
Набор полей файла “КОНТРАКТЫ ПО ИМПОРТУ”
Данный файл отчета содержит тот же набор полей, что и файл отчета по
контрактам. Для него справедливы те же правила заполнения. Данный отчет
представляется по контрактам, заключенным для импорта товаров или услуг.
Часто задаваемые вопросы
1. Как называется база?
Автоматизированная система сбора и обработки информации по развитию
международного сотрудничества НАН Беларуси «Научно-техническое
сотрудничество».
2. Что делать, если нет номера гранта или контракта?
Указывать «б/н».
3. Что делать, если нет общей стоимости контракта?
В таком случае в графе «Стоимость контракта» указать ту же сумму, что и в
графе «Получено в отчетном месяце».
4. Что делать, если деньги поступали неравномерно по периодам или контракт
был заключен, но деньги не поступили?
Поступление денежных средств указывается согласно актам.
5. Что делать, если деньги поступали в разной валюте (рос. рубли, евро)?
Переводить указываемые суммы в доллары США по курсу на дату поступления
денежных средств. Стоимость контракта переводить по курсу на дату
заключения контракта. Строго соблюдать единицы измерения – доллары США
(а не тыс. долл. США).
6. Если контракт длительный и начал осуществляться, например, в 2009 году,
какие суммы надо указывать в графе «Получено по контракту в отчетном
месяце (нарастающим итогом)»?
Необходимо указывать суммы, полученные в отчетном году.
7. Что делать, если нет даты гранта?
Либо оставить графу незаполненной, либо указать приблизительную дату.
8. Как подробно заполнять графу «Тематика работы»?
13
Указывается название конференции
соответствующего типа гранта.
или
тема
исследования
для
9. Относится ли договор о дарении или гуманитарная помощь к грантам?
Да, относится.
10. Какую страну следует указывать в графе «Страна-донор»?
Указывается страна, которая выделяла денежные средства.
11. Что делать, если деньги выделяла международная организация (например,
ООН)?
Выбрать из списка пункт «Международная организация» в графе «Странадонор».
12. Что делать, если в отчетность не включается стоимость проживания и
билетов? Какую сумму указывать?
Указывается сумма, заявленная получателем гранта.
13. Надо ли указывать договоры с представительствами зарубежных
организаций, если они осуществляли оплату в белорусских рублях?
Нет, не надо, это не является экспортом.
14. Если грант был коллективным, его надо разбивать на всех участников и
заполнять формы по каждому участнику отдельно?
Нет, если грант коллективный, в графе «Сотрудник» надо написать
«Коллектив».
15. Насколько конфиденциальна информация, предоставляемая для заполнения
базы?
Вся информация, которую предоставляют организации НАН Беларуси, строго
конфиденциальна.
16. В договоре есть пункт о конфиденциальности и неразглашении информации.
Как в таком случае предоставить информацию?
Поля формы заполняются в максимально обобщенном формате. Точно
заполнить необходимо лишь поля «Стоимость контракта» и «Получено по
контракту».
17. Что делать, если в 2011 году организация экспорт не осуществляла?
Не заполнять и не отправлять формы.
18. В какой срок необходимо ежемесячно предоставлять информацию в базу?
Информацию необходимо предоставлять до 10 числа месяца, следующего за
отчётным.
19. Где надо указать наименование организации, заполнявшей форму?
14
Можно не указывать вообще (система сама это распознает) или указать в
названии файла, например, файл «Институт экономики.xls».
20. Где взять логин и пароль для входа в систему?
Следует обратиться к Якшуку Сергею Вячеславовичу по телефонам:
(гор.) +375 17 294 90 80, (мтс) +375 29 871 68 04
21. Чем договор отличается от контракта?
Договор это соглашение (протокол и тд.) не предусматривающее
финансирование (договор о сотрудничестве, передача имущественных прав и
т.д.)
21. Надо ли присылать информацию по действующему контракту, если
перечислений денежных средств в отчетном месяце не было?
Нет, не надо.
21. Надо ли присылать отчет если никаких перечислений в отчетном месяце не
было.
Нет, необходимо на сайте нажать на ссылку: отправить сообщение об
отсутствии контрактов по экспорту в отчетном месяце.
22. Что делать если нету кода ТНВЭД
Поставить в поле - 0000
15