Правила составления и оформления документов - Составление положений, правил, инструкций - Управленческое решение (приказ) - Оформление договоров (соглашений) - Составление доверенности - Деловая переписка (служебное письмо) - Составление акта - Поручение руководителя - Оформление протокола - Заявление работника Кадровое делопроизводство осуществляется в процессе деятельности кадровой службы путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения, а также ведения, учета и хранения предусмотренных законодательством и нормативными актами организации бланков, форм, книг и журналов. К основным организационным документам, применительно к задачам кадровой службы, относятся: - положение об организации; - положения о подразделениях, отделах организации; - руководящие документы организации, регламентирующие задачи и функции кадровой службы; - организационная структура и штатное расписание организации; - правила внутреннего трудового распорядка; - должностные инструкции работников, а также иные организационные документы для выполнения задач и функций кадровой службы в соответствии с действующим законодательством. Состав документов, издаваемых (используемых) организацией, определяется ее правовым положением, компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с органами государственной власти и другими организациями, формой собственности. В соответствии с действующим законодательством и иными нормативными правовыми актами организации издают следующие распорядительные документы: - приказы; - положения; - уставы; - правила; - инструкции; - регламенты К информационно-справочным документам относятся: - акты; - справки; - докладные и объяснительные записки; - протоколы; - заявления; - графики; - листки временной нетрудоспособности и другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами. Подготовка текстов документов Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде сочетания этих структур. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства. Текст документа составляют на русском языке. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д. Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы, подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Как правило, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организацииавтора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют, как правило, арабскими цифрами. При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров о передаче документов на государственное хранение, актов об уничтожении документов, сопроводительных, гарантийных писем, заявок, заключений и т.д.) рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование текстовых шаблонов, разработанных организацией. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых, и других документах. При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, организационнораспорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень). Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы) Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Графы таблиц, как правило, пронумеровывают арабскими цифрами. Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую страницу; на последующей странице их нумерация граф продолжается. Если графы таблиц умещаются на одной странице, а содержание таблицы не умещается и переносится на последующую страницу (страницы), то на последующих страницах проставляются лишь номера граф таблицы. При этом наименования граф таблицы не печатаются. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. В документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами