ООО «БАРС Груп» ПРАВИЛА И ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ФОРМЫ КНИГИ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ БАРС-Бюджет 2012 Версия 1.0 ОГЛАВЛЕНИЕ 1. Общие положения ............................................................................................. 3 2. Способы заполнения книги доходов и расходов ........................................... 5 3. Условия автоматической сборки книги доходов и расходов ........................ 6 4. Порядок заполнения книги доходов и расходов ........................................... 9 -2- 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период организации на упрощенной системе налогообложения должны отражать в Книге учета доходов и расходов. Форма и Порядок ее ведения утверждены Приказом Минфина России от 31 декабря 2008 г. N 154н. Порядок ведения книги учета доходов и расходов (КУДИР) утвержден приказом № 154 Министерства финансов РФ. Налогоплательщики обязаны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность всех показателей деятельности, заносимых в КУДИР, что позволит правильно исчислять налоговую базу и сумму уплачиваемых налогов. Книгу учета доходов и расходов можно вести как на бумаге, так и в электронном виде (п. 1.4 Порядка, утвержденного Приказом Минфина России от 31 декабря 2008 г. N 154н). В зависимости от того, в каком виде ведется Книга учета доходов и расходов (бумажном или электронном), порядок ее оформления различается. Если организация ведет Книгу учета на бумаге, то до момента начала внесения записей в нее необходимо сделать следующее: заполнить титульный лист; сшить и пронумеровать страницы. На последней странице прошнурованной и пронумерованной Книги указать количество содержащихся в ней страниц; заверить у руководителя с проставлением печати организации, а также в налоговой инспекции (в случае принятия решения об этом). Если организация ведет Книгу учета в электронном виде, то по окончании каждого отчетного периода ее нужно распечатывать на бумаге (заверение при этом не требуется). А по окончании налогового периода следует ее: вывести на печать; сшить, пронумеровать страницы и указать их количество на последней странице; заверить подписью руководителя с проставлением печати организации, а также в налоговой инспекции (в случае принятия решения об этом). Для заверения в налоговой инспекции распечатанную Книгу нужно представить не позднее срока, установленного для подачи налоговой декларации. То есть не позднее 31 марта (для предпринимателей - не позднее 30 апреля) года, следующего за отчетным (налоговым) периодом. Такой порядок следует из положений п. п. 1.4 и 1.5 Порядка, утвержденного Приказом Минфина России от 31 декабря 2008 г. N 154н. -3- Порядок заполнения Книги учета доходов и расходов от 31 декабря 2008 г. N 154н не содержит правил, касающихся оформления титульного листа Книги учета доходов и расходов. Правила заполнения раздела I "Доходы и расходы" Книги учета доходов и расходов приведены в п. п. 2.1 - 2.11 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов от 31 декабря 2008 г. N 154н. Раздел состоит из четырех таблиц и справки к разд. I. Таблицы раздела I предназначены для хронологического отражения операций налогоплательщика, в результате которых он получил доходы или понес расходы, учитываемые при исчислении "упрощенного" налога. Таблиц всего четыре - по одной для каждого квартала налогового периода. Таким образом, в каждом новом квартале в разделе I Книги учета доходов и расходов будет добавляться новая таблица. Ее форма будет зависеть от того, о каком отчетном (налоговом) периоде идет речь (I квартал, полугодие, 9 месяцев, год). Каждая таблица раздела I заканчивается итоговыми строками. Они заполняются по окончании соответствующего отчетного (налогового) периода, по которому заполнялась таблица. При этом итоговые значения указываются только по графам 4 и 5 таблиц. Справка к разделу I заполняется по итогам налогового периода. В ней обобщаются данные о налоговой базе по "упрощенному" налогу за год. К сведению. Напомним, что минимальный налог компания уплачивает, когда сумма исчисленного в общем порядке "упрощенного" налога по итогам года составила менее 1% от суммы полученных за год доходов (п. 6 ст. 346.18 НК РФ). При этом в следующих налоговых периодах компания вправе учесть образовавшуюся разницу между исчисленным налогом и уплаченным минимальным налогом в расходах по "упрощенному" налогу, в том числе увеличить убытки, которые потом можно списать на расходы. Раздел II заполняют учреждения у которых объект налогообложения «Доходы уменьшенные на величину расходов». В раздел II заносятся данные по объектам основных средств и нематериальных активов при условии, что эти затраты признаются расходами по "упрощенному" налогу в особом порядке, установленном п. п. 3 и 4 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17, п. п. 2.1 и 4 ст. 346.25 НК РФ. Раздел III Книги учета доходов и расходов заполняется налогоплательщиками, которые получили по итогам одного или нескольких прошлых лет убытки по осуществляемой предпринимательской деятельности. Правила заполнения раздела III Книги учета доходов и расходов установлены в п. п. 4.1 - 4.7 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов от 31 декабря 2008 г. N 154н. -4- 2. СПОСОБЫ ЗАПОЛНЕНИЯ КНИГИ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ В ПК БАРС-Бюджет Книга учета доходов и расходов может быть заполнена автоматически или вручную. При автоматической сборке данные собираются на основании следующих документов: Кассовые документы, Банковские документы, Прочие финансовые документы, Товарные документы, Внутренние документы, Картотека ОС, Документы оплат (платные услуги). При этом: Раздел 1 ― собирается из кассовых документов, банковских документов, прочих финансовых документов, товарных документов, документов оплат (платные услуги) Раздел 2 ― собирается из картотеки ОС. Раздел 3 ― заполняется вручную. Рис. 1. Книга учета доходов и расходов -5- 3. УСЛОВИЯ АВТОМАТИЧЕСКОЙ СБОРКИ КНИГИ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ Для возможности автоматической сборки книги учета доходов и расходов должны быть выполнены следующие условия: 1) Справочники -> Справочники -> Учреждения: в справочнике учреждений на закладке «Налоговый учет» должен быть задан период применения УСНО – это общее условие сборки книги доходов и расходов. Рис. 2. Период применения УСНО в справочнике учреждений 2) Бухгалтерия -> Документы: в первичных документах должен быть установлен признак «Отражать в налоговом учете» – это условие сборки первичных документов функционального блока «Бухгалтерия». Рис. 3. Признак «Отражать в налоговом учете» в первичных документах -6- 3) Бухгалтерия -> Документы -> Товарные документы: в товарных документах должна быть привязка к банковским документам – это дополнительное условие сборки товарных документов функционального блока «Бухгалтерия»: Рис. 4. Привязка товарных документов к банковским документам К сведению. В Раздел 1 попадет сумма по документу, дата проводки которого позже, например: платежное поручение от 31.03.11 г. на сумму 10000.00, товарная накладная от 02.04.11 г. на сумму 8000.00 ― в расход попадает сумма 8000.00 02.04.11 г. во второй квартал. 4) Платные услуги -> Справочники -> Справочник видов оплат: в справочнике видов оплат должен быть установлен признак «Отражать в НУ» – это условие сборки документов оплат функционального блока «Платные услуги». Рис. 5. Признак «Отражать в НУ» в справочнике видов оплат -7- 5) Бухгалтерия -> Учет -> Основные средства -> Картотека основных средств: в картотеке основных средств должен быть установлен признак «Налоговый учет» – это условие сборки основных средств функционального блока «Бухгалтерия». Рис. 6. Признак «Налоговый учет» в картотеке основных средств Примечание. При необходимости, после автоматической сборки также существует возможность ручного редактирования данных. -8- 4. ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ КНИГИ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ Для того чтобы заполнить книгу доходов и расходов необходимо: 1) Открыть формы налоговой отчетности: Рис. 7. Формы налоговой отчетности Примечание. Если формы «Книга доходов и расходов» нет в списке, то ее следует добавить с помощью нажатия клавиши <Insert>. 2) Открыть форму Книги доходов и расходов по учреждению: Рис. 8. Книга доходов и расходов по учреждению -9- 3) Для того чтобы выполнить автоматическую сборку книги доходов и расходов необходимо на панели инструментов формы выбрать операцию «Заполнение формы»: Рис. 9. Автоматическое заполнение формы 4) Откроется окно «Функции обработки отчетов», где следует выбрать учреждение и дату, на которую собираются данные: Рис. 10. Функции обработки отчетов 5) Нажать кнопку «Применить», после чего форма будет собрана. Важно! Необходимо собрать книгу доходов и расходов отдельно за 4 квартала: на 01.04.11 г., 01.07.11 г. 01.10.11 г. 01.01.12 г. - 10 -