Учет в операционных кассах Операционные кассы обслуживаются кассирами-операционистами, которые получают наличные средства за проданные ценности. Оформляются данные расчеты с применением кассовых аппаратов. Наличные расчеты по Закону РФ от 22.05.2003 г. № 54 ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов с использованием платежных карт” производятся с обязательным применением ККМ (о чем говорилось раньше, см. раздел 1.2). ККМ является инструментом контроля со стороны государства за наличноденежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования наличной денежной выручки. К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучившие Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Подготовку кассиров-операционистов по вопросам применения ККМ осуществляют Центры технического обслуживания с выдачей документа о том, что данный кассир прошел курс обучения и подготовлен к работе на данной модели машины. На каждую ККМ администрация организации должна завести Журнал кассираоперациониста по форме № КМ-4. Форма журнала, действующая с 1 января 1999 г., приводится в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов. Журнал по форме № КМ-4 применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой ККМ организации, а также является контрольнорегистрационным документом показаний счетчиков. Он должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации. В журнале кассира-операциониста указываются: - дата (число, месяц, год); - номер счетчика – номера секционных счетчиков; - показания контролирующего счетчика, регистрирующего перевод суммирующих денежных счетчиков – счетчика в режиме “Z”, который увеличивается на единицу при переводе суммирующих денежных счетчиков на нули; - показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены); - подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на начало дня (смены); - показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены); - сумма выручки за день (смену) по показаниям суммирующих денежных счетчиков; - сумма денежной наличности, сданной директору (кассиру, старшему кассиру); - сумма выручки по оплаченным документам (при оплате покупателями покупок расчетными чеками и другими платежными средствами); - общая сумма выручки; - денежный остаток на конец дня в кассе; - сумма недостачи (излишков), выявленной в результате проверки; - сумма возвращенных покупателям денег по неиспользованным чекам (в случае возврата товара покупателем или ошибочно пробитого кассиром-операционистом чека) с приложением акта; -подписи на конец дня кассира и администрации о том, что деньги и оплаченные документы сдал (кассир); показатели снимал, деньги оплаченными документами принял (представитель администрации). В организациях, где имеется несколько ККМ, на каждую из них должен быть заведен отдельный журнал кассира-операциониста. Учет денежных документов и хранение денежных средств К денежным документам относят марки государственных пошлин и сборов, почтовые и вексельные марки, оплаченные, но не выданные авиабилеты, путевки в дома отдыха и санатории, извещения о денежных переводах, не поступивших на счета в банке или в кассу, и др. Акционерные общества собственные акции, выкупленные у акционеров для их последующей перепродажи или аннулирования, учитывают на специальном счете 81 “Собственные акции (доли)”. Денежные документы хранятся обычно в кассе организации и учитываются на отдельном субсчете к бухгалтерскому счету Кассы. Аналитический учет этих ценностей ведется по их видам. Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам. Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов. Руководители организаций обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организаций не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством. Все наличные деньги и ценные бумаги в организациях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях – в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и т. п. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте. При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается. Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. Кассир – должностное лицо, на которое возложена обязанность учета, приема, хранения и выдачи денег из кассы. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц. В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых центральными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров. В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности. Инвентаризация и ревизия кассы Инвентаризация наличия финансовых средств в кассе производится согласно положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками. Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся. Результаты инвентаризации оформляются актом по форме № ИНВ-15, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации – решение по результатам инвентаризации. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации: Дебет счета 50 “Касса” Кредит счета 99 “Прибыли и убытки” В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записью: 1. Дебет счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” Кредит счета 50 “Касса” 2. Дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” Кредит счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года). Практическая часть. 1. Что относится к денежным документам? 2. Какие функции выполняет кассир? 3. Что означает ККМ?