По учету работы автомобильного транспорта в настоящее

Н.П. Орлянская
А.В. Нагоев
Роль информационной системы в аудите автотранспортного
предприятия в Республике Адыгея
Основным первичным документом, на основании, которого
производится учет работы автотранспорта, является путевой лист
автомобиля :
 Путевой лист легкового автомобиля,
 3 спец. Путевой лист специального автомобиля ,
 Путевой лист легкового такси,
 4-С Путевой лист грузового автомобиля (сдельный),
 4-П Путевой лист грузового автомобиля (повременный),
 Путевой лист автобуса ,
 спец. Путевой лист автобуса не общего пользования ,
 Журнал учета движения путевых листов,
 1-Т Товарно - транспортная накладная и др.
На предприятиях формируется первичная документация по учету
работы строительных машин и механизмов:
 ЭСМ-1 Рапорт о работе башенного крана,
 ЭСМ-2 Путевой лист строительной машины,
 ЭСМ-3 Рапорт о работе строительной машины (механизма),
 ЭСМ-4 Рапорт - наряд о работе строительной машины (механизма ,
 ЭСМ-5 Карта учета работы строительной машины (механизма),
 ЭСМ-6 Журнал учета работы строительных машин (механизмов),
 ЭСМ-7 Справка о выполненных работах (услугах)
Предусмотрен учет путевых листов индивидуального
предпринимателя согласно Приказу N 68 Минтранса России от 30.06.2000 г.:
 Путевой лист легкового автомобиля индивидуального
предпринимателя (форма ПЛ-1),
 Путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя (форма
ПА-1),
 Путевой лист грузового автомобиля индивидуального
предпринимателя (форма ПГ-1) .
Именно согласно информации путевого листа производятся расчеты

валового дохода,

начисляется заработная плата водителю,

определяется пробег по показаниям спидометра и соответственно
определяется расход горючего согласно нормам расхода горючего.
Согласно пробегу указанному в путевом листе и некоторым другим
показателям, определяется стоимость услуг за перевозки грузов.
В настоящее время применяются унифицированные формы первичной
учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от
28 ноября 1997 г. N 78. Как выясняется при аудиторских проверках, в
некоторых автотранспортных организациях часть обязательных реквизитов
путевого листа грузового автомобиля не заполняется. Ссылок на
товаротранспортные документы нет, не указывается наименование заказчика,
маршруты ездок, талоны для заказчиков не отрываются, в большинстве
документов отсутствует штамп заказчика и т.п., что не позволит при
необходимости произвести сверку в целях определения производственного
характера затрат и доказать правомерность отнесения указанных затрат на
налоговую себестоимость. Такими затратами будут являться и горюче
смазочные материалы, и зарплата водителей, и расходы на запчасти,
ремонты, амортизация автомобилей. Основанием для списания бензина в
производство являются данные о его фактическом расходе. Однако
предприятие может списывать топливо на расходы, уменьшая налоговую
прибыль, по нормам, установленным им самостоятельно исходя из
паспортных данных автомобиля и степени износа двигателя (п.п. 11 п. 1 ст.
264 НК РФ). Установление таких норм оформляется приказом по
организации. Необходимым условием для отнесения расходов на ГСМ на
уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль является наличие
правильно оформленных первичных документов, подтверждающих
фактические суммы на приобретение ГСМ и производственные цели
эксплуатации автомобиля (оформленные в установленном порядке режим
работы автомобиля, путевые листы с маршрутом следования, подписанные
материально ответственным лицом). При этом следует руководствоваться
Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном
транспорте, утвержденными Минтрансом России 18.02.1997 г. N РЗ1121940366-97. В преамбуле этого документа указано, что данные нормативные
материалы предназначены для работников автотранспортных предприятий, а
также других организаций, эксплуатирующих автомобильную технику на
территории Российской Федерации, в целях организации планирования
поставки, учета и контроля расхода топлива и масел. По мнению аудиторов,
для предприятий, не входящих в систему Минтранса России, данные нормы
носят рекомендательный характер. Они должны быть использованы при
учете работы автотранспорта.
Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. N 78 Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном
транспорте предусмотрено, что путевые листы хранятся в организации
совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность
их одновременной проверки. Указанное положение, как правило, в
организациях не соблюдается.
При учете работы легкового автотранспорта на предприятиях
используются путевые листы формы № 3.
Однако как показали проверки, произведенные аудиторской фирмой в
организациях региона, имеющих легковые автомобили путевые листы подчас
выписываются не на каждый день, а в целом за месяц.
В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г.
N 78 путевой лист действителен только на один день или смену. На более
длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель
выполняет задание в течение более одних суток (смены).
Иногда маршруты ездок в путевых листах легкового автотранспорта на
предприятиях, не указываются.
При автоматизации учета работы автотранспорта многие из
выявленных нарушений отпадают сами собой. Информационная система
учета работы автотранспорта автоматизирует учет деятельности
автотранспортных подразделений в составе организаций и автопредприятий
(автобаз, автоколонн и т.п.), специализирующихся на оказании транспортных
услуг.
Основными функциями информационной системы учета работы
автотранспорта являются:

Автоматизация заполнение путевых листов;

Учет валового дохода;

Учет горюче-смазочных материалов;

Учет пробега автотранспорта;

Начисление износа шин;

Расчет заработной платы водителям;

Учет выданных запчастей;

Отчеты по страхованию транспортных средств;

Расчет сдельной и повременной форм заработной платы
водителям, машинистам, механикам и ремонтным рабочим;

Расчет стоимости оказанных работ (услуг).
Ввод информации в систему учета работы автотранспорта
осуществляется согласно путевому листу.
Информационная система обеспечивает печать унифицированных
выходных форм для автомобильного транспорта:
Информация в путевые листы вносится с помощью экранных форм,
динамично изменяемых системой в соответствии с видом путевого листа,
система ведет контроль уникальности документа в рамках предприятия.
Контроль ввода информации просто не позволит выписать путевой лист без
необходимых сведений об автомобиле, водителе без введенной
группировочной информации. Если не указана дата заполнения документа,
система не допустит его печать, причем дата и № путевого листа
проставляются автоматически, дата может корректироваться пользователем,
а номер нет. Контроль предусмотрен по всем реквизитам путевого листа. .
Например, учитываются маршруты основных ездок и автоматически
подставляется при выписке листа километраж. Ведется справочник Клиенов,
который позволяет автоматически проставлять сведения о заказчиках
автотранспорта, о поставщиках. Система обрабатывает ошибки
пользователя, сводит до минимума описки в документах. Поэтому
незаполненных или недооформленных путевых листов практически не может
быть.
Путевые листы могут включать различные маршруты движения, т.е.
работу на различных объектах, передвижение по разным адресам, в разных
режимах работы. Поэтому в системе предусмотрен гибкий учет движения
автомобиля.
В самой системе ведется контроль за характером путевых листов,
имеется возможность учета многодневных путевых листов но только для
грузового автотранспорта. По одному путевому листу могут быть введены
данные о многих маршрутах движения, заказчиках, объектах, различных
работах, выполненных данной машиной, отдельных экипажах водителей и
режимах расчета данного путевого листа.
. Могут быть распечатаны отчеты типа Карточка машины ( Карточка
автомобиля ). Все отчеты типа путевой лист ( рапорт для строительной
техники) выполняются в виде типовых межотраслевых форм, утвержденных
постановлением Государственного комитета РФ по статистике.
При наличии информационной системы вывод отчетов за любой
период времени по пробегу автотранспорта, по заработной плате водителей,
по расходу горючего и др. производится автоматически, согласно
имеющейся нормативно-справочной информации и путевых листов. Что
позволяет оперативно вести учет за расходованием всех необходимых
ресурсов автотранспортного предприятия.
Могут быть распечатаны также реестры и счета по выполненным
работам, форма КС-3 для строительной техники и др.
Справочник марок машин, может пополняться с использованием
средств загрузки марок машин из справочника Hормы расхода топлив и
смазочных материалов на автомобильном транспорте (руководящий
документ, утвержденный МИHТРАHСОМ РФ) или вручную. Базовые
линейные нормы расхода топлив, масел и смазок также могут подгружаться
автоматически из этого справочника. Четкому контролю за расходованием
горюче смазочных материалов способствует информационная система
предприятия. Все расходы ГСМ, согласно справочника норм, вводятся и
контролируются автоматически. Имеется возможность вывода оперативной
информации по расходу горючего, по каждому автомобилю, водителю и
разрезе дат.
Автоматизация учета работы автотранспорта позволит
систематизировать работу автотранспортного предприятия, сократить
управленческий персонал, сделать аудит автотранспортного предприятия
процедурой безболезненной и прозрачной