внутренний аудит

Система управления
охраной труда
РУП “Белпочта”
СТП СУОТ 4.5.5-2012
СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ
ВНУТРЕННИЙ АУДИТ
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Редакция № 4
Титульный
лист
Листов
17
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Лист
2
СОДЕРЖАНИЕ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Назначение
Область применения
Термины и определения
Обозначения и сокращения
Общие положения
Планирование и подготовка внутреннего аудита системы управления
охраной труда
Проведение внутреннего аудита системы управления охраной труда
Оформление результатов внутреннего аудита СУОТ и проведение корректирующих и предупреждающих действий
Документирование
Нормативные ссылки
Приложение А
Приложение Б
Приложение В
Приложение Г
Приложение Д
Приложение Е
Приложение Ж
Приложение З
Описание процесса проведения внутренних аудитов СУОТ,
распределение ответственности
Форма графика проведения внутренних аудитов функционирования СУОТ
Форма плана проведения внутреннего аудита СУОТ
Форма контрольного листа-опросника проверки и оценки
элементов СУОТ
Форма отчета по внутреннему аудиту СУОТ
Форма журнала регистрации отчетов по внутренним аудитам
СУОТ
Форма плана корректирующих и предупреждающих действий
Лист регистрации изменений
3
3
3
4
4
5
6
6
6
7
8
11
12
13
14
15
16
17
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Лист
3
1 НАЗНАЧЕНИЕ
Настоящий стандарт устанавливает требования к порядку планирования, проведения и документального оформления результатов внутреннего аудита системы
управления охраной труда, к анализу результатов аудита и проведению корректирующих и предупреждающих действий, к персоналу, проводящему аудит.
2 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Требования настоящего стандарта обязательны для применения во всех подразделениях РУП «Белпочта».
Настоящий стандарт разработан с учетом требований СТБ 18001-2009.
3 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими
определениями:
Аудит – систематический и документально оформленный процесс проверки
соответствия действий и связанных с ними результатов запланированным мероприятиям и эффективности выполнения этих мероприятий для достижения политики и целей организации.
Аудитор - лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита.
Внутренний аудит (проверка) - это систематический (через определенные
промежутки времени) независимый анализ, который проводится силами организации
(или от ее имени), чтобы определить соответствие результатов деятельности установленным требованиям.
Группа по аудиту (проверке) - один или несколько аудиторов проводящих
аудит (проверку).
Корректирующее действие - действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.
Несоответствие - любое отклонение от технических регламентов, технических кодексов установившей практики, государственных стандартов, стандартов организации, технологической документации, правил, установленных процедур и т.д.
Несоответствие несущественное - единичное наблюдаемое упущение в выполнении, либо отклонение от установленных требований в системе менеджмента,
устранение которого не связано с большими материальными затратами и может
быть устранено в процессе работы комиссии, либо в течение месяца с момента выявления.
Несоответствие существенное - отсутствие, неприменение или полное
нарушение какого-либо элемента или требования систем менеджмента, устранение
которого потребует больших материальных затрат и длительного времени.
Предупреждающее действие - действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.
Результаты аудита - результаты оценки собранных аудиторских данных, сопоставленных с принятыми критериями аудита.
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Лист
4
4 ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
В настоящем стандарте применяются следующие сокращения:
ГИ – главный инженер
ИОТ – инженер по охране труда
ОТ - охрана труда
СОТ – служба охраны труда
СП – структурное подразделение
СУОТ - система управления охраной труда.
5 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Внутренний аудит - неотъемлемый элемент результативно функционирующей
СУОТ и охватывает все сферы производственно-хозяйственной деятельности предприятия/ филиала. Внутренний аудит проводится аудиторской группой или одним
аудитором из числа персонала предприятия/ филиала. При необходимости, к проведению внутреннего аудита могут быть привлечены специалисты из других организаций.
Цели внутреннего аудита определяются руководством предприятия/ филиала
и могут включать:
- определение соответствия СУОТ проверяемого СП критериям аудита СУОТ,
установленными в СТБ 18001 и СТБ 19011;
- проверку внедрения и функционирования СУОТ;
- оценку рисков в каждом СП предприятия/ филиала;
- проверку эффективности проведенных корректирующих и предупреждающих
действий;
- установление области потенциального совершенствования предприятия/
филиала;
- оценку знания, понимания и выполнения персоналом каждого СП предприятия/ филиала требований документированных процедур СУОТ.
Требования к проведению аудита СУОТ установлены в СТБ 18001 и
СТБ ИСО 19011.
Периодичность проведения внутреннего аудита СУОТ каждого СП предприятия/ филиала определяется характером деятельности этого подразделения, значимостью рисков, результатами предыдущих аудитов, а также объемом изменений,
вносимых в СУОТ.
Внутренний аудит СУОТ проводится в виде плановых и внеплановых аудитов.
Плановые аудиты осуществляются на плановой основе в соответствии с годовым графиком проведения внутренних аудитов функционирования СУОТ в СП.
Основанием для проведения внеплановых аудитов СУОТ является решение
руководства предприятия/ филиала. Внеплановые внутренние аудиты СУОТ проводятся в случае изменений СУОТ (несчастный случай на производстве, переход на
новые технологии, введение в строй нового оборудования, изменение организационной структуры предприятия/ филиала, предписания вышестоящих контролирующих организаций, внешний инспекционный аудит, изменение процедур СУОТ и др.).
Процесс проведения внутреннего аудита СУОТ содержит следующие этапы:
- планирование и подготовка аудита;
- проведение аудита;
- обсуждение результатов аудита;
- оформление результатов аудита;
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Лист
5
- анализ результатов и проведение корректирующих и предупреждающих действий по выявленным в ходе проведения аудита несоответствиям.
Описание процесса проведения внутреннего аудита СУОТ с распределением
ответственности на каждом этапе приведено в приложении А.
Проверки соблюдения правил и процедур, предусмотренных СУОТ, осуществляются аудиторами, являющимися штатными специалистами предприятия/ филиала. Аудитор должен иметь высшее образование, производственный стаж, пройти
специальную теоретическую подготовку. Обучение аудиторов осуществляется на
специальных курсах, организуемых различными учреждениями образования по подготовке специалистов в области ОТ. В отдельных случаях для участия в аудитах могут привлекаться технические эксперты.
Не допускается включение в состав аудиторской группы представителей проверяемых СП.
Аудиторы, проводящие внутренний аудит, должны обладать необходимыми
знаниями, постоянно поддерживать и повышать уровень своей компетентности и
квалификации; их функции, права и ответственность изложены в СТБ 18002, СТБ
ИСО 19011.
Результаты внутренних аудитов используются при проведении анализа функционирования СУОТ (СТП СУОТ 4.6.0-2012)
6 ПЛАНИРОВАНИЕ И ПОДГОТОВКА ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СУОТ
Годовой график внутренних аудитов функционирования СУОТ в СП предприятия/ филиала разрабатывается СОТ/ ИОТ филиала. В графике указываются СП, в
которых проводится внутренний аудит, и сроки его проведения (приложение Б).
График внутренних аудитов функционирования СУОТ подписывается СОТ/
ИОТ филиала и утверждается заместителем генерального директора по техническим вопросам/ ГИ филиала.
В зависимости от целей, планируемого объема внутренней проверки и сложности проверяемых видов деятельности аудит СУОТ может осуществляться как
группой аудиторов, так и одним лицом. Аудит в обязательном порядке проводится в
присутствии ответственного лица проверяемого СП.
В процессе подготовительной работы аудитор составляет план проведения
внутреннего аудита СУОТ (приложение В).
План проведения внутреннего аудита СУОТ включает:
- наименование проверяемого СП;
- основание для проведения аудита;
- дату проведения аудита;
- цель аудита;
- проверяемые элементы СУОТ;
- перечень документов, на соответствие которым проводится аудит;
- состав аудиторской группы (при необходимости);
- список персонала проверяемых подразделений для работы с членами аудиторской группы;
- номер отчета об аудите.
План внутреннего аудита СУОТ составляется в двух экземплярах, подписывается аудитором, утверждается руководителем предприятия/ филиала.
Один экземпляр плана проведения внутреннего аудита СУОТ передается руководителю СП для уведомления не позднее, чем за пять дней до начала аудита.
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Лист
6
В процессе проведения внутренних аудитов используются контрольные листы
- опросники проверки и оценки элементов СУОТ (приложение Г), которые заранее
разрабатываются руководителем группы по аудиту (аудиторской группой).
Основой для разработки вопросов, включенных в контрольные листыопросники, является документация СУОТ, на соответствие которой проводится внутренний аудит, а также другие документы, регламентирующие деятельность проверяемого СП по ОТ.
Заполненные контрольные листы-опросники используются при оформлении и
подготовке отчета по внутреннему аудиту СУОТ (приложение Д).
7 ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СУОТ
Процесс проведения внутреннего аудита (проверки) производится путем опроса, изучения документов, наблюдения за деятельностью проверяемого подразделения и условиями работы персонала, оценки выполнения и эффективности корректирующих мероприятий, предложенных в ходе предыдущих аудитов.
При проверке СП аудиторская группа (аудитор) анализирует контрольные листы-опросники и фиксирует в них (при наличии) несоответствия.
По окончании аудита (проверки) проводится предварительное подведение
итогов, целью которого является ознакомление руководителя проверяемого СП с
несоответствиями, которые были выявлены в ходе проведения аудита.
8 ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СУОТ И
ПРОВЕДЕНИЕ КОРРЕКТИРУЮЩИХ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ
По результатам внутреннего аудита СУОТ в пятидневный срок составляется
отчет, который является основой для принятия решений по устранению выявленных
в ходе проведения внутреннего аудита несоответствий совершенствования СУОТ.
Отчет по внутреннему аудиту подписывается руководителем и членами аудиторской группы (аудитором) (с указанием даты подписания) и утверждается заместителем генерального директора по техническим вопросам/ ГИ филиала.
Отчет оформляется в двух экземплярах, один направляется начальнику проверяемого СП, второй – на регистрацию в СОТ/ ИОТ филиала. Отчеты регистрируются в журнале регистрации отчетов по внутренним аудитам СУОТ (приложение Е) и
хранятся в СОТ/ ИОТ филиала.
При выявлении несоответствий руководитель проверяемого СП разрабатывает не позднее 10 дней с момента предоставления отчета по внутренним аудитам
СУОТ план корректирующих и предупреждающих действий ( приложение Ж) и
утверждает его у вышестоящего руководителя.
Ответственность за выполнение корректирующих и предупреждающих действий несет руководитель проверяемого СП.
После выполнения корректирующего мероприятия, указанного в отчете по
внутреннему аудиту СУОТ, руководитель СП в трехдневный срок уведомляет СОТ/
ИОТ филиала о его выполнении.
9 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
Сведения об использовании и хранении документов, содержащих зарегистрированные данные по результатам работ, установленных настоящим стандартом,
приведены в таблице 1.
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Лист
7
Таблица 1
Наименование
документа
Годовой
график
проведения внутренних
аудитов
СУОТ
План проведения
внутреннего аудита СУОТ
Контрольные листы-опросники
проверки и оценки
элементов СУОТ
Отчеты по внутренним
аудитам
СУОТ
Журнал регистрации отчетов по
внутренним аудитам СУОТ
Место хранения
рабочего экземпляра
СП
Место хранения
оригинала
Срок хранения
СОТ/
ИОТ филиала
3 года
СП
СОТ/
ИОТ филиала
3 года
СОТ/
ИОТ филиала
5 лет
СОТ/
ИОТ филиала
5 лет
СОТ/
ИОТ филиала
5 лет
СП
10 НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие документы:
1. СТБ 18001-2009 Системы управления охраной труда. Требования.
2. СТБ ИСО 19011-2003 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента
качества и/или систем экологического менеджмента.
3. СТП СУОТ 4.6.0-2012 Анализ со стороны высшего руководства.
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Лист
8
Приложение А
Описание процесса проведения внутренних аудитов
СУОТ, распределение ответственности
Описание процесса проведения внутренних аудитов СУОТ, распределение
ответственности приведено в таблице А.1.
Таблица А.1
Описание
Р
О
У
И
Данные
этапов процесса
1
2
3
4
5
6
1. Разработка годового
СОТ/
РуководиПроект
графика проведения
ИОТ фители СП
годового
внутренних аудитов
лиала
графика
СУОТ
проведения
внутренних
аудитов СУОТ
2. Согласование граСОТ/
фика
проведения
РуководиИОТ фивнутренних
аудитов
тели СП
лиала
СУОТ
3. Замечания при раз- Зам.ген.
работке годового градир.по
фика
проведения техн.вопвнутренних аудитов
росам/
ГИ филиала
4. Доработка графика
СОТ/
Доработанны
Руководипо замечаниям
ИОТ фий проект
тели СП
лиала
графика
5. Утверждение графи- Зам.ген.
Утвержденка проведения внутдир.по
ный график
ренних аудитов
техн.воппроведения
росам/
внутренних
ГИ фиаудитов СУОТ
лиала
6. Разработка плана
СОТ/
Проект плана
внутреннего аудита
ИОТ фивнутреннего
СУОТ
лиала
аудита СУОТ
7. Согласование плана
СОТ/
Руководивнутреннего аудита
ИОТ фители СП
лиала
8.Утверждение плана
СОТ/
РуковоУтвержденИОТ
фивнутреннего аудита
дители
ный план
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
СУОТ
1
9. Подготовка рабочей
документации
для
проведения
аудита
(контрольные листыопросники, форма отчета отчета об аудите)
10. Проведение аудита
лиала
2
СОТ/
ИОТ филиала
СП
3
11.
Документальное
оформление данных
аудита
СОТ/
ИОТ филиала
12. Подведение предварительных
итогов
аудита
СОТ/
ИОТ филиала
13. Подготовка отчета
по внутреннему аудиту
СУОТ (чистовой вариант)
СОТ/
ИОТ филиала
Зам.ген.
дир. по
технич.
вопросам/ ГИ
4
5
Члены
аудиторской
группы
СОТ/
ИОТ филиала
14. Утверждение отчета по внутреннему
аудиту СУОТ
Лист
9
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Члены
Руковоаудитордители
ской груп- СП
пы, уполномоченные представители
СП
Члены
аудиторской группы
Члены
аудиторской групСОТ/
пы, руковоИОТ
дители и
филиауполномола
ченные
представители СП
Члены ауди- СОТ/
торской
ИОТ
группы
филиала руководитель СП
внутреннего
аудита СУОТ
6
Контрольные
листыопросники,
форма отчета
об аудите
Заполненные
контрольные
листыопросники
Отчет по
внутреннему
аудиту
СУОТ
Утвержденный отчет по
внутреннему
аудиту
СУОТ
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
Лист
10
СТП СУОТ 4.5.5-2012
филиала
15. Регистрация, учет
и хранение подлинника отчета
1
16. Тиражирование и
рассылка рабочих экземпляров в соответствии с
рассылкой
17. Анализ результатов аудита, разработка
корректирующих
и
предупреждающих мероприятий
18. Проведение корректирующих
мероприятий
19. Контроль за выполнением корректирующих мероприятий
СОТ/
ИОТ филиала
2
3
4
5
Руководители СП
СОТ/
ИОТ
филиала
СОТ/
ИОТ филиала
СОТ/
ИОТ филиала
Руководители
СП
СОТ/
ИОТ филиала
Условные обозначения:
Р – принимает решение;
О – отвечает за выполнение действия;
У – участвует в выполнении действия;
И – получает информацию.
Запись в журнале регистрации отчетов
6
Рабочие экземпляры отчета
Отчет по
внутреннему
аудиту
СОТ/
ИОТ
филиала
Отметка о
выполнении
(невыполнении) мероприятия
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
Лист
11
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Приложение Б
Форма графика проведения внутренних аудитов
функционирования СУОТ
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель генерального директора
/главный инженер филиала
……………
___________________ 20 г.
ГРАФИК
проведения внутренних аудитов функционирования
СУОТ на 20__ г.
№
п/
п
Ф.И.О.глав
Проверяе- ного аудимое подтора, аудиразделение тора по
СУОТ
Разработан
СОТ/ ИОТ филиала
1
2
3
4
__________________
(подпись)
5
Месяц
6
7
8
9
10
11
_________________
(инициалы, фамилия)
12
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
Лист
12
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Приложение В
Форма плана проведения внутреннего аудита СУОТ
Руководитель
………….
___________________ 20 г.
ПЛАН
проведения внутреннего аудита СУОТ № ___
Проверяемое структурное подразделение ___________________________________
Дата проведения аудита _____________________________________________
Цель аудита _______________________________________________________
Основание для проведения аудита______________________________________
Проверяемый
элемент
Перечень доСостав
кументов, по
аудиторкоторым про- ской группы
водится аудит
Аудитор
Согласовано
СОТ/ИОТ филиала
Ответственное
лицо
проверяемого
структурного
подразделения
Номер
отчета об
аудите
Примечание
______________ __________________ _______________
(подпись)
(инициалы, фамилия)
(дата)
____________
(подпись)
Ознакомлен
Руководитель структурного
подразделения
_________________ ____________
(инициалы, фамилия)
(дата)
____________ __________________ ______________
(подпись)
(инициалы, фамилия)
(дата)
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
Лист
13
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Приложение Г
Форма контрольного листа-опросника проверки и оценки элементов
СУОТ
КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ-ОПРОСНИК
проверки и оценки элементов СУОТ
Структурное подразделение_____________________________________________
(наименование)
Руководитель подразделения ____________________________________________
(фамилия, инициалы)
Проверяемый элемент СУОТ _____________________________________
Опрашиваемые сотрудники проверяемого подразделения ____________________
(фамилия, инициалы)
______________________________________________________________________
Номер
записи
Аудитор
Перечень
контрольных
вопросов
Описание процедуры в документах
СУОТ
Фактическое
применение
документированной процедуры
Результаты
оценки
(степень
соответствия /
несоответствия)
___________________ ___________________ _____________
(подпись)
(инициалы, фамилия)
(дата)
Согласовано
СОТ/ИОТ филиала
____________ _________________ ___________
(подпись) (инициалы, фамилия)
(дата)
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Лист
14
Приложение Д
Форма отчета по внутреннему аудиту СУОТ
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель генерального директора/
( главный инженер)
_____________________
«_____»_______________ 20
ОТЧЕТ ПО ВНУТРЕННЕМУ АУДИТУ СУОТ
№____________
_
Проверяемое подразделение:
Дата проведения аудита:
Основание для проведения аудита:
Плановая проверка _________________________________________
план
внеплановая проверка ______________________________________
распорядительный документ
Цель аудита:
Проверяемые элементы СТБ 18001
Состав аудиторской группы:
руководитель группы:
члены группы:
Сотрудники проверяемого подразделения, сопровождающие и работающие с
членами группы по проверке СУОТ (должность, фамилия, инициалы):
Перечень ТНПА и НПА, по которым проводился внутренний аудит:
Выявленные несоответствия:
Выводы:
Рекомендации по результатам аудита, предлагаемые корректирующие и предупреждающие действия:
Рассылка отчета:
для информации:___________________________________________
подразделения
для подготовки ответа: ______________________________________
подразделения
Приложения: контрольные листы-опросники
Члены аудиторской группы _______________________________
(подпись, инициалы, фамилия, дата)
_____________________________
(подпись, инициалы, фамилия, дата)
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Отметка об устранении
несоответствий
Результат проверки
Фамилия, инициалы членов аудиторской группы
Фамилия, инициалы руководителя аудиторской
группы
Дата представления
отчета
Цель и вид
внутреннего аудита
Проверяемое
структурное подразделение
Дата проведения внутреннего аудита
Номер
аудита
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
Лист
15
Приложение Е
Форма журнала регистрации отчетов по внутренним аудитам СУОТ
ЖУРНАЛ
регистрации отчетов по внутренним аудитам СУОТ
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
Лист
16
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Приложение Ж
Форма плана корректирующих и предупреждающих действий
УТВЕРЖДАЮ
Вышестоящий руководитель по
направлению деятельности
________ _________________
(подпись)
(расшифровка подписи)
«_____» ___________ 20__г.
СОТ
Регистрационный №________
Дата регистрации__________
План корректирующих и предупреждающих действий
основание разработки _________________________________________________________
(Протокол КС – Совета директоров, приказ №, отчет по аудиту №, протокол совещания по вопросам ОТ)
НесоотКатегория ПриВыраЦель
Ответственный Срок ис- Отметка
ветствия
несоотчина
ботанза
полнео выКПД
ветствия
несоные
ния
полнепровекон(выявотКПД
нии.
ленное
ветдение
троль
Резульили поствия
тативтенциность
альное)
1
2
3
Руководитель подразделения
4
5
6
7
8
___________ _________________
(подпись)
(расшифровка подписи)
9
______
(дата)
Согласовано
СОТ / ИОТ филиала
________
(подпись)
_________________
(расшифровка подписи)
Главный аудитор по ОТ _________ _________________
(подпись)
(расшифровка подписи)
________
(дата)
________
(дата)
Система управления
охраной труда
РУП ''Белпочта''
СТП СУОТ 4.5.5-2012
Лист
17
Приложение З
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
Изменение
№
Номера листов
изме- заменоаннуненненвых
лироных
ных
ванных
Основания внесений изменений
Всего
ДокуДата
ПодДата
листов в
мент № введения
пись
внеседокументе
изменения изний
менений