Правила проведения промоакций в торговой сети ООО

Правила проведения промоакций в торговой сети ООО «Система Чибис»
Цель и механика заявленной промоакции не должны противоречить федеральному
закону РФ «О рекламе» и законодательству РФ в целом. В противном случае руководство
отдела рекламы и продвижения ООО «Система Чибис» имеет право отказать в проведении
мероприятий.
В случае если будет выявлено недобросовестное поведение со стороны Заказчика
(поставщика, производителя) (например, дегустация некачественной продукции или
продукции с истекшим сроком годности и т.п.), в проведении акции будет отказано без
возмещения стоимости резервирования.
Промотируемый товар, должен присутствовать в ассортименте торговых точек сети
ООО «Система Чибис».
Количество акций, проводимых одновременно в «закассовой» зоне, строго
ограничено.
Процедура подачи заявок
Заявки на проведение промоакции принимаются не менее чем за месяц до
планируемого мероприятия. Если заявка отправлена позднее указанного срока или ранее
была принята заявка на проведение активности по продукту-конкуренту, то ООО «Система
Чибис» не дает гарантий на проведение Вашей рекламной акции в запланированные Вами
даты, время и в указанных Вами торговых точках сети «Чибис». Дальнейшее согласование
ведется исходя из имеющейся информации индивидуально с каждым Заказчиком.
Заявка на проведение рекламной акции должна быть заполнена в соответствующей
форме с обязательным указанием следующих пунктов:

заказчик,

Ф.И.О. ответственного за мероприятие и его контакты,

наименование рекламируемой продукции,

описание акции (механика),

описание используемого оборудования и материалов,

наименование торговой точки и её адрес,

планируемая дата проведения,

планируемое время проведения,

форма оплаты и реквизиты.
Отправленная заказчиком заявка не является гарантом проведения промоакции, а
неким резервом промоместа в торговой сети «Чибис». Только после подписания заявки
менеджером отдела рекламы и продвижения ООО «Система Чибис», отвечающим за данную
процедуру, акция является согласованной.
Заявка на проведение промоакции подается на рассмотрение менеджеру по продаже
рекламных мест ООО «Система Чибис» Ведёхину Андрею Александровичу.
Заявки на проведение промоакций должны быть оформлены по стандартному образцу
и направлены по электронному адресу: vaa@chibis.ru.
Образец заявки на промоакцию также можно получить, послав запрос по данному
адресу.
Оптимальный срок подачи заявки – до 15 числа месяца, предшествующего началу
акции.
Крайний срок подачи заявки – за 1 неделю до начала акции.
ООО «Система Чибис»
1
Правила проведения промоакций
Причины отказа в проведении промоакции
1. Отсутствие «рекламируемого» товара в ассортименте торговой сети ООО «Система
Чибис».
2. Превышение максимально допустимого количества запланированных промоакций
на день резервирования.
3. Запланированная на этот же период промоакция конкурирующего товара.
4. Высокая технологическая и/или организационная сложность промоакции.
5. Наличие задолженности со стороны Заказчика перед Исполнителем.
Проведение промоакций
1. Промоперсонал допускается к работе только при наличии копии специального
разрешения, подтверждающего оплату проведения промоакции в данной торговой точке, в
данный период времени.
2. Фотосъёмка допускается ответственному лицу Заказчика только при предъявлении
специального разрешения на фотосъёмку.
3. Логистика промооборудования и призовой продукции Заказчика в торговую сеть
ООО «Система Чибис» осуществляется супервайзером Заказчика непосредственно в дни
проведения промоакции, в рамках прикассовой зоны.
4. Промооборудование может быть завезено в магазин «Чибис» только при
предъявлении копии специального пропуска охране магазина или администрации магазина.
5. Размещение промооборудования осуществляется в специально выделенной
администратором торговой точки зоне.
6. Все промоакции (дегустации, семплинги, выдача подарков за покупку, розыгрыши
и лотереи), кроме специально оговоренных, проходят только в закассовой зоне.
7. В торговом зале имеют право находиться только информаторы и продавцыконсультанты, кроме специально оговоренных.
8. Проведение всех промоакций оценивается представителями администрации
торговых точек ООО «Система Чибис», а также уполномоченным представителем
Исполнителя. Результаты проверки отмечают в специальном листе аудита. В случае если
промоакция не соответствует стандартам и нормам проведения промоушена, а также
описанным в заявке на проведение промоакции условиям и механике, она может быть
прекращена без возмещения убытков, связанных с её прекращением и без возврата
уплаченного стоимости резервирования. Даже если проведение промоакции соответствует
существующим правилам, но не соответствует заявке – акция считается
несанкционированной.
Поведение промоутеров
1. Промоперсонал обязан иметь аккуратный внешний вид, а также соблюдать все
гигиенические нормы, поддерживать чистоту и порядок своего рабочего места.
2. Не допускается курение, прием пищи, жевание резинки; запрещается нецензурно
выражаться, слишком громко обращаться к покупателям, общаться с персоналом и охранной
магазина, а также с другими промоутерами во время рабочего дня.
Во время проведения акции промоутерам запрещается совершать покупки.
3. При проведении дегустации промоутерам необходимо соблюдать нормы санитарии:
иметь одноразовую посуду и приборы, салфетки и пакеты для мусора.
4. Запрещается дегустировать свою продукцию и продукцию, представленную на
другой промоакции.
5. Запрещается дарить рекламируемую продукцию сотрудникам торговых точек ООО
«Система Чибис», другим промоутерам, строжайше запрещено проводить любые денежные
или бартерные операции.
6. Промоутерам запрещается сравнивать рекламируемый продукт с аналогичными
продуктами конкурирующих марок.
ООО «Система Чибис»
2
Правила проведения промоакций
7. При необходимости выдачи призов по чекам промоперсонал должен в вежливой
форме сообщить об этом покупателю и сделать пометку в чеке о выданном призе. Забирать
чек можно только с согласия покупателя.
8. Промоутеры не имеют права свободно перемещаться по торговому залу и
служебным помещениям. Промоутерам запрещается оставлять рекламную стойку без
присмотра.
9. По окончании рабочего дня выход из торгового зала осуществляется только через
охранника, личные вещи должны быть предъявлены для досмотра.
10. Руководство магазина не несет ответственности за сохранность вещей
промоутеров.
11. Подарки, выдаваемые за покупку, должны быть в достаточном количестве. То
есть, промоутеры должны рассчитывать расходуемые подарки и, если они заканчиваются,
оперативно связаться с ответственным лицом со стороны Заказчика акции. В случае, когда
нет возможности оперативно (в течение получаса) подвезти подарки, промоакция должна
быть остановлена.
Оплата промоакций
1. Порядок оплаты за аренду промо места в торговых точках ООО «Система Чибис» 100% предоплата.
2. В случае если промоакция утверждена, оплата должна быть произведена не позднее,
чем за 5 рабочих дней до начала акции, в противном случае акция снимается из графика
и вопрос о её проведении рассматривается в общем порядке.
3. На согласованные промоакции Заказчика, но не проведенные по вине третьей
стороны или отказ от них менее чем за пять рабочих дней распространяются штрафы – в
размере 50% от стоимости аренды промо места за каждое событие.
4. Если согласованная и оплаченная акция отменяется по вине третьей стороны, сумма
за резервирование промо места не возвращается.
Обязанности Заказчика
1. Подавать заявки Исполнителю в соответствии с установленными правилами и
стандартами, указанными в данном Положении.
2. Осуществить 100% предоплату за оказанные услуги Исполнителя согласно
расценкам прайс – листа, не позднее, чем за 5 дней до начала промоакции.
3. При проведении промоакции руководствоваться инструкцией и стандартами
проведения промоакций, как по отношению к сотрудникам торговых точек ООО «Система
Чибис», так и по отношению к покупателям.
4. Завезти весь реквизит для проведения промоакции в день проведения промоакции и
установить в месте, заранее оговоренном с администрацией каждого конкретного магазина.
5. Все промооборудование сдать по акту приёма – передачи ответственному лицу в
каждом конкретном магазине.
6. Товары для бесплатной раздачи или аналогичные тем, что продаются в магазине,
заклеить специальной наклейкой «товар на акцию». При этом товар должен быть плотно
упакован.
7. По окончании акции должны в течение двух рабочих дней вывезти все материалы
по акту приёма – передачи. В противном случае Исполнитель и администрация магазина
оставляет за собой право распоряжаться ими по собственному усмотрению.
8. Следить за наличием промотируемой продукции в магазине как перед промоакцией,
так и во время проведения промоакции.
9. Заблаговременно получить у менеджера по продаже рекламных мест разрешение на
фотосъёмку, на проведение промоакции или размещение рекламной продукции. В
противном случае без данного разрешения-пропуска третьи лица не будут допущены к
работе.
ООО «Система Чибис»
3
Правила проведения промоакций