Графическое описание процедур БП

1
Графическое представление процедур БП
1. Общие положения
Целью графического представления, изложенного в настоящем документе, является
описание взаимодействий сотрудников предприятия в ходе выполнения ими определенных
действий, функций, и т.д.
Представление направленно именно на описание взаимодействий, а не
документооборота, организационных отношений и пр.
1.3. Термины, используемые в документе
Процедура – составная часть деятельности на предприятии (бизнес-процесса).
Критерием разделения бизнес-процесса на части служит возможность выделения
промежуточного результата, который поддается учету, контролю и регистрации в
информационной системе. Другими словами - это цепь событий, происходящих в течение
определенного промежутка времени и обладающих познаваемым результатом.
Участник процедуры – субъект, выполняющий определенные действия, направленные
на трансформацию входных потоков процесса в выходные.
Потоки (входные, выходные) – информационные или материальные объекты,
«перерабатываемые» в результате выполнения действий участниками процедуры.
Диаграмма процедуры – графически формализованное алгоритмическое представление
процедуры.
2. Этапы описания процедур
2.1. Выделение процедур на предприятии, представляемых в графической форме для
дальнейшего согласования, модификации и других целей, определяемых проектом.
Используемая методика
выделения процедур – рефлексивное конструирование. Она
обеспечивает
учет и формулирование особенностей реализации процедур конкретным
участниками процедуры.
2.2. Разработка кросс - функциональной диаграммы.
2.3. Прочие шаги, связанные с целью описания процедур (согласование, уточнение и пр.)
3. Кросс-функциональная диаграмма процедуры
Общий вид диаграммы процедуры представлен на рис.1.
3.1. Процедура
Процедура представляется всей диаграммой. В диаграмме указывается название
процедуры в заголовочной части листа.
3.2. Участник
1. Каждая процедура содержит группу взаимодействующих участников (ролей).
2. Участник представляется в виде вертикального столбца (колодца), в котором будут
отображаться действия участника (зона ответственности).
3. В диаграмме указывается имя участника в заголовке столбца.
4. Участником может являться конкретный сотрудник предприятия (должность),
функциональное подразделение (отдел, бюро, цех), внешние субъекты (заказчик,
поставщик).
5. Выбор участников определяется целями моделирования.
2
Наименование
участника
процедуры
Управляющее
воздействие
Рис.1. – Пример диаграммы процедуры
3.3. Действие
1. Каждый участник выполняет в процедуре определенные действия.
2. Действия представляются прямоугольниками, входящими в соответствующий
участнику колодец.
3. Одному действию соответствует один участник. Представление одного действия,
захватывающего более одного участника, рекомендуется применять в
исключительных случаях.
4. В прямоугольнике наименование действия лучше указывать в форме
предложения, начинающегося с глагола: «Занести», «Выполнить», «Подписать» и
др. Можно указывать наименование действия в форме отглагольного
существительного («создание», «получение») с указанием на предмет действия
(«заявки покупателя» и т.д.).
5. Каждое действие перерабатывает входные объекты в выходные объекты,
представляемые соответствующими потоками, с использование управляющих
потоков (условий, воздействий).
6. Разбиение последовательности действий одного участника на разные
«прямоугольники» определяется исходя из особенностей самого действия и
условий его выполнения.
3.4. Входной/выходной поток
Входной/выходной поток (далее поток) – множество объектов используемых
(результирующих) в процессе выполнения действий участником процедуры.
Поток определяет множество объектов следующих типов:
 Документы.
 Товарно-материальные ценности.
 Денежные средства.
 Люди.
 Прочая информация : устное сообщение, электронное сообщение, документ в ИС.
Элементы потока представляются в виде стрелок, соединяющих действия участников.
Наименование объектов потока указывается в названиях стрелок.
Исходящая стрелка привязывается к нижней, левой или правой грани прямоугольника
действия (зависит только от удобства представления диаграммы).
Входящая стрелка привязывается к верхней, правой или левой грани прямоугольника
действия (зависит только от удобства представления диаграммы).
3
Одна стрелка может содержать наименования нескольких объектов потока (зависит
только от удобства представления диаграммы).
3.5. Управляющие воздействия
Управляющие воздействия определяют условия и требования к действиям. Ими могут быть:
 Нормативные документы.
 Сведения (информация) о состоянии объектов предприятия (остатки, загрузка и пр.).
 Информация о начале выполнения действия (в конце дня, при поступлении 10
заказов и пр.).
 Другое.
Управляющее воздействие представляется в виде стрелки, привязанной к верхней грани
прямоугольника действия ( рис.1). Наименование указывается в названии стрелки.
Одна стрелка может содержать наименования нескольких управляющих воздействий
(зависит только от удобства представления диаграммы).
3.6. Поток работ (поток управления)
Поток работ (поток управления) – правила, определяющие последовательность и
взаимодействие участников в процессе выполнения действий.
Форма описания последовательности действий в диаграмме определяется следующими
правилами:
1. Последовательные действия представляются «сверху – вниз» со смещением вниз
последующего действия по отношению к предыдущему.
2. Началом выполнения действия считается поступление участнику объектов входного
потока, если не указано условие.
3. Отображение потоков без указания объектов (пустых стрелок) применяется в случаях:
a. перехода действия к другому участнику (указывается в действии);
b. содержание потока не установлено.
4. Дополнительные условия выполнения действий задаются в виде управляющего
воздействия.
5. Разделение (объединение) потока управления отображается без использования
дополнительных графических элементов. Способ представления разделения
(объединения) потока управления представлен в таблице1. Содержание выбора того или
иного потока управления может указываться как надпись на стрелках («да»-«нет»,
«согласовано»-«не согласовано» и др.).
6. С помощью дополнительных графических элементов (горизонтальная разделительная
линия) может указываться фаза выполнения процедуры.
Таблица 1
№
Графическое представление
Описание
1.
Выполняются все последующие действия.
2.
Выполняется одно или несколько последующих
действий.
4
3.
Последующее действие выполняется только при
условии завершения предшествующих
действий.
4.
Последующее действие выполняется при
условии завершения одного или нескольких
предшествующих действий.
3.7. Представление элементов информационных систем
Элементы использования информационных систем (ИС) в процедуре могут быть
представлены следующим образом.
1. В наименовании действия может напрямую указываться, что работа выполняется в
информационной системе.
2. В наименовании потоков может напрямую указываться, что информация принадлежит
информационной системе.
3. Возможно применение других обозначений (например, выделение курсивом действий и
потоков в информационной системе).
Пример графического
представлен на рис.2.
отображения
применения
информационных
систем
Рис.2. - Пример графического отображения применения информационных систем