Управление документацией в организациях любых организационно-

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ
Специалист службы документационного обеспечения управления
Регистрационный номер
I.
Общие сведения
Управление документацией в организациях любых организационноправовых форм и форм собственности
(наименование вида профессиональной деятельности)
Код
Основная цель вида профессиональной деятельности:
Организация и обеспечение управления документацией организации. Внедрение лучших
технических разработок и новейших технологий в документационное обеспечение управления
организацией.
Группа занятий:
1213
(код ОКЗ1)
Руководитель в области
определения политики и
планирования деятельности
(наименование)
2422
Специалист в области политики
администрирования
2425
Специалист органов государственной
власти
(код ОКЗ)
(наименование)
Отнесение к видам экономической деятельности:
75.14
(код ОКВЭД2)
Вспомогательная деятельность в области государственного управления
(наименование вида экономической деятельности)
II.
Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт(функциональная карта вида профессиональной
деятельности)
Обобщенные трудовые функции
код
наименование
Трудовые функции
уровень
квалификации
наименование
Организация документирования управленческой деятельности
Разработка локальных нормативных актов по документационному
обеспечению управления
А
Документационное
обеспечение
управления
организацией
Организация документооборота
6
Информационно-справочная работа
Контроль за процессом и сроками исполнения документов
Организация текущего хранения и передачи дел для последующего
хранения
B
Руководство
деятельностью по
документационному
обеспечению
управления в
организации
7
Участие в проектировании и внедрении системы электронного
документооборота в сфере документационного управления
организации
Организация работы службы документационного обеспечения
управления
Организация разработки локальных нормативных актов и
методических документов по документационному обеспечению
управления
Построение системы документационного обеспечения управления
организации
код
уровень
(подурове
нь)
квалифик
ации
А/01.6
6
А/02.6
6
А/03.6
6
А/04.6
6
А/05.6
6
А/06.6
6
А/06.7
6
В/01.7
7
В/02.7
7
В/03.7
7
Осуществление контроля функционирования системы
документационного обеспечения управления организации
C
Управление
документацией
организации
В/04.7
7
Совершенствование системы документационного обеспечения
управления организации с использованием современных
технологий
В/05.7
7
Стратегическое планирование и руководство в построении единой
системы управления документацией организации
C /01.8
Руководство разработкой корпоративных нормативных актов
организации по вопросам управления документацией
C /02.8
Контроль за функционированием всех систем документации и
документооборотом организации в целом
C /03.8
Руководство и организация проектирования и внедрения
корпоративной системы электронного документооборота
организации
C /04.8
Руководство и организация информационно-справочной
деятельности и методической помощи руководству организации по
вопросам управления документацией
C /05.8
8
8
8
8
8
8
4
III. Характеристика обобщенных трудовых функций
3.1. Обобщенная трудовая функция
Наименование
Документационное
обеспечение управления
организацией
Происхождение обобщенной
трудовой функции
Оригин
ал
х
Ко
д
А
Уровень
квалификаци
и
Заимствовано из
оригинала
Код
оригинала
Возможные наименования
должностей
Требования
к образованию
и обучению
Требования к опыту
практической работы
Особые условия допуска к
работе
6
Регистрационны
й номер
профессиональн
ого стандарта
Документовед
Высшее профессиональное образование по специальности
«Документоведение и документационное обеспечение
управления», по направлению подготовки «Документоведение
и архивоведение» (бакалавриат), основные программы
дополнительного профессионального обучения по
соответствующему профилю деятельности
Не менее года в сфере документационного обеспечения
управления
--
Дополнительные характеристики
Наименование документа
Код
ОКЗ
ЕКС3
3431
032001.65
Наименование базовой группы, должности
(профессии) или специальности
Административно-управленческий персонал
Документовед
Документоведение и документационное
обеспечение управления
ОКСО
46.03.02
3.1.1. Трудовая функция
Организация
Наименование
документирования
управленческой
Документоведение и архивоведение (бакалавр)
Код
Уровень (подуровень)
А/01.6 квалификации
6
5
деятельности
Происхождение
трудовой функции
Оригинал
х
Заимствовано
из оригинала
Код оригинала
Регистрационный
номер
профессионального
стандарта
Разработка унифицированных форм документов
Участие в разработке технологии подготовки проектов документов и ее
закрепление в локальных правовых актах
Трудовые
действия
Контроль за соблюдением требований по подготовке и оформлению
документов
Разработка бланков документов
Создание шаблонов документов для размещения в системах электронного
документооборота
Оптимизация состава документов в соответствии с деловыми процессами
Организация работы по переводу в электронный вид документов и
документированной информации
Необходимые
умения
Проводить унификацию форм документов, применяемых в
управленческой деятельности организации
Работать с шаблонами документов в информационной системе
Применять конкретные виды документов для реализации функций
управления
Разрабатывать стандарты документирования управленческой
деятельности
Разрабатывать требования к информации, включаемой в документы
Совершенствовать систему документирования управленческой
деятельности организации
Осуществлять перевод в электронный вид документов и
документированной информации
Использовать организационную офисную технику
Необходимые
знания
Правовые акты и методические документы в сфере документирования
Правила составления различных видов управленческих документов
Общие требования к оформлению организационно-распорядительной
документации
Порядок функционирования информационных систем документационного
обеспечения управления
Знание структуры организации и распределения полномочий в области
создания документов между структурными подразделениями и
должностными лицами
Видовой состав управленческих документов
Правила составления текстов служебных документов
Принципы и методы упорядочения состава документов и
информационных показателей
6
Критерии оценки качества создаваемой документации
3.1.2. Трудовая функция
Наименование
Происхождение трудовой функции
Разработка
локальных
нормативных актов
по
документационному
обеспечению
управления
Оригинал
Х
Код
А/02.6
Уровень
(подуровень)
квалификации
Заимствован
о из
оригинала
Код оригинала
Трудовые действия
6
Регистрационный
номер
профессионального
стандарта
Разработка проектов положений, инструкций, правил,
регламентов, стандартов организаций в сфере
документационного обеспечения управления
Разработка табеля и альбома унифицированных форм
документов
Разработка классификаторов, справочников, перечней,
используемых в сфере документационного обеспечения
управления
Проектирование системы индексации документов
Ознакомление работников с локальными нормативными актами
и методическими документами по документационному
обеспечению управления
Консультирование сотрудников организации по вопросам
документационного обеспечения управления, закрепленных в
локальных нормативных актах
Контроль за соблюдением требований локальных нормативных
актов в сфере документационного обеспечения управления
сотрудниками организации
Разрабатывать проекты локальных нормативных актов по
документационному обеспечению управления
Необходимые умения
Разрабатывать табель и альбом унифицированных форм
документов организации
Проводить классификацию информации в соответствии с
задачами документационного обеспечения управления
Анализировать и проводить актуализацию локальных
нормативных актов в сфере документационного обеспечения
управления
Вести консультационную деятельность, оказывать методическую
7
поддержку по вопросам, связанным с управленческой
документацией
Необходимые знания
Правовые акты и методические документы в сфере
документационного обеспечения управления
Состав локальных нормативных актов организации
Распределение функций и вопросов деятельности между
структурными подразделениями организации
Правила и порядок составления и оформления локальных
нормативных актов, регулирующих работу службы
документационного обеспечения управления
Правила составления и оформления локальных нормативных
актов, определяющих порядок работы с документами в
организации
Методы регламентации делопроизводственных процессов
3.1.3. Трудовая функция
Наименование
Организация
документооборота
Происхождение трудовой функции
Оригинал
х
Ко
д
А/03.6
Уровень (подуровень)
квалификации
Заимствован
о из
оригинала
Код
оригинала
Трудовые действия
Необходимые умения
6
Регистрационный
номер
профессионального
стандарта
Выполнение операций по предварительному рассмотрению и
регистрации документов
Ведение регистрационных и учетных форм документов
Организация передачи документов между уровнями управления,
руководством, исполнителями
Участие в разработке порядка согласования и удостоверения
документов
Анализ информационных и документационных потоков в
организации
Подготовка маршрутных карт движения документов в
организации
Участие в формировании маршрутов движения документов в
организации
Разработка технологии работы с документами и информацией
Проверка подлинности поступивших электронных документов
(электронной подписи)
Участие в формировании параметров работы систем
электронного документооборота
Организовывать взаимодействие подразделений в процессе
разработки и исполнения различных видов документов
8
Необходимые знания
Создавать базы данных по документам и осуществлять контроль
за их ведением
Создавать систему индексации документов и использовать ее в
информационно-справочных целях
Уметь выделять документы, не требующие регистрации
Уметь регистрировать документы ограниченного доступа
Создавать и использовать метаданные документов в процессе их
движения и обработки
Выполнять работу с документами в рамках установленных
процедур
Контролировать выполнение процедур движения и обработки
документов в системе электронного документооборота,
используемой в документационном обеспечении управления
Вести учет и анализ объема документооборота организации
Законодательные и нормативные правовые акты и методические
документы в области работы с документацией и информацией
Состав локальных нормативных актов организации
Правила работы с документами организации, установленные
локальными актами
Распределение функций и вопросов деятельности между
руководством и структурными подразделениями организации
Функциональные особенности системы электронного
документооборота организации
Порядок и содержание процедур по работе с документами
3.1.4. Трудовая функция
Наименование
Информационносправочная работа
Происхождение трудовой функции
Оригинал
х
Ко
д
А/04.6
Уровень (подуровень)
квалификации
Заимствован
о из
оригинала
Код оригинала
Трудовые действия
6
Регистрационный
номер
профессиональног
о стандарта
Формирование и ведение баз данных о документах организации
Обеспечение доступа к документам и информации
Составление и ведение информационно-поисковых систем по
документам организации
Разработка форм обзоров, аналитических справок, отчетов и
других форм представления информации
Подготовка отчетов и аналитических справок руководству по
вопросам документационного обеспечения управления
Поиск и предоставление информации по запросам руководителя
и сотрудников организации
Участие в разработке перечня по уровням доступа к документам
и информации для сотрудников организации в соответствии с
9
реализуемыми функциями
Необходимые умения
Необходимые знания
Работать с источниками информации, выявлять критерии их
оценки и отбора
Подбирать, систематизировать и классифицировать
информацию по определенным критериям
Структурировать информацию, выделять необходимую для
работы службы документационного обеспечения управления и
руководства организации
Оформлять информацию в наглядном систематизированном
виде в соответствии с предъявляемыми требованиями к форме
представления информации
Работать с электронными базами данных
Правила и порядок формирования баз данных
Особенности функционирования справочно-информационных и
информационно-поисковых систем организации
Порядок доступа к различным категориям информации
Способы получения информации из различных источников
Формы представления информации и их особенности
Правила составления и оформления отчетов, обзоров,
аналитических справок
Технология работы с документами и информацией
ограниченного доступа.
3.1.5. Трудовая функция
Наименование
Происхождение трудовой функции
Контроль за
процессом и сроками
исполнения
документов
Оригинал
х
Ко
д
А/05.6
Уровень (подуровень)
квалификации
Заимствован
о из
оригинала
Код оригинала
Трудовые действия
6
Регистрационный
номер
профессиональног
о стандарта
Постановка документов и поручений руководства на контроль
Организация исполнения документа несколькими
исполнителями, установка очередности исполнения
Контроль за этапами выполнения решений или операций,
зафиксированных в документе
Отслеживание статуса документов в процессе работы с ним
Мониторинг хода исполнения документа
Корректировка сроков исполнения документов
Снятие документов с контроля
10
Необходимые умения
Необходимые знания
Подготовка обзоров и аналитических справок о состоянии
исполнительской дисциплины
Ведение контрольных записей о произведенных с документами
операциях
Корректно определять или устанавливать сроки исполнения
документов
Осуществлять постановку документов и поручений руководства
на контроль
Вносить данные о сроках и специфике исполнения документов в
контрольные картотеки и автоматизированные системы
контроля
Обобщать и анализировать информацию о ходе и результатах
исполнения документов в организации
Разрабатывать локальные перечни с типовыми сроками
исполнения документов
Порядок определения сроков исполнения документов
Правовые акты, устанавливающие типовые сроки исполнения
документов
Методики ведения срокового контроля и контроля по существу
решаемого вопроса
Порядок внесения резолюций руководителя в регистрационную
форму в традиционном и автоматизированном режимах
Технологические этапы работы с различными категориями
документов
Порядок исполнения документов в организации
Условия снятия документа с контроля
3.1.6. Трудовая функция
Наименование
Происхождение трудовой функции
Организация
текущего хранения и
передачи дел для
последующего
хранения
Оригинал
х
Ко
д
А/06.6
Уровень (подуровень)
квалификации
Заимствован
о из
оригинала
Код оригинала
Трудовые действия
6
Регистрационный
номер
профессиональног
о стандарта
Контроль за комплектованием документов в дела и
организацией их хранения в подразделениях организации
Формирование дел и организация их текущего хранения в
службе документационного обеспечения управления
Участие в создании и ведении справочно-поисковых средств к
11
документам, хранящимся в подразделениях организации
(номенклатура дел, описи, путеводители, обзоры и т.д.)
Обеспечение сохранности организационно-распорядительных
документов, созданных на различных носителях
Контроль за выдачей в оперативное пользование документов и
их возвратом
Участие в работе по экспертизе ценности документов
Подготовка документов для передачи в архив или на
уничтожение
Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения и
сводную номенклатуру дел организации
Настраивать параметры разделов номенклатуры в системе
электронного документооборота
Систематизировать документы, формировать дела в
соответствии с номенклатурой дел
Осуществлять поиск документов в процессе их текущего
хранения
Осуществлять методическое руководство организацией
хранения документов в структурных подразделениях, оказывать
им практическую помощь
Контролировать формирование, хранение и передачу дел в
архив организации
Уметь подготавливать описи, путеводители, обзоры.
Проводить экспертизу ценности документов, определять сроки
хранения документов
Обеспечивать защиту документов от несанкционированного
доступа или уничтожения
Законодательные и нормативные правовые акты и методические
документы в области работы с документацией и информацией,
архивного дела
Правила работы с документами организации, установленные
локальными актами
Порядок и содержание процедур организации текущего
хранения документов и их подготовки к передаче в архив
организации
Методика разработки и ведения номенклатуры дел
организации, в том числе в системе электронного
документооборота
Правила систематизации и классификации документов
Особенности хранения электронных документов
Критерии определения ценности документов для их отбора на
дальнейшее хранение или уничтожение
Необходимые умения
Необходимые знания
3.1.7. Трудовая функция
Наименование
Участие в проектировании и
внедрении
системы
электронного документооборота
в сфере документационного
Код
А/07.6
Уровень (подуровень)
квалификации
6
12
обеспечения
организации
Происхождение трудовой функции
Оригинал
управления
х
Заимствован
о из
оригинала
Код оригинала
Трудовые действия
Необходимые умения
Необходимые знания
Регистрационный
номер
профессиональног
о стандарта
Анализ действующей системы документационного обеспечения
управления и определение задач для ее автоматизации
Участие в разработке технического задания для внедрения
системы электронного документооборота
Подготовка блок-схем, описывающих делопроизводственные
процессы и процедуры
Участие в разработке критериев для выбора системы
электронного документооборота организации
Осуществление тестирования работы системы электронного
документооборота и определение задач по ее адаптации к
специфике документационного обеспечения управления
организации
Осуществлять методическое сопровождение системы
электронного документооборота
Внедрение и эксплуатация системы электронного
документооборота
Проводить анализ и оценку возможностей отдельных систем
электронного документооборота
Применять оргпроектные методы при анализе системы
документационного обеспечения управления в организации
Представлять результаты анализа делопроизводственных
процессов в графическом виде
Выявлять приоритетные направления автоматизации
документационного обеспечения управления
Уметь работать в системе электронного документооборота
Определять эффективность мероприятий по автоматизации
документационного обеспечения управления
Правила организации делопроизводственных процессов
Правовые акты в сфере информационных технологий
Действующие международные и национальные стандарты в
области управления документацией
Методика проведения обследования и анализа системы
документационного обеспечения управления
Рынок программных продуктов по автоматизации
документационного обеспечения управления
Функциональные особенности различных систем электронного
документооборота, используемых в сфере документационного
обеспечения управления
13
3.2. Обобщенная трудовая функция
Наименование
Руководство деятельностью по
документационному обеспечению
управления в организации
Происхождение
обобщенной трудовой
функции
Оригинал
Х
Код
B
Уровень
квалификации
Заимствовано из
оригинала
Код
оригинала
Возможные
наименования
должностей
7
Регистрационный
номер
профессионального
стандарта
Руководитель службы документационного обеспечения управления
Высшее профессиональное образование по специальности
«Документоведение и документационное обеспечение управления»,
по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение»
(магистратура), основные программы дополнительного
профессионального обучения по соответствующему профилю
деятельности
Требования
к образованию
и обучению
Требования к опыту
практической работы
Особые условия
допуска к работе
Не менее 3 лет в сфере документационного обеспечения управления
--
Дополнительные характеристики
Наименование документа
ОКЗ
ЕКС4
Код
3431
Наименование базовой группы, должности
(профессии) или специальности
Административно-управленческий персонал
Документовед
032001.65
Документоведение и документационное
обеспечение управления
46.04.02
Документоведение и архивоведение (магистр)
ОКСО
3.2.1. Трудовая функция
ННаименование
Организация работы службы
документационного обеспечения
управления
Код
B/01.7
Уровень
(подуровень)
квалификации
7
14
Происхождение
трудовой функции
Оригинал
Х
Заимствовано из
оригинала
Код
оригинала
Трудовые
действия
Необходимые
умения
Необходимые
знания
Регистрационный номер
профессионального
стандарта
Определение целей, задач и функций службы документационного
обеспечения управления и сотрудников этой службы
Распределение должностных обязанностей между сотрудниками службы
документационного обеспечения управления
Разработка положения о службе документационного обеспечения
управления и должностных инструкций ее работников
Контроль за реализацией функций службы документационного
обеспечения управления
Подбор и расстановка персонала службы документационного обеспечения
управления
Организация обучения и повышения квалификации сотрудников службы
документационного обеспечения управления
Контроль соблюдения работниками службы документационного
обеспечения управления правил охраны труда и техники безопасности,
трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и
других внутренних актов.
Определение потребности подразделения в оборудовании, программном
обеспечении, материальных, финансовых и других ресурсах.
Устанавливать круг компетенций и ответственность заместителей
руководителя и сотрудников службы документационного обеспечения
управления
Организовывать коллективную и индивидуальную работу специалистов
службы
Обеспечивать взаимодействие службы документационного обеспечения
управления с другими структурными подразделениями и должностными
лицами
Разрабатывать положение об отделе и должностные инструкции,
Прописывать для каждой функции работника службы документационного
обеспечения управления права и ответственность, обеспечивающие
корректное выполнение этой функции
Принимать меры по устранению недостатков в работе структурного
подразделения
Проводить тестирования и оценку работы подчиненных сотрудников
Организовывать обучение и повышение квалификации
делопроизводственного персонала
Определять приоритетные направления развития службы
документационного обеспечения управления
Разрабатывать меры по повышению эффективности работы специалистов
службы документационного обеспечения управления
Внедрять новые технологии и методы работы в деятельность службы
документационного обеспечения управления
Структура организации, подразделения и должности, задействованные в
процессах документационного обеспечения управления
Особенности регламентации труда специалистов службы
15
документационного обеспечения управления
Законодательные и нормативные правовые акты и методические
документы в области работы с документацией и информацией и архивного
дела
Правила составления и оформления локальных нормативных актов,
определяющих правовое положение работников и структурных
подразделений
Функциональное наполнение работы различных специалистов и
структурных подразделений службы документационного обеспечения
управления
Правила нормирования труда и расчета явочной численности
делопроизводственного персонала
Правила организации рабочих мест специалистов и обеспечения
безопасности труда
Формы делопроизводства, определяющие организацию работы службы
документационного обеспечения управления
Правила организационного проектирования
Методика управления персоналом
3.2.2. Трудовая функция
Наименование
Организация разработки
локальных нормативных актов
и методических документов
по документационному
обеспечению управления
Происхождение
трудовой функции
Оригинал
Х
Код
B/02.7
Уровень
(подуровень)
квалификации
Заимствовано
из оригинала
Код оригинала
Трудовые
действия
7
Регистрационный
номер
профессионального
стандарта
Организация разработки локальных нормативных актов и методических
документов в сфере документационного обеспечения управления
Организация согласования, утверждения локальных нормативных актов
по документационному обеспечению управления
Организация ознакомления работников с локальными нормативными
актами и методическими документами по документационному
обеспечению управления
Консультирование сотрудников организации по вопросам применения
локальных нормативных актов и использования методик работы с
документами
Своевременная актуализация локальных нормативных актов и
методических документов по документационному обеспечению
управления
Контроль за исполнением руководителями подразделений локальных
нормативных актов организации по вопросам документационного
обеспечения управления
16
Необходимые
умения
Необходимые
знания
Применять правовые нормы для составления и оформления локальных
нормативных актов
Разрабатывать единую политику в сфере документационного
обеспечения управления
Организовывать деятельность рабочих групп по подготовке проектов
локальных нормативных актов
Интегрировать делопроизводственные процессы и процедуры в деловые
(управленческие) процессы организации
Отражать участие отдельных специалистов и структурных
подразделений в делопроизводственных процессах
Проводить процедуры рассмотрения, коллективного обсуждения,
утверждения и согласования проектов локальных нормативных актов
Применять меры по выполнению всеми сотрудниками организации
требований, закрепленных в инструктивных материалах по
документационному обеспечению управления
Законодательные, нормативно-правовые и нормативно-методические
документы, содержащие требования к организации документационного
обеспечения управления
Типовые и примерные положения и инструкции в сфере
документационного обеспечения управления
Требования к структуре и содержанию отдельных видов локальных
нормативных актов
Правила разработки и оформления документации, регламентирующей
все аспекты делопроизводства на локальном уровне
Участки работы службы документационного обеспечения управления и
их функциональное наполнение
Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами
Состав специалистов, участвующих в разработке проектов локальных
нормативных актов
3.2.3. Трудовая функция
Наименование
Построение системы
документационного
обеспечения управления
организации
Происхождение
трудовой функции
Оригинал
Х
Код
B/03.7
Уровень
(подуровень)
квалификации
Заимствован
о из
оригинала
Код оригинала
Трудовые
действия
7
Регистрационный
номер
профессиональног
о стандарта
Разработка стратегии развития системы документационного обеспечения
управления организации
Разработка политики организации в области документационного
обеспечения управления
17
Необходимые
умения
Необходимые
знания
Руководство разработкой локальных актов организации в соответствии с
политикой в сфере документационного обеспечения управления.
Содействие внедрению стандартов организации в этой сфере.
Координация деятельности по созданию и совершенствованию системы
документационного обеспечения управления организации
Обеспечение функционирования системы документационного
обеспечения управления организации
Организация работы по поддержанию системы документационного
обеспечения управления организации в актуальном состоянии
Обеспечение внедрения современных методов и средств обработки
информации в рамках реализации единой технологии системы
управления организации
Управление проектами, обеспечивающими решение проблем системы
документационного обеспечения управления организации
Руководство разработкой планов и графиков работ по решению задач
системы документационного обеспечения управления.
Определение функций, выполняемых системой электронного
документооборота организации и ее актуализация. Контроль за
своевременной актуализацией системы электронного документооборота
организации
Организация консультирования сотрудников учреждения по вопросам
работы с документами
Анализировать передовой отечественный и зарубежный опыт в области
документационного обеспечения управления
Аргументировать положения стратегии развития и политики организации
в области документационного обеспечения управления
Проводить анализ информации о состоянии системы документационного
обеспечения управления организации.
Вносить аргументированные организационные и технологические
предложения по организации и совершенствованию системы
документационного обеспечения управления
Обеспечивать взаимодействие подразделений организации по вопросам
работы с документами
Оценивать эффективность процессов документационного обеспечения
управления
Определять функции, выполняемые системой электронного
документооборота и отслеживать ее актуализацию
Принимать решения в сложных и спорных ситуациях
Решать задачи нормативного и методического обеспечения
документационного обеспечения управления организации
Правовые акты и методические документы в сфере документационного
обеспечения управления и информационных технологий
Действующие международные и национальные стандарты в области
управления документацией
Передовой отечественный и зарубежный опыт и научные разработки в
области информационного и документационного обеспечения управления
Рынок информационных услуг; средства сбора, передачи и обработки
информации.
Порядок разработки, оформления, утверждения и внедрения стандартов и
других локальных актов организации
18
Структура и направления деятельности организации
Распределение функций и порядок взаимодействия подразделений
организации
Методы проектирования и планирования работ
Порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов
работ.
Методы анализа показателей деятельности по документационному
обеспечению управления
3.2.4. Трудовая функция
Наименование
Осуществление контроля
функционирования
системы
документационного
обеспечения управления
организации
Происхождение
трудовой функции
Оригинал
Х
Код
B/04.7
Уровень
(подуровень)
квалификации
Заимствован
о из
оригинала
Код оригинала
Трудовые
действия
7
Регистрационный
номер
профессиональног
о стандарта
Контроль за ведением делопроизводства в соответствии с установленным
порядком, своевременное принятие мер по предупреждению нарушений.
Осуществление контроля исполнительской дисциплины работников
организации
Выявление нарушений в подготовке и обработке документов,
определение мер по их устранению
Назначение ответственных по контролю исполнения документов в службе
документационного обеспечения управления
Контроль за функционированием системы электронного
документооборота
Осуществление контроля за исполнением локальных нормативных актов и
методических документов по документационному
обеспечениюуправления
Контроль за формированием дел и организацией текущего хранения
документов
Участие в работе экспертной комиссии организации
Проведение мониторинга результатов решения задач документационного
обеспечения управления, анализ данных мониторинга
Определение эффективности мероприятий по совершенствованию
системы документационного обеспечения управления
Обеспечение взаимодействия подразделений при решении задач в области
документационного обеспечения управления
Контроль своевременного устранения недостатков по работе с
19
Необходимые
умения
Необходимые
знания
документами
Организация и проведение проверок и регулярного оперативного
контроля в зоне ответственности службы документационного обеспечения
управления
Обеспечивать формирование и сохранность документального фонда
организации в соответствии с требованиями локальных актов
Вносить аргументированные организационные и технологические
предложения по организации и совершенствованию системы
документационного обеспечения управления
Представлять результаты контрольной деятельности в отчетах.
Организовать работу по сбору и систематизации сведений о положении
дел в сфере документационного обеспечения управления, осуществлять
руководство и контроль эффективного использования данных сведений
Организовать систематизированный учет, хранение, внесение принятых
изменений в законодательные и нормативные акты, в локальные акты
организации по вопросам информационного и документационного
обеспечения управления. Обеспечивать доступ к ним руководителей и
сотрудников подразделений организации
Принимать решения с учетом конкретной ситуации по вопросам,
возникающим в ходе контрольной и аналитической деятельности
Правовые акты и методические документы в сфере документационного
обеспечения управления и информационных технологий
Действующие международные и национальные стандарты в области
управления документацией
Правила организации документационного обеспечения управления в
соответствии с локальными актами организации
Распределение функций и порядок взаимодействия подразделений
организации
Методы проведения анализа показателей деятельности по
документационному обеспечению управления
Правила и методы контроля за соблюдением норм в области
документационного обеспечения управления
Методы проведения анализа выполнения программ организации и
совершенствования документационного обеспечения управления и
определения их эффективности.
Организация учета, порядок и сроки составления отчетности
Методы ведения нормоконтроля при составлении документов,
определения уровня унификации управленческих документов
организации
Критерии ценности документов для их использовании, хранения или
выделения к уничтожению
3.2.5. Трудовая функция
Наименование
Совершенствование
системы
документационного
обеспечения управления
организации с
Код
B/05.7
Уровень
(подуровень)
квалификации
7
20
использованием
современных технологий
Происхождение
трудовой функции
Оригинал
Х
Заимствован
о из
оригинала
Код оригинала
Трудовые
действия
Необходимые
умения
Регистрационный
номер
профессиональног
о стандарта
Выявление проблем действующей системы документационного
обеспечения управления организации и предложение комплекса мер по их
устранению
Определение направлений развития и совершенствования системы
документационного обеспечения управления организации
Изучение тенденций развития информационных технологий,
применяемых в документационном обеспечении управления
Определение возможностей применения современных технологий в сфере
ДОУ организации
Определение мер по сокращению документооборота организации
Обоснование необходимости совершенствования системы
документационного обеспечения управления организации
Разработка методики совершенствования системы документационного
обеспечения управления организации
Организация и контроль за проведением работ по проектированию и
внедрению системы электронного документооборота организации в сфере
документационного обеспечения управления
Организация и осуществление разработки пакета документов,
сопровождающих процесс проектирования, внедрения и использования
системы электронного документооборота организации в сфере
документационного обеспечения управления
Анализировать информацию о состоянии системы документационного
обеспечения управления организации.
Вносить аргументированные организационные и технологические
предложения по организации и совершенствованию системы
документационного обеспечения управления
Составлять техническое задание на проектирование и внедрение системы
электронного документооборота в сфере документационного обеспечения
управления
Выбирать наиболее оптимальную систему электронного
документооборота, отвечающую задачам документационного обеспечения
управления организации
Обосновать необходимость внедрения системы электронного
документооборота в сферу документационного обеспечения управления
организации
Организовать обучение сотрудников организации современным методам
работы с документами в сфере документационного обеспечения
управления
21
Необходимые
знания
Актуализировать локальные нормативные акты с учетом внедрения
современных методов работы с документами
Правовые акты и методические документы в сфере документационного
обеспечения управления и информационных технологий
Действующие международные и национальные стандарты в области
управления документацией
Передовой отечественный и зарубежный опыт и научные разработки в
области информационного и документационного обеспечения управления
Методы проектирования и планирования работ
Современные системы электронного документооборота, используемые в
сфере документационного обеспечения управления и их функциональные
возможности
Компании-разработчики систем электронного документооборота в сфере
документационного обеспечения управления
Рынок информационных услуг; средства сбора, передачи и обработки
информации.
3.3. Обобщенная трудовая функция
Наименование
Управление документацией организации
Происхождение обобщенной
трудовой функции
Оригинал
х
Код
C
Уровень
квалификации
Заимствовано из оригинала
Код оригинала
Возможные наименования
должностей
8
Регистрационный
номер
профессионального
стандарта
Управляющий документацией
Высшее образование (магистратура по направлению подготовки
«Документоведение и архивоведение» и бакалавриат по основному
направлению деятельности организации)
Требования
к образованию
и обучению
Требования к опыту
практической работы
Особые условия допуска к
работе
Высшее образование (магистратура по основному направлению
деятельности организации и бакалавриат по направлению подготовки
«Документоведение и архивоведение»)
Не менее 5 лет
Нет
Дополнительные характеристики
Наименование документа
Код
Наименование базовой группы, должности (профессии)
или специальности
22
ОКЗ
ЕКС5
ОКСО
1213
Руководитель в области определения политики и
планирования деятельности
2422
Специалист в области политики администрирования
2425
Специалист органов государственной власти
---03200.68 Магистр документоведения и архивоведения
3.3.1. Трудовая функция
Стратегическое
планирование и
руководство в построении
Наименование
единой системы
управления документацией
организации
Происхождение
трудовой функции
Оригинал
Х
Код
С/01.8
Уровень (подуровень)
квалификации
8
Заимствовано из
оригинала
Код оригинала
Регистрационный
номер
профессионального
стандарта
Разработка стратегии управления документацией в организации
Разработка политики организации в сфере управления документацией
Руководство внедрением современных методов и средств обработки
информации и документации в рамках реализации единой политики
системы управления документацией организации
Управление проектами, обеспечивающими создание единой системы
управления документацией организации
Управление всеми системами документации организации
Трудовые
действия
Руководство и организация поддержания единой системы управления
документацией, а также всех документных систем организации в
актуальном состоянии
Анализ информационных и документационных потоков в организации
и их оптимизация в документных системах организации
Руководство разработкой и применением технологий работы с
документами и документированной информацией в организации
Руководство разработкой и внедрением корпоративных нормативных
актов организации, используемых в сфере управления документацией
23
Необходимые
умения
Необходимые
знания
Определение сроков исполнения документов во всех документных
системах организации
Разрабатывать стратегию и политику организации в сфере управления
документацией
Определять приоритетные направления развития системы управления
документацией организации
Предвидеть и оценивать потенциальные риски сферы управления
документацией и предотвращать их либо минимизировать
Устанавливать круг компетенций руководителей структурных
подразделений организации в сфере управления документацией
Организовывать коллективную и индивидуальную работу
руководителей структурных подразделений организации в сфере
управления документацией
Руководить взаимодействием структурных подразделений
организации в сфере управления документацией
Изыскивать ресурсы для развития системы управления документацией
организации
Руководить тестированием и оценкой руководителей структурных
подразделений организации по вопросам управления документацией
Руководить обучением и повышением квалификации руководителей
структурных подразделений организации по вопросам управления
документацией
Организовать сбор и анализ информации о состоянии системы
управления документацией организации
Оценивать эффективность процессов управления документацией
организации и принимать меры по устранению выявленных
недостатков
Разрабатывать меры по повышению эффективности работы
организации в сфере управления документацией
Отслеживать изменения в нормативной базе, регламентирующей
вопросы документирования в Российской Федерации и
контролировать внесение изменений в нормативные акты
организации, используемые в сфере управления документацией
Руководить внедрением новых технологий и методов работы в сферу
управления документацией организации
Выбирать виды носителей информации и форматы хранения
электронных документов, основываясь на ценности документов и
сроках их хранения
Принимать решения в сложных и спорных ситуациях, брать на себя
ответственность за принятые решения
Организационную структуру организации, ее подразделений и
должности, задействованные в процессах управления документацией
организации
Направления деятельности организации, а также функционал ее
структурных подразделений, специфику их деятельности и
документирования
Распределение функций и порядок взаимодействия подразделений
организации
Нормативно-правовую базу и стандарты, используемые в сфере
управления документацией, а также в сфере основной деятельности
24
организации
Передовой отечественный, зарубежный и международный опыт
управления документацией
Правила построения и функционирования всех систем документации
организации и специфику их функционирования и применения
Правила составления, оформления, учета, использования и хранения
документов всех систем документации организации
Рынок информационных и телекоммуникационных услуг,
используемых в сфере управления документацией
Виды носителей информации и специфику их применения
Порядок разработки, оформления, утверждения и внедрения всех
нормативных актов организации, включая стандарты и политику
организации
Методы проектирования и планирования работ, а также методологию
организационного проектирования
Порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов
работ организации, а также порядок подготовки отчетов об их
исполнении
Методы анализа показателей деятельности по вопросам управления
документацией организации
Основы трудового права, правил охраны труда и техники
безопасности
3.3.2. Трудовая функция
Наименование
Происхождение
трудовой функции
Руководство разработкой
корпоративных
нормативных актов
организации по вопросам
управления документацией
Оригинал
х
Код
С/02.8
Уровень (подуровень)
квалификации
Заимствовано
из оригинала
Код оригинала
Трудовые
действия
8
Регистрационный номер
профессионального
стандарта
Руководство разработкой и внедрением нормативных актов по
управлению документацией организации
Руководство разработкой и внедрением унифицированных форм
документов, а также табелей и альбомов форм документов всех
документных систем организации
Руководство разработкой методических документов по внедрению и
исполнению нормативных актов организации, используемых в сфере
управления документацией
Организация и осуществление согласования и/или утверждения
25
Необходимые
умения
Необходимые
знания
нормативных актов и методических документов организации,
используемых в сфере управления документацией
Контроль за своевременной актуализацией нормативных актов
организации, используемых в сфере управления документацией
Консультирование руководства организации и руководителей
структурных подразделений по вопросам применения нормативных актов
организации, используемых в сфере управления документацией
Применять правовые нормы для осуществления контроля за составлением
и оформлением нормативных актов организации, используемых в сфере
управления документацией
Руководить разработкой единой политики в сфере управления
документацией организации
Руководить деятельностью рабочих групп по подготовке проектов
нормативных актов организации, используемых в сфере управления
документацией
Организовывать и контролировать процессы и процедуры управления
документацией организации, руководить ими
Оценивать участие руководителей структурных подразделений в
процессах управления документацией организации
Устанавливать для каждого руководителя структурного подразделения
организации права и ответственность, обеспечивающие корректное
выполнение их функции в системе управления документацией
организации
Руководить процедурами рассмотрения, утверждения и/или согласования
проектов нормативных актов организации, используемых в сфере
управления документацией
Контролировать применение мер по выполнению руководителями
структурных подразделений организации требований, закрепленных в
инструктивных материалах, используемых в сфере управления
документацией организации
Контролировать формирование и сохранность документального фонда
организации в соответствии с требованиями нормативных актов РФ
Совершенствовать систему управления документацией организации в
целом и отельных систем документации организации в частности
Законодательные, нормативно-правовые и нормативно-методические
документы, содержащие требования к управлению документацией
организации
Международные и национальные стандарты, используемые в области
управления документацией
Требования к структуре и содержанию всех видов нормативных актов,
используемых в организации
Правила составления и оформления нормативных актов организации,
используемых в сфере управления документацией и иных сферах
деятельности организации
Правила разработки и оформления документации, регламентирующей все
аспекты деятельности организации
Функциональное наполнение деятельности структурных подразделений
организации и используемые в них системы документации
Состав руководителей, отвечающих за работу систем документации
26
организации в рамках своих направлений деятельности
3.3.3. Трудовая функция
Наименование
Происхождение
трудовой функции
Контроль за
функционированием всех
систем документации и
документооборотом
организации в целом
Оригинал
Х
Код
С/03.8
Уровень (подуровень)
квалификации
Заимствовано из
оригинала
Код оригинала
Трудовые
действия
Необходимые
умения
8
Регистрационный
номер
профессионального
стандарта
Руководство и осуществление контроля за соблюдением выбранных
технологий работы с документами организации как в рамках единой
системы управления документами, так и в рамках отдельных систем
документации организации
Назначение ответственных за контроль за исполнением документов в
структурных подразделениях организации
Руководство и организация контроля за соблюдением требований к
документам организации, включая правильность их составления и
оформления во всех системах документации организации
Руководство и организация контроля за составом документов организации
и проведение работ по их оптимизации
Руководство за разработкой и функционированием системы контроля за
исполнением поручений руководства организации в сфере управления
документацией
Контроль за работой экспертной комиссии организации
Руководить работой по сбору и систематизации сведений о положении
дел в сфере управления документацией организации, анализировать
собранные сведения и контролировать их использование
Представлять результаты контрольной и аналитической деятельности
руководителю организации
Систематически контролировать и вести учет изменений в
законодательных и нормативных актах Российской Федерации по
вопросам управления документацией
Контролировать внесение изменений в нормативные акты организации,
используемые в сфере управления документацией
Предвидеть возможные риски, связанные с несовершенством
нормативной базы организации в сфере управления документацией и
предотвращать их
Контроль доступ к нормативной базе организации, используемой в сфере
управления документацией и ее надлежащее использование
Принимать решения с учетом конкретной ситуации по вопросам,
возникающим в ходе контрольной и аналитической деятельности и нести
ответственность за принятые решения
27
Методы проведения анализа показателей деятельности, используемые в
сфере управления документацией организации
Правила и методы контроля за соблюдением правил и норм в сфере
управления документацией организации
Необходимые
Типовые и индивидуальные сроки исполнения поручений руководителя
знания
организации по документам всех систем документации организации
Методологию проведения анализа проектов организации по
совершенствованию системы управления документации организации и
определения их эффективности
3.3.4. Трудовая функция
Наименование
Происхождение
трудовой функции
Руководство и организация
проектирования и внедрения
корпоративной СЭД
организации
Оригинал
х
Код
С/04.8
Уровень (подуровень)
квалификации
Заимствовано из
оригинала
Код оригинала
Трудовые
действия
8
Регистрационный
номер
профессионального
стандарта
Анализ и оценка документооборота организации по всем системам ее
документации, подлежащим включению в корпоративную систему
электронного документооборота
Руководство и организация подготовки технического задания на
проектирование корпоративной системы электронного документооборота
Руководство разработкой уровней прав доступа руководителей
структурных подразделений и ряда сотрудников организации к
документам и показателей их ответственности в корпоративной системе
электронного документооборота
Выбор корпоративной системы электронного документооборота и
компании-разработчика
Руководство работами по внедрению корпоративной системы
электронного документооборота
Руководств и организация обучения руководителей структурных
подразделений организации работе в корпоративной системе
электронного документооборота
Анализ и оценка «пилотного» внедрения корпоративной системы
электронного документооборота и выработка предложений по ее
совершенствованию
Руководство приемкой и полномасштабным внедрением корпоративной
системы электронного документооборота
Руководство разработкой нормативных актов организации,
сопровождающих внедрение корпоративной системы электронного
документооборота и ее использование в организации
Контроль за проектированием и внедрением систем электронного
документооборота по направлениям деятельности организации, включая
выбор этих систем и компании-разработчика
Контроль за интероперабельностью (совместимостью) всех СЭД
28
организации между собой и корпоративной СЭД
Контроль за эксплуатацией всех систем электронного документооборота
организации в целях эффективного управления документацией, включая
вопросы обеспечения сохранности документации в этих системах, ее
аутентичности, достоверности и надежности
Необходимые
умения
Необходимые
знания
Анализировать информацию о состоянии системы управления
документацией организации
Организовывать работы и проекты по совершенствованию системы
управления документацией организации и руководить ими
Составлять техническое задание на проектирование и внедрение
корпоративной системы электронного документооборота организации
Выбирать наиболее оптимальную корпоративную систему электронного
документооборота, отвечающую задачам организации
Организовать обучение руководителей организации современным
методам работы с документами, включая работу в корпоративной системе
электронного документооборота организации
Руководить актуализацией нормативных актов организации с учетом
внедрения современных методов работы с документами, в том числе
системы электронного документооборота
Правовые акты и методические документы в сфере управления
документацией и информационных технологий
Действующие международные и национальные стандарты и
спецификации в области управления документацией
Передовой отечественный и зарубежный опыт и научные разработки в
области управления документацией
Методы планирования работ по внедрению корпоративной системы
электронного документооборота и ее проектированию
Современные корпоративные системы электронного документооборота,
используемые в сферах деятельности организации и их функциональные
возможности
Рынок информационных услуг и компании-разработчики систем
электронного документооборота, используемые в сфере управления
документацией
3.3.5. Трудовая функция
Наименование
Происхождение
трудовой функции
Руководство и организация
информационно-справочной
деятельности и методической
помощи руководству
организации по вопросам
управления документацией
Оригинал
х
Код
С/05.8
Уровень (подуровень)
квалификации
8
Заимствовано из
оригинала
Код оригинала
Регистрационный
номер
профессионального
29
стандарта
Трудовые
действия
Необходимые
умения
Необходимые
знания
Руководство формированием баз данных о документах всех документных
систем организации и требований к ним
Руководство формированием информационно-поисковых систем по
документам организации и требований к ним
Руководство подготовкой отчетов и аналитических материалов по
вопросам управления документацией организации и требований к ним
Представление информации руководителю организации по всем вопросам
управления документацией и всем системам документации организации
Оказание методической помощи по вопросам управления документацией
организации
Владеть информационными технологиями, используемыми в
информационно-справочной деятельности
Владеть методами поиска, анализа и предоставления информации по
управлению документацией организации в целом и всем системам
документации в частности
Классифицировать информацию и выстраивать информационносправочные базы данных и системы
Консультировать руководство организации и руководителей структурных
подразделений по вопросам формирования информационно-поисковых
систем по документам организации
Организационную структуру и функционал структурных подразделений
организации, а также используемых в них системы документации и
специфику их применения
Методологию построения баз данных и методы классификации
информации
Нормативно-правовую и нормативно-методическую базу, а также
стандарты и спецификации, регламентирующую построение и
функционирование информационно-справочных систем и баз данных
Способы оказания методологической помощи по вопросам управлении
документацией организации
IV. Сведения об организациях-разработчиках
профессионального стандарта
4.1.Ответственная организация – разработчик
НП «Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников»
(наименование организации)
Директор
Хлюснева Людмила Петровна
(должность и ФИО руководителя)
4.2.Наименования организаций – разработчиков
(подпись)
30
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
АНО «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых
проектов», город Москва
АНО ВПО "Межрегиональный открытый социальный институт",
город Йошкар-Ола
АНО «Челябинское региональное агентство развития квалификаций»,
город Челябинск
Волгоградская торгово-промышленная палата, город Волгоград
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и
архивного дела (ВНИИДАД), город Москва
НОУ ДПО «Институт информационных технологий «АйТи», город Москва
Общероссийское межотраслевое объединение работодателей «Никель»,
город Москва
Общероссийский профсоюз работников государственных учреждений и общественного
обслуживания Российской Федерации, город Москва
ООО «Майкрософт Рус», город Москва
ООО «Центр экспертизы и сертификации» город Москва
ООО «Электронные офисные системы», город Москва
Поволжский институт управления им. П.А. Столыпина РАНХиГС при
Президенте Российской Федерации, город Саратов
Российский государственный гуманитарный университет, кафедра документоведения,
кафедра АСДОУ, город Москва
ФГАОУ ДПО «Академия стандартизации, метрологии и сертификации»,
город Москва
ФГБОУ ВПО Пензенский государственный университет, город Пенза
ФГБУ «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования», город
Москва
Ярославская торгово-промышленная палата, город Ярославль
Общероссийский классификатор занятий
Общероссийский классификатор видов экономической деятельности
3
Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
4
Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
5 Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
1
2