От традиционного делопроизводства к электронному

От традиционного делопроизводства к электронному документообороту.
Генеральный директор компании ЭОС
В. Баласанян
Сегодня система документооборота
деятельности руководителей
становится
ключевым
инструментом
Система документооборота является технологической основой деятельности компании по
принятию и исполнению. Поэтому всякое повышение эффективности работы с
документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией
своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо
муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого
предприятия.
Как автоматизировать документооборот
Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания
автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор —
от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Подход компании
«Электронные офисные системы», реализованный в популярной системе «Дело»,
заключается в том, что новая технология должна быть преемницей традиционной
культуры управления, существующей нормативной базы и сложившейся технологии
работы с бумажными документами.
Западные традиции связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и
его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово
«документооборот»). Предметом регламентации в традиционных западных системах
управления документами являлась систематизация хранения исполненных документов
(аналогично отечественному архивному хранению). Именно исходя из этой традиции и
сформировалась концепция западных систем управления электронными документами.
Неудивительно, что многие из них в переводе звучат как «электронный архив».
Отечественная традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа с
момента его появления в организации, а также регламентированный (и контролируемый)
документооборот еще до исполнения документа. Сама идея подобного учета,
регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым
реалиям управления с использованием компьютерных сетей. Однако технологии
«документооборота», встроенные в западные системы, носят весьма общий характер и ни
в коей мере не учитывают сложившуюся в течение столетий и детально проработанную
отечественную управленческую практику.
Таким образом, использование готовых западных продуктов для комплексной
автоматизации отечественного документооборота невозможно. Именно поэтому ведущие
отечественные специалисты занимаются разработкой собственных систем автоматизации
отечественного делопроизводства и документооборота, в том числе с использованием
западных технологий и их компонентов.
Традиционные и новые функции системы документооборота
Традиционные функции отечественного делопроизводства и документооборота известны.
Они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и
оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения
документов, их уничтожение или передачу в архив. Однако, сегодня для создания
современной системы документооборота недостаточно просто перенести отработанные
стереотипы канцелярско-бумажного делопроизводства в систему электронного
документооборота. На первый план выдвигаются не технические учетно-контрольные
функции, а проблемы работы с электронными документами.
По сравнению с традиционным бумажным делопроизводством система электронного
документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций. К
наиболее важным из них относятся следующие:






поддержка работы с файлами электронных документов, обеспечение их создания и
редактирования, сканирования и печати, приема и отправки, хранения и поиска;
распространение технологий документооборота, отработанных для проходящих
через канцелярию или секретариат организационно-распорядительных документов
(приказов, распоряжений и т. п.), на более широкий круг документов (в идеале - на
все документы организации). Для этого система должна обладать возможностью
создания специфического набора реквизитов для документов каждого вида
(например, договоры должны содержать информацию о контрагентах, этапах и т.
д.);
разработка и реализация технологий в масштабе организации, связанных с
коллективной работой по созданию и реализации документов в рамках
компьютерных
сетей.
Традиционно
регламентированные
технологии
делопроизводства, как правило, не распространялись на процесс подготовки
документа и работу с его проектами;
создание «единого офиса». Традиционный документооборот локализован в рамках
отдельного офиса. Взаимодействие между офисами одной или различных
организаций
осуществляется
на
уровне
обмена
входящей/исходящей
корреспонденцией. В результате практически исключается возможность создания
единого документального пространства и сквозного контроля за прохождением и
исполнением документов как внутри одной распределенной организации, так и
между различными организациями. Огромный управленческий эффект — в самой
ближайшей перспективе — сулит переход от электронного документооборота в
отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота
территориально распределенной системы организаций, которую с точки зрения
документооборота можно рассматривать как один единый офис;
взаимодействие персонала и внешних пользователей с системой документооборота
предприятия или организации, основанное на веб - технологиях. Речь идет о
важном интерфейсном компоненте современной системы электронного
документооборота - так называемом документальном портале;
обеспечение безопасности, гарантирующей подлинность электронного документа и
его защиту от несанкционированного доступа (например, средства электронноцифровой подписи и шифрования на основе криптоалгоритмов).
Что важно при выборе конкретного решения
Конечно, ключевым фактором выбора системы автоматизации документооборота является
ее функциональная полнота: система должна обеспечивать все необходимые для
предприятия функции управления как бумажными, так и электронными документами.
В условиях динамично развивающихся организационных структур и возрастающих
масштабов документооборота зачастую единственно приемлемым решением с точки
зрения времени и средств является готовая к использованию система с промышленной
технологией ввода в действие. Несмотря на очевидные достоинства заказных разработок,
учитывающих все нюансы требований конкретных организаций, сегодня в большинстве
случаев следует отдать предпочтение тиражируемому решению. Дело в том, что заказная
система является крайне затратным решением, причем не только и не столько при
первоначальной разработке, сколько при дальнейшем обслуживании и развитии.
И, наконец, поскольку системы электронного документооборота уже достаточно широко
используются во всех сферах деятельности, то при выборе конкретной системы весьма
важно ознакомиться с опытом реализации подобных проектов на аналогичных
предприятиях.
Электронный документооборот - вызов времени
Каковы же основные
документообороту?
тенденции,
связанные
с
переходом
к
электронному
Автоматизация традиционного бумажного делопроизводства имела целью повышение
эффективности работы канцелярии или секретариата организации, в то время как система
электронного
документооборота
предполагает
управление
документационной
деятельностью
в
масштабе
всего
предприятия
(системы
предприятий).
Система электронного документооборота позволяет перейти от контроля за
прохождением организационно-распорядительных документов по подразделениям
предприятия к организации работы всех специалистов и руководителей над всеми видами
документов.
И, наконец, реализация системы электронного документооборота требует перехода от
единичных заказных систем и технологий с длительными циклами разработки и
внедрения
к
готовым
промышленным
решениям
«под
ключ».
Система документооборота вчера и сегодня
Документы являются информационной основой деятельности предприятия, в них
сосредоточено более 80% информационных ресурсов компании. Под системой
документооборота (управления документами) в самом широком смысле понимается
совокупность правил и технологий работы с документами предприятия: их подготовки,
согласования, учета, исполнения, контроля и анализа. До недавнего времени
содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от так
называемого делопроизводства - технологической деятельности по их изготовлению,
учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался
специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий
- служб
документационного обеспечения управления (ДОУ). Система автоматизации
делопроизводства обычно рассматривалась именно как система автоматизации
деятельности этого технологического персонала. В последнее десятилетие офисная
автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами.
Теперь вместо секретарей-машинисток с помощью персональных компьютеров
документы изготавливают сами их авторы, а нескольких нажатий клавиш компьютера
достаточно для пересылки созданного документа по компьютерной сети - в соседнюю
комнату или на другой континент. Таким образом, лица, принимающие решения, стали
непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота - с
момента создания документа до контроля его исполнения и работы с документальным
архивом. В этой связи требует пересмотра сложившийся стереотип отношения к системам
документооборота
как
к
средству
повышения
эффективности
труда
делопроизводственного персонала. Система документооборота стала основным
инструментом непосредственной деятельности лиц, принимающих решения, руководителей.
Составляющие экономического эффекта
Эффект от использования систем электронного документооборота включает:




прямой экономический эффект (экономию трудовых и материальных затрат на
работу с документами);
эффект за счет унификации документационной деятельности организации и
уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;
сокращение временных циклов работы с документами и создание единого
документального пространства;
полный контроль за движением документов и исполнительской дисциплиной.