3. Обработка исходящих документов

Тема: Организация документооборота на предприятии.
1. Структура и функции служб документационного обеспечения управления
2. Обработка входящих документов
3. Обработка исходящих документов
4. Внутренние документы организации
1. Структура и функции служб документационного обеспечения
управления
Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от
того, насколько эффективно организован документооборот на предприятии.
Документооборот- это движение всей необходимой документации, которое
осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или
сдачи на хранение в архив. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам. Правильная организация работы с документами зависит от того,
насколько четко разделены функции и обязанности между работниками
предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность
каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.
В документационном обеспечении управления можно выделить три
группы документов:
-внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы),
-входящие (поступающие в организацию)
-исходящие (отправляемые в другие организации).
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. Документы распределяются в организации в соответствии с функциями
подразделений и исполнителей. Эти функции закреплены в положениях о
структурных подразделениях и в должностных инструкциях исполнителей.
В соответствии с Единой государственной системой документационного обеспечения управления функции организации делопроизводства в учреждении (предприятии) возлагаются на управление делами. В состав управления делами могут входить:
- группа (участок) обработки входящих документов;
-группа (участок) обработки исходящих документов;
-группа контроля;
-экспедиция;
-копировально-множительное отделение;
-группа связи;
-архив.
Структура и штаты управления делами утверждаются руководителем
учреждения (предприятия) с учетом специфики предприятия и объема работ.
Основными функциями делопроизводственного обслуживания являются:
прием, регистрация и распределение документов по исполнителям;
оформление и отправка исходящих документов;
изготовление и размножение документов;
контроль за сроками исполнения;
хранение документов;
•
методическое руководство всеми подразделениями организации
по вопросам постановки делопроизводства и повышение квалификации персонала, осуществляющего делопроизводство.
По характеру труда работники службы делопроизводства делятся на
три группы:
1. Руководители (заведующий делопроизводственной службой и его
заместители),
2. Специалисты (помощники руководителя организации, инспектор,
методист, заведующий архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор);
3. Технические работники (делопроизводитель, секретарь, экспедитор,
курьер).
2. Обработка входящих документов
Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку. Сотрудник экспедиции, прежде всего, проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.).
Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции (с пометкой
«лично»). Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на
конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также, если
адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день
их поступления в организацию.
Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к
документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах
и т.п.
На регистрируемых документах проставляется регистрационный
штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его
номер. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм,
факсограмм ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то
регистрационный штамп ставится на конверте и упаковке. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен
регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов
применяют журналы или карточки. Гораздо чаще, особенно в организациях с
небольшим объемом документооборота (500 – 600 единиц в год), используют
журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация
на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме
документов, однако имеет недостаток – возможность потери карточек. Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют.
Журналы (карточки) включают следующие графы: индекс (номер) документа; дата документа; автор (внешняя организация); краткое содержание (заголовок); исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела. Организация по своему усмотрению может выбирать
оптимальный состав регистрационных граф.
Входящие документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:
1)руководителям организации – для обязательного рассмотрения;
2)структурным подразделениям – для исполнения.
Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.
При предварительном рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:
вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);
важность содержания документа;
сложность и новизну поставленных вопросов;
срочность исполнения документа.
Руководству, как правило, направляются документы, полученные из
администрации президента, правительственных органов, органов представи-
тельной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих
организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки
исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся
секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для
взятия документа на контроль.
Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над
документом завершена (выполнено задание, конкретное действие, составлен
ответный документ и т.д.), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа
передается секретарю-референту для подшивки в дело.
3. Обработка исходящих документов
Исходящими документами называются документы, отправляемые из
организации. Процесс обработки исходящих документов включает следующие этапы:
Составление проекта исходящего документа
2. Согласование проекта документа
3. Проверка правильности оформления документа
4. Подписание документа руководителем
5. Регистрация документа
6. Простановка индекса (номера) на документе
7. Проверка правильности адресования документа |
8. Отправка документа адресату
9. Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность
его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в
двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в
одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен
быть согласован с другими специалистами организации (предприятия). Такое
согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть
представлены и другие документы, на основании которых был составлен
проект исходящего документа.
Руководитель предприятия в праве внести изменения и дополнения в
подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается секретарю для регистрации. Отправляемые документы
регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправленного письма или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшивается в дело с перепиской.
4. Внутренние документы организации
Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Их подготовка и оформление осуществляются в соответствии с общими правилами оформления исходящих документов и включают следующие этапы:
• составление проекта документа;
• согласование;
• проверка правильности оформления;
• подписание документа руководителем;
• регистрация.
На этапе исполнения работа с внутренними документами организуется
согласно правилам работы с входящими документами и включает следующие
этапы:
• передача документа исполнителю;
• контроль его исполнения;
• исполнение;
• подшивка исполненного документа в дело.
Разработку проектов документов и их согласование осуществляют сотрудники структурных подразделений. При подготовке проекта документа
необходимо учитывать содержание ранее изданных документов и нормативных актов по данному вопросу. для установления единого порядка составления документов в учреждении разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.
Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересованными должностными лицами и подразделениями и представляется на
подпись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается
конкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его
получения и несет полную ответственность за работу по этому документу.
Если его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все
исполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и
высококачественную работу по исполнению документа и обязаны представлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения,
справки и т.п) в установленные им сроки. Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля за
этим процессом. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных
документов. Организационно- распорядительные документы контролирует
служба ДОУ; документы других видов руководители или сотрудники соответствующих подразделений.