II - ОАО Зинвест

1
Утверждено
Советом директоров
ОАО «Зинвест»
Протокол № 5 от 26 марта 2012 г.
И. о. Председателя Совета директоров
Тихонова Э.Я. ____________________
мп
Правила внутреннего контроля
системы ведения реестра владельцев именных ценных
бумаг
ОАО «Зинвест»
1. Внутренний контроль при размещении ценных бумаг
1.1. На основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска ценных бумаг
осуществляется сверка количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных
бумаг, учитываемых на лицевых счетах зарегистрированных лиц.
1.2. После окончания внесения всех данных в журналы о владельцах ценных бумаг
эмитента проводится сверка внесенных данных на полноту и точность.
1.3. В случае выявления в результате сверки расхождений устанавливаются
причины расхождения
и принимаются меры по устранению этого расхождения. При
этом данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц.
1.4. При обработке договоров первичного размещения производится контроль за
количеством размещенных ценных бумаг для предупреждения перевыпуска.
2
2.
Внутренний
контроль
за
выполнением
распоряжений
зарегистрированных лиц: запросы, изменения в записях, передача прав
собственности
2.1. Работники, осуществляющие работу с запросами владельцев ценных бумаг,
должны быть хорошо обучены и знакомы с требованиями законодательства и
нормативных актов, во избежание нарушения прав акционеров.
2.2. Ответы на запросы владельцев ценных бумаг должны быть даны только тем
лицам, которые уполномочены получать запрашиваемую информацию, при этом не
должен быть нарушен принцип конфиденциальности.
2.3. Все изменения в реестре должны быть отражены идентично в лицевых счетах и
в соответствующих журналах.
2.4. При проведении операций по передаче прав собственности должны
применяться только такие методы, которые могут защитить истинного владельца от
потери им собственности из-за ненадлежащего проведения операций по изменению прав
собственности или уменьшения стоимости его ценных бумаг в связи с превышением
выпуска ценных бумаг.
3. Внутренний контроль документооборота
3.1. Каждый поступающий документ (запрос), связанный с реестром, должен быть
зарегистрирован в журнале входящих документов. После окончания обработки документ с
отметкой об исполнении должен быть помещен в архив.
3.2. Контроль устанавливается за тем, чтобы все поступившие документы были
обработаны и был дан ответ зарегистрированному лицу, подавшему запрос. Контроль
должен быть основан на результате сравнения записей журнала входящей документации и
в других журналах, в которых отражается операция или ответ на запрос. При этом также
контролируются сроки исполнения документов.
4. Контроль расчета дивидендов
Контроль расчета дивидендов производится с помощью суммирования дивидендов,
начисленных каждому владельцу, и сравнения этой суммы с общей суммой дивидендов,
выплаченной по документу, на основании которого производилась выплата. Контроль
начисления налогов производится выборочным методом.
3
5. Требования к должностным лицам
5.1. Обязанности всех сотрудников держателя реестра, связанных с обработкой
поступивших распоряжений, запросов и с проведением операций в реестре, должны быть
включены в их должностные обязанности.
5.2. Квалификация сотрудников, осуществляющих проведение операций в реестре
или внутренний контроль, должна соответствовать требованиям ФСФР России.
5.3.
Все
сотрудники
эмитента,
осуществляющие
действия,
связанные
с
проведением операций в реестре, должны хорошо знать действующее законодательство и
нормативные акты, регламентирующие деятельность по ведению реестра, Положение о
ведении реестра владельцев ценных бумаг, и Правила и соблюдать конфиденциальность.
6. Требования к помещениям, оборудованию и программному
обеспечению, используемым в системе ведения реестра владельцев
ценных бумаг общества
6.1. Сотрудник, осуществляющий проведение операций в реестре, должен иметь
отдельное помещение или изолированную часть помещения, недоступные для других лиц,
в целях ограничения доступа к информации, имеющей отношение к данным реестра
владельцев ценных бумаг.
6.2. Помещение, где хранится архив, должно быть защищено от повреждения водой
и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.
6.3. Доступ к компьютерному оборудованию, где хранится информация реестра,
должен быть ограничен, в целях сохранения конфиденциальности. Помещение, в котором
установлено компьютерное оборудование, должно содержаться в должном порядке в
соответствии с требованиями техники безопасности.
6.4. Используемое программное обеспечение, должно быть сертифицировано
лицом, зарегистрированным в качестве органа сертификации в Госстандарте России в
соответствии с требованиями, зарегистрированными в Федеральной комиссии.
7. Порядок установления паролей при работе с программой ведения
реестра.
7.1. При невозможности выделить отдельный компьютер для хранения данных
реестра программа должна быть паролирована. Порядок паролирования программы
ведения реестра заключается в паролировании файлов базы данных и паролировании
уровней доступа в программе ведения реестра.
4
7.2. Паролирование файлов базы данных осуществляется установкой паролей на
файлы базы данных в самом комплексе.
7.3 Пароли
являются конфиденциальной информацией и не подлежат
разглашению. Каждый сотрудник, имеющий доступ к компьютеру, содержащему данные
реестра, должен иметь индивидуальный пароль,
вход в систему под паролем другого
сотрудника категорически запрещается.
8. Способы сохранения и восстановления электронных баз данных в
случае их утраты
8.1. В случае ведения системы реестра электронным способом, следует принять
меры для защиты от потери информации. Потеря информации в результате сбоя в
компьютерной системе недопустима. Необходимо предусмотреть способы восстановления
данных при их утрате.
8.2. В случае сбоя в системе, приведшего к потере информации в основных базах
данных, необходимо осуществить восстановление последней версии базы данных с
устройства резервного копирования и произвести повторно ввод утраченной информации.
8.3. Файлы базы данных должны архивироваться по мере занесения новой
информации. Один раз в год следует фиксировать базу данных для долговременного
хранения.
8.4. Операционная система компьютера и прикладные программы тоже должны
регулярно архивироваться. С программного обеспечения ведения реестра должны
сниматься резервные копии сразу же после внедрения каждой новой версии и
корректировки.
8.5. Носители данных должны храниться в несгораемом шкафу.
8.6. Вся информация должна быть надежно защищена от несанкционированного
копирования и доступа.