БУДЕТ ПЕРЕСМАТРИВАТЬСЯ УПРАВЛЕНИЕ МОНИТОРИНГОМ И ОЦЕНКОЙ В ВАШЕМ НАЦИОНАЛЬНОМ ОФИСЕ (НО): КОНТРОЛЬНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ЛУЧШИХ МЕТОДОВ Стабильные условия Ваш НО эффективно использует мониторинг и оценку, если у вас есть… Условия нестаби льности Или адаптированы к текущим условиям Растущая нестабильность Острый кризис Хронический кризис Мониторинг и оценка управляются так же, как и в стабильных условиях, но повышенное внимание уделяется: Стандарты применения лучших методов корректируются, чтобы учесть, что изменились цели процесса принятия решений, который теперь должен: Лучшие методы управления мониторингом и оценкой в целом такие же, как и в условиях нестабильности, хотя перспектива планирования часто короче. Направлять срочные действия по спасению жизней; Мониторинг и оценка имеют ключевое значение для корректирования программ в условиях, которые по-прежнему остаются нестабильными. Они должны показать, когда ситуация изменится - к худшему или лучшему, выявить уязвимые места, показать медленные эффекты кризиса и возможности, которые могут использовать долгосрочные стратегии программ. Использованию информации, получаемой системой раннего предупреждения, для проверки и пересмотра сценариев, программ и хода подготовки работ (в том числе используются простые и быстрые методы сбора информации для раннего предупреждения) Подготовке и корректировке планов и систем сбора данных (Какие данные потребуются, если…? Как мы их получим?) Показывать, когда резко меняются условия и способность реагировать на них. Мониторинг и оценка должны обеспечить высокую частоту и широкий охват получения информации, хотя высокая точность и не обязательна. Обычно в условиях острого кризиса национальные информационные системы приходят в упадок, а имеющиеся исходные данные теряют актуальность из-за изменившихся условий. Увеличивается число действующих сторон, поэтому труднее становится осуществлять координацию и стандартизацию сбора данных. Для мониторинга ситуации и программы ЮНИСЕФ Тренинговые ресурсы по мониторингу и оценке Управление мониторингом и оценкой в вашем национальном офисе: контрольный перечень лучших методов 1/10 Стабильные условия Растущая нестабильность Острый кризис Хронический кризис нужно объединить различные источники информации и методы сбора данных, сравнить их и проанализировать, чтобы получить картину происходящего в стране. ЮНИСЕФ Тренинговые ресурсы по мониторингу и оценке Управление мониторингом и оценкой в вашем национальном офисе: контрольный перечень лучших методов 2/10 Планирование и управление мониторингом и оценкой (в ЮНИСЕФ – интегрированный план мониторинга и оценки) Стабильные условия Растущая нестабильность Острый кризис Хронический кризис В рамках программы повышение готовности разрабатывают и ежегодно пересматривают интегрированный план мониторинга, исследований и оценки (ИПМО). Пересматриваются планы реагирования на различные варианты развития ситуации и ИПМО. ***** Простой и гибкий ИПМО разрабатывается на год. (При определении результатов, индикаторов уровня влияния и выборе видов оценки может потребоваться сделать прогноз развития ситуации и на следующий год.) - Это позволяет НО и партнерам эффективно отслеживать и оценивать результаты. - Это позволяет получить ясное представление, когда будет нужна информация для принятия решений. Сбор данных координируется между программами (эффективность). Ясно определены роли и ответственность по управлению сбором данных. Отслеживаемые индикаторы всем понятны. Проводится оценка возможностей (в том числе национальных) и определяются потребности в обучении и внешней технической помощи. План предусматривает реалистичный объем работ. В бюджете предусмотрено достаточно ресурсов для реализации плана мониторинга и оценки. 1 В процессе разработки план как минимум обсуждался в другими международными организациями (ООН, ключевыми НКО). Посещения координируются и используют их как элемент кроссекторальной системы мониторинга ситуации и раннего предупреждения. Заново проводится быстрый ассесмент способности реагировать на кризис, если этого не было сделано при планировании готовности к реагированию: - Пересматривают и корректируют существующие инструменты; - По мере необходимости создают партнерства и заключают соглашения, которые позволяют повысить способность реагировать на кризис (внутри страны, в рамках ЮНИСЕФ или на международном уровне); Если существующий ИПМО утрачивает актуальность, разрабатывают текущий план-схему из двух частей: - Мониторинга ситуации – в первые 72 часа проводят первичный быстрый ассесмент (Какие пробелы в информации нужно заполнить в ближайшие 3 недели и потом? Как? Используя какие ресурсы?); - Мониторинга программы и текущей оценки – по мере того, как в первые недели определяются меры реагирования (Какие вопросы реализации программы реагирования нужно контролировать? Где нас больше всего беспокоят непредвиденные и негативные воздействия? Достижение каких ключевых результатов нужно отслеживать? Как их можно проконтролировать? Какие нужны ресурсы?) По мере необходимости проводятся тренинги (кроссекторальные в рамках ЮНИСЕФ и с партнерами). ***** При составлении плана программы на 100 дней разрабатывается соответствующий схематичный ИПМО. Инструменты и работы по сбору информации, особенно посещения и инструменты быстрого ассесмента в условиях чрезвычайной ситуации, в большей степени учитывают программные и оперативные информационные потребности. Убедитесь, что Фонд программы реагирования на чрезвычайную ситуацию и Единого процесса пересмотра предусматривают ресурсы для проведения мониторинга и оценки. При планировании сбора данных учитывается, что растет потребность в информации для адвокации. ЮНИСЕФ Тренинговые ресурсы по мониторингу и оценке Управление мониторингом и оценкой в вашем национальном офисе: контрольный перечень лучших методов 3/10 Приоритет отдается целевым мероприятиям по принятию решений. (Обратите внимание, что мероприятий становится больше, например, в ходе Единого процесса пересмотра). Определите, в каких случая можно несколько раз использовать одни и те же данные. При планировании работ по сбору данных учтено, что увеличивается потребность в информации для адвокации. Возможно, что будет нужно снова обратить внимание на укрепление местных партнеров по мониторингу и оценке и осуществлять координацию на национальном уровне. В планах реагирования на различные варианты развития ситуации предусмотрено, как скорректировать мониторинг и оценку при изменении условий и потребностей лиц, принимающих решения. ЮНИСЕФ Тренинговые ресурсы по мониторингу и оценке Управление мониторингом и оценкой в вашем национальном офисе: контрольный перечень лучших методов 4/10 Мониторинг ситуации Стабильные условия Растущая нестабильность Острый кризис Хронический кризис НО владеет общей информацией о соблюдении прав детей и женщин, в том числе самой свежей и подробной, а также знает, какой информации не хватает. Те же, что и в стабильных условиях, а также… Те же, что и в стабильных условиях, а также… Те же, что и в стабильных условиях, а также… При необходимости ускоряют плановое обновление СитАн, особенно анализ уязвимых мест и возможностей. Обновление СитАн и используемых для него данных проводится очень часто. СитАн положения населения в зоне кризиса делается в течение первой недели. Продолжают часто обновлять СитАн. Быстрые ассесменты дают основную информацию для системы мониторинга ситуации. Данные о положении детей используются в процессе единого пересмотра, проводимого в рамках ежегодного ассесмента потребностей. У НО есть план обновления анализа ситуации (СитАн), в том числе понятно, какие работы по сбору информации планируют проводить различные организации, как национальные, так и все остальные. НО определил, как образом он будет выполнять быстрый ассесмент, предусмотренный в планах готовности реагирования на разные сценарии развития ситуации. Обеспечен доступ к ГИС или простое картирование базовых данных о населении, инфраструктуре, услугах.***** Обеспечен доступ к информации о: - Возможностях партнеров (и их изменении); - Возможных и традиционных стратегиях преодоления последствий. См. выше о способности провести быстрый ассесмент и посещения. Система мониторинга ситуации собирает имеющиеся данные, в том числе и из вторичных источников – от других действующих сторон и партнеров. Система мониторинга ситуации продолжает отслеживать общую ситуацию, в том числе следить за тем, что происходит в недоступных районах и районах, находящихся вне зоны действия программы. Есть план сбора информации на будущее, приоритетность действий в котором определена в зависимости от информационных пробелов и анализа потенциальных уязвимых мест и групп населения. ЮНИСЕФ Тренинговые ресурсы по мониторингу и оценке Управление мониторингом и оценкой в вашем национальном офисе: контрольный перечень лучших методов 5/10 Планы обновления СитАн попрежнему включают быстрый ассесмент локализованного кризиса. Мониторинг для раннего предупреждения Стабильные условия Растущая нестабильность Острый кризис Хронический кризис Роль НО по мониторингу для раннего предупреждения четко определена в рамках национальной команды ООН в соответствии с его возможностями. По мере изменения ситуации пересматриваются системы раннего предупреждения и индикаторы на межведомственном уровне. Система раннего предупреждения сливается с частным мониторингом ситуации. Те же, что и в условиях растущей нестабильности. НО знает, какие системы раннего предупреждения можно использовать, и как можно использовать даваемую ими информацию (например, предупреждение о засухе, урагане или эпидемии). НО активно стремится получать из существующих систем раннего предупреждения (правительственных, неправительственных, международных) или из неофициальных источников, используемых для мониторинга ситуации, информацию, которая нужна для программной и оперативной готовности реагировать на кризис. (В ряде случаев ЮНИСЕФ, возможно, придется оказать давление на чиновников, чтобы они поделились информацией, поступающей из систем раннего предупреждения, и предприняли необходимые действия.) НО поддерживает усилия по сбору и анализу данных для соответствующих систем раннего предупреждения (например, о засухе или эпидемии). НО предоставляет данные и анализ, которые позволяют системам раннего предупреждения учитывать положение детей. Еженедельно проводятся координационные встречи, чтобы быстро рассмотреть новые данные и возможные сценарии развития кризиса. НО создал систему быстрого обмена информации и анализа ключевых данных, поступающих из СРП. По мере необходимости увеличивается частота рассмотрения информации для программных и оперативных целей. См. выше, как корректируются посещения. ЮНИСЕФ Тренинговые ресурсы по мониторингу и оценке Управление мониторингом и оценкой в вашем национальном офисе: контрольный перечень лучших методов 6/10 Система раннего предупреждения трансформируется, теперь он должна выявлять локализованные очаги кризиса. Мониторинг программы Стабильные условия Растущая нестабильность Острый кризис Хронический кризис В Мастер-плане работы (МПР) и годовом Плане работы по программе (ПРП) определены приоритетные вехи и индикаторы, которые помогают менеджерам отслеживать прогресс программы. Те же, что в стабильных условиях. Для контроля расходов используются PROMS/ПРП. Работы по мониторингу расширяют, чтобы отслеживать важнейшие результаты, определенные в ИПМО. ПРП мониторит работу, как только ПРП разработан. Для мониторинга использования поставляемых ЮНИСЕФ ресурсов заключают соглашения с партнерами о предоставлении отчетов о выполнении работ и минимальном уровне качества децентрализованного учета. Своевременно разрабатываются ПРП и планы мониторинга и оценки на год. Полезные индикаторы исполнения (в идеале они определены в МПР, ИПМО и ПРП) согласованы между собой и всем понятны, их отслеживают и полученную информацию используют при проведении обзора программы в середине и конце года и середине срока программы. Определен минимум программной информации, которую должны собирать сотрудники и партнеры ЮНИСЕФ с помощью ассесментов и посещений (контрольные перечни для технического контроля, сотрудники общей службы). Мониторинг работы НО - управления Стабильные условия Растущая нестабильность Острый кризис Хронический кризис Помимо всего вышеуказанного для программ ЮНИСЕФ есть индикаторы исполнения, которые обеспечивают сбалансированную картину качества менеджмента в НО. Вводится мониторинг готовности реагировать на кризис, в том числе выполнение требований Минимальных оперативных стандартов безопасности (МОСБ), например, используют НУК или ежегодный обзор менеджмента. Те же, что и в условиях растущей нестабильности. Те же, что и в условиях растущей нестабильности. Отслеживают несколько стандартных управленческих индикаторов, которые регулярно рассматривают (например, на программных координационных встречах, оперативных совещаниях, управленческих совещаниях НО). Все сотрудники умеют использовать и ЮНИСЕФ Тренинговые ресурсы по мониторингу и оценке Управление мониторингом и оценкой в вашем национальном офисе: контрольный перечень лучших методов 7/10 используют управленческие информационные системы (в ЮНИСЕФ, например, - PROMS and Cognos). ЮНИСЕФ Тренинговые ресурсы по мониторингу и оценке Управление мониторингом и оценкой в вашем национальном офисе: контрольный перечень лучших методов 8/10 Оценка Стабильные условия Растущая нестабильность Острый кризис Хронический кризис Запланированные оценки имеют стратегическое значение. Те же, что и в стабильных условиях. Используются дополнительные механизмы оценки и анализа – быстрые обзоры и текущая оценка, которые рассматривают общую реакцию на кризис и конкретные программные стратегии, а полученные данные используют для обновления планов готовности реагировать на кризис (например, структурированный анализ в НУК). Те же, что и в стабильных условиях, и В рамках НО есть механизмы, которые обеспечивают соответствие процесса оценки (по крайней мере его описания в ТЗ) и его результатов национальным и региональным стандартам оценки (например, обзора ТЗ, оценки оценщиков, рецензирования результатов). Результаты оценки, выводы, опыт и рекомендации используются для управления программой и координации работы команд, управления НО, организациямипартнерами, ЮНИСЕФ на региональном и международном уровнях. Выполнение предложенных рекомендаций отслеживают на встречах национальной управленческой команды или других совещаниях. Проводят структурированные интервью с ключевыми источниками информации и фокус-группы, а полученную информацию используют для «мониторинга влияния», который, например, рассматривает непредвиденные негативные последствия вмешательства в ситуацию. В первые три месяца проводят оценки в режиме реального времени, использую сторонних оценщиков. (Внимание: ЮНИСЕФ разрабатывает механизм оценки в режиме реального времени, которую будет выполнять штабквартира или региональный офис. Пилотные испытания прошли в 2003 году.) В течение 12 месяцев с момента наступления кризиса планируется проведение оценок на системном или межведомственном уровне или уровне национальной программы ЮНИСЕФ. ЮНИСЕФ Тренинговые ресурсы по мониторингу и оценке Управление мониторингом и оценкой в вашем национальном офисе: контрольный перечень лучших методов 9/10 Во время обзора достигнутого процесса нужно задавать оценочные вопросы, например, отвечает ли программа изменившимся условиям. Для оценки стратегических целей планируют периодически проводить оценку (ежегодно или каждые два года) на уровне национальной программы. Информационный менеджмент – обмен информацией и координация Стабильные условия Растущая нестабильность Острый кризис Хронический кризис Внутренние Те же, что и в условиях стабильности, и … Внешние Те же, что и в условиях стабильности, и … Внешние Те же, что и в условиях стабильности, и … Партнеры договариваются, кто, где и какую информацию будет собирать для быстрого ассесмента. Обеспечьте механизм координации сбора и обмена информацией между секторами ЮНИСЕФ и партнерами. Внутренние и внешние Расширяется сотрудничество по сбору и обмену информацией (особенно для систем раннего предупреждения, из неформальных источников и от партнеров с широкой сетью на местах). Повышается частота обмена информацией и анализа общей картины. Систематически проводится внутренний обмен и анализ новых данных о ситуации в стране, положении детей и женщин и ходе реализации программы. Информация, поступающая в НО, - о ходе реализации программы, положении детей и женщин – систематически заносится в удобную систему хранения (базу данных или архив) и маркируется (указывается место, время, источник и метод получения информации). Внешние У НО есть механизм обеспечения достоверности и качества информации, предназначенной для внешнего использования (например, системы работы с конфиденциальной информацией и перекрестной проверки данных). Работы по мониторингу и оценке, проводимые НО, используют стандартные индикаторы и методы сбора информации, принятые всеми соответствующими действующими лицами на национальном (правительство и НКО) и международном уровнях. Определены минимальные стандарты для сбора информации (минимальные основные индикаторы): (а) о важных программных действиях; (б) о соблюдении прав детей и женщин. (Рассмотрены возможности сбора информации при различных сценариях развития ситуации.) Разрабатывают и поддерживают минимальные нормы стандартизации информации (см. фазу обеспечения готовности), особенно для новых партнеров и организаций. Когда становится невозможно использовать глобальные индикаторы, используются стандарты SPHERE. Готова сеть для обмена информации, при создании которой учтены различные сценарии развития кризиса. Готовы инструменты обработки данных, которые могут работать в условиях кризиса (например, модификация Child Info; общая с партнерами более сложная геоинформационная система). ЮНИСЕФ Тренинговые ресурсы по мониторингу и оценке Управление мониторингом и оценкой в вашем национальном офисе: контрольный перечень лучших методов 10/10 Существуют системы, которые обеспечивают минимальную стандартизацию сбора данных несмотря на высокую текучесть кадров.