Приказ Белгосстраха "О работе с электронными сообщениями"

ПРИКАЗ БЕЛОРУССКОГО РЕСПУБЛИКАНСКОГО УНИТАРНОГО СТРАХОВОГО
ПРЕДПРИЯТИЯ «БЕЛГОССТРАХ»
15 марта 2012 г. № 88
г. Минск
О работе с электронными сообщениями
В целях упорядочения работы с электронными сообщениями, поступающими в адрес
Белорусского республиканского унитарного страхового предприятия «Белгосстрах», и
установления контроля за их надлежащим рассмотрением,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить, что:
1.1. электронными сообщениями являются сообщения, поступившие на официальный
сайт Белорусского республиканского унитарного страхового предприятия «Белгосстрах»
bgs. by, belgosstrakh. by (далее сайт Белгосстраха) и официальные адреса электронной почты
Белорусского республиканского унитарного страхового предприятия «Белгосстрах» (далее
официальные электронные адреса Белгосстраха);
1.2. официальными электронными адресами Белгосстраха являются:
адрес obraschenie@bgs. by, предназначенный для работы с электронными обращениями
граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц в порядке,
установленном законодательством;
адрес info@bgs. by – для работы с иными сообщениями, не указанными в абзаце втором
настоящего подпункта;
1.3. работникам структурных и обособленных подразделений Белгосстраха для
выполнения возложенных на них должностных обязанностей предоставляются
индивидуальные ящики электронной почты, адреса которых регистрируются с доменным
именем @bgs. by. Порядок пользования индивидуальными ящиками электронной почты
определяется локальными нормативными правовыми актами Белгосстраха;
1.4. техническое обеспечение функционирования системы электронной почты
Белгосстраха, в том числе проверка поступающих сообщений на наличие вирусов, удаление
спама и др. осуществляется управлением информационных технологий;
1.5. электронные обращения граждан и юридических лиц, поступившие на
официальные электронные адреса, на индивидуальные ящики электронной почты работников
структурных и обособленных подразделений Белгосстраха, а также на сайт Белгосстраха,
регистрируются и рассматриваются в порядке, установленном Инструкцией о работе с
обращениями граждан и юридических лиц, утвержденной приказом Белгосстраха от
20.01.2012 № 19;
1.6. электронные сообщения, поступившие на официальные электронные адреса и сайт
Белгосстраха которые не подлежат рассмотрению в соответствии с Законом Республики
Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц» от 18.07.2011 № 300 - З (далее –
электронные сообщения), регистрируются и рассматриваются в порядке, установленном
настоящим приказом;
1.7. все сообщения, поступившие на официальные электронные адреса и сайт
Белгосстраха, после их проверки в соответствии с подпунктом 1.4 настоящего приказа,
предварительно рассматриваются помощником генерального директора Белгосстраха, а в его
отсутствие – секретарем приемной руководителя для определения:
1.7.1. электронных обращений граждан и юридических лиц, подлежащих направлению
для регистрации в сектор документационного обеспечения управления материально-
технического развития в установленном порядке (официальные обращения и письма, граждан
и юридических лиц, содержащие конкретные вопросы по работе Белгосстраха);
1.7.2. электронных сообщений, не подлежащих регистрации и не требующих
дальнейшей работы с сообщением (спам, рекламные объявления и т.д.);
1.7.3. электронных сообщений, не подлежащих регистрации, но по своему содержанию
требующих рассмотрения и дальнейшей работы с сообщением (счет- фактуры, проекты
договоров и актов, сообщения о совещаниях и семинарах);
1.7.4. электронных сообщений, подлежащих учету (электронной регистрации) и
установлению контроля за своевременным рассмотрением в соответствии с настоящим
приказом (разъяснения правил страхования, порядка осуществления выплат, адресов и
телефонов подразделений Белгосстраха).
1.8. не подлежат регистрации сообщения информационного характера, которые по
своему содержанию не требуют обязательного ответа (поздравительные письма, рекламные
материалы (листовки, программы, проспекты, извещения), письма организаций и
индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве и оказании услуг,
информационные и справочные материаты, приглашения к участию в семинарах,
совещаниях, конференциях, и соответствующие программы, планы, повестки), а также
сообщения, содержащие оскорбительные, нецензурные выражения;
1.9. электронные сообщения, указанные в подпункте 1.7.3 настоящего приказа,
направляются на электронный адрес руководителя структурного подразделения и (или) иного
работника, ответственного за рассмотрение сообщений, к компетенции которого относятся
изложенные в сообщении вопросы, для дальнейшей работы с сообщением.
Электронные сообщения, указанные в подпунктах 1.7.2 и 1.7.3 настоящего приказа,
могут быть оставлены без рассмотрения и (или) ответа по решению помощника генерального
директора, руководителя структурного подразделения
Белгосстраха или иного работника, указанного в части первой настоящего подпункта,
которому направлено сообщение;
1.10. электронные сообщения (указанные в подпункте 1.7.4.) страхователей об
изменении адреса или иных сведений, сообщенных при заключении договора страхования,
письма граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц с вопросами о
порядке и условиях осуществления обязательных и добровольных видов страхования, о
работе Белгосстраха и его обособленных подразделений, и иные, требующие исполнения,
подлежат учету (электронной регистрации) и контролю за своевременным исполнением, и
направляются в планово-аналитическое управление;
1.11. планово-аналитическое управление регистрирует поступившие электронные
сообщения в журнале регистрации электронных сообщений в электронном виде, содержащем
реквизиты согласно приложению, и направляет в электронном виде начальнику структурного
подразделения Белгосстраха (лицу, исполняющему его обязанности, и (или) иному
работнику, ответственному за рассмотрение сообщений), к компетенции которого относятся
вопросы, содержащиеся в электронном сообщении, для рассмотрения и подготовки ответа;
1.12. начальник структурного подразделения, (лицо, исполняющее его обязанности, и
(или) иной работник, ответственный за рассмотрение сообщений), получивший электронное
сообщение, вправе направить его для рассмотрения в филиал Белгосстраха, с указанием
сроков и порядка рассмотрения сообщения.
В этом случае сообщение направляется на электронный адрес начальника
соответствующего структурного подразделения филиала по подведомственности либо иной
электронный почтовый ящик филиала в соответствии со списком, утвержденным приказом
директора филиала. В электронном письме о направлении сообщения указывается, что
сообщение подлежит рассмотрению в соответствии с настоящим приказом.
О переадресации сообщения сообщается планово-аналитическому управлению;
1.13. вся переписка между структурными и обособленными подразделениями
Белгосстраха в рамках исполнения настоящего приказа осуществляется в электронном виде.
Перенаправление сообщений осуществляется в течение рабочего дня.
При перенаправлении сообщения должно быть затребовано в ручном или
автоматическом режиме электронное сообщение о доставке (прочтении) документа и (или)
получено подтверждение об этом по телефону.
1.14. электронное сообщение, не требующее дополнительного изучения и проверки,
рассматривается не позднее 5 рабочих дней со дня получения его исполнителем;
Электронное сообщение, требующее дополнительного изучения и проверки,
рассматривается в срок, установленный руководителем структурного или обособленного
подразделения Белгосстраха, которому направлено сообщение для рассмотрения, но не более
одного месяца со дня поступления электронного сообщения в Белгосстрах;
1.15. ответ на электронное сообщение направляется в электронном виде с электронного
ящика руководителя структурного подразделения Белгосстраха или филиала (лица,
исполняющее его обязанности, и (или) иного работника, ответственного за рассмотрение
сообщений) в планово-аналитическое управление.
1.16. планово-аналитическое
управление
осуществляет
учет
(электронную
регистрацию) результатов рассмотрения электронного сообщения и направляет ответ
заявителю по указанному им электронному адресу;
1.17. учет сообщений, поступивших в планово-аналитическое управление, результатов
их рассмотрения, а также контроль за соблюдением сроков рассмотрения таких электронных
сообщений осуществляется планово-аналитическим управлением;
1.18. ответственность за ненадлежащее рассмотрение сообщений, зарегистрированных в
порядке, установленном настоящим приказом, возлагается на руководителей структурных и
обособленных подразделений, которым направлено электронное сообщение;
1.19. электронные сообщения и ответы на них, зарегистрированные в порядке,
установленном настоящим приказом, сохраняются исполнителями и планово-аналитическим
управлением – в течение одного календарного года со дня направления ответа заявителю.
2. Директорам филиалов:
2.1. соответствующим приказом определить перечень работников филиала,
ответственных за работу с электронными сообщениями с указанием их электронных адресов,
перечня вопросов, подлежащих рассмотрению каждым из работников, и установлением
обязанностей ежедневной проверки ими электронной почты;
2.2 в срок до 01.04.2012 представить в планово-аналитическое управление список
электронных адресов работников филиала, на которые могут направляться электронные
сообщения, с указанием перечня вопросов, подлежащих рассмотрению по каждому адресу.
3. Планово-аналитическому управлению (М.Н.Ивкина) ознакомить начальников
структурных подразделений со списком электронных адресов, указанных в подпункте 2.2
настоящего приказа.
4. Руководителям структурных и обособленных подразделений Белгосстраха
обеспечить изучение подчиненными работниками требований настоящего приказа.
Генеральный директор
С.Л.Якубицкий
Приложение
к приказу Белгосстраха
15.03.2012 № 88
Реквизиты журнала регистрации электронных сообщений
1. Номер по порядку
2. Фамилия, имя, отчество или инициалы гражданина либо наименование
юридического лица
3. Адрес электронной почты, адрес места жительства гражданина или место
нахождения юридического лица, контактный телефон (если указаны)
4. Дата и время поступления сообщения на адрес электронной почты
5. Тематика
6. Адрес электронной почты руководителя структурного подразделения, которому
направлено сообщение
7. Исполнитель (если сообщено)
8. Срок исполнения
9. Результат рассмотрения обращения 10. Дата ответа заявителю