Обретение документом юридической силы

Обретение документом юридической силы
1. Для того, чтобы выпускаемый организацией ФПБ документ
приобрел бесспорность, обязательность для тех лиц, кому он
адресован и чьи действия в будущем будут основаны на его
положениях, он должен обладать рядом элементов, наиболее важным
из которых является юридическая сила документа.
Юридическая сила документа – это свойство быть подлинным
доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в
документе. Законность документа заключается в соблюдении
организацией ФПБ, ее должностными лицами, готовящими документ,
положений действующего законодательства, компетенции этой
организации и т.д. Не менее важное влияние на приобретение
документами юридической силы оказывает соблюдение требований,
предъявляемых к форме документа, его отдельным реквизитам.
2. Для организационно-распорядительных документов СТБ 6.382004, как указывалось в пункте 21 главы 3 настоящего раздела,
определил максимальный состав реквизитов документов в количестве
32. Часть из них, в количестве 7, признается юридически значимыми
реквизитами:
2.1. реквизит "6 – наименование организации", являющийся
автором документа. Он должен полностью соответствовать
установленным требованиям законодательства, нормативных и
учредительных документов, должен даваться с указанием
организационно-правовой формы в соответствии с наименованием,
установленными правовыми актами;
2.2. реквизитом, обеспечивающим юридическую силу
документа, является реквизит "11 – дата", дата его подписания,
утверждения или того события, которое зафиксировано в документе.
Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок,
докладных записок и т.д. датой является дата подписания. Для
отправляемых документов дата одновременно является датой
подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой
события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых
документов – инструкций, планов, положений датой документа
является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения
документа. Для ряда официальных документов существуют также
дата их опубликования и дата вступления документа в силу. Дата
2
должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим
документ. Если авторами документа выступают несколько
организаций ФПБ, то датой документа считается дата наиболее
позднего подписания. Датируются также все стадии оформления и
обработки документов. По этим датам можно установить, где
произошла задержка в работе с документом. При подготовке
документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число
проставляется руководителем, подписавшим документ, или
работником, ответственным за ведение делопроизводства в
организации ФПБ. Отсутствие даты на некоторых видах документов
является бесспорным признанием их недействительными;
2.3. юридически значимым является и реквизит "12 –
регистрационный индекс". Индекс документа – это его условное
цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Для него
отведено место в документе рядом с датой. Об этом мы уже очень
подробно писали. Дополнительно поясним, что этот реквизит
является не только гарантией того, что документ прошел все
предусмотренные в организации ФПБ стадии обработки, но и
своеобразным подтверждением официального характера документа,
его законности, отражения действительного мнения организации
ФПБ по тому или иному вопросу;
2.4. ряд документов обретают юридическую силу только с
момента их утверждения руководителем организации ФПБ или
издания соответствующего распорядительного документа. Это
реквизит "17 – гриф утверждения". После подписания некоторых
видов документов требуется их утверждение, после чего они
приобретают юридическую силу. Утверждение санкционирует
содержание документа или распространяет его действие на
определенный круг лиц и организаций. Документ утверждается
двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу:
специально
издаваемым
документом,
чаще
всего
распорядительным; должностным лицом, предусмотренным в
нормативных актах. На утверждаемом документе проставляется
гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта
оформления: УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ, которые пишутся
прописными буквами без кавычек. Далее, в зависимости от вида
утверждения, указываются должность лица, утверждающего
документ, его подпись, расшифровка подписи – инициалы, фамилия
3
и с новой строки – дата. Если документ утверждается другим
документом, то указываются наименование утверждающего
документа в именительном падеже, его дата и номер. При
утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи и гриф УТВЕРЖДАЮ располагаются на одном уровне.
Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа
на месте адресата в бланке письма, перед текстом;
2.5. реквизит "21 – текст" является основным реквизитом
любого документа. Текст должен быть правильно составлен прежде
всего в юридическом отношении, не противоречить законодательству
Республики Беларусь.
Так, текст письма, как правило, состоит из трех частей:
введение, обоснование и заключение. Введение и обоснование не
являются обязательными, а заключение является обязательным.
Заключение – это предлагаемое решение. Письма должны быть
написаны по одному вопросу;
2.6. обязательным реквизитом любого документа является
реквизит
"23 – подпись". В состав этого реквизита входят:
наименование должности лица, подписывающего документ, – полное,
если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на
документе, оформленном на бланке, личная подпись и ее
расшифровка: инициалы, фамилия.
При подписании документа несколькими должностными лицами
их подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности. При подписании
документа несколькими лицами равных должностей их подписи
располагаются на одном уровне. В документах, составленных
комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих
документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с
распределением. С наличием необходимых подписей на документе
связывается наличие или отсутствие у документа юридической
силы. Подпись как бы подтверждает ответственность поставившего
ее лица за все изложенное в документе. На различных видах
документов ставится разное количество подписей. Одна подпись
ставится на документах, издаваемых единоначально. Если за
содержание
документа
несут
ответственность
несколько
должностных лиц или структурных подразделений, то на нем
ставятся две и более подписей. Так, руководитель-распорядитель
4
кредитов организации ФПБ и главный бухгалтер подписывают
гарантийные письма;
2.7. реквизит "27 – печать" также является юридически
значимым и применяется в целях заверения подписи должностного
лица на некоторых видах документов. Печать проставляется на
документах, требующих особого удостоверения их юридической
силы: на подлинниках документов, удостоверяющих личность,
трудовой стаж, на договорах, финансовых документах, на актах
выполнения работ, приема-передачи оборудования и др., а также
специально предусмотренных правовыми актами. Оттиск печати
следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть
наименования должности лица, подписавшего документ, и его
личной подписи. Оттиск печати является дополнительным
свидетельством подлинности документа, его принадлежности к
указанному на документе наименованию организации ФПБ.
3. Документ должен содержать все надлежащим образом
оформленные юридически значимые реквизиты, только тогда он
будет признан имеющим юридическую силу.
При отсутствии какого-либо реквизита, оказывающего влияние
на обретение документом юридической силы, работник организации
ФПБ вправе отказать в принятии такого документа, предложив
заинтересованному лицу дооформить документ (поставить печать,
номер или подпись). В случае возникновения сомнений в
подлинности документа целесообразно задержать документ с целью
направления письменного или телефонного запроса на предмет
проверки их подлинности в выдавшую документ организацию.
4. Придание юридической силы копии документов имеет важное
значение в деятельности организации ФПБ. Для этого служит
реквизит
"29 – отметка о заверении копии".
Каждой организации ФПБ в своей повседневной деятельности
приходится сталкиваться с изготовлением копий различных
документов. Это необходимо и в случаях представления одного
документа в различные государственные органы (организации), в том
числе и в организации ФПБ, и при опасении утраты подлинника, а
также во многих иных ситуациях, возникающих в процессе
функционирования организации ФПБ.
Для того, чтобы копия имела юридическую силу наравне с
оригиналом, необходимо следующее:
5
копия должна содержать точный текст подлинника (включая и
бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей,
указание подписей должностных лиц. С развитием копировальномножительной техники воспроизведение документов значительно
облегчилось – достаточно воспользоваться простым копировальным
аппаратом;
свидетельством верности копии, придающим ей юридическую
силу, является отметка о ее заверении. Заверение копий документов
проводится самой организацией ФПБ или же, при необходимости,
нотариусом.
При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись"
проставляют реквизит "Отметка о заверении копии", который
включает заверительную надпись "Верно", наименование должности
лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку,
печать и дату заверения.
На копиях исходящих документов, остающихся в организации
ФПБ, слово "копия" не проставляется.
Нотариального заверения обычно требуют для копий
учредительных документов организации ФПБ, представляемых в
различные государственные структуры. Сами организации ФПБ, как
правило, имеют право заверения документов, создающихся в этих
организациях. Дополнительно организациям ФПБ разрешается
заверять копии документов, представляемых гражданами при приеме
на работу, учебу, решении их социальных проблем (дипломов,
аттестатов, удостоверений, дающих право на определенные льготы, и
т.д.).
Свидетельствование верности выписки из документа (например:
из постановления Президиума Совета ФПБ) возможно, если в
документе содержатся решения нескольких, не связанных между
собой, вопросов. Выписка должна содержать воспроизведение
полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую
силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом
организации ФПБ, т.е. проставления реквизита "Отметка о заверении
копии".