Обобщение практики проставления Управлением Минюста

Управление Минюста России по Волгоградской области
Отдел по контролю и надзору в сфере адвокатуры, нотариата,
государственной регистрации актов гражданского состояния
ОБОБЩЕНИЕ
практики проставления Управлением Минюста России по Волгоградской области
апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу,
за 2012 год
10.01.2013
г. Волгоград
Обобщение подготовлено во исполнение поручения Главного управления
Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области от 29.10.2012
№ 04-16631.
В соответствии с Положением об Управлении Министерства юстиции
Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации,
утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 21 мая
2009 г. № 147 «Об утверждении Положения об Управлении Министерства юстиции
Российской Федерации по субъекту (субъектам) Российской Федерации и Перечня
Управлений Министерства юстиции Российской Федерации по субъектам
Российской Федерации» Управление Минюста России по Волгоградской области
(далее - Управление) обеспечивает исполнение функции по проставлению в
установленном порядке апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу
за границу.
Для подтверждения достоверности официальных документов, выданных на
территории иностранных государств – участников Конвенции, подписанной в Гааге
5 октября 1961 года, предусмотрена простая юридическая процедура –
удостоверение «подлинности подписи, качества в котором выступало лицо,
подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа,
которыми скреплен этот документ», путем проставления апостиля.
При проставлении апостиля специалисты руководствовались в период до 03
сентября 2012 года Административным регламентом исполнения Министерством
юстиции Российской Федерации государственной функции по проставлению
апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу,
утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 29
октября 2010 г. № 321, с 04 сентября 2012 года - Административным регламентом
предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной
услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу
за границу, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации
от 03 июля 2012 года № 130 (далее - Административный регламент).
В соответствии с Административным регламентом Управление проставляет
апостиль на документах и копиях документов, исходящих от нотариусов
г. Волгограда и Волгоградской области; на судебных документах, выданных
2
судебными органами Волгоградской области; на официальных документах,
исходящих от органов государственной власти субъектов Российской Федерации,
органов местного самоуправления (кроме органов записи актов гражданского
состояния).
При исполнении государственной услуги Управление осуществляет
взаимодействие с нотариусами, судами, органами местного самоуправления,
официальные документы которых представляются для проставления апостиля.
Исполнение государственной услуги включает в себя следующие
административные процедуры:
- прием и регистрация документов;
- установление отсутствия оснований для отказа в проставлении апостиля,
включая проверку соответствия подписи должностного лица и оттиска печати
органа на официальном документе имеющимся образцам;
- отказ в проставлении апостиля (при установлении оснований для отказа в
проставлении апостиля);
- проставление апостиля (при отсутствии оснований для отказа в
проставлении апостиля);
- выдача документов.
Конечными результатами исполнения государственной услуги являются:
- проставление апостиля на официальном документе;
- отказ в проставлении апостиля на официальном документе.
В соответствии с Административным регламентом срок проставления
апостиля при отсутствии необходимости истребования образца подписи и
подтверждения полномочий должностного лица, подписавшего представленный
официальный документ, и (или) истребования образца оттиска печати органа
государственной власти, нотариуса, от которого исходит документ, не должен
превышать 3 рабочих дней со дня представления документов.
В случае необходимости истребования образца подписи и подтверждения
полномочий на право подписи должностного лица, истребования образца оттиска
печати органа государственной власти, нотариуса, от которого исходит
официальный документ, не должен превышать 33 рабочих дней, следующих за днем
поступления от заявителя официальных документов.
Нарушений сроков, установленных Административным регламентом,
Управлением не допускается.
Управлением осуществляется прием заявителей для проставления апостиля в
соответствии с графиком, установленным Административным регламентом.
Граждане, прибывшие из районов Волгоградской области, принимаются вне
графика в течение всего рабочего дня. По возможности апостиль им проставляется в
день обращения.
Для исполнения государственной услуги документы принимаются в строгом
соответствии с Административным регламентом:
- документ, удостоверяющий личность (предъявляется);
- официальный документ, подлежащий вывозу на территорию иностранного
государства, участника Гаагской Конвенции;
- документ об уплате государственной пошлины.
3
В соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 333.33 Налогового кодекса
Российской Федерации за проставление апостиля уплачивается государственная
пошлина в размере 1500 рублей за каждый документ.
Случаев освобождения от уплаты государственной пошлины органов
государственной власти, органов местного самоуправления согласно подпункту 10
пункта 1 статьи 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации в 2012 году
не было.
В 2012 году с целью проставления апостиля на официальных документах,
подлежащих вывозу за границу, в Управление обратились 487 граждан, апостиль
проставлен на 866 документах.
В 2012 году взыскано государственной пошлины на сумму 1 299 000 рублей.
В проставлении апостиля ни одному гражданину не отказано.
В 2012 году проставлен апостиль на:
№
п/п
1
2
3
4
Наименование документов
официальные документы, исходящие от органов местного
самоуправления, федеральных судов и мировых судей
Волгоградской области
нотариально
удостоверенные
копии
официальных
документов, исходящих от федеральных государственных
органов, их территориальных органов, судов и мировых
судей субъектов Российской Федерации, органов
государственной власти и местного самоуправления
официальные документы, выданные, удостоверенные или
засвидетельствованные
нотариусами
Волгоградской
области
Всего:
Количество
документов
60
615
191
866
Принимаемые для проставления апостиля документы соответствуют
требованиям, к ним предъявляемым:
- на нотариально засвидетельствованной копии имеется удостоверительная
надпись нотариуса о свидетельствовании верности копии с подлинником документа
(с копии), в которой отмечается отсутствие в подлиннике документа подчисток,
приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких – либо
особенностей; копия скреплена подписью и гербовой печатью нотариуса;
- на переводе нотариальной копии подпись переводчика засвидетельствована
нотариусом; удостоверительная надпись скреплена подписью и гербовой печатью
нотариуса; перевод подшит к нотариальной копии документа;
- нотариальный документ имеет удостоверительную надпись о
засвидетельствовании подлинности подписи гражданина, скреплен подписью и
гербовой печатью нотариуса;
- копия или выписка из решения суда скреплена подписью судьи с
расшифровкой и гербовой печатью суда, имеется отметка о вступлении решения
в законную силу;
4
- официальные документы, состоящие из нескольких листов, прошнурованы
и пронумерованы, количество листов заверено подписью должностного лица и
гербовой печатью учреждения (нотариус, судья);
- в случае совершения нотариального действия лицом, замещающим временно
отсутствующего нотариуса, наделенным полномочиями нотариуса на основании
статьи 20 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, в
удостоверительных надписях слова «нотариус», «нотариусом» заменяются словами
«временно исполняющий (исполняющим) обязанности нотариуса» (с указанием
фамилии, имени, отчества нотариуса и наименования соответствующего
нотариального округа).
В 2012 году наиболее часто встречающимися странами, в которые
вывозились документы с апостилем, являлись:
№
п/п
Страна направления
документов
Количество
представленных
документов
1.
2.
3.
4.
Германия
Испания
Франция
Италия
223
147
74
55
Процент от общего
количества
представленных
документов
25,8
17
8,5
6,4
В 2012 году Управлением были выявлены следующие ошибки при
оформлении нотариусами документов, предъявляемых для проставления апостиля:
- на нотариально удостоверенной копии с переводом совершена сложная
удостоверительная надпись о свидетельствовании подлинности копии и подписи
переводчика;
- на нотариально удостоверенной копии отсутствовала подпись нотариуса и
оттиск печати;
- к нотариально удостоверенной копии подшит перевод данного документа, на
переводе имеется сложная удостоверительная надпись о свидетельствовании
подлинности копии и подписи переводчика;
- на нотариально удостоверенной копии совершена удостоверительная
надпись временно исполняющего обязанности нотариуса поверх текста копии;
- к нотариально удостоверенной копии подшит перевод данного документа, в
переводе удостоверительной надписи отчество временно исполняющего
обязанности нотариуса переведено неправильно;
- на нотариально удостоверенной копии совершена неправильная
удостоверительная надпись нотариуса;
- на одном листе с двух сторон откопирован один и тот же документ с
напечатанной удостоверительной надписью нотариуса подписью и печатью только
на одной стороне листа.
Управлением разъяснялись гражданам последствия проставления апостиля на
неправильно оформленных нотариальных документах.
5
Граждане были вынуждены повторно обращаться к нотариусам для
переоформления документов, что вызывало обоснованное недовольство граждан.
В связи с изложенным, предлагаю:
1. Направить копию анализа в Главное управление Министерства юстиции
Российской Федерации по Ростовской области, для сведения.
2. Направить копию анализа в Нотариальную палату Волгоградской области,
для сведения.
3. Разместить информацию на официальном Интернет-сайте Управления.
Отдел по контролю и надзору в сфере адвокатуры,
нотариата, государственной регистрации актов
гражданского состояния