Словарь основных терминов в области документирования1 Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Администрация - органы или должностные лица учреждения (руководитель, его заместители, коллегиальные и совещательные органы, руководители структурных подразделений), осуществляющие исполнительно-распорядительную деятельность. Адресат - 1) получатель документа; 2) реквизит документа, включающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес. Акт - 1) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке (законодательный А., правовой А.); 2) официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (например: А. ревизии, А. проверки, А. приемки и др.). Анкета - 1) перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких-либо сведений; 2) форма представления текста документа, построенная по принципу "вопрос - ответ". Аппарат управления - 1) система органов государственного управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управление в какой-либо сфере деятельности; 2) совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) учреждения или организации, выполняющих управленческие функции. Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа. Бланк должностного лица - бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа. Бланк конкретного вида документа - бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида. Бланк письма - бланк документа, используемый для ведения переписки. Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. . Виза согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления и др. Внутренний документ - документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Выписка из официального документа - копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке. Гарантийное письмо - 1) служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг; 2) во внешней торговле - документ, излагающий характер и объем обязательств, которые применяет получатель по части определённых условий контракта (условий транспортировки, платежа и др.); 3) в банковском деле – документ, подтверждающий представленные к оплате документы, если они не вполне соответствуют предусмотренным условиям. Гербовый бланк – бланк документа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования. Государственная тайна – защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, контрразведываетльной и оперативно1 Зайцева Т.А. Современные методики делопроизводства в библиотеке. – М., 2004 . –С. 119-124. розыскной деятельности, распространение которой может нанести ущерб безопасности Российской Федерации Государственный стандарт – нормативный документ, разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг. Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа. Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или характер его содержанию. Дата документа – реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Доверенность – документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя. Договор – документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений. Доклад – 1) письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения; 2) устное выступление на заседании. Докладная записка – документ, адресованный руководителю, излагающий какойлибо вопрос с выводами и предложениями составителя. Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документация – 1) совокупность документов по определенному предмету; 2) совокупность документов, собранных вместе для определённых целей.2 Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, в котором определяются: место работника в системе управления организацией, основные функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в определённой должности.3 Должностное лицо – работник учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заголовок к тексту документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности. Информационное письмо – письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методическое положение по их применению. Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания. – М., 1995. – С. 59. Труханович Л. В. Кадры учреждений образования, библиотек : сборник должностных и производственных инструкций. – М., 2003. – С. 3. 2 3 Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления. Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации. Код организации – идентификатор организации, учреждения. Предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения. Код формы документа – идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением. Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации Копирование документов – воспроизведение документов без промежуточных печатных форм. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Корреспондент – учреждение или лицо, с которым ведётся переписка. Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами. Наименование документа – обозначение вида письменного документа. Нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Общий бланк документа – бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем. Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю. Отметка для автоматического поиска документов – реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа. Отметка о заверении копии - реквизит документа, придающий юридическую силу копий документа. Отметка о контроле - реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль Отметка о наличии приложения -. реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ. Отметка о поступлении документа в организацию - реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу. Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Переписка - письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи международными организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами (см. Письмо, Телеграмма, Телефонограмма, Телекс, Электронное сообщение). Печать - вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо. Письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксирована каким-либо типом письма. Письмо - 1) почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением; 2) обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств почтовой связи. Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа. Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Положение - 1) документ, устанавливающий статуе, задачи и функции, права, порядок деятельности организации, органа управления; 2) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности. Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил. Постоянная часть реквизита, документа - неизменяемая часть реквизита документа, бланка документа, наносимая при изготовлении. Почтовый адрес - условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи, осуществляющему прием и доставку почтовых отправлений. Пояснительная записка - документ, разъясняющий отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта). Правила - правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений. Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач деятельности организации. Протокол заседания - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах. Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска. Регистрация документа - фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы. Регламент - правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления, коллегиального или совещательного органа. Резолюция - реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа. Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления официального документа. Решение - 1) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2) совместный акт, издаваемый несколькими не однородными органами управления (коллегиальными и действующими) на основе единоначалия, государственными и общественными и др.). Сводка - документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу. Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности единых требований к их оформлению. Система организационно-распорядительной документации система документации, фиксирующая решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Сопроводительное письмо - письмо, составляемое для справки с приложением к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей. Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов составленный в целях информации, регистрации или учета. Справка – 1) документ информационно-справочного или отчетного характера, представляемый руководству; 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера. Стандарт - нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации. Таблица - форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Текст документа - информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее части. Телеграмма - краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи. Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонементной телеграфной сети. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках. Трафаретный текст - унифицированный текст документа, содержащий постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, характеризующей конкретную ситуацию. Указ - правовой акт, издаваемый Президентом Российской Федерации. Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Устав - правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации. Учредительный документ - договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Формат бланка документа - установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемый для создания документов. Штамп - вид печати прямоугольной формы. ' " • ■ / Штатное расписание - перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов. Электронное сообщение - документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. // Зайцева Т. А. Современные методики делопроизводства в библиотеке : учебнометодическое пособие / Зайцева Т. А. – М. : Либерея, 2004. – 128 с.