Грамотный выбор копировального аппарата

Грамотный выбор копировального аппарата. Как не ошибиться при покупке?
Диапазон предлагаемых изделий копировальных аппаратов (в просторечии копиров) на
рынке настолько широк, что неспециалисту впору растеряться и приобрести совершенно
не подходящий по потребностям агрегат.
Копировальные аппараты относятся к пяти основным группам:
Первая, это офисные машины черно-белого типа. Максимальная их производительность
ограничивается 300000 копиями в месяц, на них можно отпечатывать до 99 копий в
минуту. По уровню быстроты срабатывания такие аппараты делятся на копировальные
машины малой, средней и высокой производительности.
К группе копировальных аппаратов низкой производительности относятся портативные
копиры. Максимальный формат копирования таких агрегатов достигает формата бумаги
А4, работают они медленно, и откопировать на них можно не более 1000 экземпляров
копий в месяц. Другая группа включает копировальные аппараты средней
производительности, на них можно применять формат бумаги от А4 до А3 и копировать
максимально 10000 страниц в месяц. Подобные устройства обладают дополнительными
настройками масштабирования, фоторежимом, производятся в напольном или настольном
вариантах. Аппараты высокой производительности печатают до 46 копий в минуту и
поставляются исключительно в консольном варианте. В эту же группу можно отнести и
цифровые копировальные аппараты. Такие устройства отличаются более высокой
точностью отображения рисунка за счет лазерной технологии копирования и могут
служить сетевыми принтерами.
К более обширной группе техники относятся цифровые дупликаторы. Это уже не
копировальная, а множительная оргтехника, которая позволяет выполнять высокие
объемы копий в месяц, производя до 130 копий в минуту и работая с макетами формата
А4.
Третья группа включает полноцветные КА. Это самый дорогой ряд копировальной
техники, позволяющий получать цветные копии. Поскольку данные агрегаты имеют
узконаправленное применение, то их использование ограничивается несколькими
направлениями. Чаще всего такую технику закупают рекламные агентства или копицентры.
К четвертой группе относятся инженерные машины. Они производят копии на бумаге
рулонного типа очень крупного формата, их используются в конструкторских бюро для
увеличения количества чертежей и тиражирования схем общего пользования,
копирования подробной технической документации.
Ну, а в пятую группу включены МФУ (многофункциональные устройства), в которых
объединены функции сразу нескольких устройств. Чаще всего МФУ включают в себя
принтер, сканер и копировальный аппарат. Иногда МФУ выполняет еще функцию факса.
Подобные устройства экономически целесообразно приобретать в офисы, где постоянно
возникает потребность во всех трех устройствах. Дома держать подобные вещи не стоит,
если Вам, конечно, не приходится ежедневно пользоваться всеми функциями агрегата.
Стоимость одного МФУ всегда выше, чем три разных предмета того же качества.
Поскольку невозможно совместить в одном устройстве три великолепно
функционирующих агрегата по той же цене, по которой Вы можете приобрести сканер,
копир и принтер в отдельности. Кроме того, при поломке одного из трех включенных
устройств, Вы автоматически лишаетесь всего прибора, а его обслуживание стоит на
порядок дороже, чем обслуживание отдельной оргтехники. Это необходимо иметь в виду,
и не стоит особенно увлекаться приобретением подобных устройств.
В общем-то, на рынке наиболее востребована первая группа КА. Черно-белая офисная
техника практически всегда удовлетворяет большинству нужд организации и окупается в
использовании. Для того, чтобы не приобретать «грузовик для двух мешков картошки»
попробуйте оценить требуемый объем работы, прежде чем купить КА. Это просто
сделать, нужно умножить на два количество потребляемой бумаги в офисе в месяц и
получится примерное число необходимых копий в месяц. На него-то и нужно
ориентироваться при выборе производительности агрегата. Оцените важность наличия в
аппарате сортировщиков и податчиков документов. Если объемы копирования большие,
то такие функции просто незаменимы. Важным моментом является себестоимость одной
производимой копии. Ее можно примерно посчитать, обобщив уровень износа расходных
материалов (картриджа и фотобарабана) и саму стоимость аппарата. Эту величину нужно
разделить на количество копий, производимых до плановой замены расходников, и Вы
получите ориентир. Теперь главное определиться, будет ли экономически целесообразно
приобретать ту или иную модель КА.
Обратите внимание на компанию-производителя КА. Если это известный бренд, то и
вероятность быстрого обслуживания, как или плановой замены запчастей, возрастает.
Такие компании на российском рынке представлены рядом брендов: Xerox, Canon, Ricoh,
Sharp, Toshiba, Minolta и Mita. Чем больше товаров фирмы на рынке, тем выше
конкуренция между продавцами, а, следовательно, тем легче вам сориентироваться при
выборе обслуживающей фирмы. Стоит отметить, что компания Xerox имеет лидирующие
позиции на рынке услуг и продаж КА, многие люди, даже не задумываясь, применяют
глагол «отксерокопировать», а ведь это кое о чем говорит. Имя фирмы стало
нарицательным, а, значит, она является лидером. При этом фирмы Canon, Sharp и Mita
производят КА в портативном варианте, и низкопроизводительные КА, которые тоже
имеют хождение на рынке, а вот техника Ricoh выставлена на нашем рынке и под другими
брендами - Nashuateс, Rex Rotary, Gestetner и Unit. Лучшие цифровые дупликаторы на
данный момент представляет фирма Riso. Полноцветную технику качественно производят
такие фирмы, как Canon, Xerox, Ricoh и Minolta.
Правда, приобрести технику у прямого поставщика услуг редко представляется
возможным. Поэтому при покупке обратите внимание на долговечность работы фирмы на
рынке услуг, на гарантии, которые вам предоставляются при продаже, на наличие
авторизованных сервисных центров в Вашем городе, поскольку сами продавцы обычно не
занимаются ремонтом оргтехники и отправляют ее по гарантии в необходимое место. А
это время, которое тратите Вы на ожидание агрегата из ремонта. Кроме того, если Вы
приобретаете дорогой копировальный аппарат, то вряд ли вам захочется ждать доставки
запчастей для ремонта месяцами. К сожалению, на рынке сейчас такая ситуация
происходит повсеместно.
Что нужно знать Вам, если Вы покупаете МФУ?
Если техника шагнула далеко вперед, то это еще не означает, что в офисах
документооборот отлажен до максимальной точности. Зачастую кипы бумаг просто-таки
наводняют рабочие помещения. Особенно это касается работы бухгалтерии, которая
просто по закону обязана хранить документы в печатном виде. Именно поэтому
потребность в офисной технике не только не уменьшается, но и, наоборот, неуклонно
возрастает. Если электронный документ можно отредактировать и пересохранить, одним
движением руки превратить в другой и создать копию, то бумажный документ таких
преобразований не выносит, тут-то на помощь приходят сканеры и копировальные
аппараты. При помощи них можно внести в тело электронного документа данные и
размножить его до необходимого количества. Техника в офисе обычно используется по
прямому назначению и постоянно, и поэтому иногда выгоднее приобретать МФУ, а не
отдельные устройства для ускорения работы персонала. МФУ бывают разного уровня
сложности и предназначения. Диапазон изделий колеблется от недорогих МФУ со
струйным вариантом печати на бумаге рулонного типа, до устройств высокой
технологической сложности. Одним из преимуществ МФУ низкого уровня сложности
можно назвать цену. Конечно, если Ваши задачи не чрезмерны, то Вы экономите на
приобретении трех аналогичных устройств. Надежность является немаловажным
фактором. Правда приобретать надо МФУ проверенных производителей, а не
подпольных, тогда и вероятность проблем уменьшится. Считается, что если Вы
приобретаете устройство три в одном, то оно и ломаться будет втрое чаще. Это неверно.
Тут как в ситуации с сотовыми телефонами. Не ломается же Ваш сотовый знаменитого
производителя, из-за того, что он включает новую функцию? Правда, расходные и
несущие материалы, конечно, используются в тройном режиме нагрузки, и поэтому все
необходимые операции могут ускорить износ оборудования, что есть, то есть. Важным
преимуществом, однако, служит тот факт, что МФУ - устройство компактное, а поскольку
многие офисы не имеют больших рабочих помещений, то данное условие для оргтехники
является чуть ли не решающим. Если необходимо приобретать устройство, требующее
плановой замены и наращивания мощности несущих модулей, то такой выбор
экономически обоснован, поскольку позволяет при необходимости приобрести всего одну
интерфейсную плату для всего МФУ, а не заменять каждое устройство по отдельности.
Стоимость эксплуатации МФУ намного ниже, чем стоимость работы с тремя различными
приспособлениями, поскольку для обслуживания всего агрегата используется общий
набор механизмов, и, соответственно, замены они требуют тоже общей. Кроме того,
техобслуживание одного агрегата обходится дешевле, чем трех устройств, хотя и дороже
по цене за единицу. Главным преимуществом работы с МФУ является простота
эксплуатации прибора. Почему упрощается работа, сказать легко, на панели с цифровым
управлением реализуется вся имеющаяся гамма операций, и управление за счет этого
максимально упрощено. Крупные производители обычно оснащают устройство очень
легким программным управлением, которое позволяет оборудованию бесконфликтно
работать с ПК. Что касается сервиса по обслуживанию МФУ, то все подобные устройства
нуждаются в регулярной профилактике и замене несущих запчастей. Наиболее часто
приходится подвергать плановой замене девелопер, барабан, очищающие лезвия.
Какой копировальный аппарат выбрать?
Если первыми копировальными аппаратами были исключительно изделия фирмы
XEROX, то сейчас рынок предлагает широкий диапазон оргтехники, включая КА
(копировальные аппараты). SHARP, RICOH, CANON, TOSHIBA, KONICA, MITA - все
эти фирмы наперебой расхваливают именно свою продукцию. Как же не запутаться и
приобрести действительно стоящий агрегат? Можно узнавать информацию в
интерактивном режиме, обзванивая все организации и уточняя информацию «на месте»,
просмотреть сайты производителей, поскольку более-менее уважающая себя компания
априори организует свой интернет-ресурс, на котором освещены основные моменты и
параметры продаваемой продукции. Можно в той же мировой сети поискать сайты,
которые имеют форумы, где клиенты могут обсуждать качество и удобство
приобретенной техники, да, мало ли способов? Вот только проблема в том, что рынок
подобных изделий развивается не с таких давних времен, и определить уровень работы
изделий неспециалисту все равно крайне сложно.
В первую очередь необходимо уточнить, какими функциональными возможностями будет
обладать Ваш КА, и узнать его стоимость в различных местах продаж, чтобы
сориентироваться в примерном ценовом диапазоне. Далее необходимо оценить в какую
сумму обойдется дальнейшее использование КА, поскольку при выходе из строя
фотобарабана, запчастей и оптики они подлежат плановой замене, а вот стоимость
запчастей при продаже не озвучивается, а между тем вылиться она может в копеечку.
Обязательно уточняйте наличие сервисных центров в непосредственной близости от
вашего местонахождения, чтобы при необходимости не искать, где могли бы починить и
произвести профилактику Вашего приобретения. При продаже уточняйте, какую
ответственность несет фирма-продавец, поскольку продажами занимаются многие, а вот
обеспечить достойный сервис могут единицы.
При покупке уточните, какой уровень копий будет осуществляться при помощи аппарата.
Качественный агрегат будет исправно работать вплоть до механической поломки. Износ
его не должен сказываться на качестве выходной печати. Срок службы обычно
гарантируется компанией-продавцом в зависимости от предполагаемого максимально
допустимого количества копий. Если Вам говорят, что время гарантии обеспечивает
производство 100000 копий, то это должно соответствовать истине. К сожалению,
проверить это вы сможете лишь на практике, но в любом случае всегда проверяйте
гарантийный срок компании-изготовителя, поскольку продавцы имеют тенденцию
уменьшать срок гарантии по своему усмотрению. И их можно понять. При завершении
гарантийного срока они могут заработать на платном обслуживании Вашей техники, а вот
нужно ли это Вам? Немедленно отказывайтесь от работы с такими организациями.
Помимо надувательства со сроками гарантии сам сервис таких компаний, скорее всего,
оставляет желать лучшего. Если все вышеперечисленные условия соблюдены, то смело
приобретайте аппарат бренда любой известной фирмы. Производители несут
ответственность за качество своей продукции, и маловероятно, что фирма одного
производителя выпустит более худшую модель. Теперь подробнее остановимся на
желаемых функциях самого КА. Прежде чем приобрести необходимый КА, уточните,
сколько копий вам необходимо делать в течение месяца. Тут работает то же правило, что
и при покупке любой оргтехники. Нет смысла покупать Мерседес, если вам нужно ездить
в сад за овощами. Так же и здесь. Если Ваш КА будет излишне функционален, а Вам
необходимо делать от силы несколько копий в месяц, то нет никакого смысла приобретать
дорогостоящее устройство. Чтобы рассчитать примерную себестоимость одной копии,
предположите, сколько денег у Вас будет уходить на приобретение дополнительных
запчастей и оцените стоимость замены картриджей. Эту величину поделите на требуемое
количество копий и получите примерный ориентир.
Этот параметр очень важен и о нем незаслуженно забывают при покупке КА. А ведь
зачастую стоимость накладных расходов при постоянной работе с аппаратом превышает в
разы его цену при приобретении, и в результате агрегат весьма дорого обходится в
эксплуатации.
Уровень скорости копирования необходимо оценивать хотя бы для того, чтобы
ориентироваться насколько вложенные средства окупятся при работе с КА, а еще для
того, чтобы оценить уровень производительности новой техники. Если от копира
требуется весомая отдача, и его скорость будет меньшей, то такой аппарат не будет
справляться с поставленными задачами, и Вы просто впустую потратите деньги. Если это
будет удобно, можно приобрести два не столь скоростных КА. На параллельных
устройствах можно производить достаточно большое количество копий в минуту, причем
делать можно одновременно несколько разных задач, иногда такой подход позволяет Вам
больше выигрывать во времени, чем при работе с одним агрегатом.
Стоимость сервисного обслуживания, которую не надо путать с гарантийным, также
крайне важна. В нее включается стоимость всех накладных расходов и стоимость ремонта
не по гарантийным случаям. Если такие затраты чрезмерно высоки, то копировальный
аппарат, особенно, если он приобретается для постоянной максимальной загрузки,
окажется совсем нерентабельным.
При приобретении стоит уточнить, что входит в расценку. Обычно стоимость
копировального аппарата озвучивается по минимуму, на практике же вам придется
уточнять во сколько Вам обойдется дополнительное оборудование, затраты на установку,
и величина расходов во время эксплуатации.