Отчет о предпроектном исследовании предприятия ООО - S

Автоматизированные системы и оборудование для торговли
Системы кондиционирования, вентиляции и обогрева
ЗАО "НПФ "ДатаКрат-С"
Россия, г. Новосибирск, ул. Кривощековская, 15/3, T./ф. (383) 334-05-60, e-mail: root@dk.siberia.net
www.s-market.ru, e-mail: supportsm@dk.siberia.net
Типовая схема работы торгового предприятия на
базе ПО АСУТ S-Market™
2008 г.
СОДЕРЖАНИЕ:
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
1. Профиль объекта автоматизации .................................................................................... 3
2. Типовая схема реализации бизнес-процессов предприятия средствами системы
S-Market. ........................................................................................................................................4
Основной бизнес-процесс предприятия ......................................................................5
Процесс «Поиск поставщика» .......................................................................................6
Процесс «Заказ товара» ..................................................................................................7
Процесс «Приемка товара от поставщика» ...............................................................8
Процесс «Производство продукции» .........................................................................11
Подпроцесс «Приемка сырья и материалов» ..........................................................11
Подпроцесс «Формирование калькуляционных карт» .........................................12
Подпроцесс «Заявка на производство» .....................................................................12
Процесс «Обслуживание розничного покупателя» .................................................13
Подпроцесс «Предпродажная подготовка» ..............................................................14
Подпроцесс «Обслуживание покупателя в торговом зале» ..................................15
Подпроцесс «Маркетинговая акция» ........................................................................16
Подпроцесс «Возврат товара» .....................................................................................17
Процесс «Расчётно-кассовое обслуживание» ...........................................................18
Процесс «Ведение кассовой отчетности» ..................................................................19
Процесс «Инвентаризация» .........................................................................................20
Процесс «Оплата товаров поставщикам» ................................................................22
Процесс «Управление ассортиментом» .....................................................................23
Подпроцесс «Формирование Номенклатурного справочника» ...........................24
Подпроцесс «Формирование Справочника клиентов» ..........................................25
3. Рекомендации по парку вычислительной техники и системному программному
обеспечению: ..............................................................................................................................28
4. Список ключевых отчетов рекомендуемых для использования ............................. 29
Товарный отчет..............................................................................................................29
Кассовая книга ...............................................................................................................29
Оперативные остатки ...................................................................................................29
Наличная реализация ...................................................................................................29
Отчеты по реализации (по часам, по суммам чека) ...............................................29
Торговые наценки .........................................................................................................29
Реализация для менеджеров ........................................................................................29
Товар без движения .......................................................................................................29
Реестр накладных ..........................................................................................................29
Остатки товара по поставщикам ...............................................................................30
Оборачиваемость товаров по поставщикам ............................................................30
Реализация по поставщикам .......................................................................................30
Расчеты с контрагентами.............................................................................................30
Анализ то Ведомость учета движения готовых изделий (производство) ...........30
Товарный отчет (производство) .................................................................................30
Анализ товародвижения ...............................................................................................30
Типовая схема работы торгового предприятия
2
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
1. Профиль объекта автоматизации
Данное описание подготовлено для типового объекта автоматизации – не сетевого
магазина самообслуживания по торговле продовольственными и сопутствующими
товарами на любое количество касс.
В структуре магазина возможно выделение неограниченного количества мест
хранения (складов), предусмотрено наличие собственного производства.
Юридически предприятие является отдельно взятым юридическим лицом с общей
схемой налогообложения.
Типовая схема работы торгового предприятия
3
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
2. Типовая схема реализации бизнес-процессов
предприятия средствами системы S-Market.
Данным описанием предусмотрено использование учета списания стоимости
реализованных товаров по ценам приобретения (себестоимости) по методу FIFO (“первый
пришел - первый ушел”).
Краткая схема работы:
В АСУТ S-Market магазин работает в режиме одного филиала, с несколькими
местами хранения, с соответствующими названиями. Весь документооборот, включая
бухгалтерский, ведется в одном месте – офисе магазина.
Для эффективной работы предприятия важна организационная структура работы с
системой учета товародвижения:
Управляющий (заведующий) магазином – обеспечение бесперебойной работы
магазина, организация и контроль работы персонала, своевременное устранение
неполадок, обеспечение соблюдения санитарно-гигиенических требований в магазине и
прилегающей территории. Контроль состояния оборудования и инвентаря; контроль
качества, сроков годности товаров; качества обслуживания покупателей. Принятие
решений по списаниям, возвратам.
Товаровед - переговоры с поставщиками, заключение договоров. Заказ товара,
согласование графиков поставок. Контроль расчетов с поставщиками, заявки на оплату.
Управление закупочной и ассортиментной политикой предприятия в целом.
Бухгалтер - формирование вторичных документов, выгрузка в бухгалтерскую
программу, контроль сумм введенных документов, ведение оплат поставщикам.
Оператор (кладовщик) – приемка товара по качеству и количеству в соответствии с
предварительным заказом, заведение товара в базу данных, формирование перемещения в
торговый зал, контроль остатков.
Технолог – формирование калькуляционных карт на продукцию предприятия,
корректировка коэффициентов расхода сырья и материалов, формирование ежедневного
заказа на производство, контроль соблюдения технологического процесса, прием сырья и
компонентов в производство, отгрузка готовой продукции в торговый зал.
Продавец – обеспечение соответствия фактической цены товара и цены
обозначенной на ценнике; выкладка товара, контроль сроков годности и целостности
упаковки товаров, консультирование покупателей.
Кассир – расчетно-кассовое обслуживание покупателей, применение дисконтных
карт, контроль оплат по безналичному расчету.
Данное распределение обязанностей не является
должности могут быть совмещены (разделены).
Типовая схема работы торгового предприятия
обязательным,
некоторые
4
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
Основной бизнес-процесс предприятия
Выделены следующие бизнес-процессы верхнего уровня, входящие в основной процесс
деятельности предприятия:
 Заказ товара;
 Приемка товара;
 Обслуживание покупателя;
 Расчетно-кассовое обслуживание;
 Оплата товаров поставщику.
Эти процессы в графическом виде можно представить так называемым – Замкнутым
циклом продаж:
Заказ
товара
Приемка
товара
Обслуживание
покупателей
Расчетнокассовое
обслуживание
Оплата
поставщику
Кроме процессов замкнутого цикла продаж, в состав основного бизнес процесса торгового
предприятия входят такие процессы, как:





Поиск поставщика;
Собственное производство;
Ведение кассовой отчетности;
Инвентаризация;
Управление ассортиментом.
Далее мы подробно рассмотрим все процессы, входящие в основной процесс работы
предприятия.
Типовая схема работы торгового предприятия
5
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
Процесс «Поиск поставщика»
Цель
Поиск наилучшего, по многим критериям, поставщика товаров для торговой сети.
Рекомендация: На предприятии желательно наличие ассортиментной комиссия, из
числа компетентных работников и руководителей, для планирования и утверждения
ассортимента торговой точки, разработки критериев по оборачиваемости и остаткам
товарных запасов, утверждения ценовой и дисконтной политики продаж.
Структура процесса
Процесс «Поиск поставщика» условно можно разделить на следующие подпроцессы:
 Определение группы товаров необходимых торговой точке;
 Утверждение ассортимента и цен;
 Собственно поиск поставщика;
 Заключение контракта с поставщиком.
Основные задачи и функции процесса
Основными задачами процесса «Заказ товара» являются:
 Поддержание утвержденного ассортимента товаров;
 Контроль выполнения поставки товара поставщиком согласно сделанному
заказу.
Участники процесса
Владельцем процесса является Товаровед. Кроме него участниками процесса
являются:
 Представитель поставщика.
Основные документы по процессу
 Прайс-лист поставщика.
 Контракт.
Текстовое описание процесса:
Ежемесячно на заседании ассортиментной комиссии утверждается список новых
товаров, необходимых предприятию для успешного конкурирования на рынке, а также
утверждаются размеры наценки по товарным группам и объемы плановых продаж.
Согласно утвержденным спискам товаров и их цен, Товаровед, в зону
ответственности которого попадают данные товары, производит поиск поставщиков этих
товаров, проводит предварительные переговоры, сравнивает ценовые и прочие условия
поставок и предоставляет Управляющему магазином на утверждение.
После утверждения поставщика, заключается контракт, в котором прописан
ассортимент, цена, график поставок и график оплаты товаров данного поставщика. При
необходимости, могут быть утверждены несколько поставщиков одного и того же товара,
с расстановкой рейтингов. Это необходимо для автоматического заказа товаров при
условии отсутствия товара у основного поставщика.
Ассортимент, цены, графики поставок и оплат заносятся в систему в специальную
ветку классификатора документов – контракты. На основании этих данных формируются ассортимент заказа поставщику, цены заказа, график заказа и заявки на оплату. Так же все
расхождения с этими данными – отсутствие ассортимента, несоответствие цен и сроков
поставок фиксируются на разных этапах прохождения товара и после могут быть
предъявлены поставщику для аргументированного получения дополнительных скидок или
смягчения условий оплаты.
Типовая схема работы торгового предприятия
6
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
Для удобства последующего общения с поставщиком в карточки товара вносятся
артикулы и названия (термины) поставщика.
Процесс «Заказ товара»
Цель
Основной целью процесса является обеспечение точки продажи необходимым
товаром, согласно утвержденной ассортиментной матрице.
Структура процесса
Процессы, детализирующие модель «Заказ товара» условно можно разделить на две
группы.
К процессам, непосредственно влияющим на заказ товара, относятся:
 Заказ товара у поставщика;
 Контроль выполнения предыдущих заказов;
 Контроль остатков товара.
К процессам, инициируемым в ходе формирования заказа, относятся:
 Подготовка товара к возврату;
 Возврат товара;
 Промежуточная инвентаризация.
Описание процессов, условно отнесенных ко второй группе, не включено в описание
процесса «Заказ товара» и приведено отдельно в соответствующих главах.
Основные задачи и функции процесса
Основными задачами процесса «Заказ товара» являются:
 Поддержание утвержденного ассортимента магазина;
 Контроль выполнения поставки товара поставщиком согласно сделанному
заказу.
Участники процесса
Владельцем процесса является Товаровед. Кроме него участниками процесса
являются:
 Представитель поставщика
 Оператор
Основные документы по процессу
 Список заказов (электронный вид);
 Список поставщиков (электронный вид);
 Автозаказ на поставку;
 Отчёт о выполнении заказов (электронный вид);
 Приходная накладная (электронный вид);
 Отчёт «Товар без движения»
 Отчёт по отрицательным остаткам;
 Список товара к возврату (электронный вид).
Текстовое описание процесса заказ товара
Заказ товара осуществляется ежедневно. По запросу Товароведа «S-Market»
автоматически формирует заказы по всем товарам и поставщикам, включенным в график
заказа на текущий день, либо по выбранным поставщикам, вне зависимости от графика
поставок.
Типовая схема работы торгового предприятия
7
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
Товаровед проверяет и, при необходимости, корректирует заказ, руководствуясь
собственным опытом и здравым смыслом. Заказ формируется в терминах поставщика, для
более точной идентификации товара поставщиком. Далее используя функцию «Отправка
заказа по электронной почте», Товаровед рассылает спецификации заказов поставщикам и
после получения ответов, либо приходует заказ в системе (если в согласованном заказе от
поставщика нет изменений), либо вносит согласованные с поставщиком изменения и
также приходует заказ. Оприходованный заказ считается согласованным и принятым к
исполнению.
На основании оприходованных заказов создаются приходные накладные по
поставщикам.
Товаровед анализирует выполнение заказов поставщиками и, в случае невыполнения
заказа инициирует дополнительный автозаказ поставщику. Факт некачественного
выполнения заказа поставщиком фиксируется в базе данных в виде документа «акт
несоответствия поставки».
Контроль остатков
Рекомендация: Для достоверного автозаказа необходимо иметь всегда актуальные
данные об остатках товаров на местах хранения. Наиболее важно при этом
отсутствие отрицательных остатков, так как это основной показатель наличия
ошибок ввода и пересортицы товаров.
Ежедневно в начале дня Оператор проводит контроль отрицательных остатков
товара. Для этого он использует «Отчет по отрицательным остаткам», формируемый в
информационной системе.
При анализе «Отчёта по отрицательным остаткам» Оператор выявляет факт
пересортицы и инициирует процедуру выявления причин. Если имеет место
отрицательное количество, Управляющий магазином инициирует процедуру пересчёта
фактического количества товара. На основании данных о расхождении между
действительными и фактическими остатками, Оператор выявляет наличие пересортицы, а
затем инициирует промежуточную инвентаризацию или производит корректировку
документов. В случае отрицательных остатков на складе эту же процедуру инициирует
Кладовщик.
Кроме описанного выше, для контроля остатков Товароведом используется отчет
«товар без движения», на основании которого он может обнаружить излишки товарного
запаса и определить их характер. На основании полученных данных Товаровед принимает
решение о необходимости уценки и распродажи такого товара, решение утверждается
Ассортиментной комиссией (или Управляющим магазина).
Процесс «Приемка товара от поставщика»
Цель
Основной целью процесса является приемка товара от поставщика на склад
магазина.
Основные задачи процесса
Основной задачей процесса является обеспечение качественной приемки товара от
Поставщика в соответствии с заказом.
Основные функции процесса
Основными функциями процесса являются:
Типовая схема работы торгового предприятия
8
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
 Проверка правильности входных и сопроводительных документов от
Поставщика;
 Приемка и сканирование товара;
 Формирование приходной накладной и ввод информации о принятом
товаре;
 Размещение принятого товара в местах хранения.
Участники процесса
Владельцем процесса является Кладовщик. Кроме него участниками процесса
являются:
 Представитель поставщика;
 Оператор.
Основные документы по процессу








Расходная накладная;
Счет-фактура;
Приходная накладная (электронный вид);
Список приходных накладных (электронный вид);
Список поставщиков с отсутствующими Счетами-фактурами;
Правила приемки;
Перечень сопроводительных документов;
Сопроводительные документы:
o Удостоверение качества;
o Сертификат соответствия;
o Акцизная справка.
Текстовое описание процесса приемка товара
Приемка товара производится на территории склада в специально отведенном месте.
Кладовщик для приемки использует заранее распечатанные приходные накладные
соответствующие заказу поставщику. Кладовщик начинает процесс приемки товара после
прибытия машины с товаром в сопровождении Представителя поставщика (Экспедитора).
Сначала Кладовщик осуществляет проверку сопроводительных и расходных документов:
 Расходной накладной поставщика;
 Счет-фактура (не обязательно);
 Сертификат соответствия (или справка о наличии сертификата
установленной формы);
 Удостоверение о качестве (если необходимо);
 Акцизные справки (для некоторых товаров).
Рекомендация: Представить на «Доске документов», расположенной в зоне
приемки, образцы документов регламентирующих и участвующих в процессе приемки
товара.
Если все необходимые документы есть в наличии и оформлены должным образом,
Кладовщик начинает приемку товара и проверку по количеству и качеству. В противном
случае товар не принимается.
Далее Кладовщик пересчитывает все позиции принимаемого товара, если качество
товара не соответствует критериям, приемка этого товара не производится, в «Расходную
накладную» Поставщика вносятся изменения (позиция вычёркивается), ставятся подписи
сторон.
При проверке количества товара Кладовщик осуществляет следующие действия:
Типовая схема работы торгового предприятия
9
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
 Если количество товара, указанное в «Расходной накладной» Поставщика,
совпадает с количеством, указанным в «Электронном заказе», то товар считается
принятым по количеству;
 Если количество товара в «Расходной накладной» превышает количество,
указанное в «Заказе», то излишки товара не принимаются. В «Расходную
накладную» Поставщика вносятся изменения в соответствии с требуемым
количеством товара, указанным в «Заказе».
 Если Поставщик привез товар, наименование которого отсутствует в
«Заказе», то данная позиция вычеркивается из «Расходной накладной»
Поставщика. Этот товар не принимается.
В случае проведения корректировок расходных документов Поставщика, каждое
изменение закрепляется подписями сторон на обоих экземплярах документов. В случае
любого изменения расходных документов Счет-фактура считается не действительной и не
принимается. Поставщик должен в течение 10 дней предоставить исправленный вариант
данного документа.
После того, как товар считается принятым, копия «Приходной накладной»
передается Оператору, который вносит (если необходимо) изменения, затем накладная
приходуется при помощи пиктограммы
, данная функция называется «Простое
оприходование документа» которая только корректирует товарный остаток, не изменяя
розничных цен. В этот момент система производит проверку соответствия количества и
приходных цен «Заказу». В случае расхождений выводится сообщение о невозможности
принять какую-либо позицию накладной и автоматически создаются документы: Акт
несоответствия по ценам и Акт несоответствия поставки. Кроме этого, после того как
накладная оприходована в системе, Оператор, в обязательном порядке, сверяет
«контрольные суммы» - общая сумма накладной и сумма налогов. Если счет-фактура в
ходе приемки не принята, Оператор, в обязательном порядке, вносит название
Поставщика и номер накладной в «Список Поставщиков с отсутствующими Счетамифактурами». Если счет-фактура принята, Оператор создает документ Счет-фактура в SMarket на основании приходной накладной.
В конце рабочего дня Оператор включает распечатанные «Приходные накладные» и
«Счета-фактуры» Поставщиков в «Пакет документов для передачи в бухгалтерию» за
текущий день. Распечатывает «Реестр документов» и прикладывает его к пакету.
На следующий день Бухгалтер производит экспорт документов за предыдущий день
из АСУТ S-Market в программу бухгалтерского учета, после чего сверяет их с бумажными
копиями из соответствующего «Пакета документов для передачи в бухгалтерию».
Размещение товара
Принятый товар Кладовщик перемещает непосредственно в зону хранения (склад),
Управляющий магазином определяет тип товара и дает указание Кладовщику на его
перемещение в торговый зал, а Продавцам на его размещение по местам выкладки. При
этом все движение товаров между складами оформляется «Накладными на перемещение».
Кроме выше сказанного, все товары в обязательном порядке проверяются на
соответствие цены в кассе и цены на ценнике в торговом зале.
В случае не соответствия цены на кассе и на ценнике, необходимо заменить ценник.
Ценники могут быть распечатаны из карточки товара, также ценники можно распечатать
непосредственно из приходной накладной.
В конце рабочего дня Оператор
включает распечатанные «Накладные на
перемещение» в «Пакет документов для передачи в бухгалтерию» за текущий день.
Типовая схема работы торгового предприятия
10
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
Процесс «Производство продукции»
Подпроцесс «Приемка сырья и материалов»
Цель
Бесперебойное обеспечение производства сырьем, материалами и комплектующими.
Структура процесса
В структуру процесса входят следующие подпроцессы:
 Прием сырья со склада магазина
 .Прием материалов и упаковки.
Основные задачи и функции процесса
Основными задачами процесса являются:
 Быстрая и качественная приемка сырья;
 Приемка материалов, упаковки для производства по качеству и количеству.
Участники процесса
Владельцем процесса является Кладовщик, кроме него в процессе участвуют:
 Технолог;
 Оператор.
Основные документы по процессу:
 Накладная на перемещение;
 Правила приемки;
Текстовое описание процесса:
Сырье поступает на предприятие от Поставщиков. Технолог или Кладовщик (зависит
от конкретного распределения обязанностей на данном предприятии) начинает процесс
приемки сырья после прибытия машины с товаром в сопровождении Представителя
поставщика (Экспедитора).
Сначала Кладовщик осуществляет проверку сопроводительных и расходных
документов:
 Расходной накладной поставщика;
 Счет-фактура (не обязательно);
 Сертификат соответствия (или справка о наличии сертификата
установленной формы);
 Удостоверение о качестве (если необходимо);
 Ветеринарная справка (если необходимо;
 Акцизные справки (для некоторых товаров).
Рекомендация: Представить на «Доске документов», расположенной в зоне
приемки, образцы документов регламентирующих и участвующих в процессе приемки
товара.
Если сырье соответствует критериям качества, и нет других разногласий (сроки
годности, наличие справок и сертификатов) Технолог (Кладовщик) принимает решение о
размещении сырья на склад или о непосредственном перемещении его в производство.
Приходные документы передаются Оператору для ввода в учетную систему. После ввода
приходной накладной Оператор приходует ее и распечатывает копию из учетной системы.
В конце смены, Оператор прикладывает распечатанные копии приходных накладных от
Поставщиков к «Пакету документов для передачи в бухгалтерию».
Типовая схема работы торгового предприятия
11
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
Материалы и комплектующие поступают от Поставщиков на склад компонентов и
тары. Приемку осуществляет Кладовщик, он принимает товары по количеству и качеству,
проверяет наличие и соответствие сопроводительных документов.
В последующем, на производство, сырье, материалы и тара передаются по
Накладной на перемещение (Заявке). Документы прихода и перемещения также вводятся
Оператором в учетную систему, распечатываются и прикладываются к «Пакету
документов для бухгалтерии»
Подпроцесс «Формирование калькуляционных карт»
Цель
Точный учет расхода сырья и материалов в производстве.
Структура процесса
В структуру процесса входят следующие подпроцессы:
 Формирование калькуляционных карточек (комплектов);
 Корректировка коэффициентов калькуляционных карт;
Основные задачи и функции процесса
Основными задачами процесса являются:
 Создание новых комплектных карточек;
 Изменение существующих карточек.
Участники процесса
Владельцем процесса является Технолог, кроме него в процессе участвуют:
 Управляющий магазином;
 Члены ассортиментной комиссии.
Основные документы по процессу
 Калькуляционная карта
 Приказы, распоряжения по изменению рецептуры
Текстовое описание процесса:
По решению Ассортиментной комиссии о начале производства новой продукции,
Технолог производства создает новую калькуляционную карту (карточку товара типа
комплект) в которой указывает входящие в нее комплектующие согласно рецептуре.
Проставляет коэффициенты использования сырья и материалов, заменители и другие
необходимые показатели. После чего карточка приходуется и готова к использованию.
В случае появления потребности изменения рецептуры или коэффициентов расхода
сырья или материалов (по указанию руководства предприятия или на основании
производства опытных партий), карточка разоприходуется и в режиме редактирования
вносятся необходимые изменения.
Подпроцесс «Заявка на производство»
Цель
Сформировать наиболее точное задание на производство продукции
Типовая схема работы торгового предприятия
12
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
Структура процесса
В структуре процесса можно выделить следующие подпроцессы:
 Анализ остатков в производстве и в торговом зале;
 Формирование заявки на производство.
Основные задачи и функции процесса
Основными функциями процесса являются:
 Анализ информации о остатках на местах хранения;
 Формирование наиболее точной заявки на производство продукции;
Участники процесса
Владельцем процесса является Технолог, кроме него в процессе участвуют:
 Товаровед;
 Кладовщик;
 Оператор.
Основные документы по процессу
 Отчет «Остатки по местам хранения»
 Заявка на производство
 Накладные на перемещение
 Отчет «Ведомость учета движения готовых изделий»
 «Товарный отчет (производство)»
Текстовое описание процесса:
Ежедневно в начале рабочего дня, Технолог на основании отчета «Остатки по местам
хранения» принимает решение о формировании заявки на производство. Заявка на
производство представляет собой документ типа «Комплектация», в котором указывается
количество продукции, которая должна быть произведена. После формирования Заявки
(до проведения ее в системе), распечатывается печатная форма «Наборный лист», по
которой Технолог (или работники производства) получают сырье и комплектующие на
складе. После проведении документа комплектации автоматически создаются документы
расхода сырья и комплектующих и документы прихода готовой продукции в торговый
зал. По расходной накладной сырье и материалы списываются, а по приходной накладной,
по готовности, готовая продукция передается в торговый зал.
Распечатанные копии Накладных и Ведомость учета движения готовой продукции
по окончании смены прикладываются к «Пакету документов для передачи в
бухгалтерию».
Процесс «Обслуживание розничного покупателя»
Обслуживание покупателя является основным бизнес-процессом формирующим
ключевые компетенции Компании и напрямую связанным с конечным Потребителем.
Цель
Основной целью процесса является наиболее полное удовлетворение потребностей и
ожиданий покупателя.
Структура процесса
В состав процесса «Обслуживание покупателя» входят следующие подпроцессы:
Типовая схема работы торгового предприятия
13
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
 Предпродажная подготовка;
 Обслуживание в торговом зале;
 Списание;
 Уценка товара.
Основные задачи процесса
Основными задачами процесса «Обслуживание покупателя» являются:
 Предложение покупателю только качественного товара;
 Поддержание оптимального ассортимента товара в торговом зале;
 Создание максимально комфортных условий для совершения покупки.
Владелец процесса
Владельцем
магазином
процесса
«Обслуживание
покупателя»
является
Управляющий
Подпроцесс «Предпродажная подготовка»
Цель
Основной целью данного бизнес-процесса является подготовка товара к продаже.
Основные задачи процесса
Основной задачей процесса является обеспечение наличия в торговом зале
оптимального ассортимента товаров, соответствующих критериям качества.
Основные функции процесса
Основными функциями процесса «Предпродажная подготовка» являются:
 Проверка качества товара;
 Снятие с продажи товара, не соответствующего критериям качества;
 Ротация товара по срокам годности или приходным партиям;
 Оформление товара ценниками.
Участники процесса
Владельцем процесса является Управляющий магазином.
Участниками процесса являются:
 Продавцы.
Основные документы по процессу
 Ценник.
Текстовое описание процесса предпродажная подготовка
Ежедневно в начале смены Продавец проводит проверку товаров в торговом зале в
зоне своей ответственности. В случае обнаружения товаров, не соответствующих
критериям качества Продавец, в рамках процессов «Подготовка к возврату», «Подготовка
к уценке» и «Подготовка к списанию товара», снимает с продажи товары, вносит артикул
и наименование товара в «Список товаров, подлежащих возврату, уценке, списанию».
Далее Продавец проводит выставку новых товаров и проверяет наличие ценников и
этикеток со штрих кодами на весь товарный ассортимент торгового зала в зоне своей
ответственности.
Если в процессе выставки выясняется, что некоторые позиции отсутствуют (снят не
качественный товар, закончился товарный запас и т.д.) или товарный запас не достаточен,
то Продавец уведомляет об этом Товароведа. Товаровед вносит изменения в следующий
Типовая схема работы торгового предприятия
14
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
заказ Поставщику или принимает решение о неплановой поставке закончившихся
товаров.
Маркировка товара
Правильная маркировка товара позволяет существенно поднять пропускную
способность магазина, а также уменьшить возможность появления пересорта товара. Под
маркировкой товара подразумевается присвоение товару уникального штрих-кода.
Собственная маркировка необходима, если от поставщика приходит товар, не
имеющий маркировки штрих-кодами, или его штрих-коды пересекаются со штрих-кодами
других производителей.
В первом случае нам нужно сформировать внутренний штрих-код и после прихода
товара промаркировать его этикетками с этим товаром.
Во втором случае при создании нового товара и попытке присвоения ему штрихкода, который уже был ранее присвоен другому товару, оператор получит сообщение о
наличии в системе такого кода, и система не позволит присвоить его товару. В этом
случае товару тоже должен быть присвоен внутренний штрих-код.
Кроме того, может производиться маркировка упаковок одноименных и
разноименных товаров (наборов).
Маркировка товара (т.е. печать этикеток для наклейки их на товар) может
происходить как в момент создания электронной накладной – для каждой строки
спецификации отдельно, - так и после создания накладной для всех строк спецификации
или только для выделенных строк.
Этикетки также могут быть распечатаны и из карточки товара, в случае если старая
потерялась, испортилась, не читабельна. Визуальную проверку на наличие этикеток на
товарах и их целостность должны периодически проводить Продавцы магазина. И при
обнаружении таковых сообщать Управляющему магазином, который заказывает их
Оператору.
Печать этикеток выполняется с помощью специального принтера этикеток, в
настройках указывается файл шаблона этикеток. Шаблон этикетки может быть изменен
администратором системы.
Для уменьшения возникновения ситуаций пересорта при оформлении документов
или при продаже товаров, в системе надо завести карточку «Неверные штрих-коды». Эта
карточка постоянно должна находиться в разоприходованном состоянии, тогда она не
попадет ни в документы, ни на кассовое оборудование (также на эту карточку можно
поставить запрет на все операции и все оборудование). В эту карточку будет заноситься
штрих-коды, которые совпадают у двух разных товаров. Самим этим товарам
присваиваются новые, внутренние штрих-коды.
Подпроцесс «Обслуживание покупателя в торговом зале»
Цель
Основной целью бизнес-процесса
обслуживание Покупателя.
является
дружелюбное
и
качественное
Основные задачи и функции процесса
Основной задачей процесса является сохранение постоянных и привлечение новых
Покупателей за счёт наиболее полного удовлетворения их потребностей и ожиданий.
Основными функциями процесса являются:
 Консультация покупателя;
 Передача товара покупателю.
Типовая схема работы торгового предприятия
15
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
Участники процесса
Владельцем бизнес-процесса является Управляющий магазином.
Участниками процесса являются:
 Продавец;
 Покупатель.
Основные документы по процессу

Правила корпоративного обслуживания покупателей.
Текстовое описание процесса обслуживание покупателя в торговом
зале
В торговом зале выставлен товар, прошедший предпродажную подготовку.
В процессе покупки Покупатель самостоятельно принимает решение о выборе того
или иного товара.
Информацию о размещении товара и проводимых акциях Покупатель получает с
помощью средств визуализации, звуковой рекламы или консультаций.
Информация о товаре представлена на самом товаре и на ценнике. При
необходимости Покупатель может получить консультацию о товаре и его свойствах,
обратившись к Продавцу.
Персонал оказывает дополнительные услуги и консультации в соответствии с
принципами дружелюбности и «Правилами корпоративного обслуживания покупателей».
Контроль процесса обслуживания покупателей осуществляется Управляющим
магазином в постоянном режиме.
Подпроцесс «Маркетинговая акция»
Цель
Основной целью процесса является своевременное изменение отпускной цены для
товара, попадающего под действие маркетинговой акции.
Основные задачи и функции процесса
Основными задачами процесса «Маркетинговая акция» являются:
 Избавить торговую точку от неликвидного товара;
 Привлечь дополнительных Покупателей путем организации распродаж товара.
Основными функциями процесса «Маркетинговая акция» являются:
 Проверка всей партии товара, которую необходимо уценить;
 Определение способа и процента уценки;
 Изменение цены на товар и визуальное оформление распродаж.
Участники процесса
Владельцем процесса «Уценка товара» является Товаровед. Кроме него участниками
процесса являются:
 Управляющий магазином;
 Продавец.
Основные документы по процессу


Заявка на акцию;
Положение о маркетинговых акциях;
Типовая схема работы торгового предприятия
16
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»


Ценник «Акция»;
Акт «Маркетинговая акция» (электронный вид).
Текстовое описание процесса маркетинговая акция
Маркетинговые акции (распродажи) применяются в случае затоваривания торговой
точки, вследствие ошибок заказа товара Поставщикам, либо в случае проведения акции
Поставщиком/Производителем товара.
Решение о проведении акции принимается на еженедельном заседании
Ассортиментной комиссии. Товаровед готовит к заседанию информацию об акции
Поставщика, либо данные о недопустимом количестве остатков товара на торговой точке.
После того, как проведение акции утверждено Ассортиментной комиссией,
Товаровед готовит документ «Акт маркетинговой акции» со сроками изменения цен на
товары участвующие в акции. По достижении указанных сроков, при очередной загрузке
касс устанавливается новая цена на товары участвующие в акции.
Необходимым условием проведения маркетинговых акций является замена на время
действия акции обычных ценников специальными ценниками «Акция».
По завершению маркетинговой акции, цены автоматически возвращаются на
прежний уровень.
Рекомендация: Ценники «Акция» должны отличаться от обычных ценников
размером, цветом и информацией о старой цене на товар.
Подпроцесс «Возврат товара»
Цель
Основной целью процесса является возврат Поставщику излишков товара, бракованного
товара или товара с истекшим сроком годности по предварительному согласованию с
поставщиком.
Основные задачи и функции процесса
Основной задачей процесса «Возврат товара» является избавление от неликвида и
повышение оборачиваемости товара в торговой точке. Кроме того, решается задача
уменьшения потерь за счет возврата брака.
Основными функциями процесса «Возврата товара» являются:
 Снятие с продажи, перемещение в зону хранения и пересчет товара;
 Информирование Поставщика о возврате;
 Формирование и печать «Возвратной накладной»;
 Передача товара подготовленного к возврату Поставщику и подписание
«Возвратной накладной»;
 Проведение «Возвратной накладной» в системе S-Market.
Участники процесса
Владельцем процесса «Возврат товара» является Товаровед. В тоже время, эффективность
выполнения процесса зависит от координации деятельности ряда сотрудников следующих
должностей:
 Управляющий магазином
 Представитель Поставщика;
 Продавец
Типовая схема работы торгового предприятия
17
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
Основные документы по процессу





Список товара к возврату;
Положение о возврате, уценке и списании;
Возвратная накладная;
Доверенность от Поставщика;
Счет-фактура;
Текстовое описание процесса возврат товара
Возврат товара производится в двух случаях:
1. Проведя анализ «Отчета по неликвидам», Товаровед обнаружил излишки
товара.
2. Если в результате предпродажной подготовки или осмотра (проверки) товара
в торговом зале, Продавец обнаружил бракованный товар или товар с нарушенной
упаковкой, он должен:
 Проверить всю партию выявленного товара на предмет соответствия
критериям качества;
 Переместить некачественный товар в зону временного хранения товаров,
подлежащих возврату;
 Заполнить «Справку о товаре, подлежащем возврату»;
 Проинформировать Управляющего магазином или Товароведа, передать
справку.
Управляющий магазином, получив информацию о некачественном товаре,
осуществляет выборочный контроль товара подлежащего возврату, в торговом зале или на
складе магазина, целью которого является определить причины возврата и
необходимость проведения административного расследования.
Если товар необходимо вернуть, то Управляющий магазином уведомляет об этом
Товароведа и дает распоряжение Кладовщику готовить товар к возврату. Оператор
формирует в системе «Возвратную накладную», которая Товароведом, по электронной
почте, передается и согласовывается с Поставщиком.
Получив распоряжение Управляющего магазином, Продавец(Кладовщик) снимает с
продажи, перемещает в зону хранения и пересчитывает товар, подлежащий возврату.
После этого «Возвратная накладная» приходуется, распечатывается и вместе с товаром в
очередной приезд Представителя передается Поставщику.
Один экземпляр подписанной и отмеченной «Возвратной накладной» передается
Представителю Поставщика, другой остается Кладовщику и в конце смены
прикладывается к «Пакету документов для бухгалтерии».
Процесс «Расчётно-кассовое обслуживание»
Цель
Основной целью бизнес-процесса является проведение расчетов с покупателем.
Основные задачи и функции процесса
Основными задачами процесса являются:
 Вежливое, профессиональное и быстрое обслуживание покупателей при расчете;
 Создание приятной атмосферы покупки с целью привлечения покупателей для
повторных покупок.
Основными функциями процесса являются:
 Сканирование товара;
 Получение оплаты;
Типовая схема работы торгового предприятия
18
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
Участники процесса
Владельцем процесса кассовое обслуживание является Кассир.
Участником процесса также является:
 Покупатель.
Основные документы по процессу



Кассовый чек;
Карта покупателя;
Кассовая контрольная лента.
Текстовое описание процесса расчетно-кассовое обслуживание
Кассовое обслуживание Покупателя осуществляется на расчетно-кассовом узле,
после того как Покупатель выбрал необходимые товары, подошел к кассе и выложил
товары на кассовый стол.
Кассир выясняет наличие дисконтной карты у Покупателя и, в случае ее
предъявления, регистрирует дисконтную карту в системе. В случае отсутствия
дисконтную карты у Покупателя Кассир предлагает ее приобрести. Далее производится
сканирование товаров.
После сканирования всего товара, Кассир называет итоговую сумму к оплате.
Расчет за товар осуществляется наличными деньгами, кассир вслух произносит
сумму денежных средств, переданную Покупателем, сумму сдачи, отдает Покупателю
сдачу и чек, благодарит за покупку.
Все скидки автоматически рассчитываются в системе и фиксируются в чеке.
Процесс «Ведение кассовой отчетности»
Цель
Основной целью процесса «Ведение кассовой отчетности» является ведение учета
денежных средств, в торговой точке, в соответствии с действующим законодательством.
Основные задачи процесса
Основными задачами процесса являются:
 Своевременное предоставление достоверной кассовой отчетности в Бухгалтерию;
 Обеспечение выполнения требований по ведению кассовых операций и учета
денежных средств в магазине.
Основные функции процесса
Основными функциями процесса являются:
 Сбор выручки от кассиров;
 Заполнение документов для бухгалтерской отчетности;
 Инкассация денежных средств;
 Передача инкассаторам выручки и документов;
 Формирование реестра кассовых документов для передачи в Бухгалтерию.
Участники процесса
Владельцем и основным участником процесса «Ведение кассовой отчетности» является
Управляющий магазином. Помимо него участником процесса является:
 Кассир.
Типовая схема работы торгового предприятия
19
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
Основные документы по процессу






Z-отчет;
Книга кассира-операциониста;
Сведения о показаниях счетчиков ККМ;
Справка-отчет кассира-операциониста;
Кассовая книга;
Книга учета принятых и выданных денег.
Текстовое описание процесса ведение кассовой отчетности
Ежедневно, в конце рабочего дня, смена на кассах завершается процедурой
«Закрытие дня», в результате которой распечатываются сменные отчеты по Кассирам –
«Z-отчеты». После того как все отчеты распечатаны, собирается дневная выручка
Кассиров вместе с документами к отчету.
Процедуру «Закрытие дня» может делать как Старший кассир, так и Управляющий
магазином.
Затем Старший кассир проверяет соответствие выручки «Z-отчетам». Кассир
считается отчитавшимся, если сданные наличные денежные средства, документы по
безналичной оплате и данные «Z-отчета» сходятся полностью. Кассир подписывает
соответствующий «Приходный ордер» и расписывается в «Книге кассираоперациониста».
После подведения итогов по результатам «Z-отчетов» и сданных наличных денег,
Старший кассир формирует «Кассовый отчет», где фиксируются: остаток денежных
средств на начало дня, все расходы и приходы наличных денежных средств, их остаток на
конец дня и заполняет «Книгу регистрации фискальных счетчиков касс».
После формирования отчетов Старший кассир пересчитывает мелочь для размена и,
в случае необходимости ее пополнения, делает заказ в банке.
После подготовки необходимой документации Старший кассир в назначенное время
сдает деньги и документы инкассаторам банка. После сдачи денег формируется «Реестр
кассовых документов» для передачи в Бухгалтерию.
Управляющий магазином персонально ответственен за правильное ведение учета
денежных средств, своевременное оформление кассовой отчетности и правильную работу
кассовых терминалов. Правила работы кассовых аппаратов и кассовая отчетность
регламентируется и контролируется государством.
Процесс «Инвентаризация»
Цель
Основной целью процесса является приведение остатков в программе товародвижения в
соответствие фактическим.
Основные задачи и функции процесса
Основными задачами процесса «Инвентаризация» являются:
 Обеспечение достоверной информации в БД для реализации функции
автоматического заказа;
 Выявление причин потерь товара с целью минимизации и предотвращения этих
потерь.
Основными функциями процесса являются:
 Остановка продаж товара, подлежащего инвентаризации;
 Пересчет фактических товарных остатков;
 Формирование Описей и Актов инвентаризации;
Типовая схема работы торгового предприятия
20
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»

Выяснение причин недостачи и проведение расследования.
Участники процесса
Владельцем процесса является Управляющий магазином. Кроме него участниками
процесса являются:
 Товаровед
 Продавец;
 Кладовщик;
 Оператор
 Члены ревизионной комиссии.
Основные документы по процессу





Положение об инвентаризации;
Распоряжение о проведении инвентаризации;
Опись инвентаризации;
Акт инвентаризации;
Служебная записка о результатах расследования.
Текстовое описание процесса инвентаризация
В случае невозможности определения причины пересортицы товара, исходя из
анализа отчёта по отрицательным остаткам, или отсутствия товара, Управляющий
магазином или Товаровед инициирует проведение инвентаризации и согласовывает с
Ревизионной комиссией сроки её проведения.
Накануне дня инвентаризации Председатель комиссии оповещает членов комиссии о
проведении инвентаризации и проводит инструктаж о порядке её проведения.
В начале инвентаризации Товаровед по распоряжению Руководителя ревизионной
комиссии, убедившись, что все результаты продаж загружены в систему и все документы,
имеющие отношение к товародвижению, оприходованы, формирует «Ведомость снятия
остатков» для этой торговой точки.
После этого товары в магазине пересчитываются, количество проставляется в
«Ведомости» и в случае несовпадения производится контрольный пересчет данного
товара. После окончания подсчета «Ведомость» подписывается членами ревизионной
комиссии и материально ответственными лицами магазина
На основании подписанных «Ведомостей» Оператор формирует «Акт
инвентаризации». С проведением в системе «Акта инвентаризации» происходит
корректировка остатков в БД. «Акт» в обязательном порядке распечатывается и
подписывается членами Ревизионной комиссии.
Результатом инвентаризации являются документы:
«Приходная накладная» с торговой операцией "инвентаризация излишков" и
«Расходная накладная» с операцией "инвентаризация недостачи", которые включаются в
товародвижение.
Приходная и Расходная накладные создаются для специального Контрагента,
например, с названием «Инвентаризация», для которого в классификаторе Поставщиков и
Клиентов рекомендуется создать отдельную группу, например, с названием «Системный».
Физический пересчет товаров может проводиться следующими тремя способами:
1. Без использования скантерминалов. Отдельно для каждой группы товаров
распечатываются списки товарных карточек с указанием наименования товара и
пустой колонкой количества. Распечатанные листы отдаются ревизорам, которые в
колонке количество проставляют фактическое количество товара. В программе
заводится документ «Ведомость снятия остатков», в которую заносятся данные,
записанные на листах. В этом случае данные удобнее заносить через пиктограмму
Типовая схема работы торгового предприятия
21
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
«Добавить из справочника», встав на необходимую группу товара и уже в самом
справочнике проставить количество посчитанного товара. После внесения всех
данных на документ проставляется цена последнего прихода и ведомость снятия
остатков оприходуется. Затем при помощи пиктограммы «fx» и выбора функции
«Инвентаризация» формируется сличительная ведомость, на основании которой
принимается решение о поиске расхождений и корректировки ведомости. Когда
ведомость откорректирована, повторно созданная сличительная ведомость
распечатывается (при необходимости сохраняется в файл) и формируются
приходный и расходный документ с соответствующими типами операций. После
этого в сформированных документах надо проставить цены последнего прихода и
оприходовать их. Если на момент проведения инвентаризации не было товаров с
неустановленной себестоимостью, то разница между полученными приходным и
расходным инвентаризационными документами равна итоговой сумме в
сличительной ведомости.
2. С использованием скантерминала в один просчет. Товар сканируется и
вводится его количество. После просчета определенного объема товара (например,
один стеллаж) информация со скантерминала сливается в S-Market, в модуль
Скантерминалов. После окончания пересчета товаров, в программе создается
«Ведомость снятия остатков», и при помощи пиктограммы «Импорт из
скантерминала» в документ «сливаются» данные из модуля скантерминалов. Далее
действия аналогичны первому пункту.
3. С использованием скантерминала в три просчета. Товар на зале делится на
«секции». За каждой секцией закрепляются два человека, у каждого из которых
есть скантерминал. Оба ревизора считают эту секцию каждый сам по себе. Данные
с их скантерминалов «сливаются» в модуль скантерминала в первые два просчета и
распечатывается ведомость рассогласования, в которой отображаются только те
позиции, количество в подсчете которых не сошлось. Эти товары заново считаются
на очищенный скантерминал и сливаются в третий просчет, на чем просчет секции
закончен. Если первые два просчета не имеют разногласий, то на печать выйдет
просто сличительная ведомость с количеством посчитанного товара в данной
секции. После окончания пересчета товаров, в программе создается ведомость
снятия остатков, и при помощи пиктограммы «Импорт из скантерминала» в
документ «сливаются» данные из модуля скантерминалов. Если в какой-нибудь
секции были расхождения по первым двум просчетам, но не был введен третий
просчет, программа предупредит об этом. Далее действия аналогичны первому
пункту.
Самым точным из этих трех вариантов проведения инвентаризации является третий
метод - тремя просчетами, хотя он требует либо дополнительного количества
скантерминалов, либо увеличения числа ревизоров.
По результатам инвентаризации проводится служебное расследование по выяснению
причин недостачи и привлечению к ответственности виновных лиц.
Процесс «Оплата товаров поставщикам»
Цель
Контроль взаиморасчетов с Поставщиками.
Участники процесса:
Владельцем бизнес-процесса является Товаровед.
Участники процесса:
 Бухгалтер
Типовая схема работы торгового предприятия
22
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
Основные документы по процессу:
 Заявка на оплату
 Платежное поручение
Текстовое описание бизнес-процесса:
В начале рабочего дня Товаровед получает в системе документ «Заявка на оплату»,
которую S-Market формирует на основании:
 Графика оплаты из контракта с Поставщиком
 Текущих приходных документов Поставщика
 Текущих кассовых отчетов
Получив данный документ, Товаровед может согласиться с предложенными
суммами оплаты, может изменить их по согласованию с Поставщиком (или без него).
Далее «Заявка на оплату» в бумажном виде передается Бухгалтеру, который
формирует в бухгалтерской системе платежные поручения и через «Клиент-Банк»
осуществляет платежи Поставщикам, полученную банковскую выписку Бухгалтер
разносит по документам в системе S-Market.
Процесс «Управление ассортиментом»
Цель
Сформировать ассортиментную матрицу, основываясь на запросах потребителя.
Участники процесса:
Владельцем бизнес-процесса является Товаровед.
Участники процесса:
 Управляющий магазина
Основные документы по процессу:








Ассортиментная политика компании;
Ценовая политика компании;
Отчет о проведение ассортиментного мониторинга;
Коммерческое предложение;
Акт согласования;
Договор поставки;
АВС-анализ;
Ассортиментная матрица (электронный вид).
Преимущества технологии:
Процесс «Управление ассортиментом» осуществляет Товаровед, руководствуясь
Ассортиментной и Ценовой политикой компании. Управление ассортиментом зависит,
прежде всего, от долгосрочных и краткосрочных целей и стратегии компании. В
зависимости от того, куда стремится организация и какими ресурсами она располагает, и
необходимо подходить к рассмотрению процесса «Управление ассортиментом».
Формирование ассортимента является одновременно и средством и методом
управления ассортиментом. Процесс «Управление ассортиментом» является непрерывным
и происходит в соответствии с потребительским спросом, на основе маркетинговых
исследований. Основным показателем продвижения категории является рентабельность.
Анализ товарооборота и прибыли с использованием АВС-анализа позволяет выявить
предпочтения покупателей в отношении тех или иных товаров в категории, а также
Типовая схема работы торгового предприятия
23
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
товары, являющиеся катализаторами спроса. Товарооборот, как выражение спроса,
позволяет судить лишь о реализованных потребностях покупателей. Существует еще и
неудовлетворенный спрос из-за отсутствия, перебоев в поставках необходимых товаров
или слишком высоких цен, поэтому анализ работы поставщиков и определение
отпускной цены являются приоритетными в работе Товароведа.
Текстовое описание бизнес-процесса:
Выполнение бизнес-процесса начинается с формирования основных справочников:
 Номенклатурный справочник
 Справочник клиентов.
И заполнения по ним необходимой информации.
Подпроцесс «Формирование Номенклатурного справочника»
С переводом работы предприятия на программу «S-Market» заведение карточек на
новые товары или изменения существующих карточек должны производиться
Оператором и всегда только им одним.
Решение о заведении нового товара в компьютерную базу или исправление
существующей информации принимается Товароведом. Для того чтобы на новый товар
была заведена карточка, Оператор должен получить следующие сведения:
 наименование товара,
 группа классификатора,
 единица измерения,
 штрих-код (если отсутствует – ввести внутренний),
 страна,
 производитель,
 торговая марка,
 поставщик,
 артикул поставщика,
 наименование поставщика,
 налоговые группы,
 товарный запас,
 разрешение по торговым точкам,
 наценка по торговым точкам,
 наличие упаковок и соответствующих им штрих кодов.
Данная информация должна быть получена от поставщика в электронном виде (для
уменьшения возможных ошибок штрих-код будет копироваться из полученного файла).
Если поставщик не может предоставить данную информацию в электронном виде, тогда
для корректности введения штрих-кодов в карточку товара вместе со списком
информации о новом товаре Оператором должны быть предоставлены образцы этого
товара. После заведения новых карточек Оператор может добавить их в контракт с
данным поставщиком для контроля приходных цен. Информация для заведения новых
карточек должна быть предоставлена не менее чем за день до поступления товара на
торговую точку.
Торговая точка имеет право принимать только тот товар, который разрешен
ассортиментной матрицей.
Понятие ассортиментной матрицы введено в программе при помощи шаблонов
разрешений на карточки товаров по выбранным группам мест хранения, в которых могут
находиться места хранения как по одному филиалу, так и по нескольким филиалам одного
юридического лица (если это необходимо):
Типовая схема работы торгового предприятия
24
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
С «Номенклатурным справочником» тесно связан процесс ценообразования и
формирования системы наценок на товар.
Ценообразование
В системе у каждого филиала должны быть следующие цены:
-«ЦПП» – цена последнего прихода на филиал, рассчитывается как цена, по которой
последний раз к нам приходил этот товар, без учета торговой наценки.
- «Розничная» - розничная цена для продажи товара с филиала и рассчитывается от
цены поступления товара плюс торговая наценка.
В торговой системе в обязательном порядке для всех должностей должен
существовать запрет на создание или изменение цены в карточке товарного учета
вручную.
Наценка
Наценки можно назначать как на группу товара, так и на отдельные товары. На
каждом филиале могут быть свои наценки, которые будут проставляться в карточку
товара Товароведом. Наценки используются для автоматического расчета новой цены на
основании цены прихода товара. Наценки устанавливаются в виде процента изменения
цены и могут быть только положительными.
Таким образом, с помощью автоматической наценки при поступлении товара будет
формироваться «Розничный» прайс-лист.
Для осуществления контроля над наценками и розничными ценами необходимо в
карточке товара в закладке «Наценка» помимо самой наценки установить минимальные и
максимальные пороги наценок и цен.
Также в модуле «Конфигуратор» системным администратором устанавливаются при
необходимости допустимые пороги изменения наценок и цен.
Подпроцесс «Формирование Справочника клиентов»
Справочник клиентов, так же как и номенклатурный справочник заводится и
редактируется Оператором на основании распоряжения Товароведа. В заявке на заведение
нового клиента должны присутствовать следующие данные:
 наименование клиента (короткое и полное),
 ИНН,
 КПП,
 юридический адрес,
 физический адрес,
Типовая схема работы торгового предприятия
25
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»







ОКОНХ,
ОКПО,
№ и дата договора,
банковские реквизиты (БИК, наименование банка, к/с, р/с),
график платежа,
минимальная сумма заказа (если используется),
график поставок.
Контракты с поставщиками
Контракт описывает условия поставки товаров от поставщика. Условия поставки,
оговоренные в контракте, используются для контроля выполнения своих обязательств
поставщиком - цен, оговоренных в договоре, ассортимента поставок и т.д.
Используя контракты, можно реализовать технологию работы по «прайс-листам»
поставщика при приемке товаров. Контракт на закупку содержит цены поставки, которые
сопоставляются с фактическими ценами в приходной накладной. И в случае разногласий
формируются «акты несоответствия цен».
Как говорилось выше, при приемке товара «Приходная накладная» от Поставщика
сравнивается с «Электронным заказом». Это позволяет осуществлять приемку только того
товара, который присутствует в контракте.
Принятые Кладовщиком на точке «Приходные накладные» должны оперативно
заводится в систему, что позволит Товароведу сразу видеть вновь появившиеся акты
разногласий в программе, что ускорит процесс восстановления корректных цен (путем
корректировки цен в контракте или заменой сопроводительных документов).
Также при помощи ведения контрактов возможна автоматическая блокировка
оплаты соответствующих приходных документов.
Основные функции, выполняемые в процессе «Управления ассортиментом»
являются:
 анализ результатов ассортиментного мониторинга;
 анализ поступающих коммерческих предложений;
 анализ работы поставщиков;
 анализ возможности ввода новых позиций в ассортиментную матрицу;
 вывод товара из ассортимента;
 договорная деятельность;
 ценообразование.
Анализ ошибок и неопределенных себестоимостей
Для выявления товаров с неустановленной себестоимостью в программе «S-Market»
реализован одноименный отчет «Неустановленная себестоимость», который за
выбранный период времени, по выбранным группам классификатора и местам хранения
показывает перечень товаров, имеющих неустановленную себестоимость, с
конкретизацией по документам расхода и количеством.
Самым очевидным фактором появления «неопределенной себестоимости» является
неправильное ведение документов в системе (например: приход сделан более поздним
числом, чем расход (продажа), или произведена привязка возврата поставщику к уже
распроданной партии товара).
Также следствием неправильного оформления документов или ошибок при приеме
товара (по наименованию) являются отрицательные остатки. Увидеть их можно в отчете
«Оперативные остатки».
В общем случае анализ ошибок и неопределенных себестоимостей сводится к
нахождению в системе документов, в которых были допущены ошибки и, возможно,
Типовая схема работы торгового предприятия
26
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
формированию
документов
пересорта
или
частичными
инвентаризациями
(инвентаризации по группам товара или по товарам, находящимся в сличительной
ведомости).
Количество таких ошибок сокращается, если производится ежедневный мониторинг
и исправление отрицательных остатков. Это необходимо для получения корректной
информации по аналитике предприятия (неустановленная себестоимость искажает
значение полученной прибыли), при формировании автоматического заказа поставщику
(отрицательные остатки будут увеличивать количество заказываемого товара), а также
при проведении полной инвентаризации (пересорты товаров разных ценовых категорий
искажают итоговую цифру инвентаризации).
Для того чтобы никто не мог внести исправления в отчетный период и, таким
образом, нарушить соответствие торговой и бухгалтерской базах, в системе в разделе
«служебные функции» необходимо выставлять запрет на исправление и удаление всех
документов до указанной даты (даты окончания отчетного периода). Этот запрет может
быть снят только пользователем с правами на данную функцию.
Типовая схема работы торгового предприятия
27
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
3. Рекомендации по парку вычислительной техники и
системному программному обеспечению:
Технические требования к серверу во многом зависят от количества одновременно
работающих в системе пользователей:
Количество
Процессор
Оперативная память
пользователей Необходимо
Рекомендовано
Необходимо Рекомендовано
5 и менее
PIII (1GHz)
256 Mb
512 Mb
5-10
PIV (1.7 GHz) PIV (2.7 GHz)
512 Mb
1 Gb
15 и более
PIV (2GHz)
1.5 Gb
2 Gb
Количество
пользователей
5 и менее
5-10
15 и более
Жесткий диск
Необходимо
Рекомендовано
Не менее 20
Не менее 20 Gb,
Gb
RAID1
Сетевой адаптер
Необходимо
Рекомендовано
100 Mb Ethernet 1 Gb Ethernet
Adapter
Adapter
Рабочие станции менее требовательны к ресурсам:
Необходимо
Ресурс
Рекомендовано
Процессор
PII (300MHz)
PII (600 MHz)
Оперативная память
128 Mb
256 Mb
Жесткий диск
Не менее 1.2 Gb
Не менее 5Gb
Видеоадаптер
SVGA (800x600)
SVGA (1024x768)
Сетевой адаптер
100 Mb Ethernet Adapter
Пропускная способность ЛВС должна равняться не менее 100 Mb. Кроме этого,
сеть следует спроектировать так, чтобы исключить передачу значительного
количества данных другими программными продуктами на участках между
сервером и рабочими станциями, использующими АСУТ S-Market.
Программное обеспечение:
Север может функционировать под управлением операционных систем:
 Microsoft Windows NT Server 4.0;
 Microsoft Windows 2000 Server.
 Microsoft Windows 2003 Server.
Необходимо наличие Borland InterBase 7.5 Сервер с достаточным
количеством клиентских лицензий.
Рабочие станции – под управлением:
 Microsoft Windows NT 4.0 WorkStation;
 Microsoft Windows 2000 Professional
 Microsoft Windows XP
Необходимо наличие Borland InterBase 7.5 Клиент.
Типовая схема работы торгового предприятия
28
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
4. Список ключевых
использования
отчетов
рекомендуемых
для
Товарный отчет.
Содержит информацию о всех первичных документах за рассматриваемый период
(приходных, расходных накладных, накладных на перемещение, актах инвентаризации и
переоценки), данные о кассовых продажах с учетом скидок и безналичных продаж, а
также данные о суммовом товарном остатке в розничных ценах на начало и на конец
периода. Формируется ежедневно и является основным учетным документом.
Кассовая книга
Данный отчет содержит реестр Z-отчетов за выбранный период. Может
формироваться как по одной выбранной, так и по всем кассам магазина/магазинов.
Оперативные остатки
Отчет предназначен для получения информации об оперативных остатках
определенных товаров на выбранных местах хранения. Позволяет получать данные о
торговых наценках за выбранный период в разрезе мест хранения, товарных групп,
товаров, поставщиков.
Наличная реализация
Позволяет получать данные о продажах и возвратах за выбранный период в
разрезе товарных групп и мест хранения.
Отчеты по реализации (по часам, по суммам чека)
Данные отчеты позволяют получать данные по реализации за выбранный период в
разрезе времени продажи и сумм чеков. Отчет по часам может быть, например, полезен
при определении оптимального графика работы магазина.
Торговые наценки
Отчет предназначен для контроля над торговыми наценками. Позволяет получать
данные о торговых наценках за выбранный период в разрезе мест хранения, товарных
групп, товаров, поставщиков.
Реализация для менеджеров
Данный отчет позволяет получать данные о реализации и о прибыли за выбранный
период в разрезе товаров, товарных групп, мест хранения. Позволяет получать выборки
товаров с наибольшей и наименьшей реализацией, оценивать вклад каждого товара в
общий объем прибыли, получать данные по среднесуточной прибыли.
Товар без движения
Данный отчет позволяет выявлять товары с низкой оборачиваемостью, не
пользующиеся спросом и/или залежавшиеся на складах. Позволяет грамотно
корректировать ассортиментную политику торгового предприятия.
Реестр накладных
Отчет предназначен для вывода информации обо всех накладных, созданных в
Торговой Системе. Позволяет получать данные в разрезе мест хранения, поставщиков,
типов документов.
Типовая схема работы торгового предприятия
29
ЗАО «НПФ ДатаКрат-С»
Остатки товара по поставщикам
Отчет позволяет получать данные об остатках за выбранный период в разрезе
поставщиков, мест хранения и товарных групп.
Оборачиваемость товаров по поставщикам
Отчет предназначен для получения данных по оборачиваемости товаров в разрезе
поставщиков, товаров, товарных групп, мест хранения и типов реализации (розница, опт).
Имеются также дополнительные опции, позволяющие учитывать при расчете только дни
с ненулевыми продажами, отображать товары с нулевыми продажами и с нулевым
приходом.
Реализация по поставщикам
Данный отчет позволяет получать информацию о реализации товара за выбранный
период в разрезе поставщиков, мест хранения, товарных групп, типов реализации
(розница, опт).
Расчеты с контрагентами
Отчет позволяет просмотреть суммы приходов и расходов, сгруппированные по
контрагентам. В отчете рассматриваются как приходы и расходы товаров, так и приходы
и расходы денежных средств. Таким образом можно увидеть задолженность поставщику
либо клиента.
Анализ то Ведомость учета движения готовых изделий
(производство)
Отчет предназначен для получения информации о товародвижении комплектной
карточки в отчетном периоде. Данные отчета выводятся в унифицированной форме №
ОП-24.
Товарный отчет (производство)
Отчет отображает информацию о суммах прихода и расхода по документам.
Отчетная форма представлена в виде унифицированной формы № ОП-14.
Анализ товародвижения
Отчет позволяет увидеть приход и расход товара, количественные и суммовые
остатки товара на начало и конец отчетного периода, а также полученную прибыль и
коэффициент оборачиваемости товара. При выборе товаров предусмотрено возможное
ограничение товаров по наценке, а для рассматриваемых документов реализован выбор документы по кассе и / или документы продажи, оформленные без кассового аппарата.
Типовая схема работы торгового предприятия
30