ОТЧЕТНОСТЬ № 29 (493), 21 июля 2014 г. Людмила АРТЕМЬЕВА, редактор направления «Бухгалтерский учет и налогообложение» ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК В ОТЧЕТНОСТИ ПО ЕСВ При составлении любой отчетности, в том числе по ЕСВ, могут быть допущены ошибки. В консультации рассмотрим общий порядок уточнения показателей в ранее поданном отчете по ЕСВ, а также конкретные примеры исправления допущенных ошибок. Общие положения Механизм составления и представления Отчета о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, помощи, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на обязательное государственное социальное страхование в органы доходов и сборов (далее – Отчет) (форма № Д4 (місячна), приведенная в приложении 4 к Порядку, утвержденному приказом Миндоходов и сборов от 09.09.13 г. № 454, далее – Порядок № 454), а также возможность исправления его показателей определены Порядком № 454. Согласно разд. V Порядка № 454 способы исправления ошибок, допущенных в Отчетах прошлых периодов, зависят от нескольких факторов: • во-первых, от срока их выявления (до или после окончания предельного срока подачи Отчета). Напомним, Отчет представляется в органы Миндоходов в течение 20 календарных дней, следующих за последним днем отчетного периода, которым является календарный месяц (п. 3.1 Порядка № 454); • во-вторых, от сути допущенной ошибки. Так, если неправильно указаны персональные данные о застрахованных лицах, то исправить ошибку можно путем представления дополнительных и(или) отменяющих форм отчетности, которые подаются вместе с Отчетом за текущий период (п. 5.2 Порядка № 454). А если ошибка связана с изменением в суммах зарплаты или дохода, на которые начисляется ЕСВ, то она исправляется в текущей отчетности того месяца, в котором была выявлена (п. 5.7 Порядка № 454). Основанием для исправления ошибок в ранее представленном Отчете является (п. 5.2, 5.4 Порядка № 454): • выявление ошибок (недостоверных сведений) непосредственно страхователем; БАЛАНС-БЮДЖЕТ Book ru.indb 23 WWW.BALANCE.UA • получение от органа Миндоходов уведомления о выявлении органом ПФУ недостоверных данных в Отчете. Способы исправления Для разных ошибок в Отчете установлены разные способы их исправления. Остановимся на них подробнее. Ошибки в сведениях о кадровых изменениях Назовем ошибки, которые может допустить страхователь при заполнении таблицы 5 Отчета: за предыдущий отчетный период не приведены данные о движении кадров, например, недостоверно отражена информация: • о дате заключения или расторжения с застрахованным лицом трудового договора; • начале и окончании дейс твия граж данскоправового договора (далее – ГПД), кроме ГПД, заключенного с предпринимателем, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности, указанным в извлечении из Единого госреестра юридических лиц и физических лиц – предпринимателей; • зак лючении или расторжении договора с застрахованным лицом, трудоустроенным на новое рабочее место; • начале и окончании отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех (шести) лет. Если в таблице 5 Отчета за предыдущий отчетный период была допущена хотя бы одна из вышеперечисленных ошибок, исправить ее можно только в текущем периоде. То есть вместе с Отчетом за текущий период надо представить Отчет за предыдущий период, содержащий титульный лист 23 17.07.2014 15:58:43 ОТЧЕТНОСТЬ № 29 (493), 21 июля 2014 г. (перечень таблиц) и таблицу 5 с отметкой «Дополнительная» с правильными данными о застрахованном лице или лицах (п. 5.6 Порядка № 454). Напомним, если за один и тот же период подаются дополнительная и отменяющая таблицы, то к каждой из них заполняется отдельный титульный лист, то есть они подаются как два разных Отчета (п. 5.8 Порядка № 454). Заметим, что при составлении Отчета в электронном виде титульный лист создается автоматически. Как видим, исправление ошибок путем представления отменяющих или дополнительных таблиц допускается лишь в случаях, когда ошибка допущена в реквизитах страхователя или застрахованного лица. Ошибки в сведениях о застрахованном лице Как исправить такие ошибки, покажем в табл. 1. Таблица 1. Способы исправления ошибок, допущенных в персональных данных работника Суть ошибки 1 Ошибка в сведениях о зас трахованном лице, базе начисления ЕСВ, суммах исчисленного ЕСВ или любая другая ошибка, выявленная страхователем до истечения срока представления Отчета (т. е. до 20-го числа) Ошибка в сведениях о застрахованном лице, выявленная страхователем самостоятельно после окончания срока подачи Отчета. Например, в таблице 5 и/или 6 искажен какой-либо показатель: Ф. И. О. заc трахованного лица; граж данс тво; код с трахователя; код категории застрахованного лица; код основания для исчисления специального стажа; номер учетной карточки застрахованного лица (номер застрахованного лица) и др. Способы исправления 2 Следует повторно сформировать и представить Отчет в орган Миндоходов (п. 5.1 Порядка № 454). При этом в соответствующих таблицах Отчета надо проставить отметку в поле «Тип: начальная». В этом случае последний Отчет, представленный в электронной или бумажной форме, будет считаться действительным В периоде выявления ошибки следует сформировать два Отчета: отменяющий и новый. Новый Отчет должен содержать: титульный лист с перечнем таблиц; заполненную таблицу (таблицы) со статусом «Отменяющая» (в ней делается отметка напротив указанного типа Отчета). В таблице (таблицах) повторно отражаются выявленные недостоверные сведения (на одно или несколько застрахованных лиц). При этом в отменяющую таблицу переносят информацию только о тех застрахованных лицах, в данных которых были допущены ошибки. Одновременно вносятся правильные данные в таблицу (таблицы) со статусом «Начальная». Остальные данные повторяются. Вместе с таблицами нужно подать объяснительную записку о причинах изменения данных (п. 5.2 Порядка № 454). Правда, на практике этого не требуют. Обратите внимание: если возникает необходимость полностью отменить данные в таблицах 5 и 7 Отчета, представляются только отменяющие таблицы Страхователь в течение с ледующих 10 рабочих дней должен одновременно представить таблицы, отменяющие выявленные недостоверные данные о застрахованном лице (с отметкой «Отменяющие»), и таблицы с правильными данными с отметкой «Начальные» (п. 5.4 Порядка № 454) Ошибка в сведениях о застрахованном лице, выявленная органом ПФУ. При этом органом Миндоходов (в течение двух рабочих дней со дня получения уведомления от ПФУ) с трахователю было направлено уведомление Ошибка в названии отчетного месяца Страхователю следует представить два Отчета: за текущий месяц (например, май вместо июня) (июнь) и за месяц, который неправильно указан (май) (п. 5.3 Порядка № 454) Ошибки в суммах начисленной зарплаты или дохода Если ошибки были допущены в суммах начисленного дохода и ЕСВ при заполнении таблицы 6 Отчета, а значит, и таблицы 1, то их можно исправи ть только в тек ущем О т чете. При этом показатели должны коррек тироваться в тек ущем От чете с помощью соответс твующих кодов начис л ения, указанных в г раф е 10 «Тип 24 Book ru.indb 24 начис ления» таблицы 6. Например, начис ленная в прошлых периодах зарплата, на которую страхователем самостоятельно доначислен ЕСВ, приводится с кодом «2». Эта же зарплата, на с умму которой с траховате ль самос тояте льно уменьши л излишне начис ленную с умму ЕСВ, отражается с кодом «3». Напомним, если в результате допущенной ошибки был доначис лен ЕСВ, с трахователю придется уплатить штрафные санкции. WWW.BALANCE.UA БАЛАНС-БЮДЖЕТ 17.07.2014 15:58:44 ОТЧЕТНОСТЬ № 29 (493), 21 июля 2014 г. Если при заполнении таблицы 6 Отчета бухгалтер допустил ошибку в коде категории застрахованного лица (коды см. в приложении 2 к Порядку № 454), исправить ее можно так же только в текущем Отчете. Ведь отменяющие формы подаются иск лючительно для исправления ошибок в реквизитах страхователя или застрахованного лица. Если ошибки допущены до 01.01.11 г. В настоящее время бухгалтеры нередко обнаруживают неправильное начисление и удержание ЕСВ из дохода, начисленного (выплаченного) до вступления в силу Закона от 08.07.10 г. № 2464-VI «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» (далее – Закон № 2464). Отметим, что такие ошибки все равно придется исправлять, поскольку п. 16 ст. 25 упомянутого Закона не предусмотрено применение срока давности относительно начисления ЕСВ, применения и взыскания сумм недоимки, штрафов и начисленной пени. Поэтому страхователь имеет право исправить в Отчете ошибки в суммах начисленного ЕСВ за любой период. Аналогичного мнения придерживаются специалисты Миндоходов (см. ОИР, категория 301.06). Примеры исправления ошибок Рассмотрим на условных примерах, как исправить допущенные в От чете ошибки. Начнем с ошибок, которые не приводят к изменению суммовых показателей. Пример 1 Не указаны сведения о кадровых изменениях При заполнении таблицы 5 Отчета страхователь не указал дату увольнения работника. Вместе с тем данные о начисленной при окончательном расчете зарплате, суммах начисленного и удержанного ЕСВ отражены в соответствующих таблицах Отчета правильно. Ошибка обнаружена после истечения предельного срока подачи Отчета. Поскольку ошибка не повлекла за собой изменение суммовых показателей, при ее исправлении следует руководствоваться п. 5.6 Порядка № 454. БАЛАНС-БЮДЖЕТ Book ru.indb 25 WWW.BALANCE.UA То есть вместе с Отчетом за текущий отчетный период в орган Миндоходов надо подать: • титульный лист (перечень таблиц Отчета); • таблицу 5 с отметкой «Дополнительная», в которой будут приведены сведения об увольнении работника и повторены все данные о работнике, ранее указанные с ошибкой; • объяснительную записку об изменении сведений (если ее потребует орган Миндоходов). При подаче этих документов в реквизите «Отчет за месяц» указывается отчетный период, за который подается дополнительная информация. Пример 2 Не отражен отпуск за свой счет Работница учреждения оформила отпуск без сохранения зарплаты на 12 календарных дней. Информация об этом отпуске не была отражена в графе 14 таблицы 6 Отчета. Остальные графы этой таблицы (данные о работнице, общая сумма зарплаты и т. д.) и другие таблицы Отчета заполнены правильно. Как исправить ошибку? Отметим, что эта ошибка не привела к изменению суммовых показателей, поэтому ее можно исправить путем подачи отменяющей формы. При этом бухгалтеру следует заполнить: • титульный лист; • таблицу 6 со статусом «Отменяющая», которая должна содержать сведения об этой работнице, отраженные в ранее поданном Отчете; • таблицу 6 со статусом «Начальная» с указанием исправленных данных о застрахованном лице; • пояснительную записку (если ее потребует контролирующий орган). Обратите внимание: суммы заработка застрахованного лица и суммы ЕСВ в таблицах 6 отменяющей и отчетной форм должны быть одинаковы. Пример 3 Не отражен переход из одного отпуска в другой Работница в мае 2014 года после окончания отпуска по беременности и родам оформила отпуск по уходу за ребенком до достижения им трех лет. Однако бухгалтер забыла включить эту информацию в таблицу 5 Отчета за май. Ошибка была обнаружена в июне. Как ее исправить? 25 17.07.2014 15:58:44 ОТЧЕТНОСТЬ В данном случае ошибка исправляется путем подачи таблицы 5 Отчета со статусом «Дополнительная». В ней надо заполнить две строки: • в первой – в графе 7 «Категория лица» указать код «5», в графе 11 в колонке «Дата окончания» – дату окончания отпуска по беременности и родам, в остальных графах – необходимые сведения о застрахованном лице; • во второй – в той же графе 7 прос тавить код «6», в графе 11 в колонке «Дата начала» – дату начала отпуска по уходу за ребенком до достижения им трех лет, в остальных графах повторить необходимые сведения о застрахованном лице. Теперь рассмотрим ошибки, которые приводят к изменению суммовых показателей. Пример 4 Неправильно отражена сумма декретных Работница учреждения ушла в отпуск по беременности и родам. При заполнении таблицы 6 Отчета бухгалтер неправильно указала сумму пособия по беременности и родам (вся сумма была отражена одной строкой). Как исправить ошибку? Действительно, в таблице 6 Отчета количество календарных дней отпуска в связи с беременностью и родами должно отражаться отдельно за каждый месяц, приходящийся на дни декретного отпуска. При этом сумма пособия тоже должна быть распределена по месяцам пребывания в декретном отпуске (за каждый полный или неполный месяц) пропорционально количеству календарных дней месяца. В данном с лучае ошибка бухгалтера привела к искажению суммы начисленного пособия, поэтому исправить ее путем подачи отменяющей или дополнительной таблицы 6 не получится. Сделать это надо в текущем Отчете. При этом в таблице 6 необходимо заполнить несколько строк: • в первой следует указать ранее отраженную в Отчете за предыдущий период общую сумму пособия с минусом. Заметим, что в исключительных случаях предусмотрена возможность внесения в отчетность отрицательных значений сумм дохода, в частности, при отражении сторнированных сумм отпускных и пособия по беременности и родам, начисленных в предыдущих периодах (абзац пятый пп. «в» п. 4.9 Порядка № 454); • во второй, третьей и следующих строках надо привести правильную сумму пособия (по ме- 26 Book ru.indb 26 № 29 (493), 21 июля 2014 г. сяцам с указанием количества дней, которые приходятся на период отпуска по беременности и родам). Пример 5 Неправильно применены ставки ЕСВ В учреж дении работает внутренний совмес титель. В июне ему был начис лен доход в сумме 3 000 грн. Бухгалтер ошибочно посчитал эту выплату как вознаграждение лицу, выполняющему работу по договору гражданскоправового характера. Это значит, что он применил ставки ЕСВ в размере 34,7 и 2,6 % вместо 36,3 и 3,6 %. Ошибочные сведения попали в таблицу 6 июньского Отчета. При этом в коде категории застрахованного лица вместо «01» было указано «26». Ошибка выявлена в июле после подачи Отчета за июнь. Как ее исправить? Эта ошибка связана с занижением суммы ЕСВ за прошлые периоды. Ее можно исправить только путем подачи текущего Отчета в июле (до 20-го числа) за июнь. В таблице 6 текущего Отчета для исправления ошибок применяются коды типов начислений «3» и(или) «2». При этом исправление ошибок отражается двумя строками: • в первой, предназначенной для застрахованного лица с кодом категории «26», указывают: в графе 10 – код типа начисления «3»; в графе 11 – период (месяц и год), который исправляется (т. е. месяц, в котором была уменьшена сумма ЕСВ); в графах 17 и 18 – соответствующие суммы дохода (в нашем случае – 3 000 грн.); в графе 19 – сумму ЕСВ, удержанного из этого дохода, – 78 грн. (3 000 грн. х 2,6 %); • во второй, предназначенной для застрахованного лица с кодом категории «01», указывают: в графе 10 – код типа начисления «2»; в графе 11 – период (месяц и год), за который увеличена сумма ЕСВ; в графах 17 и 18 – соответствующие суммы дохода (в нашем случае – 3 000 грн.); в графе 19 – сумму ЕСВ, удержанного из этого дохода, – 108 грн. (3 000 грн. х 3,6 %). Отметим, что если ошибки исправляются в электронных формах Отчета, то при внесении изменений в таблицу 6 показатели таблицы 1 будут исправляться автоматически после проверки формы. Если ошибки исправляются в бумажном Отчете, то суммы уменьшения и доначисления удержанного ЕСВ следует отразить в соответствующих строках таблицы 1: WWW.BALANCE.UA БАЛАНС-БЮДЖЕТ 17.07.2014 15:58:44 ОТЧЕТНОСТЬ № 29 (493), 21 июля 2014 г. • в строке 6.3.1 «Дополнительно удержан единый взнос: 3,6 %» пишется 108 грн.; • строке 7.3.4 «Уменьшено удержаний: 2,6 %» – 78 грн. Суммы увеличения и уменьшения начисленного ЕСВ также нужно отразить соответственно: • в строке 6.1.1 «Доначислен единый взнос (кроме сумм, указанных в стр. 6.2): 36,76–49,7 %» – 1 089 грн. (3 000 грн. х 36,3 %); • с троке 7.1.7 «Уменьшено начис ление единого взноса (кроме сумм, указанных в стр. 7.2): 34,7 %» – 1 041 грн. (3 000 грн. х 34,7 %). В строке «Содержание ошибки» таблицы 1 Отчета (находится между строками 6.4 и 7) нужно указать, что ошибка возник ла в результате неправильного применения кода категории застрахованного лица. И в завершение рассмотрим порядок исправления еще одной возможной ошибки, которую нельзя отнести к вышеприведенным видам ошибок. Пример 6 Не были начислены доход и ЕСВ В июле 2014 года выяснилось, что одному из работников не была начислена премия за март 2014 года и соответственно не начислялся и не удерживался ЕСВ. В Отчете за март эта сумма не отражалась. Что нужно сделать бухгалтеру? В рассматриваемой ситуации корректировать нечего: начислений не было, значит, и в Отчете нечего было отражать. Поскольку сумма премии будет доначислена работнику в июле, отражаться она должна в таблице 1 Отчета за июль. Объясняется это тем, что такой доход включается в зарплату июля, следовательно, в составе общего дохода за этот месяц будет сопоставлен с максимальной величиной дохода, подлежащей обложению ЕСВ. В таблице 1 Отчета начисленная премия будет включена в состав общего дохода за июль (строки 1, 2, 4), а начисленный и удержанный ЕСВ отражен в строках 3, 5, 8. В таблице 6 такие доходы и суммы удержанного из них ЕСВ нужно отразить одной строкой в составе зарплаты работника за июль. Ответственность Если ошибка привела к доначислению ЕСВ, то орган Миндоходов применит к страхователю штрафные санкции в размере 5 % суммы недоплаты за каждый полный или неполный базовый отчетный период, за который доначислен ЕСВ, и начислит пеню на сумму недоимки из расчета 0,1 % такой суммы за каждый день просрочки (ч. 10, п. 3 ч. 11 ст. 25 Закона № 2464). ВЫВОДЫ Если в Отчете была допущена ошибка в реквизитах страхователя или застрахованного лица, ее можно исправить путем представления соответствующих таблиц Отчета с отметкой «Отменяющая» или «Дополнительная». Если же ошибка выявлена в суммах начисленного дохода, а значит, и в суммах ЕСВ, ее можно исправить только в текущем Отчете. БАЛАНС-БЮДЖЕТ Book ru.indb 27 WWW.BALANCE.UA 27 17.07.2014 15:58:44