Как оформить и отразить в бухучете начисление зарплаты

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
Как оформить и отразить в бухучете
начисление зарплаты в государственных
учреждениях в 2012 г.
С.С. Бычков
начальник отдела методологии
бюджетного контроля и аудита
департамента бюджетной
политики и методологии
Минфина России
Основанием для начисления зарплаты в государственных (муниципальных)
учреждениях служат документы, которые:



устанавливают систему, форму и размер оплаты труда сотрудника
(штатное расписание, приказы о приеме на работу, трудовые
договоры);
подтверждают выполнение норм выработки (наряды, книги учета
выработки, табели учета рабочего времени);
влияют на сумму зарплаты в конкретном месяце (служебные записки,
приказы о поощрении и т. п.).
Это следует из положений статей 129, 132, 135 Трудового кодекса РФ и
Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России
от 15 декабря 2010 г. № 173н.
Типовые формы первичных документов для учета труда и его оплаты, а
также указания по их применению утверждены приложением 1 к приказу
Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.
Сроки начисления и выдачи зарплаты должны быть закреплены в трудовом
(коллективном) договоре, Положении об оплате труда, других локальных
документах. Такой порядок следует из статьи 136 Трудового кодекса РФ.
Внимание!
За несвоевременную выдачу зарплаты предусмотрена административная,
уголовная и дисциплинарная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 145.1
УК РФ, ст. 192 ТК РФ).
Кроме того, за задержку зарплаты сотрудникам должна быть начислена
компенсация (ст. 236 ТК РФ).
Если же просрочка составит более 15 дней, сотрудники вправе
приостановить свою работу (ст. 136 ТК РФ).
1
Суммы начисленной зарплаты и удержаний фиксируйте в расчетной (ф.
0301010) или расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401). Если зарплата
начислена в межрасчетный период (например, при уходе сотрудника в отпуск
или увольнении), сумму, подлежащую выдаче, отразите в платежной
ведомости по форме № 0504403 (№ 0301011). Начисленную зарплату при
этом включите в расчетно-платежную ведомость текущего месяца
(ф. 0504401).
На сотрудников, которые получают зарплату на банковскую карту, расчетноплатежная и платежная ведомости не заполняются.
Такие правила установлены приложением 1 и Методическими указаниями,
утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н,
указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от
5 января 2004 г. № 1.
Пример заполнения расчетной ведомости (ф. 0301010) при начислении
зарплаты
Сотруднику учреждения «Альфа» экономисту А.С. Кондратьеву начислена
зарплата за февраль – 15 000 руб. Из этих денег удержан НДФЛ в сумме
1950 руб. Сотрудники учреждения получают зарплату на банковскую карту.
20 февраля экономисту выдан аванс 6000 руб. Оставшуюся часть зарплаты за
текущий месяц «Альфа» перечисляет на счета сотрудников 5-го числа
следующего месяца.
Таким образом, сумма к выплате за февраль составила 7050 руб. (15
000 руб. – 1950 руб. – 6000 руб.).
Бухгалтер заполнил расчетную ведомость по форме № 0301010.
На титульном листе расчетной ведомости бухгалтер указал:




наименование учреждения;
код по ОКПО;
номер и дату составления расчетной ведомости;
отчетный период (месяц, за который составлена расчетная ведомость).
В графах 1–7 таблицы бухгалтер указал информацию о сотруднике
(табельный номер, Ф.И.О. сотрудника, должность), оклад экономиста и
количество отработанного времени (в днях).
В графе 8 таблицы он указал сумму зарплаты, начисленной за отчетный
месяц, 15 000 руб.
2
Графы 9–11 не заполняются, поскольку помимо зарплаты у сотрудника не
было других выплат (например, пособия по временной нетрудоспособности,
оплаты отпуска или служебной командировки).
В графе 12 «Всего» бухгалтер указал сумму 15 000 руб.
В графе 13 он указал сумму удержанного НДФЛ – 1950 руб., а в графе 14 –
сумму аванса, выплаченного за первую часть месяца, – 6000 руб. В графе 15
«Всего» бухгалтер указал сумму граф «13» и «14» – 7950 руб. (1950 руб. +
6000 руб.).
В графах 16 «Задолженность за организацией» и 17 «Задолженность за
работником» отражается общая задолженность учреждения перед
сотрудником (или, наоборот, сотрудника перед организацией) на конец
отчетного периода (месяца). В рассматриваемом случае заполняется графа
16, поскольку за февраль «Альфа» должна выплатить экономисту
Кондратьеву 7050 руб. В графе 18 «К выплате» бухгалтер также отразил
сумму 7050 руб.
Обратите внимание: если в прошлых периодах учреждение не доплатило
сотруднику причитающуюся сумму, то бухгалтер отразит ее в расчетной
ведомости за февраль в графе 16 «Задолженность за организацией». Тогда в
этой графе нужно будет указать общую сумму, которая полагается
сотруднику (неуплаченная зарплата за февраль плюс сумма прежней
задолженности). Соответственно, в графе 18 «К выплате» будет показана
общая сумма, подлежащая уплате.
Если же по состоянию на конец отчетного месяца имеется задолженность
сотрудника перед учреждением, то она отражается в графе 17, а в графе 18
«К выплате» показывается разность значений граф 16 и 17.
Данные о зарплате (справочные сведения о зарплате), начисленной
сотруднику в течение календарного года, отражайте в карточке-справке
(ф. 0504417). Ее применение закрепите в учетной политике учреждения.
Карточки-справки заполняйте ежемесячно. В них указывайте все начисления
и удержания по зарплате каждого сотрудника (по видам выплат, удержаний)
по всем источникам финансового обеспечения (средства бюджета, субсидии,
внебюджетные источники). Сведения о дополнительных выплатах
сотруднику отражайте в разделе «Отметки о приеме на работу и переводах».
При его заполнении укажите следующие данные:

дату и номер приказа учреждения, на основании которого производятся
доплаты (графы 1, 2);
3



наименование структурного подразделения и должность сотрудника
(графы 3, 4);
размер зарплаты (графа 5);
виды и суммы постоянных начислений на зарплату, надбавок и доплат
(графы 6–13).
Карточки-справки заполняйте на основании расчетно-платежных ведомостей,
расчетных ведомостей.
Такие правила следуют из Методических указаний, утвержденных приказом
Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, письма Минфина России от
31 января 2012 г. № 02-06-10/324.
При выплате зарплаты работодатель должен в письменной форме известить
сотрудника о причитающейся ему за соответствующий период сумме, выдав
ему расчетный листок. Типового бланка расчетного листка нет, поэтому его
можно составить в произвольной форме и согласовать с профсоюзом (при его
наличии в учреждении). При этом учреждение обязано выдавать
сотрудникам расчетные листки независимо от того, каким способом оно
выплачивает зарплату (наличными деньгами через кассу, перечислением на
банковские карты или в натуральной форме). Такой вывод следует из
буквального толкования положений статьи 136 Трудового кодекса РФ и
подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1.
В расчетном листке, в частности, укажите:



составные части зарплаты, причитающейся сотруднику;
удержания из зарплаты;
общую сумму зарплаты, подлежащую выплате.
Такой порядок установлен в частях 1 и 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ.
Внимание!
За нарушение правил составления и выдачи расчетных листков сотрудникам
трудовая инспекция может привлечь учреждение и его должностных лиц к
административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ). Она возникнет
только в случае отсутствия локального акта учреждения об утверждении
формы расчетного листка и наличия жалоб сотрудников.
Ответственность за это нарушение предусмотрена:


для учреждений – в виде штрафа от 30 000 до 50 000 руб. или
приостановления деятельности на срок до 90 суток;
для должностных лиц учреждения (например, руководителя) – в виде
штрафа от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет
дисквалификацию на срок от одного года до трех лет).
4
Об этом сказано в статье 5.27 Кодекса РФ об административных
правонарушениях.
Ситуация: сколько раз в месяц учреждение должно формировать и
выдавать сотрудникам расчетные листки по зарплате?
Расчетные листки формируйте один раз в месяц (при окончательном
расчете).
При выплате зарплаты работодатель должен в письменной форме известить
сотрудника о причитающейся ему за соответствующий период сумме (ч. 1 и
2 ст. 136 ТК РФ). При этом учреждение обязано выдавать сотрудникам
расчетные листки независимо от того, каким способом оно выплачивает
зарплату (наличными деньгами через кассу, перечислением на банковские
карты или в натуральной форме). Такой вывод следует из буквального
толкования положений статьи 136 Трудового кодекса РФ и подтверждается
письмом Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1.
Зарплата сотрудникам должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца
(ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Однако расчетные листки должны составляться только
при начислении и выплате второй части зарплаты (как правило, в конце
месяца). Такую позицию подтверждает Роструд в письме от 24 декабря
2007 г. № 5277-6-1.
Типового бланка расчетного листка нет, поэтому его можно составить в
произвольной форме и согласовать с профсоюзом (при его наличии в
учреждении).
В расчетном листке, в частности, укажите:



составные части зарплаты, причитающейся сотруднику;
удержания из зарплаты;
общую сумму зарплаты, подлежащую выплате.
За нарушение правил составления и выдачи расчетных листков сотрудникам
учреждение может быть привлечено к административной ответственности.
Аналитический учет по расчетам зарплаты ведите в журнале операций
расчетов по оплате труда по форме № 0504071. Основанием для составления
журнала операций является свод расчетно-платежных ведомостей (расчетных
ведомостей) с приложением первичных документов (табелей, приказов и т.
д.). Свод составляйте отдельно по операциям за счет разных источников
финансового обеспечения. Унифицированная форма свода расчетноплатежных ведомостей (свода расчетных ведомостей) законодательством не
установлена. Поэтому его можно составить в произвольной форме. Порядок
аналитического учета расчетов по оплате труда установите в учетной
5
политике. Об этом сказано в пункте 257 Инструкции к Единому плану счетов
№ 157н и в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина
России от 15 декабря 2010 г. № 173н.
Ситуация: обязано ли учреждение подшивать в папку (дело),
сформированную к журналу операций расчетов по оплате труда
(ф. 0504071) оригиналы приказов о приеме на работу, переводе,
прекращении трудового договора и т. д.?
Нет, не обязано.
По общему правилу первичные (сводные) учетные документы, относящиеся
к соответствующему журналу операций, по истечении отчетного периода
(например, месяца), нужно подшить (сброшюровать) в папку (дело) (п. 11
Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Журнал операций расчетов по оплате труда (ф. 0504071) составляется на
основании сводов расчетно-платежных ведомостей с приложением
первичных документов. К сводам прикладываются, в частности, приказы или
выписки из приказов о зачислении, увольнении, перемещении, отпусках (для
штатных сотрудников). Об этом сказано в Методических указаниях,
утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.
Таким образом, подшивать оригиналы приказов по личному составу в папку
(дело), сформированную к журналу операций расчетов по оплате труда
(ф. 0504071) учреждение не обязано. К ней (нему) вместе со сводами можно
подшить выписки из этих приказов, а не оригиналы. Поскольку типовой
формы выписки из приказа нет, ее можно составить в произвольной форме.
«Главбух» советует
Если приказы по личному составу имеют небольшой объем (содержат только
информацию, необходимую для начисления зарплаты, премий,
окончательного расчета сотрудника при увольнении и т. п.) и в них нет
конфиденциальной информации, выписку из приказа можно не делать. В
этом случае достаточно снять с него копию. При этом на копии сделайте
заверительную надпись «Копия верна» и поставьте печать.
В бухгалтерском (бюджетном) учете порядок отражения операций по
начислению зарплаты зависит от типа государственного (муниципального)
учреждения.
В учете казенных учреждений
Начисление зарплаты отразите проводками:
6
Дебет КРБ.0.401.20.211 (КРБ.0.109.61.211, КРБ.0.109.71.211…) Кредит
КРБ.0.302.11.730
– начислена зарплата штатным сотрудникам;
Дебет КРБ.0.106.31.310 (КРБ.0.106.32.320, КРБ.0.106.34.340…) Кредит
КРБ.0.302.11.730
– начислена зарплата сотрудникам, занятым в строительстве (создании,
реконструкции, модернизации и т. д.) основных средств (нематериальных
активов, материальных запасов).
Такой порядок установлен пунктами 33, 102 Инструкции № 162н,
Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 106.00, 109.00, 302.00,
401.20).
В учете бюджетных учреждений
Бюджетные учреждения – получатели бюджетных средств операции по
начислению зарплаты отражают в учете в порядке, установленном для
казенных учреждений (п. 4 приказа Минфина России от 6 декабря 2010 г.
№ 162н).
В учете бюджетного учреждения, которое получает субсидии из бюджета (в
соответствии с п. 1 ст. 78.1 Бюджетного кодекса РФ), сделайте проводки:
Дебет 0.401.20.211 (0.109.60.211, 0.109.90.211…) Кредит 0.302.11.730
– начислена зарплата штатным сотрудникам;
Дебет 0.106.31.310 (0.106.32.320, 0.106.34.340…) Кредит 0.302.11.730
– начислена зарплата сотрудникам, занятым в строительстве (создании,
реконструкции, модернизации и т. д.) основных средств (нематериальных
активов, материальных запасов).
Такой порядок установлен пунктом 128 Инструкции № 174н, Инструкцией к
Единому плану счетов № 157н (счета 106.00, 109.00, 302.00, 401.20).
В учете автономных учреждений
Начисление зарплаты отразите проводками:
Дебет 0.401.20.211 (0.109.60.211, 0.109.70.211...) Кредит 0.302.11.000
– начислена зарплата штатным сотрудникам;
Дебет 0.106.31.000 (0.106.32.000, 0.106.34.000…) Кредит 0.302.11.000
– начислена зарплата сотрудникам, занятым в строительстве (создании,
реконструкции, модернизации и т. д.) основных средств (нематериальных
активов, материальных запасов).
В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений),
соответствующий структуре данных, утвержденных Планом финансовохозяйственной деятельности.
Такой порядок установлен пунктами 3, 131 Инструкции № 183н,
Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 106.00, 109.00, 302.00,
401.20).
7
Пример начисления зарплаты штатным сотрудникам
Экономист А.С. Кондратьев – штатный сотрудник казенного учреждения
«Альфа». За март ему начислена зарплата в сумме 10 000 руб.
31 марта бухгалтер «Альфы» сделал проводку:
Дебет КРБ.1.401.20.211 Кредит КРБ.1.302.11.730
– 10 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за март.
Пример начисления зарплаты сотрудникам, занятым в изготовлении
основного средства
В бюджетном учреждении «Альфа» изготовлено оборудование (в рамках
деятельности, приносящей доход). За изготовление оборудования
сотрудникам «Альфы» начислена зарплата в сумме 120 000 руб.
Бухгалтер в учете сделал следующую запись:
Дебет 2.106.31.310 Кредит 2.302.11.730
– 120 000 руб. – начислена зарплата сотрудникам, занятым в изготовлении
оборудования.
Ситуация: как отразить в бухучете начисление сотруднику среднего
заработка за время военных сборов
В такой ситуации для начисления сотруднику среднего заработка
используйте счет 302.11 «Расчеты по заработной плате» в корреспонденции
со счетом 303.05 «Расчеты по прочим платежам в бюджет» (письмо Минфина
России и Казначейства России от 26 апреля 2006 г. № 42-7.1-15/5.1-192).
Военкомат компенсирует учреждению выплаченный сотруднику средний
заработок за время военных сборов в размере фактически произведенных
расходов (подп. 2 п. 2 и п. 5 Правил, утвержденных постановлением
Правительства РФ от 1 декабря 2004 г. № 704). После получения
учреждением компенсации статья расходов по зарплате восстановится.
Использование счета 0.302.11.000 связано с тем, что начисления за время
военных сборов – это государственные гарантии, связанные с оплатой труда
(ч. 2 ст. 170 ТК РФ).
Порядок отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете расчетов с
сотрудником за время военных сборов зависит от типа государственного
(муниципального) учреждения.
В учете казенных учреждений
8
Расчеты с сотрудником за время военных сборов отразите проводками:
Дебет КРБ.0.303.05.830 Кредит КРБ.0.302.11.730
– начислен средний заработок сотруднику, проходящему военные сборы;
Дебет КРБ.0.302.11.830 Кредит КРБ.0.303.01.730
– удержан НДФЛ с суммы среднего заработка;
Дебет КРБ.0.302.11.830 Кредит КИФ.0.201.34.610
– выплачен сотруднику средний заработок.
Поступление средств от военкомата отразите проводкой:
Дебет КРБ.0.304.05.211 Кредит КРБ.0.303.05.730
– получена компенсация от военкомата (отражено восстановление кассового
расхода).
Такой порядок следует из положений пунктов 102, 104 Инструкции № 162н,
Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 201.34, 302.00, 303.00,
304.05).
В учете бюджетных учреждений
Бюджетные учреждения – получатели бюджетных средств расчеты с
сотрудником за время военных сборов отражают в учете в порядке,
установленном для казенных учреждений (п. 4 приказа Минфина России от
6 декабря 2010 г. № 162н).
В учете бюджетного учреждения, которое получает субсидии из бюджета (в
соответствии с п. 1 ст. 78.1 Бюджетного кодекса РФ), сделайте проводки:
Дебет 0.303.05.830 Кредит 0.302.11.730
– начислен средний заработок сотруднику, проходящему военные сборы;
Дебет 0.302.11.830 Кредит 0.303.01.730
– удержан НДФЛ с суммы среднего заработка;
Дебет 0.302.11.830 Кредит 0.201.34.610
– выплачен сотруднику средний заработок.
Поступление средств от военкомата отразите следующим образом:
Дебет 0.201.11.510 Кредит 0.303.05.730
– получена компенсация от военкомата (отражено восстановление кассового
расхода);
Дебет 18 (код КОСГУ)
– отражено поступление средств на счет учреждения (восстановление
кассового расхода).
Такой порядок следует из положений пунктов 72, 128 Инструкции № 174н,
Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 201.01, 201.34, 302.00,
303.00, забалансовый счет 18).
В учете автономных учреждений
Расчеты с сотрудником за время военных сборов отразите проводками:
Дебет 0.303.05.000 Кредит 0.302.11.000
– начислен средний заработок сотруднику, проходящему военные сборы;
9
Дебет 0.302.11.000 Кредит 0.303.01.000
– удержан НДФЛ с суммы среднего заработка;
Дебет 0.302.11.000 Кредит 0.201.34.000
– выплачен сотруднику средний заработок.
Поступление средств от военкомата отразите следующим образом:
Дебет 0.201.11.000 (0.201.21.000) Кредит 0.303.05.000
– получена компенсация от военкомата (отражено восстановление кассового
расхода);
Дебет 18 (код вида выбытий)
– отражено поступление средств на счет учреждения (восстановление
кассового расхода).
В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений),
соответствующий структуре данных, утвержденных Планом финансовохозяйственной деятельности.
Такой порядок следует из положений пунктов 3, 72, 77, 131 Инструкции
№ 183н, Инструкции к Единому плану счетов № 157н (счета 201.01, 201.34,
302.00, 303.00, забалансовый счет 18).
Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
10