isida dms - ЛМА

Группа ЛМА-ИСИДА
ISIDA DMS
Программная платформа для построения
систем электронного документооборота
Общее описание
ISIDA DMS
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ....................................................................................................................................... 3
1. РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ЭЛЕКТРОННОЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО) ............................................................................................................... 3
2. РАССМОТРЕНИЕ И ИСПОЛНЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОРАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ В ЭЛЕКТРОННОМ
ВИДЕ ................................................................................................................................................ 11
3. СОГЛАСОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ............................................................... 12
Код документа: 3.1.62(1.4).
Дата редакции: 03.05.2013.
Страниц: 13.
© ООО «Исида-Информатика», 2005 – 2013.
Программная платформа ISIDA DMS. Общее описание
2
ISIDA DMS
Введение
Программная платформа ISDA DMS (ISIDA Document Management System) обеспечивает
комплексное решение разнообразных задач управления документами на предприятии (в
учреждении) либо в рамках системы предприятий (учреждений). Платформа имеет
многоуровневую конструкцию. На нижнем уровне располагаются базовые компоненты,
обеспечивающие определение правил формирования и движения электронных документов,
поддержку выполнения процедур обработки электронных документов в рамках бизнеспроцессов и интеграцию с внешними информационными системами. На верхних уровнях
специализированные прикладные программные комплексы решают разнообразные задачи
корпоративного управления (регистрация и рассылка документов и резолюций в электронном
виде; поддержка сложных циклов исполнения; контроль исполнения документов, заданий,
поручений; ведение дел; организация ведомственного и текущих архивов; информационнопоисковое и справочное обслуживание и др.).
Программная платформа ISIDA DMS предоставляет развитый набор функций по созданию,
обращению, хранению и использованию корпоративных электронных документов, снабженных
цифровыми подписями. Технология формирования и проверки электронных цифровых
подписей обеспечивается внешним средством криптографической защиты информации.
Важнейшую роль в технологии ISIDA DMS играет понятие информационной услуги –
продукта, удовлетворяющего конкретную функциональную потребность должностного лица
либо автоматизированной системы. Система электронного документооборота строится как
совокупность комплексов информационных услуг, каждый из которых предназначен для
автоматизации конкретной области задач.
1. Регистрация и контроль исполнения документов (электронное
делопроизводство)
В данном комплексе информационных услуг реализованы основные функции по обработке
организационно-распорядительных документов сотрудниками службы ДОУ. Описание
функций дано в таблице 1-1.
Программная платформа ISIDA DMS. Общее описание
3
ISIDA DMS
Функции системы
Регистрация документов
различных классов
Сканирование документов
на бумажном носителе и
удостоверение их
электронной цифровой
подписью.
Сохранение
регистрационноконтрольной карточки
документов на основании
существующей.
Гибкий механизм
выделения
регистрационных номеров
документов.
Таблица 1-1
Описание
Обеспечивается выполнение полного набора
регистрационных функций. Типы документов и наборы
реквизитов (в том числе сложные и множественные) для
каждого типа гибко настраиваются. Для быстрого и
единообразного заполнения регистрационных реквизитов
документов используются служебные справочники и
классификаторы. В типовом решении имеются готовые наборы
типов документов: входящие, исходящие, внутренние, приказы,
распоряжения, протоколы, постановления, договоры и
документы по договорам, обращения граждан.
Поддерживается регистрация документов с грифом "Для
служебного пользования" (ДСП). Поддерживается установка
взаимных ссылок документов.
Вместо
«прикрепления»
файлов
к
карточке
используется более совершенный механизм: карточка получает
ссылку на специализированный объект – электронный
документ. Такой электронный документ может содержать в
себе файлы любых форматов, а также реквизиты и электронные
цифровые подписи.
Обеспечивается автоматическая регистрация (с
формированием регистрационной карточки и присвоением
номера, даты и иных реквизитов) официальных электронных
документом с цифровыми подписями, прошедших цикл
согласования. Автоматическая регистрация выполняется также
при обмене документами в электронном виде между
сегментами системы, работающими в разных структурных
подразделениях либо предприятиях и взаимодействующими по
сети либо электронной почте.
При регистрации исходящих документов реализована
функция печати конвертов для отправки бумажных документов
Разработаны специальные компоненты, обеспечивающие
взаимодействие со сканерами. В результате сканирования
формируются электронные документы, выступающие в роли
электронных копий. Электронная копия может быть
удостоверена ответственным сотрудников посредством
электронной цифровой подписи. Функции распознавания
подключаются как внешние компоненты. Реализована
поддержка версий электронных документов.
Специальный режим создания регистрационно-контрольной
карточки на основании существующей позволяет сократить
время на регистрацию типовых документов.
Регистрационные номера документов выделяются
автоматически в зависимости от класса, подразделения,
номенклатуры дел, и прочих характеристик. Реализованы
маркировки для отдельных документов (например, для
документов, поступивших от высших органов государственной
власти, документов, с грифом ограничения доступа, различных
видов договоров и пр.).
Программная платформа ISIDA DMS. Общее описание
4
ISIDA DMS
Функции системы
Описание
Фиксация событий хода Для отражения хода исполнения документа реализованы
исполнения документа.
следующие функции по работе с заданиями (поручениями)
руководителей:
- создание;
- редактирование;
- ввод отчета об исполнении;
- списание документа в дело согласно номенклатуре дел;
- ввод признака регулярности исполнения;
- перенос сроков;
- отмена задания;
- копирование и вставка заданий;
- просмотр истории редактирования задания.
Ход исполнения документа удобно отображен в виде
специальной иерархической структуры.
Механизм полномочий
Реализован механизм полномочий, позволяющий делегировать
права работы в системе. Осуществляется фиксация факта
замещения обязанностей при исполнении (рассмотрении)
документа.
Автоматический ввод
Разработан механизм автоматического ввода отметок об
отчетов об исполнении
исполнении заданий. При этом анализируются установленные
ссылки между документами и на основании информации в
документе-ответе вводятся отметки об исполнении заданий в
документе-запросе.
Заполнение сведений о
Сведения о получателях документа заполняются единообразно
получателях документа
для всех классов документов. В качестве специализированного
справочника ведутся типовые списки рассылки, включающие в
себя сотрудников, внешних корреспондентов, а также группы
получателей (например, "Всем структурным подразделениям",
"Всем начальникам управлений" и т.п.). Сведения о
получателях также могут заполняться на основании
справочника сотрудников и корреспондентов (что является
более целесообразным в некоторых случаях). Предоставлена
возможность указания дополнительных данных о получателе
(точное наименование, адрес, способ отправки).
Рассылка документов в Реализована рассылка документа согласно заданному перечню
электронном виде
получателей. В случае, если получателю направляется документ
в электронном виде, происходит непосредственная отправка
документа, которая, в свою очередь, может происходить в
нескольких режимах:
- сотрудникам организации в виде почтовых уведомлений,
содержащих ссылку на документ (выполнять обработку
поступившего документа можно непосредственно из
почтового уведомления);
- всем структурным подразделениям, у которых
установлены независимые сегменты системы
электронного документооборота в виде сообщения
электронной почты, к которому прикреплен электронный
документ (электронная копия, удостоверенная
электронная копия либо оригинал);
Программная платформа ISIDA DMS. Общее описание
5
ISIDA DMS
Функции системы
Описание
внешним корреспондентам - в виде сообщения
электронной почты, к которому прикреплена электронная
копия документа как файл-вложение.
При рассылке каждого документов ведется журнал событий,
сопровождающих рассылку документа (в том числе
подтверждения о доставке и прочтении). Актуальная
информация в журнале доступна в виде отчета "О результатах
рассылки документа".
Разработана специальная технология гарантированной доставки
рассылаемых электронных документов. Контроль рассылки
реализован посредством фиксации событий, возникающих в
ходе рассылки. События выстраиваются в закономерную
последовательность, задаются предельные интервалы ожидания
наступления события. При возникновении отклонений от
заданной последовательности, ответственным за контроль
сотрудникам направляются почтовые уведомления. Технология
гарантированной доставки позволяет проконтролировать не
только своевременное получение документа адресатом, но и
своевременное прочтение документа, начало его рассмотрения.
Осуществляется автоматическая регистрация электронных
документов установленного формата и направление их на
регистрацию ответственным сотрудникам.
Реализована система уведомлений сотрудников посредством
почтовых сообщений о наступлении некоторых событий.
Например, уведомление о поступлении документа для
рассмотрения (ознакомления), уведомление о поступлении
входящего электронного документа, уведомление об истечении
срока
ожидания
контрольного
события,
ошибках
автоматической регистрации документа и пр. Предоставлен
гибкий механизм настройки отправляемых уведомлений:
содержание, адреса получателей, критерии отправки, заголовки
письма и пр.
Реализовано большое количество контрольных функций:
сводки и отчеты (в том числе оперативные и статистические),
формы специального поиска и др. Обеспечивается несколько
уровней контроля исполнения: централизованный контроль со
стороны службы ДОУ (документационное обеспечение
управления)
и
контроль
на
различных
уровнях
организационной
структуры.
Может
контролироваться
исполнение как документа в целом, так и отдельных поручений
по резолюциям. Формируются сводки об исполнении
документов, перечни неисполненных контрольных и
неконтрольных документов в разрезе подразделений,
ответственных исполнителей, напоминания/уведомления о
приближении сроков исполнения и др. Ряд сводок и отчетов
формируется в регламентном режиме автоматически.
В типовое решение включен следующий набор оперативных
отчетов (формируемых по запросу пользователя):
- "Сводка о состоянии исполнения заданий";
- "Статистические сведения о документах" (для различных
классов документов);
-
Технология
гарантированной доставки
Обработка документов,
поступивших в
электронном виде
Информирование
сотрудников
Контроль исполнения
документов
Оперативные отчеты
Программная платформа ISIDA DMS. Общее описание
6
ISIDA DMS
Функции системы
Описание
"Напоминание и уведомление" (для различных классов
документов);
- "Перечень документов, по которым не исполнены
резолюции указанных должностных лиц";
- "Список повторных обращений граждан";
- "Перечень неисполненных документов";
- "Перечень документов ДСП, находящихся в
подразделении";
- "Перечень подразделений ДСП, находящихся у
сотрудника";
- "Перечень подразделений, у которых находится ДСП
документ";
- "Перечень документов, находящихся в указанном деле";
- "Печать регистрационно-контрольной карточки"
(русский, белорусский языки, стандартизованный вид
карточки класса "Обращения граждан").
По требованию заказчика набор перечень оперативных отчетов
может быть расширен.
Регламентные отчеты
Регламентные отчеты формируются по установленному
регламенту (расписанию) и доступны для последующего
использования. Регламентные отчеты сохраняются до
минования надобности, после чего автоматически удаляются. В
типовое решение включены следующие регламентные отчеты:
- "Сведения о документообороте";
- "Сведения о документах, находящихся на исполнении,
поступивших от высших органов государственной
власти";
- "Статистические сведения о количестве документов,
направленных в структурные подразделения";
- "Статистические сведения о количестве документов,
рассмотренных руководством";
- "Статистические сведения о количестве входящих
документов";
- "Общее количество зарегистрированных документов";
- "Неисполненные договоры и соглашения";
- "Сведения о документах, по которым не введены
резолюции руководителей";
- "Статистические сведения о документах с нарушением
сроков рассмотрения";
- "Сведения о неисполненных документах";
- "Сведения о неисполненных контрольных документах";
- "Перечень документов, по которым не исполнены
резолюции руководителя".
Дополнительные регламентные отчеты могут быть разработаны
по требованиям заказчика.
Дополнительный контроль Функции дополнительного контроля по исполнению
документов реализованы в виде специальных поисковых
запросов (в разрезе классов, подразделений, за период):
"Неисполненные документы и документы, по которым нарушен
срок исполнения".
-
Программная платформа ISIDA DMS. Общее описание
7
ISIDA DMS
Функции системы
Поиск документов
Специальный поиск
Отчеты по выборке
документов
Комплексная обработка
документов с грифом
ДСП:
Описание
Используется развитая система поиска документов. Для
каждого класса настраиваются возможные поисковые критерии,
и варианты конструирования поискового запроса.
Дополнительный поиск по характеристикам заданий,
одновременный поиск по всем типам документов. Для
документов, хранящихся в электронном виде, возможен поиск
по полнотекстовому индексу.
Специальный поиск - это заготовленные поисковые наборы,
имеющие сложную структуру для их частого конструирования
пользователями. В типовое решение включены следующие
виды специального поиска:
- "Повторные обращения граждан";
- "Документы, требующие срочного исполнения";
- "Документы постоянного действия";
- "Документы со ссылками".
Дополнительные специальные поиски разрабатываются по
требованиям заказчика.
Разработаны различные отчеты, которые формируются
оперативно по выборке документов. Предоставлена
возможность задавать различные опции, касающиеся внешнего
вида отчета, состава полей и пр. Перечень отчетов, включенных
в типовое решение, представлен ниже:
- "Список документов с резолюциями";
- "Список документов";
- "Реестр документов";
- "Отчет о месте нахождения экземпляров документов";
- "Список рассылки";
- "Отчет о результатах рассылки документов для
рассмотрения (исполнения)";
- "Отчет о результатах рассылки документов согласно
спискам на рассылку";
- "Ответственный исполнитель документа";
- "Отчет об исполнении документа по автору резолюции".
Могут быть разработаны дополнительные отчеты по выборке,
учитывающие особенности технологии обработки документов,
принятой у заказчика.
В системе реализована комплексная обработка документов с
грифом "Для служебного пользования" (ДСП), которая
включает в себя следующие функции:
- регистрация экземпляров/копий документов;
- предоставление актуальной информации о
местонахождении всех экземпляров и копий документа;
- история работа с каждым экземпляром и копией;
- распределение экземпляров и копий документа при
выдаче заданий;
- распределение экземпляров и копий документа при
направлении по списку на рассылку;
- регистрация приложений к ДСП документам (добавление,
редактирование, удаление);
- списание экземпляров и копий документа в дело;
- изъятие экземпляров и копий документа из дела;
Программная платформа ISIDA DMS. Общее описание
8
ISIDA DMS
Функции системы
Описание
удаление зарегистрированных ранее экземпляров и
копий;
- передача экземпляров и копий другому держателю;
- специальный механизм предоставления прав доступа к
РКК;
- передача документов при увольнении сотрудника либо
изменении должностных обязанностей;
- предоставление информации об экземплярах ДСП
документа, находящихся в подразделении (у сотрудника);
- получение перечня ДСП документов, находящихся в
указанном деле.
Разработана специальная технология работы с документами
класса "Обращения граждан":
- контроль своевременного рассмотрения документов
данного класса;
- отражение хода рассмотрения;
- учет повторных обращений граждан;
- специальная система нумерации документов;
- формирование специальных сводок и отчетов.
Существует развитый механизм установки и использования
междокументных отношений, в том числе функции
автоматической установки ссылок между документами в
процессе их обработки. Реализован просмотр документов по
ссылке.
Доступ к каждой регистрационно-контрольной карточке
предоставляется отдельно. Предусмотрены группы доступа по
умолчанию и возможности ограничения/расширения доступа
уполномоченными сотрудниками. Предоставление доступа к
РКК учитывает ход исполнения (рассылки) документа, а также
делегирование полномочий.
Существует возможность указывать сроки действия документа,
в том числе определения документов постоянного действия.
В системе реализована поддержка полного цикла обработки
электронных документов, а также обработка документов в
бумажной и смешанной технологии. Безбумажная цепочка
может быть начата, прервана, разорвана и вновь продолжена
практически в любой точке. Реализован специальный
функционал для получения копий электронных документов на
бумажном носителе. При этом система поддерживает такую
работу, когда отдельные категории документов (или
экземпляры документов) могут обрабатываться только в
бумажном виде либо только в электронном виде.
Актуальная электронная номенклатура дел используется в
качестве специализированного справочника во всех операциях,
где она задействована. Например, при списании документов в
дело после ввода отчета об исполнении, при формировании
некоторых оперативных отчетов и т.д.
Для каждой категории сотрудников службы ДОУ разработаны
отдельные функциональные наборы, в зависимости от
исполняемых обязанностей и полномочий:
-
Обработка документов
класса "Обращения
граждан"
Работа с
взаимосвязанными
документами
Управление доступом к
каждой РКК
Указание периода
действия документа
Поддержка бумажного и
электронного
документооборота
Электронная
номенклатура дел
Функциональные наборы
Программная платформа ISIDA DMS. Общее описание
9
ISIDA DMS
Функции системы
Папки пользователей
Система управления
справочной информацией
Способность к
взаимодействию с
другими приложениями
Описание
- Регистраторы;
- Контролеры;
- Секретари;
- Делопроизводители;
- Администраторы.
Создание и редактирование существующих функциональных
наборов, для чего существует специальный редактор сеансов.
Поддержана работа с папками пользователей: наличие
стандартных папок, создание/удаление пользовательских папок,
перемещение и удаление документов из папки, сортировка
документов в папке по различным критериям.
Система управления справочной информацией предоставляет
функции по созданию и редактированию справочных данных, а
также различные административные процедуры. Система
справочников поддерживает три режима редактирования:
- прямое редактирование (все редакции непосредственно
применяются к справочным данным, предыдущие версии
не сохраняются);
- режим защищенного удаления (после операции удаления
все взаимные ссылки справочных объектов остаются
корректными);
- режим временных срезов (позволяет сохранять и
получать состояние объектов справочников на любой
момент времени; такое свойство особенно важно для
изменяющейся во времени организационной структуры).
Создание новых объектов справочных данных и изменение
существующих может осуществляться администраторами.
Ведение различных справочников может осуществляться
различными категориями пользователей, для чего разработан
удобный визуальный интерфейс.
Справочники, включенные в типовое решение:
- Сотрудники организации;
- Подразделения организации;
- Структура организации (а том числе полная
корпоративная структура в виде иерархии);
- Внешние организации и корреспонденты;
- Виды ссылок между документами;
- Классы документов;
- Виды документов (иерархический справочник);
- Списки сотрудников для установки прав доступа;
- Различные группы получателей (сотрудники организации,
внешние корреспонденты, структурные подразделения и
пр.);
- Возможные тексты отметок об исполнении;
- Возможные тексты отметок о получении;
- Возможные тексты резолюций;
- Типовые списки рассылки для каждого класса документа.
В системе использованы современные технологии
взаимодействия с внешними приложениями на основе
технологий коннекторов и WEB-сервисов. Имеются
специальные компоненты для потребления информации из
Программная платформа ISIDA DMS. Общее описание
10
ISIDA DMS
Функции системы
Описание
внешних систем – источников для формирования электронных
документов. Кроме того, для обмена информацией
используются корпоративные службы каталогов и авторизации
(реализовано потребление адресов электронной почты и
идентификаторов пользователей из службы Active Directory).
Протоколирование работы Протоколируются данные о работе пользователей и
пользователей
программных компонентов. Кроме того, ведется протокол
изменений объектов данных (регистрационно-контрольных
карточек, заданий, списков рассылки и т.д.) с возможностью
восстановления предыдущих состояний.
Web-доступ к информации Все сеансы работы пользователей с системой изначально
системы
построены по технологии Internet/Intranet. Используются 2 типа
сеансов - на основе Java Applet и Servlets/JSP (динамическая
генерация HTML-форм). Широко применяются технологии
WEB-порталов. При этом обеспечивается защита соединений, в
том числе на основе технологии сертификатов.
Построение
систем Поддерживается построение распределенных систем ДОУ,
распределенного
состоящих из автономных сегментов, взаимодействующих по
документооборота (обмен коммуникационным каналам различных типов
документами
между (локальная/глобальная сеть, электронная почта). Для
различными
системами обеспечения указанного взаимодействия в системе имеется
АИС ДОУ)
набор компонентов и технологий.
Функции анализа общего Имеется особый набор функций, позволяющий руководителям
состояния
обработки службы ДОУ контролировать процессы обработки документов
документов
для в распределенной системе ДОУ (с возможностями доступа в
руководителей
службы удаленные сегменты системы и получения различных сводных
ДОУ
аналитических и статистических отчетов).
2. Рассмотрение и исполнение организационно-распорядительных
документов в подразделениях в электронном виде
Комплекс предназначен для работы с организационно-распорядительными документами
сотрудников подразделений, не являющимися специалистами в области документационного
обеспечения управления. Функции описаны в таблице 2-1.
Функции
Получение уведомлений
по электронной почте о
поступлении документов
для ознакомления либо
исполнения.
Обработка документов,
поступивших для
исполнения
Таблица 2-1
Описание
Документы, направленные сотрудникам для исполнения
(ознакомления), доставляются в виде почтовых сообщений.
Сообщение содержит в себе ссылку на документ, при переходе
по ссылке открывается специальный сеанс, в котором
осуществляется обработка документа.
Процедура
обработки
документов,
поступивших
для
исполнения, включает следующие функции:
- просмотр реквизитов;
- просмотр документа в электронном виде;
- просмотр хода исполнения;
- просмотр связанных документов;
Программная платформа ISIDA DMS. Общее описание
11
ISIDA DMS
Функции
Описание
получение отчета "Печать регистрационно-контрольной
карточки";
- выдача заданий исполнителям;
- ввод отчета об исполнении.
Процедура
обработки
документов,
поступивших
для
ознакомления, включает следующие функции:
- просмотр реквизитов;
- просмотр документа в электронном виде;
- просмотр хода ознакомления;
- просмотр связанных документов;
- получение отчета "Печать РКК";
- подтверждение получения документа;
- направление документа для ознакомления другим
сотрудникам.
Выборка документов, поступивших для исполнения
(ознакомления) формируется автоматически для каждого
сотрудника. При этом учитывается замещение обязанностей
сотрудников и делегирование полномочий. Аналогично
формируется выборка документов, находящихся на контроле
исполнения.
В комплексе информационных услуг реализован поиск
документов всех классов по различным критериям, включая
реквизиты регистрационно-контрольных карточек и
полнотекстовый индекс.
Инициаторам заданий предоставлена возможность лично
принять отчет исполнителя, проконтролировать не только
своевременность исполнения, но и качество, фактическое
выполнения поручения.
-
Обработка документов,
поступивших для
ознакомления
Поступление документов
для исполнения
(ознакомления)
Поиск документов
Постановка заданий на
личный контроль
3. Согласование организационно-распорядительных документов в
подразделениях в электронном виде
Данный комплекс информационных услуг предоставляет возможности по созданию и
выполнению внутренних бизнес-процессов организации, связанных с согласованием
организационно-распорядительных документов в электронном виде. Данный комплекс
поддерживает формирование официальных электронных документов в соответствии с
требованиями Закона об электронном документе Республики Беларусь, тем самым
обеспечивает перевод ряда документов в безбумажный вид. Функции комплекса описаны в
таблице 3-1.
Таблица 3-1
Функции
Описание
Создание электронных
Обеспечен универсальный способ создания электронных
документов
документов путем присоединения первичных файлов и ручного
заполнение реквизитов. Реализовано взаимодействие с
устройством сканирования и создание электронных документов
на основе цифровых копий.
Реализована функция автоматического создания электронного
документа на основании введенных реквизитов и заданного
шаблона.
Программная платформа ISIDA DMS. Общее описание
12
ISIDA DMS
Функции
Создание бизнес-процесса
Выполнение процедур
бизнес-процесса
Поддержка
автоматических процедур
Прямое и обратное
движение документов
Контроль выполнения
бизнес-процессов
Управление ходом
выполнение бизнеспроцесса
Рассылка почтовых
уведомлений
Описание
Реализовано создание бизнес-процесса на основании заданного
шаблона (поддержка «типовых» бизнес-процессов). Также
обеспечено динамическое формирование бизнес-процессов
пользователем путем явного указания состава участников.
Управление доступом к функциям обработки документов
реализовано путем назначения каждому участнику бизнеспроцесса определенной процедуры (например, согласование с
возможностью возврата, помещение документа в архив, ввод
отчета об исполнении и т.п.);
Участники бизнес-процесса могут выполнять свои процедуры в
различных режимах: последовательно и параллельно.
В системе обеспечено наличие типовых процедур обработки
документов, в том числе согласование документов с
использованием электронной цифровой подписи.
В системе реализовано использование автоматических
процедур, например, регистрация документа в системе
делопроизводства после завершения цикла согласования.
Система учитывает различные критерии при выборе
дальнейшего движения документа после его обработки одним
из участников бизнес-процесса. В частности, возврат документа
на доработку в случае обнаружения в нем ошибок или
неточностей. Обработка возвращенного документа, также
реализована в виде процедуры бизнес-процесса. Она включает в
себя:
- возможность ознакомиться с причиной возврата комплекта,
а также с перечнем составленных замечаний;
- получить сведения об инициаторе возврата.
После выполнения корректировок, бизнес-процесс запускается
повторно.
Контроль бизнес-процесса подразумевает возможность в
каждый момент времени получить актуальную информацию о
состоянии обработки документа.
Реализованы различные уровни контроля бизнес-процессов:
- весь бизнес-процесс в целом;
- части бизнес-процесса, относящейся к определенному
подразделению.
Сотрудники,
осуществляющие
контроль,
получают
возможность управлять бизнес-процессом в ходе его
выполнения:
в
частности,
замещать
сотрудников,
ответственных за выполнение процедур бизнес-процесса,
находящихся на его уровне контроля.
Посредством рассылки почтовых уведомлений система
информирует сотрудников, осуществляющих контроль, о
значимых событиях, наступающих в ходе бизнес-процесса (о
поступлении комплекта к некоторому участнику бизнеспроцесса, о возврате документа на доработку, о завершении
бизнес-процесса
и
пр.).
Данная
функция
является
настраиваемой для каждого сотрудника (т.е. активизируется по
усмотрению пользователя) и учитывает уровни контроля.
Программная платформа ISIDA DMS. Общее описание
13