Государственное областное учреждение «Государственный архив Кировской области» (ГОУ «ГАКО») Создание автоматизированного программного комплекса по документам ГОУ «ГАКО», содержащим генеалогическую информацию. Опыт. Проблемы. Перспективы. Доклад на научно-методическом совете архивных учреждений Приволжского федерального округа в г. Нижний Новгород, 2008 г. Автор – начальник отдела информационно-поисковых систем ГОУ «ГАКО» М.В. Меланин В 90-х годах XX в. в Государственном архиве Кировской области значительно возросли число пользователей документной информацией, занимающихся в читальном зале архива генеалогическими исследованиями и число генеалогических запросов, в т.ч. и родословных на несколько поколений. В связи с этим перед архивом встала задача обеспечения исследований по данной тематике информационно-поисковыми системами. Основными источниками для поиска генеалогической информации являются метрические книги, исповедные росписи и ревизские сказки. В Государственном архиве Кировской области объем находящихся на хранении документов этих видов значителен, что объективно обусловлено историей нашего региона. Большой объем и наличие этих документов в нескольких десятках описей разных фондов обусловили выбор формы информационно-поисковой системы по метрическим книгам и исповедным росписям – электронная база данных. В настоящее время автоматизированный программный комплекс по документам ГОУ «ГАКО», содержащим генеалогическую информацию включает 2 завершенные базы данных: «Метрические книги церквей Вятской епархии. XVIII-XX вв.» и «Исповедные росписи церквей Вятской епархии. XVIII-XX вв.», а также 2 незавершенные – «Клировые ведомости церквей Вятской епархии. XVIII-XX вв.» и «Списки населенных пунктов Вятской губернии – Кировской области. 1905-2002 гг.». Базы данных «Метрические книги» и «Списки населенных пунктов» являются сетевыми. Разработку программ для баз данных в архиве осуществляет главный специалист-программист отдела организационно-методической работы и автоматизированных архивных технологий на основании технического задания, составленного сотрудниками отдела информационно-поисковых систем и одобренного Советом НОТ архива. Главный специалист составляет инструкцию пользователю программой, которую рассматривает и одобряет ме- тодическая комиссия архива. Непосредственное ведение баз данных осуществляет отдел информационно-поисковых систем. К каждой программе в архиве имеется инструкция пользователю, подробно описывающая все возможности программы, в т.ч. порядок ввода и поиска информации в базе данных. Инструкции снабжены рисунками, наглядно демонстрирующими различные окна и поля программы, а также процесс работы с ними. Базы данных «Метрические книги», «Исповедные росписи» и «Клировые ведомости» построены по единым принципам. В настоящее время базы данных содержат информацию о местонахождении в фондах ГОУ «ГАКО» порядка 74 тысяч метрических книг за период 1724-1938 гг. (10361 ед. хр.) и 21 тысячи исповедных росписей за 1731-1917 гг. (1191 ед. хр.), т.е. всех выявленных на данный момент в архиве документов этих видов), а также 4890 клировых ведомостей за 1830-1915 гг. – всего 153 ед. хр. (на данный момент введена информация только о церквях Сарапульского уезда Вятской губернии). Единицей учета баз данных является запись, под которой для баз данных «Метрические книги», «Исповедные росписи» и «Клировые ведомости» понимается совокупность сведений об одном документе, а для базы данных «Списки населенных пунктов» – совокупность сведений об одном населенном пункте из одного списка населенных пунктов, введенного в базу данных. Программа «Метрические книги церквей Вятской епархии. XVIII-XX вв.» была разработана в архиве в 1999 г. с целью создания межфондового указателя, содержащего сведения о местонахождении всех выявленных в архиве метрических книг православных церквей. В 2005 г. программа была усовершенствована с целью устранения выявившихся в процессе использования недостатков, добавлены новые функции. В базу данных внесена следующая информация по каждой метрической книге: название церкви (собора); название и тип населенного пункта (город, завод, слобода, село), в котором находилась церковь (собор); название уезда (в период 1780-1796 гг. – округи), на территории которого находилась церковь; название епархии, к ведомству которой относилась церковь; год составления; поисковые данные (номера фонда, описи, дела, листов). К настоящему времени в базу данных внесены сведения о всех метрических книгах православных церквей, находящихся на хранении в архиве, в т.ч. и церквей других епархий, кроме Вятской – Вологодской, Казанской, Костромской. Программа «Исповедные росписи» была создана в архиве в 2005 г. также с целью создания межфондового указателя, содержащего сведения о местонахождении всех выявленных в архиве исповедных росписей. В нее введены сведения об исповедных росписях, аналогично базе данных «Метрические книги». База данных «Клировые ведомости церквей Вятской епархии. XVIIIXX вв.» создана в 2007 г. для создания указателя в процессе усовершенствования описи клировых ведомостей церквей Сарапульского уезда. Созданные программы позволяют осуществлять с базами данных «Метрические книги», «Исповедные росписи» и «Клировые ведомости»: поиск информации о местонахождении одного документа или комплекса документов по сочетанию различных заданных параметров (например, метрические одной церкви за заданный период, метрические книги церквей одного населенного пункта, одного уезда, епархии и т.д.); создание на бумажной основе географических указателей документов одного вида к описям дел, содержащим значительный объем таких документов. для исповедных росписей и клировых ведомостей – формирование и вывод на печать внутренних описей дел. С помощью этих программ в архиве уже созданы 5 указателей: 2 – метрических книг, 2 – исповедных росписей, 1 – клировых ведомостей. Указатели построены по географическому принципу: по алфавиту названий населенных пунктов, в которых имелись церкви; в тех случаях, когда в одном населенном пункте имелось две или более церквей, или когда название церкви, находившейся в одном населенном пункте, изменилось – по алфавиту названий церквей. Документы одной церкви расположены в хронологическом порядке. База данных «Списки населенных пунктов Вятской губернии – Кировской области. 1905-2002 гг.» была создана в 2007 г. на основе материалов, подготовленных для справочника «Административно-территориальное деление Вятской губернии – Кировской области. 1918-2002 гг.». Появление этой базы данных было вызвано интенсивным использованием сотрудниками архива и пользователями документной информацией в читальном зале списков населенных пунктов, готовившихся для публикации в качестве приложений к указанному справочнику. Общее количество записей в базе данных – более 54 тысяч. В базу данных путем экспорта текстовых документов в формате Word были внесены списки населенных пунктов: Вятской губернии на 1905 г.; Вятской губернии на 1919-1923 гг.; Кировской области 2002 г.; трех волостей Никольского уезда Северо-Двинской губернии, переданных в 1920 г. в состав Котельничского уезда Вятской губернии; трех районов Архангельской области, переданных в 1941 г. в состав Кировской области. В базу данных внесена следующая информация по каждому населенному пункту: название и дата списка населенных пунктов, из которого берется информация; тип и название населенного пункта; административно-территориальные единицы разных звеньев, к которым относился населенный пункт; поисковые данные списка (номера фонда, описи, дела, листов); примечания (данное поле предусмотрено для введения любых дополнительных сведений о населенном пункте, например о том, что данный населенный пункт является центром какой-либо административно-территориальной единицы). Программа позволяет осуществлять при работе с базой данных построение списка населенных пунктов конкретной административнотерриториальной единицы на заданный год; База данных «Списки населенных пунктов» при исполнении генеалогических запросов используется для подтверждения факта существования населенного пункта под конкретным названием на территории Вятской губернии – Кировской области, поиска информации о принадлежности конкретного населенного пункта к административно-территориальной единице (уезду, волости, району и т.п.) на заданный момент времени, наличии у населенного пункта второго названия и др. Созданные в архиве программы удобны и просты в использовании. При вводе информации в базы данных широко используются функции автозавершения и ввода группы значений. Оба эти механизма облегчают ввод повторяющихся данных, что ускоряет ввод и уменьшает число ошибок. Особое внимание уделено процессу редактирования записей баз данных. Редактирование проводится сотрудниками отдела информационнопоисковых систем после завершения ввода информации и осуществляется при помощи специального окна просмотра и редактирования, в котором в виде таблицы отображаются все записи, введенные в базу данных. Просмотр и редактирование являются необходимыми этапами работы в процессе создания баз данных. Введенные записи просматриваются с це- лью устранения ошибок и опечаток, введения в базу данных вновь установленных или исправленных данных. При пользовании такими базами данных, как «Метрические книги», «Исповедные росписи» и «Клировые ведомости» следует иметь в виду, что названия населенных пунктов, в которых находились церкви, и самих церквей могли меняться. В таких случаях сведения о документах одной церкви следует искать в базах данных по нескольким названиям, что требует применения дополнительных справочных материалов в виде списков старых и новых названий населенных пунктов и церквей. Для создания географических указателей документов возникла необходимость приведения различных вариантов названий одного населенного пункта или одной церкви к единообразному написанию. Например, из двух вариантов названия одного села – Бахта и Бахтинское, или двух вариантов названия одной церкви – Свято-Троицкая и Троицкая, встречающихся в документах, в базе данных оставляется одно. При этом изменять названия следует очень осторожно, отличая случаи вариативности названий от случаев формального переименования. Следует иметь в виду, что в некоторых случаях один вариант названия церкви мог исторически закрепиться за церковью. Проблемы, возникающие при работе с базами данных, не создают значительных затруднений при их использования по основному назначению. В перспективных планах архива – ведение уже созданных баз данных и совершенствование методики работы с ними. На ближайшие годы запланировано создание межфондового указателя – базы данных «Ревизские сказки Вятской губернии. XVIII-XIX вв.», в которую будет введена информация обо всех находящихся на хранении в архиве ревизских сказках на уровне населенных пунктов. Будут созданы базы данных «Планы приходов Вятской епархии начала XX в.» и «Списки землевладельцев и домохозяев Вятской губернии на 1891 г.». База данных «Планы приходов Вятской епархии начала XX в.» будет представлять собой комплекс оцифрованных (сканированных) планов (всего около 300) с поисковой системой в виде алфавитных списков наименований уездов и населенных пунктов, в которых имелись церкви, и самих церквей. База данных возможно будет дополнена историческими и статистическими сведениями по истории церквей или другими картографическими материалами, с помощью которых возможно установить местоположение населенных пунктов, существовавших в XIX-XX вв. В базу данных «Списки землевладельцев и домохозяев Вятской губернии на 1891 г.» будут введены поименные списки домохозяев, охватывающие всю территорию Вятской губернии, в разрезе уездов, волостей, сельских обществ и населенных пунктов. В настоящее время данные списки интенсивно используются в архиве для установления точного места проживания (приписки) семей, в тех случаях, когда таковое известно лишь приблизительно. Все созданные в архиве на данный момент базы данных значительно облегчают работу сотрудников архива и пользователей документной информацией при генеалогических исследованиях. Базы данных «Метрические книги» и «Исповедные росписи» и созданные на их основе географические указатели являются основными справочниками для поиска документов данных видов в архиве. Без их использования не обходится ни одно генеалогическое исследование.