Рабочая тетрадь студента

Рабочая тетрадь студента
_______________________________________________________________________________
(ФИО полностью)
ДОКУМЕНТ, СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ И МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ
Тема 1. Понятия "информация" и "документ"
Выпишите определение понятия "информация", данное в Федеральном законе "Об информации, информационных
технологиях и о защите информации":
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Ответьте на вопросы:
1. Как развивалось понятие "информация"?
2. Какое из определений понятия "информация" кажется Вам наиболее приемлемым для использования в сфере управления
и почему?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Ответьте на вопрос:
Какое значение имеет информация в жизни человека и общества?
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
Выпишите и сравните определение понятия "документ", данное в ГОСТах 16487–83 и Р 51141–98 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения.
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Выпишите статьи из федеральных законов " Об информации, информационных технологиях и о защите информации " и "О
бухгалтерском учете", указывающие на обязательность документирования информации:
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Ответьте на вопросы:
1. Какие аспекты деятельности человека отражены в определениях термина "документ"?
2. Почему законы предписывают обязательность документирования информации?
____________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________ ______________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
Оценка: ______________________
Тема 2. Способы документирования и материальные носители информации
Вспомните и запишите, какие способы бездокументной передачи информации Вы знаете:
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Зарисуйте три-четыре пиктограммы:
Вспомните и запишите встретившиеся Вам в повседневной жизни случаи передачи информации в виде пиктограмм:
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
1.
2.
3.
Ответьте на вопросы:
Каковы достоинства пиктографического письма?
2. В чем заключаются недостатки пиктографического письма?
3. Чем вызвано распространение пиктографического письма в наши дни?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Зарисуйте несколько логограмм:
Ответьте на вопросы:
1. Каковы достоинства логографического письма?
2. В чем заключаются недостатки логографического письма?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Приведите известные Вам случаи передачи информации логографическим способом:
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
Ответьте на вопрос:
Есть ли у буквенно-звукового письма преимущества перед другими способами текстового документирования?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Выпишите в виде сравнительной таблицы начертания нескольких букв кириллицы и глаголицы:
Кириллица
Глаголица
Название буквы
Выпишите начертания букв, исключенных из русского алфавита
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Ответьте на вопросы:
1. Когда была изобретена пишущая машина?
2. Какие изменения в документирование внесло изобретение пишущей машины?
3. Как внедрение пишущих машин повлияло на состав служащих канцелярий?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
В каких случаях применяется стенографирование сегодня?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Ответьте на вопрос:
Кому приписывается изобретение бумаги и к какому времени его относят?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Запишите, какие виды технической документации Вы знаете, и опишите их особенности:
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Ответьте на вопросы:
1. Кто и когда сделал первый фотоснимок?
2. В чем состоит особенность фотодокумента и в чем заключается его преимущество перед текстовым документированием?
Приведите примеры.
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Вспомните и запишите, какие кинодокументы вы видели:
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Ответьте на вопросы:
1. В чем состоит особенность запечатления информации на видео?
2. Приходилось ли вам самим создавать видеодокументы? С какой целью?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Ответьте на вопросы:
1. В чем состоит особенность фонодокументирования как способа запечатления информации?
2. Перечислите сферы применения фонодокументов.
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
Выпишите определение документа на машинном носителе из ГОСТов 6.10.1–88 и Р 51141–98:
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
Ответьте на вопросы:
1. Какие новые носители информации Вы знаете?
2. Имеют ли электронные документы юридическую силу?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
________________________________________________________
Оценка: ______________________
КОНСУЛЬТИРУЮЩЕЕ ПРИЛОЖЕНИЕ
Понятие "документ" теснейшим образом связано с понятием "информация", так как
документ является ее основным носителем. Слово "информация" происходит от латинского
informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или
другим способами. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое
определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией –
необходимое условие жизни человеческого общества.
Управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу
или управляемому объекту.
Помимо достоверности и точности к информации предъявляют еще два жестких требования:
она должна быть, во-первых, своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия
оптимального решения. Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете произвести
какие-то действия, принять участие в каких-то мероприятиях – шанс упущен. С другой стороны,
если информация недостаточна и вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не
только не самым лучшим, но и, наоборот, ошибочным, так как вы учли не все факторы.
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года, общество переживает
информационный бум. Это связано, прежде всего, с ростом численности населения. Чем больше
людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих
организаций, больше произвести товаров, иметь больше мест приложения человеческих рук. Как
организация, так и каждый человек в отдельности могут существовать только в условиях обмена
информацией. При рыночных отношениях, когда и экономическая ситуация, и законодательство
меняются очень быстро, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они
своевременно знают, что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет
информацией, тот владеет ситуацией. Носителем же информации выступает документ. Поэтому
организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых
странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует закон о документе, в
Германии электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление
документации отнесены к ключевым направлениям НТР. У нас в стране 27.06.2006 принят Закон
Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и
о защите
информации".
Эти примеры свидетельствуют о существенном изменении отношения в самом обществе к
организации информационных ресурсов, об осознании того, что информация и документ как ее
носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур
и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.
Объём понятия «документ»
1. Книга представляет собой «документ, по которому мы вводимся во владение всей суммы истин
и усилий, найденных страданиями, облитых иногда кровавым потом; она – программа будущего».
(Александр Иванович Герцен, 1812–1870)
2. Документ – всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство и пр. (Владимир Иванович
Даль. Толковый словарь живого великорусского языка, 1863.)
3. Документ –
1) всякая важная бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством
прав на что-нибудь или выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, деловые
обязательства;
2) вообще всякое письменное доказательство. (Флорентий Фёдорович Павленков. Энциклопедический
словарь, 1913)
4. Документ – память человечества, которая день за днём регистрирует факты, идеи, чувства,
мечты, запечатлившиеся в сознании человека. (Поль Отле, Бельгия, 1927)
5. Книга (biblion, или Document, или Gramme) – это термин, употребляемый условно для
выражения всего объёма понятия документа. (Поль Отле, Бельгия, 1927)
6. Документ – носитель из определённого материала и размера, дающий возможности
определённого складывания или свёртывания, через которые что-либо, переносимое знаками,
представляет определённые интеллектуальные данные. (Поль Отле, Бельгия, 1927)
7. Документом может стать любой материальный объект, необходимый для изучения или
доказательства: книга, кинофильм, здание, макет, часы, ландшафт. (Ян Мушковский, Польша, 1946)
8. Является ли документом звезда? Или камень, обточенный струями воды? Нет. Документами
являются фотографии и каталоги звёзд, камни в минералогическом музее; звери, описанные в
каталоге и выставленные в зоологическом парке. (Сюзанна Брюе, вице-президент ФИД, 1951).
9. Документ – закреплённое в письме, рисунке, фотографии и в др. формах показание,
свидетельство о каком-либо историческом лице, событии, эпохе и т.п. (исторический документ,
фотодокумент), например, летопись, хроника, письмо, рукопись.
(Энциклопедический словарь, 1953.)
10. Документ – любой предмет, несущий отражение мысли с помощью букв, символов и других
средств, это определённая запись (регистрация). (Остин Петерсон, Англия, 1953)
11. Документ – любая записанная информация. (И. Джексон, 1954)
12. Документ – всякое материальное выражение знания или факта, могущее служить для
доказательства, изучения или получения каких-либо сведений; в этом смысле к документам
относятся: рукописи, произведения, печати, графические или другие изображения, собрания
предметов и др. (Евгений Иванович Шамурин, 1958)
13. Документ – это воплощённая мысль, запись произведения на бумаге или ином материале для
лёгкого физического обращения с ним, транспортировки и сохранения во времени.
(Шиали Рамамрита Ранганатан, Индия, 1963)
14. Документ – материальный объект, содержащий закреплённую информацию, специально
предназначенный для передачи в пространстве и времени и используемый в общественной
практике. (А.И.Михайлов, А.И.Черный, Р.С.Гиляревский, 1965, 1968)
15. Документ – что-либо, служащее доказательством. (Словарь английского языка Уэбстера, 1967)
16. Памятник истории научно-технического процесса – это одно, а документальные источники
информации – это нечто другое, это записи. (Геннадий Михайлович Добров, 1968)
17. Документ есть субстанциональный носитель информации. (Анджей Суски, Польша, 1968)
18. Документ – любая информация, зафиксированная для последующего использования на любом
носителе. (Геннадий Григорьевич Воробьёв, 1969)
19. Документ – материальный объект, содержащий закреплённую информацию, предназначенный
для её передачи и использования. (Терминологический словарь по информатике, 1975)
20. Документ – единство, состоящее из носителя данных, записанных на нём, и значения,
относящегося к данным. (Стандарт ЮНЕСКО, Париж, 1976)
21. Музейные экспонаты представляют собой документы. (11-я Генеральная конференция
международного совета музеев, 1977)
22. Любой объект есть документ (Определение бельгийской делегации на 11-й конференции международного совета
музеев, 1977)
23. Документ есть средство социальной коммуникации, создаваемое множеством материально
фиксированных и упорядоченных сведений (или информации), предназначенной для передачи во
времени и пространстве. (Марта Новакова, Чехословакия, 1981)
24. В культурологи «документом можно назвать всякий созданный человеком материальный
объект, в котором овеществилась человеческая мысль (лист бумаги, колесо, ложка, парковый
ландшафт и др.), т.е. всякий объект «второй природы»
(Эрик Иосифович Хан-Пира, СССР, 1986)
25. Под документом понимается любой материальный носитель семантической информации,
которая может быть выражена любой знаковой формой и зафиксирована любым образом.
(Научный совет по кибернетике, СССР, 1980-е гг.)
26. Музейный предмет рассматривается как подлинник, непосредственный результат деятельности
человека или жизни природы, имеющий значение документа… Многое способен дать анализ
документальных свойств музейного предмета, что, однако, затрудняется тем, что… пока ещё не
достигнуто единства в определении понятия «документ».
(Музееведение: Уч. пособие. М., 1988.)
27. Документ – материальная форма получения, хранения, использования информации,
зафиксированной на бумаге, магнитной, кино-, фотоплёнке, оптическом диске или другом
носителе. (Закон Украины «Об обязательном экземпляре документов», 1999.)
28. Документ – это стабильный вещественный объект, предназначенный для использования в
социальной коммуникации в качестве завершённого сообщения.
(Аркадий Васильевич Соколов. СССР, 1994)
29. Документ – материальный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста,
звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях
хранения и общественного использования.
(Федеральный закон РФ «О библиотечном деле», 1994, «Об обязательном экземпляре документов», 1994.
30. Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
(Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации», ст. 2, 1995; Федеральный закон
РФ «Об участии в международном информационном обмене», ст. 2, 1996; ГОСТ Р 51141- 98 Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения.)
31. Документ – совокупность информации, доступная человеческому восприятию.
(Отделение Х-Soft компании Xerox, 1996.)
32. Документ – текст или изображение, имеющее информационное значение.
(Оксфордский словарь, 1997.)
33. Документ – записанная информация, которую можно считать единицей документационного
процесса независимо от физической формы и технических данных.
(Международный стандарт ISO, 1998)
34. Документ – записанная информация, зафиксированная на (в) вещевом изделии, основной
функцией которой является сохранение и распространение (передача) информации во времени и
пространстве.
(Галина Николаевна Швецова-Водка, Украина, 1998)
35. Документ – знаково фиксированное отражение объективной реальности на материальном
носителе искусственного происхождения, специально предназначенное для передачи, хранения,
распространения и использования в целях обеспечения взаимодействия между человеком,
обществом и природой.
(Е.А.Медведева, Украина, 1998)
36. Документ –
а) в субстанциональном смысле – информация, записанная искусственным способом на носителе,
позволяющем неоднократно её воспроизвести, способная служить единицей в семантическом
процессе, где понятие «документ» подлежит ограничению, обусловленному профилем этого
процесса;
б) в функциональном смысле – материальный объект или субъект, используемый для получения
информации (т.е. выполняющий функцию субстанционального документа.
(Ю.Н.Столяров, 1999.)
Документ появился, прежде всего, для того, чтобы закрепить и передать информацию от
человека человеку.
Документы используются в различных сферах жизни и деятельности, в различных отраслях
знаний и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание
понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он
используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или
свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, для кибернетикадокументалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его
средством фиксации и передачи управленческих решений.
По мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат
отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и
мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка,
фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге,
фотопленке и т.п.).
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и
накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к
информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента
внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие
их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит
доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочнопоисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как
результат труда.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих
документов: планирование – посредством подготовки различных планов, учет – в виде
составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;
структурирование – в виде издания инструкций, методических указаний; контроль – путем сбора
сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми
формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и
средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование многих
случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как
они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из
форм выражения права.
Одни документы, например, правовые акты представительных и распорядительных органов,
судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация,
изначально выполняют юридическую функцию, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые
нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы выполняют
юридическую функцию в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и
прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих
документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат
управления функций.
Однако, термин "документ", также как термин "информация", неоднозначен и прошел свой
путь развития. Документоведы дают наиболее полное определение документа.
Текстовое документирование
Первым способом запечатления мысли явилось слово. Слово передавало общее
представление человека об окружающем мире. Однако слово как средство запечатления имеет
существенные недостатки. Являясь средством передачи мысли, оно ограничено расстоянием и
кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для
передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных
средств. Этот беспроволочный телеграф достигал высокой степени совершенства. Язык барабанов
характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки.
В глубокой древности появились и так называемые предметные письма или символы.
Например, на Суматре в знак дружбы посылали соль, в знак гнева или вражды – перец; у
славянских народов поднесение хлеба и соли означает знак приветствия и дружбы.
Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Например, депеши
племен Южной Америки инков – кипу – "письма", написанные узелками на веревочке. Ряды
разноцветных шнуров (их число доходило до 200) привязывались к главной веревке. В этом
письме все имело свое значение: цвет шнуров, число узлов, их форма, расстояние друг от друга.
Точно прочитать такое послание довольно сложно, у индейцев существовали специальные люди,
владевшие "грамотой".
Письменность как средство закрепления информации появилась в искусстве и была связана с
эстетическими потребностями человека. Самым древним рисункам, дошедшим до нас от людей
каменного века, – 40-60 тыс. лет. Смысл их и сегодня во многом неясен.
Происхождение и развитие письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо
прошло несколько ступеней развития. (Детально вопрос происхождения письма рассмотрен в
монографии В.А. Истрина "Возникновение и развитие письма". М., 1965.).
Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 8–6 тыс. лет до н.э.).
Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые
сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова. Источник формирования
пиктограмм – первобытное искусство, период, когда первобытные рисунки стали применяться не
только для познания мира, но и для коммуникативных целей, т.е. передачи каких-либо сообщений
и для закрепления их во времени. С помощью пиктограмм записаны длинные истории и даже
целые поэмы. У любого народа, стоявшего на уровне первобытнообщинного строя, существовало
"рисунчатое письмо". Языком рисунков пользовались многие народы нашей страны, не имевшие
письменности, вплоть до начала XX в.
Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь
толковать на любом языке, понимая общий смысл. Эту возможность пиктографического письма
передавать информацию на любом языке стали широко использовать в XX в., когда расширились
связи народов всего мира. Пиктографическое письмо в настоящее время применяется в
изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках на погонах, гербах и
т.д. Целые инструкции о порядке пользования различными приборами стали "писать" в картинках,
чтобы эту информацию понял покупатель в любом уголке мира. Самым ярким примером
использования пиктографического письма сегодня могут служить компьютерные программы,
рассчитанные на использование в любой стране земного шара. Пиктографические картинки
подсказывают вам, какое действие вызывает нажатие на ту или иную кнопку.
Вторая ступень – идеографическое (логографическое) письмо. В этом типе письма
отдельные знаки передают уже слова. Настоящее письмо, т.е. письмо, передающее звуковую речь,
появляется при зарождении классового общества. Его первые образцы дают нам древние
цивилизации Египта и Двуречья.
В логографическом письме изобразительные знаки для конкретных предметов остались
картинками. А для передачи общих понятий использовались слова со сходным звучанием.
Например, по-египетски "ласточка" и "большой" звучат одинаково. Знак "ласточка" стал
передавать оба эти значения. Если не было близко звучавшего конкретного слова, то на помощь
приходила образность. Например, "энергичный" – выходящий из сердца, "щедрость" –
протягивающий руки, "прохладный" – сосуд с льющейся водой. С помощью таких предметных
знаков стало возможно записать любой текст. Для того чтобы различить значение данного знака
(например, "дом" или "выходить"), стали ставить над ним специальный значок-детерминатив, т.е.
так называемый ключ. Эти знаки сами не читаются, а лишь указывают, как прочесть основной
знак. Рисунки древних писцов со временем постоянно упрощались и превратились в условные
значки – иероглифы. Для названия имен, стран и т.д. стали применять третий тип знаков –
фонетические. Многие слова в египетском языке состоят из одного слога. Эти иероглифы стали
использовать и для записи слогов.
В клинописи Двуречья происходила аналогичная постепенная схематизация знаков, пока они
не превратились в клинья. В Китае традиции древко иероглифического письма живы до сих пор.
Логографические знаки используется и в настоящее время (знаки доллара, фунтовстерлингов и т.п.). Достоинством логографического письма является его большая емкость
(компактность), так как знак – это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в 4
раза меньше знаков, чем русских слов. Например, √9 = 3. Недостаток такого способа запечатления
состоит в трудности передачи абстрактных понятий и имен, многозначности языка, его
консервативности.
Третья ступень – слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу
(например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская
письменность, индейское слоговое письмо).
Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35-40 до 200-300 знаков.
Древнейшие слоговые знаки возникли во II тыс. до н.э. в шумерском письме из логограмм.
Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового во II тыс. до н.э.
Появление буквенно-звукового письма имело огромное значение для развития мировой культуры.
Буквенное письмо делится на консонантно-звуковое (передает только согласные) и
вокализованно-звуковое – передает как согласные, так и гласные. О происхождении
вокализованно-звукового письма до сих пор идут научные споры. Но наиболее распространено
мнение, что оно создано греками на базе слогового письма. От греческого алфавита ведут
происхождение почти все последующие вокализованно-звуковые системы мира. Возникшее на
основе греческого алфавита латинское письмо послужило основой для большинства современных
систем письма.
Первоначальное славянское письмо в период формирования у славян племенного строя
представляло собой простейшие знаки типа "черт и резов". В VII-VIII вв. славяне, как и другие
народы, заимствовали греческое письмо, преобразованное в протокирилловское. С конца IX в.
существовали две азбуки: глаголица и кириллица. По своему алфавитно-буквенному cocтаву
кириллица и глаголица почти совпадали, но начертания букв были различны. В кириллице буквы
были геометрически просты, а в глаголице буквы, наоборот, были замысловаты.
Более удобная кириллица очень быстро почти повсеместно вытеснила глаголицу. Этому
способствовало и стремление государства к унификации письма.
В дальнейшем русское письмо (в отличие от западноевропейского) почти непрерывно
развивалось. До XVIII в. развитие шло стихийно, а с начала XVIII в. – путем государственных
реформ. Реформами 1707–1710 гг. был исключены буквы, заимствованные из греческого алфавита
и не нужные при передаче славянской речи: "пси", "кси", "омега", "юс", "ферт", "земля", "иже"
(Кроме того, Академия наук проводила реформы в 1735. 1738, 1758 п.). В связи с введением
нового правописания и новой орфографии 1917–1918 гг. были исключены буквы – фита, ижица,
ять. В 1935 г. были введены буквы "и" и "е".
Претерпела значительные изменения и графика русского письма. Древнейшим
первоначальным типом почерка был устав, при котором каждый буквенный знак как бы
рисовался, буквы имели четкие квадратные архитектурно-геометрические формы, писались
перпендикулярно строке. В XIV в. возникает новая форма – полуустав, когда геометрически
архитектурный тип нарушается, появляется кривизна, наклонность букв, остроконечность, в
полууставе много сокращений, выносных букв. Появление полуустава – результат стремления
ускорить процесс написания документов. В XIV в. возникает и декоративное письмо – вязь.
На смену полууставу приходит скоропись, для которой характерно совмещенное
изображение соседних букв. В XVIII в. скоропись отличается введением гражданского шрифта и
нового алфавита, она продолжает развиваться в гражданской письменности XIX-XX вв.
Завершающим этапом является современное письмо.
С изобретением пишущей машины появляется машинопись как способ текстового
документирования. Во второй половине XIX в. (с 1867 г.) началось промышленное изготовление
пишущих машин. Первые модели под названием "Ремингтон" получили широкое
распространение, прежде всего, в управленческом аппарате. Машинопись быстро вытеснила
ручные способы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в настоящее
время ручное текстовое документирование остается распространенным способом первоначального
составления документа.
Поскольку человек говорит в 5–6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных народов
появилась естественная потребность ускорить запись, упростив письмо. Так появилась
стенография – скоростное письмо, ведущееся с помощью особых кратких знаков и по быстроте
превосходящее обычное письмо в несколько раз. Скорость в стенографической записи
приобретается за счет краткости знаков, сокращения и пропуска элементов слов, слитного
написания слов и словосочетаний. Скорость стенографической записи доходит до 120 и более слов
в минуту.
В СССР в 1933 г. была принята единая государственная система стенографии (ГЕСС,
курсивная, морфологическая), в основу которой положена стенография, разработанная доктором
физико-математических наук Н.Н. Соколовым.
Материал для письма. Большое влияние на графику письма оказывают материалы для
письма. В древности в Средней Азии материалом для письма служила глина. На глиняных
табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков
(клинопись). Кроме глины, для письма применялись кожа, дерево, камень, на котором письмена
высекались, каменные столбы, плиты, стены и скалы использовались главным образомдля
монументальных надписей государственного значения.
В Египте также широко применялись надписи на стенах пирамид,oduob, храмов, на
саркофагах. Однако основным материалом письма в Египте стал папирус, отличавшийся
портативностью, легкостью. Ломкость папируса определила форму древних документов – свиток.
Писали на папирусе заостренными камышовыми кисточками.
В сирийском городе Пергаме было организовано производство нового материала для письма
– пергамента, представлявшего собой особо выделанные кожи телят, овец, оленей. В Китае
древнейшие памятники письменности выполнены на черепаховых щитах, костях, бамбуковых
дощечках, шелке. На шелке писали волосяными кисточками специальной тушью, что также
оказало влияние на графику китайского письма. В Китае во II в. н.э. была изобретена бумага,
широко распространившаяся во всем мире и вытеснившая другие материалы для письма. На Руси
материалом для письма был пергамент (до XII в. привозной, с XII-XIV вв. было развернуто
собственное производство).
Для бытовой переписки применялась береста (берестяные грамоты были найдены во время
археологических раскопок в Новгороде в 1950 г.). В XV в. получает распространение бумага.
Орудиями для письма на пергаменте и бумаге были гусиные перья, реже – лебединые и павлиньи.
В середине X в. получили распространение стальные перья.
Письмо и письменность приняли на себя запечатление звуковой речи, раннее содержащуюся
в ней информацию о явлениях объективной действительности. Письмо стало устойчивым
средством запечатления и передачи информации. Текстовое документирование получило самое
широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных
учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерчески фирм, частных предприятий
и отдельных лиц. Но среди огромного количества документов, создаваемых в процессе
деятельности человека, в связи с бурным развитием научно-технического прогресса, все большее
место начинают занимать другие виды документирования.
Техническое документирование
Техническое документирование является способом запечатления технической мысли.
Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат
строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и
других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного
производства (Краткий словарь архивной терминологии. М.;Л.. 1968. с. 51).
Возникновение технической документации относится к глубокой древности и связано с
развитием техники и изменениями в организации производства. Уже в рабовладельческих
государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В Русском
государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии
производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI-XVII вв. техническая
документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и
эксплуатацией мануфактур(Подробно история технической документации изложена в учебном
пособии: Кузин А.А. Происхождение и развитие основных видов технических документальных
материалов. М., 1970). С развитием производства происходит быстрый рост технической
документации. Есть много вариантов классификации технической документации. Например, делят
на группы: машиностроительная, архитектурная, геодезическая, специальная.
В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы
классифицируются следующим образом.
Технические документальные материалы – результат записи средств производства. К ним
относятся проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой
предмет промышленного производства (изделие) или объект капитального строительства.
Технические документальные материалы – запись процессов труда. Материалы этой группы
дают ответ на вопрос: как изготовить изделие или построить объект капитального строительства.
Технические документальные материалы, в группу которых входит документация, связанная
с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др.
Технические документальные материалы – запись процессов, возникающих в сфере
обращения и обслуживания, т.е. материалы, фиксирующие некоторые юридические нормы и
способствующие использованию технических средств.
В состав групп могут входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики,
технологические карты, картографические материалы, проектные документы и др.
Чертеж представляет собой изображение предмета на плоскости, выполненное особыми
графическими приемами (методом ортогонального проектирования). Чертежи изображают
внешний вид предмета в пространстве, его устройство и, в зависимости от подробности и полноты
изображения предмета, делятся на схемы, генеральные планы, чертежи габаритные,
теоретические, общих видов, сборочные, детальные, монтажные, патентные и т.д. Создание
чертежа и его "чтение" требуют специальных знаний. Рисунки также дают изображение предмета
на плоскости, но в отличие от чертежа на рисунке дается рельефное изображение предмета.
Картографические материалы, в состав которых входят как географические, так и специальные
карты, представляют собой условные изображения местности или распространения на земном
шаре тех или иных явлений (метеорологические карты, социально-экономические,
демографические и т.д.).
На графиках показывают графические изображения физических, химических и других
явлений.
Техническое описание представляет собой словесное описание объекта, его внешний вид,
устройство и работу. Хотя техническое описание относится к технической документации, оно
выполняется методом текстового документирования.
Технологические карты подробно фиксируют производственный процесс изготовления,
формы заготовок, количество сырья, порядок выполнения работы, ее режим, время и т.д. В них
информация фиксируется как текстовым, так и изобразительным способами.
Технические документы изготавливаются на особых сортах бумаги (ватман, калька и др.).
Фотокинофонодокументирование
Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования
информации об окружающей действительности и вызвало к жизни новый вид документов.
Фотография – совокупность процесса и способов получения изображений на светочувствительных
материалах действием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке
возникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплением в негативное
изображение. С негативов при печатании получают позитивное изображение – отпечаток. Кроме
того, во второй половине XX в. для любительских съемок появились фотоаппараты, дающие
возможность сразу после съемки получить готовую фотографию. Открытие фотографии
датируется 1839 г., когда появилась публикация об изобретенном во Франции художником
Дагером первом технически разработанном фотографическом процессе, названном дагерротипией.
Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом
(ГОСТ Р51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Фотодокументы
отличаются существенной особенностью – они возникают в момент событий и на месте событий,
что придает им большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли
широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике,
например, рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- и
микрофотокопирование для получения копий документов и т.д.
Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и других материалах со специальным
покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.
Новым величайшим завоеванием мировой культуры было изобретение кино.
Кинематограф изобретен братьями Люмьер в 1895 г. во Франции, одновременно
Склодовским в Германии и Самарским и Акимовым в России.
Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого фотографическим
способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений,
отражающих предметы, явления, события в движении. Он состоит из ряда отдельных
фотоснимков ров. Таким образом, кинодокумент – это комплекс изображений, полученных
фотографическим путем. В ГОСТе кинодокумент определяется "изобразительный или
аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом" (ГОСТ Р51141–98.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). Кинодокумент отражает события,
факты в движении, динамике. Кинодокументы, как и фотодокументы, возникают в момент бытия.
Материалом для кинодокументов служит кинопленка, созданная на специальной основе. В России
кинопроизводство возникло в начале XX в. Первые фильмы были документальными, затем стали
появляться видовые трюковые фильмы.
Кино вооружило человечество новым мощным средством познания и просвещения.
В документальном кино фиксируются все важнейшие события жизни нашей страны.
Кинодокументацию можно разделить на три группы: 1) кинолетопись; 2) киножурналы; 3)
документальные фильмы.
Кинолетопись – документация, повседневно, регулярно фиксирующая на кинопленку
важнейшие события жизни страны. Киножурналы, периодические выпуски, в которых отражаются
события, происходящие у 4 в стране и за рубежом. Документальные фильмы объединяют события
и факты общностью идей и художественных обобщений, дают их в виде больших политических
обобщений.
Огромное просветительское и агитационное значение имеют именно популярные
кинофильмы. Они отражают достижения науки и техник» пропагандируют их, способствуют
распространению знаний.
Сегодня большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку,
на которую фиксируются репортажи, телепередачи и другая оперативная информация.
К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов – фонодокумента
(звуковой документ). Под фонодокументом понимается "документ, содержащий звуковую
информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи""(*) (ГОСТ Р51141–98.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.). Запись звука производится на
специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте,
диске, лазерном диске и т.д. Первые попытки записать звук относятся к 1807 г, но первые
фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. (валики фонографа Эдисона).
Уже с 1888 г. механическая запись звука производится на плоских дисках (грампластинках).
С начала XX в. зазвучали оптическая фонограмма магнитная лента. В настоящее время магнитная
звукозапись является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием в
разной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фонодокумента. В последние
годы фонозапись активно заменяет тяжелый труд стенографисток.
Новые носители информации
В середине XX в. в связи с огромным увеличением объема информации остро возросла
необходимость механической ее обработки, хранения поиска. Однако для введения информации в
машину или механизации поиска необходимых данных приходится преобразовывать информацию
из формы, понятной человеку, в форму, "понятную" машине.
Механизированный способ обработки и поиска информации основан на использовании
устройств механического, электромеханического и других способов действия. Такие устройства не
могут воспринимать, хранить и разыскивать информацию, зафиксированную обычным способом –
текстовым, техническим, фонодокументированием и т.п. Для перевода информации в форму,
"понятную" машине, были созданы специальные материальные носители: перфоленты,
микрокарты, рулонные микропленки, на которых данные фиксировались специальными
условными обозначениями. Перфокарта представляет собой карточку из плотной бумаги или
плотного материала, на котором проставляются отверстия или вырезы. Впервые перфокарта была
применена в 1740 г. для управления ткацким станком. Возможные данные можно обозначить на
перфокарте заранее обусловленными комбинациями отверстий. Данные можно также
зафиксировать на ручной перфоленте. На микрокартах и рулонной микропленке данные заносятся
в виде комбинации черных и белых прямоугольников, уменьшенных – яством
микрофотокопирования. В наиболее быстродействующих системах механизированного поиска
информации последняя фиксируется разным намагничиванием специальных дисков, барабанов,
магнитных лент, замыканием строго определенных участков сложной системы электроцепей.
Таким образом, при механизации обработки информация воспроизводится в виде физических
состояний: отверстий, черных и белых прямоугольников, отдельных намагниченных участков,
соединенных и разъединенных проводников и т. п. Однако для прочтения человеком информации,
обработанной машиной, требуется снова преобразовать ее в вид, пригодный для визуального
восприятия.
Третья четверть XX в. характеризуется быстрым внедрением и развитием вычислительной
техники. Появляются термины "машинно-ориентированный документ", "документ на машинном
носителе", "машинограмма" и другие, определения которых записываются в стандартах(*)
(ГОСТ 6.10.1–88. Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения ГОСТ
Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.).
Быстрое распространение компьютеров и увеличение количества документов, создаваемых
средствами вычислительной техники, обусловили издание в 1984 г. ГОСТ 6.10.4–84. Придание
юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами
вычислительной техники. 10.01.2002 принят Федеральный закон "Об электронной цифровой
подписи".
В конце XX в. появляется новый способ фиксации информации – Internet.
Таким образом, документы на новых носителях активно вошли в нашу жизнь.
ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА
Источники
Обязательные
Федеральный закон "Об информатизации, информационных технологиях и о защите информации" от 2006 г. № 149-ФЗ.
Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (в ред. Федерального закона от 23.07.98 № 123-ФЗ) // Собрание
законодательства РФ. 1996. № 48. Ст. 5369.
ГОСТ 16487–83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Словари русского языка.
Дополнительные
ГОСТ 6.10.4–84 УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами
вычислительной техники. Основные положения.
ГОСТ 6.10.1–88. Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения.
ПР 50–733–93. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и
унифицированных систем документации Российской Федерации.
Литература
Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Учеб. пособие. М.: МГИАИ, 1977.
Ларьков Н.С. Документоведение: Учеб. Пособие. М.:Восток-Запад, 2006.
Истрин И.А. Возникновение и развитие письма. М.: Наука, 1965. С. 11-14, 58-77, 91-95, 109-122, 142-151.
Черепнин Л.В. Русская палеография. М.: Госполитиздат, 1956. С. 3, 92-111, 138-150.
Дополнительная
Кондратов А.М. Книга о букве. М.: Сов. Россия, 1975. С. 13-20, 126-129, 158-165.
Рейсер С.А. Палеография и текстология нового времени. М.: Просвещение, 1970. С. 7-10, 70-81.
Розен Б.Я. Чудесный мир бумаги. М.: Лесная промышленность, 1986. С. 7-60.
Фолсом Ф. Книга о языке: Пер. с англ. М.: Прогресс, 1977. 158 с.
Иогансс Ф. История письма / Пер. с нем. АН СССР. Ин-т востоковедения. М.: Наука, 1979. 463 с.