ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ Дела постоянного хранения формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. в университете При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1. в дела помещаются только исполненные документы; 2. распределение документов между делами производится в точном соответствии с номенклатурой дел; 3. группировка документов в составе дела осуществляется в пределах календарного года, за исключением переходящих дел; 4. в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики 5. по объему дело не должно превышать 240 листов, а его толщина, включая обложку (по корешку), - 4 см; 6. при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «Т.1», «Т. 2» и т.д.; 7. документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Оформление дела включает в себя: 1. заполнение ранее незаполненных реквизитов обложки дела; 2. нумерацию листов; 3. составление листа-заверителя (заверительной надписи) дела, формат листа-заверителя А4 (210х297); 4. подшивку или переплет дела; 5. проверку полноты и правильности оформления дела. Оформление дел производится лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях университета. Дела структурных подразделений университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении соответствующего года. Заполнение реквизитов обложки дела производится по установленной форме (Приложение 1). При первичном оформлении сначала указываются наименование университета и его непосредственная подчиненность, а также структурное подразделение, в котором ведется данное дело. Наименование университета указывается полностью, в именительном падеже, в соответствии с его официальным полным наименованием, сокращенное наименование указывается в скобках после полного наименования, а наименование структурного подразделения – в соответствии с утвержденной организационной структурой университета. Простановка индекса дела предусматривает нанесение цифрового обозначения дела в соответствии с номенклатурой дел. Для дел, состоящих из нескольких томов (частей), указывается, кроме того, порядковый номер тома (части). Заголовок дела также указывается в соответствии с номенклатурой дел. Заполняемая при первичном оформлении дата дела (тома, части) является датой заведения дела, при этом число и год в составе даты обозначаются арабскими цифрами, а название месяца – словом. При окончательном оформлении дела указываются дата его окончания (закрытия), срок хранения, количество листов в нем. Сведения о сроках хранения дела указываются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Количество листов в деле указываются на основании их нумерации. Нумерация выполняется в правом верхнем углу каждого листа. При этом соблюдаются следующие правила: 1. нумерация листов в составе дел выполняется в возрастающем порядке; 2. листы дел в составе разных томов (частей) нумеруются в пределах соответствующего тома (части); 3. лист-заверитель не нумеруется; 4. по окончании нумерации листов дела производится полистная проверка ее правильности. При обнаружении ошибок (в частности, пропусков или повторов номеров) неверно пронумерованные и все последующие листы перенумеровываются. По окончании процедуры нумерации листов на отдельном листе оформляется заверительная надпись, где указываются сведения о количестве листов в составе данного дела (Приложение 2). Заверительную надпись подписывает ее составитель с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Документы, составляющее дело, подшиваются в твердую обложку из картона на четыре прокола (до 30 листов) или переплетаются (более 30 листов) таким образом, чтобы текст, при открытии дела в любом месте можно было свободно читать. В начало дела подшивается чистый лист, в конец – листзаверитель дела. После выполнения всех перечисленных процедур в обязательном порядке производится проверка полноты и правильности оформления дела. При этом особое внимание следует обратить на полноту и правильность заполнения реквизитов лицевой стороны обложки, содержание заверительной надписи. Оформленные дела постоянного хранения передаются в архив университета для последующей сдачи на постоянное хранение в Центральный государственный архив Республики Мордовия. До утверждения новой номенклатуры дел руководствоваться номенклатурой дел 2003 г. Наименование вышестоящей организации и Университета по годам: 1987 г. – 1990 г. Министерство высшего и среднего специального образования РСФСР Мордовский Ордена дружбы народов государственный университет имени Н.П.Огарева 1991 г. - 1992 г. Государственный комитет РСФСР по делам науки и высшей школы Мордовский Ордена дружбы народов государственный университет имени Н.П.Огарева 1993 г. Министерство науки, высшей школы и технической политики Российской Федерации Мордовский Ордена дружбы народов государственный университет имени Н.П.Огарева 1994 г. - 1996 г. Государственный комитет Российской Федерации по высшему образованию Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева 1997 г. – 1999 г. Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева 2000 г. – 01.09.2002 г. Министерство образования Российской Федерации Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева 02.09.2002 г. – 2004 г. Министерство образования Российской Федерации Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарева» 2005 г. – 2010 г. Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Мордовский государственный университет имени Н.П.Огарёва» 01.01.2011 г. Министерство образования и науки Российской Федерации Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Мордовский государственный университет им. Н.П.Огарева» с 18.07.2011 г. Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Мордовский государственный университет им. Н.П.Огарёва» 5 см Приложение 1 Название вышестоящей организации (на момент ведения дела) Полное название вуза (на момент ведения дела) 3 см ______________________________________ (наименование структурного подразделения, индекс подразделения) ______________________________________ (кафедра, индекс ) Дело №_индекс дела по номенклатуре__ Том____________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ (заголовок дела) Начато: 00 января 0000 г. Окончено: 00 декабря 0000 г. На _(цифрами и прописью)__ листах Хранить постоянно (или 75 лет) Саранск 0000 г. 2 см 1,5 см Приложение 2 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА В деле подшито и пронумеровано __________________________ листов (цифрами и прописью) с № ___________________ по № __________________ в том числе: литерные номера листов ________________________________________ пропущенные номера листов________________________________________ + листов внутренней описи ________________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи