ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ Лекция
реклама
Лекция 7. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВОМ Цель: изучение и необходимость внедрения информационного обеспечения в управления производством План 1. Методологические проблемы внедрения информационных технологий 2. Понятие и классификация информации 3.Уровни информационного обеспечения и типы информации 4. Внутренняя система информации 5.Технология информационной деятельности 1. Методологические проблемы внедрения информационных технологий В настоящее время сформировался взгляд на организацию как на сложную открытую социальную систему, механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода (Рисунок 1). Рисунок 1 - Модель системы, для описания функционирования организации Один из подходов, названный моделью конгруэнтности ("соответствия") организационного поведения, основан на общей системной модели, предложенной Дэвидом Надлером. Считается, что организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей. Изменение в одной составной части системы приводит к изменениям в других ее составных частях. При этом система генерирует энергию, чтобы двигаться к состоянию равновесия. Наконец, чтобы продолжать существовать, организация как открытая система должна поддерживать благоприятные взаимоотношения по входам и выходам с внешним окружением (Рисунок 2). Рисунок 2 - Модель согласования элементов системы управления для описания изменений в организации Основные входные элементы, поступающие в систему организационного поведения, связывают ее с внешним окружением. К ним относятся: ограничения, требования и возможности; ресурсы; история данной организации. Четвертым и, по-видимому, самым важным входным элементом является стратегия. Выходные элементы включают в себя: характеристики работы организации, характеристики работы групп, индивидуальные характеристики, которые вместе определяют общую эффективность деятельности . Внутри организации существуют четыре взаимозависимых компонента (внутренние элементы): задачи; структуры и системы; культура; люди. Раскроем смысл используемых на схеме (Рис. 2) терминов. Стратегия представляет собой набор ключевых решений относительно соответствия имеющихся ресурсов предоставленным возможностям, ограничениям и требованиям внешнего окружения в контексте истории организации и в соответствии с ее видением и миссией. Видение — описание «желаемой реальности», выражающее основные ценности, обозначающее необходимые и достаточные изменения. Видение включает две компоненты: 1. Сформулированное описание предназначения организации, позволяющее понять, это предназначение, заинтересованным в деятельности организации группам. 2. Эмоциональный призыв, заключенный в видении мотивационный импульс, с которым люди готовы согласиться. Миссия — квинтэссенция видения, его «сухой остаток». Задачи являются важнейшей частью организации. Они состоят из видов работ, которые необходимо выполнять, и характеристик их выполнения, а также количества и качества услуг или товаров, которые производит организация. Организационные структуры и системы включают в себя формальные системы и организационные механизмы, такие, как системы бизнес-процессов, линии подотчетности, информационные системы, механизмы мониторинга и контроля, должностные инструкции, формальные системы оплаты и вознаграждения и т.д. Организационная культура включает в себя ценности, ритуалы, источники власти, приверженности, нормы, неформальные взаимоотношения, которые влияют на то, «как здесь делаются дела». Люди привносят свои разнообразные навыки, знания и опыт, различные личностные качества, ценности, отношения и поведение. В период быстрых изменений основной причиной, вызывающей стресс, является стремление привести индивидуальные потребности в соответствие с формальными и неформальными структурами и системами организации, а также с ее культурой. Внедрение информационных технологий в деятельность компании только на первый взгляд представляет изменение одного их четырех элементов — «организационные структуры и системы». В действительности, этот элемент взаимосвязан с остальными компонентами, входящими в систему, и нарушение равновесия неизбежно повлечет за собой: изменение задач, видов и характеристик работ и качества их выполнения; пересмотр неформальных отношений (культуры организации); сопротивление персонала. Таким образом, внедрение информационных технологий было бы неверно рассматривать как самодостаточный процесс изменения одного из элементов модели. По сути дела, он является частью более общего процесса изменений, затрагивающего все компоненты рассматриваемой системы, влияющей на организацию в целом. Проведение изменений без учета этого влияния может привести к непредсказуемым последствиям 2.Понятие и классификация информации В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение. Под управленческой информацией понимают сведения, являющиеся объектом хранения, передачи, преобразования. Информация в процессе управления является и объектом, и продуктом труда. Она устраняет неопределенность, позволяет изучить состояние объекта, формы и методы деятельности. Без сведений о состоянии и развитии объекта не может быть выработано управленческое решение, в свою очередь, само это решение является определенной информацией для работников сферы производства. Информация имеет две стороны: количественную и смысловую (семантическую). Единица измерения объема информации - бит (количество информации, содержащееся в сообщении об определенном исходе вероятного события с двумя равновероятными исходами). Виды информации, используемые в управлении, классифицируются по следующим признакам: - содержанию - политическая, директивная, правовая, научно-техническая, планово-экономическая, административная, производственная, бизнесная, нормативно-справочная, учетно-бухгалтерская, статистическая; - направлению движения - входящая, исходящая; - характеру фиксации - фиксированная, нефиксированная; - способу фиксации - документированная, звуковая, аудиовизуальная; - отношению к субъекту управления - внешняя, внутренняя; - степени обработки - первичная, производная, итоговая; - степени постоянства - постоянная, переменная; - форме представления - буквенная, цифровая, кодированная; - возможности обработки - поддающаяся и неподдающаяся обработке; - насыщенности - достаточная, недостаточная, избыточная; - правдивости - достоверная, недостоверная. Для управленческой и бизнесной деятельности менеджеров наибольшее значение имеет содержание информации. Политическая информация отражает политику государства в области агробизнеса, его социально-экономического развития, различных форм хозяйствования. Директивную информацию вырабатывают вышестоящие органы. Она определяет стратегию хозяйственной деятельности менеджеров, является основой управления. Правовая информация определяет правовой статус каждого работника, его должностное положение. С ее помощью устанавливают нормы хозяйствования и административного права, добиваются соблюдения законности. Научно-техническая информация представляет данные о достижениях науки и техники. Для ознакомления работников с новейшими разработками и рекомендациями научно исследовательских учреждений и опытом передовых предприятий в отдельных организациях созданы бюро научно-технической информации. Экономическая информация используется для обоснования управленческих решений и управления экономическим развитием организации. Включает расчеты экономических показателей, результатов хозяйственной деятельности, и т. д. Плановая информация представлена заданиями, технологическими картами, планами по периодам работ, планами-нарядами и т. д. Административная информация предназначена для оформления деловых взаимоотношений между организациями, гражданами и устранения сбоев, неполадок. Оформляется в виде приказов, распоряжений, указаний, положений. Производственная информация содержит оперативные сведения о технике, технологии, выполнении планов производства и реализации продукции. Бизнесная информация представляет сведения о ценах на рынке, их тенденциях, уровне конкуренции, сроках и объеме поступления продукции на рынок, сервисе и рекламе, возможностях коммерческих операций, предпринимательском, коммерческом риске и т. д. Нормативно-справочная информация включает нормы выработки и обслуживания, тарифную систему оплаты труда, размеры должностных окладов, справочные данные о технике, технологии, организации труда. Учетно-бухгалтерская информация позволят проконтролировать ход производства и его результаты, расходование средств, получение прибыли. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования: - точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации; достаточность, удовлетворение потребностей конкретных управляющих; - доступность; - своевременность поступления. Достоверность поступающей информации определяется правдивостью, правильностью, однократностью регистрации, точностью передачи. Если информация проходит три-четыре передаточных звена, ее правдивость снижается на 8-10% за счет того, что сведения стареют и искажаются. Информация должна быть достаточной, то есть ее количество должно в полной мере отражать состояние дела. Следует учитывать, что дефицит сведений приводит к принятию некачественных решений, а излишняя информация усложняет выработку решения и делает его более дорогостоящим. Необходимо точно установить, кто должен передавать и получать информацию, какую и когда. Доступность информации состоит в том, что она поступает и накапливается в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко воспринимать и использовать в управлении. Язык сообщений должен быть понятным адресату, важное значение имеет также наглядная информация: графики, планшеты, световые табло, слайды и т. д. Информация должна поступать к менеджерам своевременно. Если информация поступает с опозданием, это приводит к экономическому ущербу. Из- за неоперативно переданной информации простаивает техника. Страдает организация производства. 3. Уровни информационного обеспечения и типы информации Для того, чтобы понять, как менеджеры используют информацию в организациях, необходимо охарактеризовать информационные потребности в двух измерениях: уровень, на котором используется информация в организации, и тип используемой информации. Управленческая деятельность на различных уровнях в организациях иногда требует различных видов информации. На стратегическом уровне менеджмента менеджеры нуждаются на информации, которая помогает планировать и принимать решения о долгосрочном направлении деятельности фирмы. Они должны внимательно проанализировать внешнее окружение организации, чтобы найти и применить решения, которые помогут фирме эффективно действовать в этом отношении через определенное время. Требуемая на этом уровне информация - комплексная, не рутинная и ориентированная на перспективу. Информация, необходимая для уровня менеджмента подразделений, касается направляющих и контрольных действий подчиненных единиц организации. Менеджеры на оперативном уровне интересуются ежедневным выполнением различных задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу внутри организации. Совершение сделок и регистрация. Регистрация сделок и операций является основой для генерирования информации внутри организации. В основном такая регистрация проводилась в различного рода документах - в главных книгах, на специальных карточках, в формулярах и т.д. С появлением в организациях компьютеров, объемы накопления такой информации резко возросли. По мере того, как информация обрабатывается, менеджеры сталкиваются или испытывают необходимость в различных типах информации. Первый тип информации является общим. Общая информация - это та информация, которая возникает случайно или в ответ на неспецифические запросы или поиски. Она отвечает на вопросы типа «Что вы хотите знать?» или «Есть ли что-нибудь интересующее?» Например, когда менеджеры исследуют окружающую среду, то они делают это для получения общей информации. Поскольку общая информация является столь широкой, ее трудно определить заранее и сложно поддерживать в компьютерных системах. Общая информация больше используется на стратегическом уровне, чем на оперативном. В силу ее определения, общая информация не используется на уровне совершения сделок. Совершение сделок всецело сосредоточено на специфической информации, т. е. информации которая удовлетворяет особым требованиям. Специфическая информация может быть запрошена, когда вы проверяете, какой баланс на вашем контрольном счете в автоматизированной кассовой машине. Специфическая информация может быть и не запрошенной, например, когда вы получаете уведомление, что стоимость пользования вашим телефоном увеличилась. Стимулирующая информация подобна специфической информации в том, что она слишком специфична. Если специфическая информация просто делает получателя осведомленным в чем-либо, то стимулирующая требует действия. Требуемое действие является почти автоматически, оно заранее запрограммировано. Стимулирующая информация может быть запрошенной или нет, и стимулированное действие может быть любого типа. Исключительная информация является подобной стимулирующей в том смысле, что она стимулирует действие. Однако возникают сложности из-за того, что она стимулирует специфический тип действия, и из-за того, что запрашивается общим требованием, поступает, когда исключение уже произошло. Следует отметить, что ни стимулирующая, ни исключительная информация не требует комплексного решения. Когда план принимается к исполнению, менеджеры осуществляют контроль, чтобы убедится в его выполнении. Пятый тип информации контрольная информация, которая необходима для корректировки отклонений от плана, причем когда эти коррективы не были заранее предусмотрены. Это качество отличает контрольную информацию от стимулирующей информации. Шестым типом информации является информация для решения о распределении. Распределительная информация полезна для решений о том, как распределить людей, время, оборудование или деньги в соответствии с проектами. Когда у менеджера имеются данные о двух предлагаемых проектах он должен решить, как распределить ресурсы, находящиеся в его распоряжении. Здесь он нуждается в данных, позволяющих ему получить информацию об относительных затратах и доходах по этим двум проектам. И последнее, когда менеджеры взвешивают плюсы и минусы вхождения в новый рынок, они обдумывают направляющую информацию для того, чтобы принять решение об обширном районе экономического включения фирмы. В порядке распространения направляющая информация употребляется перед распределительной и которая применяется до контрольной информации, используемой для корректировки отклонений от плана. 4. Внутренняя система информации Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технологических средств. Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений. Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации. Управляющие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса. Информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов. В производственном подразделении фирмы обеспечивается обобщение информации «снизу вверх», а также конкретизация информации «сверху вниз». Информационный процесс, направленный на получение научнотехнической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронновычислительной технике. Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместного использования информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает распространение информации, т. е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научнопроизводственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т. е. проведение административноорганизационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение. Информация и особенно ее автоматизированная обработка - важные факторы повышения эффективности производства. Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. В 80-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и представления информации (ВСИ). Произошла переориентация всей деятельности в сфере обработки информации на обеспечение ее конечной цели: удовлетворение потребностей в информации руководителей на всех уровнях внутрифирменного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере оперативного управления, и получению информации в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы обработки информации. Основные принципы и цели внутрифирменной системы информации: - определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности; - выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении; - определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом производственном подразделении; - разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных; - проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации; - автоматизированная обработка и выдача текстовой информации; - обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений; - автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники. Важными задачами внутрифирменной системы информации являются: - координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и производственных подразделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом; - определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных; - определение основных направлений развития технологии обработки информации. Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации - это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений. Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции: - определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы; - определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого менеджера для обеспечения необходимой информацией; • централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации; • определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации • обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации; • разработка программных средств, прикладных программ. 5.Технология информационной деятельности Технология информационной деятельности включает в себя такие понятия как: материально-техническая база информационной деятельности; виды информационной технологии; носители информации, информационные базы данных; система ведения записей; создание пакетов прикладных программ. Развитие материально-технической базы информационной деятельности можно разбить на несколько этапов. Первый этап, охватывающий период 50-60-х годов, характеризуется созданием и использованием крупногабаритных ЭВМ; появлением и быстрым развитием техники, накапливающей, систематизирующей, обрабатывающей и выдающей информацию; созданием и совершенствованием техники, специализированных систем связи; формированием целевых информационных банков. ЭВМ стали базой информационных систем управления в так называемой макро электронной форме. Второй этап, охватывающий 70-е года, характеризуется созданием и использованием микропроцессоров во все более разнообразных производственных, информационных, транспортных и других устройствах. Это направление развития электроники дало толчок созданию и быстрому распространению миниатюрных видов вычислительной техники - мини, микро, персональных ЭВМ, что обеспечило возможность накопления и выдачи информации в самых различных формах и разнообразного назначения. Именно на данном этапе, охватывающем 80-е годы и начало 90-х годов, информационные технологии становятся все более эффективными, все более глубоко охватывают как управляемые производственные процессы, так и сами процессы управления, обеспечивают формирование автономных и интегрированных компьютерных систем. Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы; значительно повышает эффективность проектноконструкторских работ, обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование; заменяет в конторском деле секретарей - машинисток, делопроизводителей; в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями. Во внутрифирменной системе информации используют следующие виды вычислительной техники: 1. ЭВМ крупногабаритные и персональные; 2. Микропроцессоры; 3. Средства телекоммуникаций; 4. Электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ; 5. Средства автоматизированной обработки текстовой информации. В системе оперативного управления производством мини-ЭВМ используются для: - разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением; - контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства; - расчета заработной платы; - контроля за поступлением заказов; - анализа данных о сбыте продукции; - регистрации поступления платежей; - ведения учета и отчетности. Тесты по теме: 1. Информация это: а) Степень неопределенности ситуации. б) Взаимосвязь управляющей и управляемой систем. в) Функционирование прямой и обратной связи. г) Совокупность сведений о состоянии управляемой системы. д) Форма отражения проблем, по которым разрабатывается управленческое решение. 2. Развитие менеджмента с развитием информационных технологий связано: а) Нет прямой связи. Это два параллельных процесса. б) Развитие информационных технологий ускоряют процесс развития менеджмента. в) Развитие информационных технологий усложняют развитие менеджмента. Увеличивается количество информации, информационные шумы и пр. г) Развитие менеджмента определяется главным образом развитием человека. Только через развитие человека информационные технологии влияют на развитие менеджмента. д) Информационные технологии являются главным фактором и условием развития менеджмента. 3. Основной проблемой инновационного менеджмента сегодня является: а) Внешняя социально-экономическая обстановка. Условия кризиса. б) Недостаточность профессионализма управления. в) Экономические трудности мотивации инноваций. г) Человеческий фактор, качество персонала. д) Прогнозирование развития в условиях рынка. Вопросы для самопроверки 1. Основные понятия и классификация информации? 2.Какие уровни информационного обеспечения знаете? 3. Расскажите о типах информации7 4. Что представляет собой внутренняя система информации? Литература 1. Экономика, основанная на знаниях. Учебное пособие под ред. А.Л. Гапоненко. – М.:Изд-во РАГС, 2006. 2. Экономический анализ: Основы теории. Комплексный анализ хозяйственной деятельности организации: Учебник/Под ред. проф. Н.В. Войтоловского, проф. А.П. Калининой, проф. И.И. Мазуровой. 2е изд., перераб. и доп.- М.: Высшее образование, 2006. 3. Руденко В. И. Менджмент. Пособие для аодготовки к экзаменам . Ростов н/Д: Феникс, 2003. 192 с. 4. Ганич Я.В. Менеджмент. Практикум по менеджменту для студентов экономических специальностей. - Петропавловск-Камчатский: Камчат ГТУ, 2003. 74 с. 5. Коротков Э.М. Концепция российского менеджмента. Электронное издательство. Русский импульс 2005.
