Порядок осуществления закупок за счет собственных средств

УТВЕРЖДЕНО
приказ начальника главного
управления юстиции
Мингорисполкома
«09» августа 2012 № 59
Порядок осуществления закупок
за счет собственных средств
главного управления юстиции
Мингорисполкома
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Для целей настоящего Порядка используются основные термины,
имеющие следующие значения:
1.1.заказчик – главное управление юстиции Мингорисполкома
1.2.комиссия - орган, создаваемый заказчиком для организации
конкурентных процедур закупок (конкурсов);
1.3.процедура закупки - регламентированная последовательность
действий заказчика и комиссии по выбору поставщика (подрядчика,
исполнителя);
1.4.участник - любое юридическое или физическое лицо, в том
числе индивидуальный предприниматель, независимо от организационноправовой формы, формы собственности, места нахождения и места
происхождения
капитала,
которое
соответствует
требованиям,
установленным организацией в документации о закупке в соответствии с
настоящим Порядком, за исключением юридических лиц и
индивидуальных предпринимателей, включенных в реестр поставщиков
(подрядчиков, исполнителей), временно не допускаемых к закупкам.
2. Порядок осуществления закупок за счет собственных средств
главным управлением юстиции Мингорисполкома (далее – порядок
закупок за счет собственных средств) подготовлен на основании
постановления
Совета
Министров
Республики
Беларусь
от 15 марта 2012 г. № 229 «О совершенствовании отношений в области
закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств»
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г.,
N 37, 5/35434) (далее - постановление N 229) и определяет порядок
2
осуществления закупок, за исключением государственных закупок
товаров (работ, услуг).
ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ЗАЯВКИ
3. Для осуществления закупки за счет собственных средств с
применением конкурса, конкурентного листа и закупки из одного
источника заказывающее подразделение главного управления юстиции
Мингорисполкома подает заявку в административно-хозяйственный отдел
главного управления юстиции Мингорисполкома (за исключением
закупок, организуемых самостоятельно административно-хозяйственным
отделом), которая должна содержать наименование, количество (объем)
закупаемых товаров (работ, услуг), перечень известных поставщиков.
В описаниях характеристик подлежащих закупке товаров (работ,
услуг) не должно содержаться ссылок на конкретные торговые марки,
товарные знаки, знаки обслуживания, фирменные наименования, патенты,
эскизы или модели, конкретный источник происхождения или
производителя (подрядчика, исполнителя), за исключением случаев, когда
отсутствует конкретный способ описания требований к предмету закупки
и такие ссылки вызваны объективной необходимостью, с обоснованием
указанной ситуации.
4.Административно-хозяйственный отдел главного управления
юстиции Мингорисполкома на основании заявки, представленной
заказывающим подразделением, разрабатывает задание на закупку
товаров (работ, услуг) за счет собственных средств (далее - задание на
закупку), которое до утверждения начальником главного управления
юстиции Мингорисполкома подлежит согласованию с начальником
финансового отдела главного управления юстиции Мингорисполкома,
который подтверждает наличие средств для осуществления закупки.
5.Задание на закупку должно содержать:
наименование, количество (объем) подлежащих закупке товаров
(работ, услуг) и требования к качеству, техническим характеристикам
товара
(работы,
услуги),
функциональным
характеристикам
(потребительским свойствам), а также иные требования, связанные с
определением соответствия поставляемого товара (выполняемой работы,
оказываемой услуги) потребностям главного управления юстиции
Мингорисполкома;
место, условия и сроки поставки (приобретения иным способом)
товара (выполнения работы, оказание услуги);
ориентировочную стоимость закупки, форму, сроки и порядок
оплаты товара (работы, услуги);
3
вид процедуры и обоснование его выбора;
источник финансирования закупки;
критерии и способ оценки и сравнения предложений участников
процедуры закупки, за исключением задания на закупку с применением
процедуры закупки из одного источника;
требования к участникам процедуры закупки и перечень
документов, представляемых участниками процедуры закупки для
подтверждения их соответствия установленным требованиям;
ВИДЫ ПРОЦЕДУР ЗАКУПОК
6. Подразделения, осуществляющие закупку товаров (работ, услуг)
за счет собственных средств главного управления юстиции
Мингорисполкома согласно приложению 1 к постановлению № 229,
обосновывают самостоятельно выбор поставщика (подрядчика,
исполнителя) в соответствии с проведенными маркетинговыми
исследованиями конъюнктуры рынка по предмету предстоящей закупки
либо в порядке, предусмотренном законодательством Республики
Беларусь, обязаны обеспечить рациональное и эффективное расходование
собственных средств главного управления юстиции Мингорисполкома и
несут за это ответственность.
По результатам маркетингового исследования конъюнктуры
оформляется справка, содержащая обоснование выбора поставщика
(подрядчика, исполнителя), которая утверждается начальником главного
управления юстиции Мингорисполкома.
7. Закупки осуществляются с применением следующих процедур:
- конкурса, аукциона;
- оформления конкурентного листа;
- закупки из одного источника.
8. В случаях, предусмотренных в настоящем Порядке, при
ориентировочной стоимости закупки применяются конкурентные
процедуры закупки:
от 1 000 до 8 000 базовых величин – процедура оформления
конкурентного листа;
от 8 000 базовых величин и более – процедура конкурса.
9. Закупка от 50 до 1 000 базовых величин* осуществляется по
процедуре оформления конкурентного листа без размещения информации
в ИС «Тендеры» (* закупки не подпадают под действие постановления
Совета Министров Республики Беларусь от 15.03.2012 г. № 229 «О
4
совершенствовании отношений в области закупок товаров (работ, услуг)
за счет собственных средств»).
10. Закупка на сумму 20 000 базовых величин и более может быть
осуществлена по процедуре электронного аукциона в соответствии с
постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.03.2012 №
261 «О мерах по реализации Указа президента Республики Беларусь от
27.02.2012 г.».
11. Закупка на сумму 50 базовых величин и более может быть
проведена по процедуре закупки товаров (работ, услуг) из одного
источника, в случаях, предусмотренных частью второй подпункта 2.2.
пункта 2 постановления № 229.
ПРОЦЕДУРА ОФОРМЛЕНИЯ КОНКУРЕНТНОГО ЛИСТА
12. Закупки товаров (работ, услуг) за счет собственных средств от
1000 до 8 000 базовых величин проводятся путем оформления
конкурентного листа. Оформление и проведение процедуры
оформления конкурентного листа осуществляется с учетом следующих
особенностей:
13. Срок подготовки и предоставления предложений должен быть:
при стоимости закупки от 1000 до 3000 базовых величин не менее
5 календарных дней;
при стоимости закупки от 3000 до 8 000 базовых величин не менее
20 календарных дней;
с даты размещения в ИС «Тендеры».
При повторной конкурентной процедуре этот срок – должен
составлять не менее 5 календарных дней.
14. Результат проведенной процедуры выбора победителя,
оформляется конкурентным листом,
который подписывается
ответственным исполнителем, руководителем, главным бухгалтером.
15. Закупки товаров (работ, услуг) за счет собственных средств от
50 до 1000 базовых величин проводятся путем оформления
конкурентного листа в следующем порядке:
без размещения информации в ИС «Тендеры»;
критериями выбора поставщика (подрядчика, исполнителя)
являются цена за единицу товара (работы, услуги) и иные критерии,
которые заказчик сочтет необходимыми для применения при данной
закупке;
уровень цен в конкурентном листе, подтверждается документально
(с обязательным сравнением с ценами завода изготовителя);
5
16. В случае, если из числа известных заказчику и приглашенных
им к участию в процедуре закупки поставщиков (подрядчиков,
исполнителей) предложения представлены только одним, заказчик
вправе выбрать его поставщиком (подрядчиком, исполнителем);
17. Количество предложений в конкурентном листе должно
соответствовать результатам исследования рынка.
КОНКУРС
18.Функции проведения конкурсов и процедур закупок из одного
источника возлагаются на комиссию (далее - конкурсная комиссия),
созданную в главном управлении юстиции Мингорисполкома для
проведения процедур государственных закупок.
Конкурсная
комиссия
осуществляет
свою
деятельность
в соответствии с Регламентом работы комиссии по проведению
конкурсов, процедур запроса ценовых предложений главного управления
юстиции Мингорисполкома, утвержденным приказом начальника
главного управления юстиции Мингорисполкома от 16 января 2012 г.
19. Под конкурсом понимается способ выбора поставщика
(подрядчика, исполнителя), при котором главное управление юстиции
Мингорисполкома информирует о проводимом конкурсе путем открытого
размещения извещения о проведении конкурса.
20. На основании утвержденного задания на закупку
административно-хозяйственный отдел главного управления юстиции
Мингорисполкома разрабатывает конкурсные документы.
Указанные документы вместе с заданием на закупку представляются
на рассмотрение в конкурсную комиссию, после рассмотрения решение
конкурсной комиссии подписывается членами конкурсной комиссии,
присутствующими на заседании, и утверждается начальником главного
управления юстиции Мингорисполкома.
КОНКУРСНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
21. Главное управление юстиции Мингорисполкома извещает о
проведении конкурса посредством:
размещения приглашения к участию в конкурсе (далее - конкурсное
приглашение) в информационной системе «Тендеры» на сайте
информационного
республиканского
унитарного
предприятия
«Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен» (далее информационная система «Тендеры»;
6
направления
индивидуальных
конкурсных
приглашений
производителям (подрядчикам, исполнителям) и их сбытовым
организациям (официальным торговым представителям) по списку,
содержащемуся в задании на закупку.
Дополнительно конкурсное приглашение может быть размещено в
любых средствах массовой информации, разослано известным
потенциальным поставщикам (подрядчикам, исполнителям).
22.Конкурсное приглашение считается опубликованным с даты
размещения его в информационной системе «Тендеры» и должно
содержать:
полное наименование, место нахождения и номер контактного
телефона главного управления юстиции Мингорисполкома;
краткое описание предмета закупки, его количество (объем), место и
сроки поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг);
источник финансирования закупки;
сроки, место и порядок представления конкурсных документов;
окончательный срок, место и порядок представления конкурсных
предложений;
требования к организациям и физическим лицам, включая
индивидуальных предпринимателей, которые могут быть участниками
конкурса;
при необходимости другие сведения.
Конкурсное
приглашение
размещается
после
подготовки
конкурсных документов.
23. Конкурсные документы должны содержать сведения,
определенные подпунктом 2.8. пункта 2 постановления № 229, а при
необходимости также другие сведения. Конкурсные документы
утверждаются
начальником
главного
управления
юстиции
Мингорисполкома.
24. Главное управление юстиции Мингорисполкома вправе изменить
конкурсное приглашение и (или) конкурсные документы путем
утверждения изменений (дополнений) к ним до истечения окончательного
срока представления конкурсных предложений и с учетом требований
части второй подпункта 2.4. пункта 2 постановления № 229. Дополнения
являются обязательными для всех участников и доводятся до их сведения
в течение трех рабочих дней со дня их утверждения.
25. главное управление юстиции Мингорисполкома вправе в
случаях, указанных в части второй подпункта 2.11 пункта 2
постановления № 229, отменить конкурс на любом этапе его проведения и
не несет за это ответственности перед участниками конкурса.
7
ВСКРЫТИЕ КОНВЕРТОВ С КОНКУРСНЫМИ
ПРЕДЛОЖЕНИЯМИ
26. Конкурсное предложение оформляется на бумажных носителях,
запечатывается в конверт и должно содержать документы и сведения,
которые требуются в соответствии с конкурсными документами.
27. Конверт с конкурсным предложением представляется в главное
управление юстиции Мингорисполкома в порядке и сроки, указанные в
конкурсных документах.
Участники, подавшие конкурсные предложения обязаны обеспечить
конфиденциальность
сведений,
содержащихся
в
конкурсных
предложениях, до вскрытия конвертов.
28. Срок для подготовки и представления конкурсных предложений
определяется в конкурсных документах с учетом требований подпункта
2.4. пункта 2 постановления № 229.
29. Участник вправе изменить или отозвать свое конкурсное
предложение до истечения окончательного срока его представления.
Такое изменение или уведомление об отзыве действительно, если оно
поступило до истечения окончательного срока представления конкурсного
предложения.
30. После истечения окончательного срока представления
конкурсных предложений не допускается внесение изменений по
существу конкурсного предложения, за исключением снижения цены
конкурсного предложения выбранного поставщика (подрядчика,
исполнителя).
31. Конверты с конкурсными предложениями, поступившими на
конкурс, вскрывает конкурсная комиссия в день, установленный в
качестве окончательного срока их представления или продленного
окончательного срока, в порядке и месте, указанных в конкурсных
документах.
Вскрытию подлежат все конверты с конкурсными предложениями,
поступившими до истечения окончательного срока их представления.
Конверт с конкурсным предложением не вскрывается и
возвращается представившему его участнику в случае, если:
конкурсное предложение получено после истечения окончательного
срока представления конкурсных предложений;
получено только одно конкурсное предложение.
32. При вскрытии конвертов объявляются полное наименование,
сведения об организационно-правовой форме (для организации), фамилия,
собственное имя и отчество, паспортные данные (для физического лица,
8
включая индивидуального предпринимателя) и место нахождения (место
жительства) каждого участника, цена его конкурсного предложения.
Данные заносятся в протокол заседания конкурсной комиссии.
РАССМОТРЕНИЕ КОНКУРСНЫХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ
33. Конкурсные предложения, прошедшие процедуру вскрытия
конвертов, подлежат рассмотрению конкурсной комиссией на их
соответствие требованиям конкурсных документов, как правило, в
течение десяти рабочих дней со дня проведения процедуры вскрытия
конвертов.
При проведении конкурса какие-либо переговоры между главным
управлением юстиции Мингорисполкома и участниками, за исключением
переговоров с выбранным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) по
снижению цены его предложения, не допускаются.
34. Конкурсная комиссия может просить участников дать
разъяснения по представленным ими конкурсным предложениям.
35. Конкурсное предложение рассматривается конкурсной
комиссией как отвечающее требованиям конкурсных документов, если
оно содержит несущественные (по решению конкурсной комиссии)
ошибки или неточности, устранение которых не повлияет на суть
конкурсного предложения, в том числе на его цену, и такие ошибки или
неточности устранены участником.
ОТКЛОНЕНИЕ КОНКУРСНЫХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ,
ОТМЕНА ПРОЦЕДУРЫ ЗАКУПКИ.
36. Конкурсная комиссия обязана отклонить конкретное конкурсное
предложение, если:
оно не отвечает требованиям конкурсных документов;
участник, представивший его, отказался исправить выявленные в
нем ошибки или неточности;
участник, представивший его, не может быть участником в
соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь и
конкурсных документов;
по истечении окончательного срока представления конкурсных
предложений участником представлено новое конкурсное предложение. В
этом случае отклоняются оба конкурсных предложения;
участник, выбранный поставщиком (подрядчиком, исполнителем),
отказался подтвердить или не подтвердил свои данные.
Конкурсное предложение также отклоняется конкурсной комиссией
в случаях, указанных в части четвертой подпункта 2.5. пункта 2
9
постановления № 229 и выявлении рисков, предусмотренных в части
третьей пункта 22 настоящего Порядка.
Конкурсная комиссия имеет право отклонить все конкурсные
предложения до выбора наилучшего из них, если все конкурсные
предложения содержат невыгодные для главного управления юстиции
Мингорисполкома
Об отклонении конкурсного предложения уведомляются участники
их представившие в течение трех рабочих дней после принятия такого
решения и с указанием причины отклонения.
ОЦЕНКА КОНКУРСНЫХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ. ВЫБОР
НАИЛУЧШЕГО КОНКУРСНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ И
ПОСТАВЩИКА (ПОДРЯДЧИКА, ИСПОЛНИТЕЛЯ)
37. Оценке подлежат не менее двух конкурсных предложений,
соответствующих требованиям конкурсных документов. Оценка
конкурсных предложений проводится конкурсной комиссией в
соответствии с критериями и способом, указанными в конкурсных
документах.
38. Критериями оценки конкурсных предложений являются цена
конкурсного предложения, а также другие критерии, которыми могут
быть:
характеристики товаров (работ, услуг);
сроки поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг);
расходы на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт,
связанные с товарами (работами, услугами);
порядок и сроки осуществления платежей;
условия предоставления гарантий на товары (работы, услуги);
другие критерии, которые орган главное управление юстиции
Мингорисполкома сочтет необходимым для конкретной закупки.
Критерии оценки конкурсных предложений в максимально
возможной степени должны быть объективными и поддаваться
количественной оценке. Путем установления процентного соотношения
между критериями определяется удельный вес каждого из них.
При необходимости оценка конкурсных предложений может
проводиться с участием независимых экспертов, а также специалистов
заказывающего
подразделения.
Указанные
лица
оформляют
соответствующее заключение.
39. Победителем процедуры определяется лицо, предложившее
лучшие условия в соответствии с критериями оценки, указанными в
10
конкурсной документации. С победителем проводятся переговоры о
снижении цены его конкурсного предложения.
В случае, если в нескольких конкурсных предложениях содержатся
одинаковые условия, то переговоры о снижении цен представленных
участниками конкурсных предложений проводятся с каждым из них. Если
же по результатам переговоров ни один из них не выбран поставщиком
(подрядчиком, исполнителем), то из числа названных участников
выбирается тот, конкурсное предложение которого поступило ранее
других предложений.
40. Решение о выборе поставщика (подрядчика, исполнителя)
принимается в срок, который, как правило, не должен превышать
двадцати рабочих дней со дня вскрытия конвертов и оформляется
протоколом заседания конкурсной комиссии, который утверждается
начальником
главное
управление
юстиции
Мингорисполкома.
Уведомление о выборе победителя направляется участникам процедуры
закупки в течение трех рабочих дней, следующих за днем принятия такого
решения.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА
41. Подписанный в установленном главным управлением юстиции
Мингорисполкома порядке договор направляется административнохозяйственным
отделом
выбранному поставщику
(подрядчику,
исполнителю) не ранее десяти календарных дней после принятия решения
о выборе поставщика (подрядчика, исполнителя).
Договор заключается в течение срока действия конкурсного
предложения, но не позднее чем в двадцатидневный срок со дня
направления
договора
выбранному
поставщику
(подрядчику,
исполнителю).
В случае непредставления в указанные сроки в главное управление
юстиции Мингорисполкома, подписанного поставщиком (подрядчиком,
исполнителем) договора, он признается отказавшимся от его подписания.
Договор подписывается на условиях конкурсного предложения
выбранного поставщика (подрядчика, исполнителя) с учетом результата
переговоров о снижении цены этого предложения и конкурсных
документов.
ИНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ КОНКУРСА
42. В случае если выбранный поставщик (подрядчик, исполнитель)
отказался подписать договор либо не может его подписать в связи с тем,
11
что в период проведения конкурса прекратил свою деятельность, оказался
в процессе ликвидации, разделения, выделения или был признан в
установленном порядке экономически несостоятельным (банкротом), за
исключением находящегося в процедуре санации, конкурсная комиссия
вправе:
выбрать поставщиком (подрядчиком, исполнителем) другого
участника, конкурса;
рекомендовать применить к закупке повторный конкурс либо иной
вид процедуры закупок.
43. Конкурс признается конкурсной комиссией несостоявшимся в
случаях, указанных в подпункте 2.12. пункта 2 постановления № 229.
Если открытый конкурс признан несостоявшимся либо выбор
поставщиков (подрядчиков, исполнителей) осуществлен не по всем
частям (лотам) закупаемых товаров (работ, услуг) главное управление
юстиции Мингорисполкома вправе применить повторный конкурс или
иной вид процедуры закупки.
ИЗВЕЩЕНИЕ О РЕЗУЛЬТАТЕ КОНКУРСА
44. Сообщение о результате процедуры закупки в течение пяти
календарных дней после заключения договора на закупку либо принятия
заказчиком решения об ином результате процедуры закупки размещается
заказчиком в открытом доступе в ИС «Тендеры» и должно содержать:
- вид и предмет процедуры закупки;
- наименование и местонахождение поставщика (подрядчика,
исполнителя);
- дату заключения договора на закупку;
- сумму договора на закупку;
- сведения об ином результате процедуры закупки в случае, если
договор на закупку не заключен.
УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЗАКУПКАМ,
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПОРЯДКА ЗАКУПОК
45. Все договоры, заключенные с поставщиками (подрядчиками,
исполнителями) направляются в финансовый отдел главного управления
юстиции Мингорисполкома для учета и хранения.
В качестве неотъемлемой части к договору прилагаются
оформленные в установленном порядке документы, обосновывающие
выбор поставщика (подрядчика, исполнителя):
12
задание на закупку;
копия протокола (выписки из протокола) заседания конкурсной
комиссии;
справка о проведении маркетинговых исследований.
46. Указанные в пункте 37 настоящего Порядка документы
хранятся вместе с договорами в финансовом отделе главного управления
юстиции Мингорисполкома в течение срока, установленного
номенклатурой дел для хранения договоров.
Документы по работе конкурсной комиссии хранятся в
делопроизводстве секретаря этой конкурсной комиссии в течение срока,
установленного номенклатурой дел для хранения указанных документов.
47. Административно-хозяйственный отдел главного управления
юстиции Мингорисполкома размещает не позднее 1 февраля каждого года
в информационной системе «Тендеры» сведения согласно части второй
подпункта 2.10. пункта 2 постановления № 229.
48. Ответственность за нарушение требований законодательства в
сфере закупок за счет собственных средств несут лица, организовавшие,
проводившие соответствующую процедуру закупки, подписавшие и
утвердившие документы, послужившие основанием для заключения
договоров на закупку товаров (работ, услуг), а также лица, принявшие
решение о заключении договоров без проведения процедур закупок за
счет собственных средств в случаях, когда их проведение было
обязательным.