Мансийского автономного округа

Приложение №2
к приказу КУ «Государственный архив Югры»
от 30.12.2014 г. № 137
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА К ПЛАНУ
РАЗВИТИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА КАЗЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО
АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ»
НА 2015 ГОД И ПЛАНОВЫЙ ПЕРИОД 2016-2017 гг.
Ханты-Мансийск, 2015
Руководствуясь
современными
тенденциями
развития сферы культуры
и
архивного дела в Российской Федерации, в том числе Указами Президента Российской
Федерации
от 12.06.2014 №426 «О проведении в Российской Федерации Года
литературы», от 07.05.2012 №597 «О мероприятиях по реализации государственной
социальной политики», проектом Концепции развития архивного дела в Российской
Федерации на период до 2020 года, Государственной программой Ханты-Мансийского
автономного округа-Югры «Развитие культуры и туризма В Ханты-Мансийском
автономном округе-Югре на 2014-2020 годы», учитывая методическое письмо Службы по
делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 10.10.2014 года,
важность юбилейных мероприятий, посвященных 70-летию Победы в Великой
Отечественной войне 1941-1945 гг., 85-летия Ханты-Мансийского автономного округаЮгры, празднования Года Литературы в 2015 г., Года сохранения и развития промыслов и
ремесел, исторического и культурного наследия народов, населяющих Югру, Казенное
учреждение Ханты-Мансийского автономного округа-Югры «Государственный архив
Ханты-Мансийского автономного округа-Югры» (далее - КУ «Государственный архив
Югры») определил следующие цели и задачи на 2015 год и плановые периоды 2016-2017
годы:
I.Государственное регулирование развития архивного дела
Для выработки основных направлений планирования работы на 2015 год КУ
«Государственный
архив
Югры»
руководствуется
законодательством
Российской
Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа-Югры:
Федеральным законом от 22.10.2004г. № 125 «Об архивном деле в Российской
Федерации»;
окружным законом Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от 07.06.2005г.
№ 42-оз «Об архивном деле в Ханты - Мансийском автономном округе – Югре»;
распоряжением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от
22.03.2013г. № 101-рп «О стратегии социально-экономического развития ХантыМансийского автономного округа-Югры до 2020 и на период 2030 года» в части
обеспечения удовлетворенности граждан качеством предоставления государственной
услуги в сфере архивного дела, сокращение времени ожидания в очереди при обращении
заявителя для получения государственной услуги в сфере архивного дела до 15 минут.;
постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа-Югры от
08.10.2010г. № 229-п «О порядке формирования государственного задания в отношении
государственного
учреждения
Ханты-Мансийского
автономного
округа-Югры
и
финансовом обеспечении выполнения государственного задания»;
приказом Департамента финансов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры
№
313-о,
приказа
Департамента
экономического
развития
Ханты-Мансийского
автономного округа-Югры № 42 от 10.11.2010г. «Об утверждении государственного
задания государственным учреждениям Ханты-Мансийского автономного округа-Югры и
контролю за их выполнением»;
приказом Министерства Юстиции Российской Федерации от 07.10.2010г. № 252 «О
порядке размещения в сети Интернет отчетов о деятельности и сообщений о продолжении
деятельности некоммерческих организаций» в части проведения работ по размещению на
информационных ресурсах Минюста России и официальном сайте КУ «Государственный
архив Югры» отчетов о деятельности государственного учреждения;
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 №
19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных
документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках,
организациях Российской академии наук» (М., 2007);
приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении
Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности
государственных органов РФ, государственных органов субъектов РФ, органов местного
самоуправления, организаций, предприятий с указанием сроков хранения» (М.,2010);
других
законодательных
нормативно-правовых
актов
представительных
и
исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, ХантыМансийского автономного округа-Югры, регулирующих деятельность государственных
архивов.
Организация работы КУ «Государственный архив Югры» по созданию и внесению
изменений в локальные акты учреждения в рамках изменяющегося законодательства
Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа-Югры.
В
целях
«Государственный
обеспечения
архив
надлежащего
Югры» разработать
ведения
и
делопроизводства
утвердить
в
инструкцию
КУ
по
делопроизводству, номенклатуру дел учреждения.
Подготовка, ведение и выполнение административно-хозяйственных договоров,
государственных контрактов, трудовых договоров.
Обеспечение открытости, путем сопровождения и наполнения информацией
официального сайта КУ «Государственный архив Югры».
Своевременная подготовка планово-отчетной документации для Службы по делам
архивов Ханты-Мансийского автономного округа-Югры.
Во исполнение пп.4,7,8,10 плана работы постоянно действующей рабочей группы
Антитеррористической комиссии ХМАО-Югры по профилактике террористических угроз
на 2015 год, провести мероприятия по подготовке к тематической проверке учреждения
по вопросам обеспечения сохранности документов в период ЧС. Подготовить
информации
«О
состоянии
инженерно-технической
укрепленности
и
антитеррористической защищенности здания КУ «Государственный архив Югры», о
результатах
работы
по
обеспечению
антитеррористической
защищенности
при
проведении культурно-массовых мероприятий в КУ «Государственный архив Югры», об
устранении недостатков, выявленных в ходе проверки.
Обеспечение информационного взаимодействия с территориальными отделениями
Пенсионного фонда Российской Федерации в рамках Соглашения о взаимодействии и
сотрудничестве посредством электронного обмена информацией с помощью программы
VipNet Деловая почта. Архив.
II. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного
фонда Российской Федерации
Создание
нормативных
условий
для
хранения
документов,
соблюдение
нормативных режимов хранения документов, в том числе противопожарного, охранного,
температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов в соответствии с
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного
фонда
Российской
Федерации
и
других
архивных
документов
в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях
Российской академии наук (М., 2007г.), в соответствии с утвержденными инструкциями
КУ «Государственный архив Югры»
1. Соблюдение противопожарного режима:
-
профилактический осмотр помещений на предмет обнаружения нарушений
требований пожарной безопасности после окончания работы;
-
принятие мер по устранению нарушений требований пожарной безопасности в
случае их выявления;
- проведение первичного (для вновь принятых работников) и повторного
инструктажа на рабочем месте.
2. Соблюдение охранно-пропускного режима КУ «Государственный архив Югры»:
разработка и утверждение Инструкции по охранно-пропускному режиму КУ
-
«Государственный архив Югры»;
- опечатывание помещений архивохранилищ по окончании рабочего дня;
- сдача ключей от служебных помещений и архивохранилищ на пост охраны;
- опечатывание пенала с ключами от архивохранилищ на посту охраны;
- проверка целостности печати на пенале с ключами от архивохранилищ и на дверях
архивохранилищ в начале рабочего дня;
- вход в здание архива и в архивохранилища по прокси-картам;
- проведение тренировки действий сотрудников КУ «Государственный архив Югры»
при ЧС – тренировка «Спасение архивных документов подвергшихся подтоплению
(прорыв батареи отопления, авария канализации, водопровода)».
3. Соблюдение температурно-влажностного режима:
- контроль температуры и относительной влажности воздуха в помещениях
архивохранилищ путем их регулярного измерения с помощью термогигрометров;
- фиксирование температуры и относительной влажности воздуха в помещениях
архивохранилищ в Журнале учета измерений температурно-влажностного режима дважды
в день;
- взаимодействие с сотрудником ДЭСЗ, отвечающим за систему кондиционирования,
на предмет регулирования температурно-влажностного режима, в случае его отклонения
от норм;
4. Соблюдение светового режима:
- выключение искусственного освещения при окончании работ в архивохранилищах;
- хранение архивных документов в связках, коробах;
5. Соблюдение санитарно-гигиенического режима:
- недопущение пребывания в архивохранилищах в верхней одежде и уличной обуви;
- использование бахил;
- проведение влажной уборки (еженедельно);
- проведение санитарных дней (ежемесячно) с обеспыливанием полок стеллажей.
Провести анализ закончившейся проверки наличия и состояния архивных дел,
проходившей в 2012-2014 гг. (приказ директора КУ «Государственный архив Югры» от
02.04.2012г. № 58) на предмет определения количества единиц хранения требующих
реставрации,
картонирования,
документов
с
затухающим
текстом,
требующих
реставрации, подготовка материалов о снятии с учета необнаруженных документов для
рассмотрения на ЭПМК Службы по делам архивов ХМАО-Югры;
Улучшение физического состояния документов:
Произвести реставрацию 100 единиц хранения документов на бумажной основе или
2500 листов. Произвести подшивку 1000 единиц хранения документов на бумажной
основе.
С целью обеспечения сохранности фотофонда произвести консервационнопрофилактическую обработку (обеспыливание, удаление локальных восковых и масляных
загрязнений) с составлением карточек технического состояния 1000 единиц хранения
фотодокументов.
Произвести картонирование 2000 дел, находящихся в архивохранилищах, с
оформлением ярлыков. Произвести картонирование принимаемых на хранение в архив
дел, с оформлением ярлыков – 4000 ед. хр. Отразить информацию о картонировании дел
(проставить номера коробов) в трех экземплярах описей - страховом, рабочем, читального
зала;
Обеспечение приема на государственное хранение в КУ «Государственный архив
Югры» и постановки на государственный учет 4000 ед. хр. архивных документов:
- 3548 дел постоянного срока хранения, принятых от организаций – источников
комплектования (с составлением актов приема-передачи дел на хранение);
- 200 ед. хр. фотодокументов от отдела комплектования (отдел комплектования
принимает документы от граждан) по актам описания и актам приема-передачи дел на
хранение;
- 150 ед.хр. документов личного происхождения от отдела комплектования (отдел
комплектования принимает документы от граждан) по актам описания и актам приемапередачи дел на хранение;
-102/197
ед.хр./ед.уч.
видеодокументов
от
отдела
комплектования
(отдел
комплектования принимает документы от граждан) по актам описания и актам приемапередачи дел на хранение;
- 4 ед.хр. электронного фонда пользования (ЭФП-2);
Ведение основных (и вспомогательных)
учетных документов на принципах
централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности государственного
учета:
Ведение БД «Архивный фонд» версии 5.0:
- изучить и внедрить в работу Единый порядок заполнения полей
единой
автоматизированной информационной системы, состоящих из программных комплексов
«Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог»;
- внести в БД АФ 5.0 информацию о 4 новых фондах, дополнить информацию в 36
имеющихся фондах. Всего в 2015 году в БД «Архивный фонд» 5.0 сделать 500 записей;
Обеспечить выдачу дел из архивохранилищ в количестве 23 000 дел:
- выдать в читальный зал исследователям (по требованиям на выдачу дел) 1200 ед.
хр.;
- выдать сотрудникам (для исполнения запросов, для подготовки выставок и
публикаций) (по требованиям на выдачу дел) 10610 ед. хр.;
- выдать сотрудникам для оцифровки (по требованиям на выдачу дел) 1104 ед. хр. (с
обязательным полистным просмотром (около 101568 листов));
- выдать для оцифровки сторонней организации (с составлением актов выдачи дел во
временное пользование, с обязательным полистным просмотром (около 718655 листов)
выдаваемых дел, составлением (при необходимости) листов-заверителей, листов
использования) 7786 ед. хр.;
- выдать во временное пользование (с составлением актов выдачи дел во временное
пользование) 200 ед. хр.;
- выдать в реставрационную лабораторию 2100 ед. хр.;
Провести в установленных Правилами организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007г.) случаях полистный
просмотр выдаваемых дел. Составить (при необходимости) листы-заверители, листы
использования, карточки учета повреждений носителя документов на бумажной основе,
карточки учета документов с повреждением текста.
На место выданных дел ставить карты-заместители;
Вести книги выдачи архивных документов (раздельно по видам выдачи);
Контролировать сроки возврата выданных архивных документов, ежеквартально
производить выверку всех книг выдачи.
В соответствии со стратегией развития информационного общества в Российской
Федерации (утвержденной Президентом РФ от 07.02.2008г. № Пр-212) продолжить
работы по оцифровке архивных фондов и описей дел.
В 2015 году планируется произвести оцифровку дел и описей, с целью создания
электронного фонда пользования (ЭФП) дел на бумажной основе и наполнения АИС
«Электронный архив Югры», силами сотрудников КУ «Государственный архив Югры» в
количестве 1104 дел (около 101568 листов) в 39 фондах:
№п/п
Номер фонда
Количество ед.хр.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
45
62
69
72
83
98
104
124
126
127
135
186
215
270
271
298
405
441
442
444
445
446
447
448
450
451
452
453
454
456
457
458
459
460
464
465
469
518
73
Всего фондов:39
23
68
19
25
14
77
97
31
13
3
49
100
11
41
17
104
77
7
10
20
21
12
13
18
13
3
4
12
30
5
15
24
19
11
24
35
12
8
19
Всего ед.хр.1104
Оцифровать в 2015 году сотрудникам ООСиГУД (Василенко Е.С.) – 704 дела;
сотрудникам ОИиПД (Сунцова Ф.Р., Краснопеева В.В.) – 200 дел;
сотрудникам ОИиИАТ (Сатыгин А.Н.) – 200 дел.
Также силами сотрудников КУ «Государственный архив Югры» планируется в 2015
году произвести оцифровку описей дел, поступивших в архивы с 2010 года и не
внесенных в АИС «Электронный архив Югры», в количестве 39 описей (840 листов /
электронных образа) из 26 фондов.
В целях создания электронного фонда пользования (ЭФП) и наполнения
полученными образами АИС «Электронный архив Югры», в 2015 году планируется
произвести оцифровку архивных дел на бумажной основе с помощью сторонних
организаций, осуществляющих услуги по сканированию дел. Проведение данных работ
осуществлять на основании разработанного и утвержденного приказом «Порядка создания
электронного фонда пользования архивных документов КУ «Государственный архив
Югры». Вести книги выдачи дел на оцифровку. Вести учет проведенных работ по
сканированию дел и описей в соответствующих журналах учета. Вести учет полученного
электронно фонда пользования дел на бумажной основе в Книге поступлений ЭФП.
Оформить описи на полученный в результате оцифровки дел электронный фонд
пользования. Проставить отметки о наличии электронного фонда пользования в описях
оцифрованных дел.)
Для данных целей планируется произвести выемку, полистный просмотр 7786 дел
(около 718655 листов) из 42 фондов и передать их по актам выдачи во временное
пользование сторонним организациям, осуществляющим услуги по сканированию дел.
Фонды, отобранные для передачи сторонним организациям, осуществляющим услуги по
сканированию дел, с целью оцифровки архивных документов: №№ 11, 22, 30, 74, 77, 109,
131, 156, 159, 162, 165, 169, 202, 242, 256, 264, 266, 273, 283, 284, 289, 311, 312, 313, 321,
338, 393, 407, 411, 417, 440, 443, 449, 455, 495, 507, 514, 533, 556, 560, 572, 584.
Подготовить и предоставить для рассмотрения ЭПМК Службы по делам архивов
материалы о снятии с учета необнаруженных в ходе нескольких проверок наличия
(проверки наличия проводились в разные годы) дел, в количестве 53 дел.
Провести мероприятия по выверке информации, внесенной в АИС «Электронный
архив Югры» в части наличия в фондах сведений о личной и семейной тайне гражданина,
его частной жизни, а также сведений создающих угрозу его безопасности: в фонде №1 в
количестве 180 дел, имеющих электронные образы в АИС «Электронный архив Югры»,
что составляет 45000 образов. (информацию выверяют сотрудники отдела сохранности и
отдела комплектования).
Провести мероприятия по выверке информации, внесенной в карточки фондов,
описей и дел, которая размещена в АИС «Электронный архив Югры»:
карточки фондов – 570 карточек,
карточки описей – 1008 карточек,
карточки дел – 6000 карточек в АИС «Электронный архив Югры».
В конце 2015 года (декабрь), при поступлении новых фондов на хранение в архив,
планируется замена схем размещения фондов по тем архивохранилищам, в которые
произошли поступления новых фондов или изменилось место хранения фондов;
Замена постеллажных топографических указателей (по мере необходимости) в связи
с поступлением новых архивных документов в архивохранилища.
Для улучшения качества работы отдела использования и публикаций документов с
заявителями, обратившимися по запросам социально-правового характера, провести
работы по созданию списка фондов, хранящихся в КУ «Государственный архив Югры»,
содержащих документы по личному составу, со всеми переименованиями организацийфондообразователей и крайними датами их существования.
В целях увеличения площадей архивохранилищ провести подготовительные работы
по высвобождению архивных стеллажей в каб.409 и подготовки его для хранения
документов постоянного срока хранения. Постоянное обновление и пополнение
тематического и топографического списков фондов.
III.Формирование Архивного фонда Российской Федерации
В целях проведения качественного комплектования Архивного фонда
Российской Федерации продолжить работу по организации внедрения в практику работы
учреждения:
Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных органах, органах местного самоуправления и организациях после
вступления в силу приказа Минкультуры России. В процессе проведения плановых
семинаров для источников комплектования КУ «Государственный архив Югры» включать
в повестку дня семинаров вопросы по изучению данных Правил;
Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477, в редакции от
07.09.2011 и методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти»;
«Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в
деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры
России от 25.08.2010 №558, зарегистрированный Минюстом России 08.09.2010 № 18380.
При согласовании Инструкций по делопроизводству, номенклатур дел источников
комплектования КУ «Государственный архив» обратить особое внимание на организацию
хранения, учета и использования электронных документов.
Пролонгировать Соглашения о сотрудничестве с территориальными органами
федеральных органов исполнительной власти и федеральными организациями,
расположенными на территории округа, являющимися источниками комплектования КУ
«Государственный архив Югры»;
Осуществлять мероприятия по упорядочению, учету и обеспечению сохранности
архивных документов при приватизации, реорганизации и ликвидации организаций, в том
числе в ходе банкротства.
Своевременное выполнение мероприятий по уточнению
- списка организаций - источников комплектования КУ «Государственный архив
Югры»;
- списка граждан (собственников или владельцев архивных документов);
– списка организаций, предприятий и учреждений всех форм собственности –
возможных источников комплектования КУ «Государственный архив Югры».
В 2015 г. провести подготовительные мероприятия для согласования (утверждения)
ЭПМК Архивной службы Югры следующих документов источников комплектования КУ
«Государственный архив Югры (График согласования прилагается):
9 номенклатур дел;
2 положения об экспертной комиссии;
2 положения о ведомственном архиве;
1 инструкцию по делопроизводству.
95 описей дел постоянного срока хранения;
88 описей дел по личному составу;
2 описи НТД и печатных изданий;
5 описей документов личного происхождения.
В целях постановки на государственное хранение документов организаций,
документы которых были ранее переданы в КУ «Государственный архив» в
неупорядоченном состоянии, провести экспертизу ценности и составить описи дел
следующих организаций:
- Территориальная избирательная комиссия ХМАО-Югры;
- Суд Ханты-Мансийского автономного округа-Югры.
Произвести переработку описи №1 за 1989-2008 гг. фонда №180 на 815 ед.хр. (Суд
Ханты-Мансийского автономного округа-Югры) с целью устранения ошибок, так как в
опись включены дела по уголовному делопроизводству, которые одновременно включены
и в опись №2 уголовных дел.
В целях формирования Архивного фонда РФ документами личного происхождения,
планируется отделом комплектования принять от граждан 85 документов личного
происхождения по истории здравоохранения, краеведению и провести
экспертизу
ценности архивных документов, поступивших от граждан в количестве 1200 документов,
из них 400 документов - фотодокументы, 800 документов – документы личного
происхождения, поступившие от Струсь Л.Ф.- работник здравоохранения, исследователь;
Немысовой
Е.А.-
заслуженный
работник
образования
ХМАО-Югры,
кандидат
педагогических наук, Башмаков В.Я. – ветеран Великой Отечественной воны, Почетный
житель города.
Провести
организационно-методические
мероприятия
с
целью
передачи
на
государственный учет:
- 3548 дел постоянного срока хранения, принятых от организаций – источников
комплектования (с составлением актов приема-передачи дел на хранение);
- 200 ед. хр. фотодокументов от отдела комплектования (отдел комплектования
принимает документы от граждан) по актам описания и актам приема-передачи дел на
хранение;
- 150 ед.хр. документов личного происхождения от отдела комплектования (отдел
комплектования принимает документы от граждан) по актам описания и актам приемапередачи дел на хранение;
-102/197
ед.хр./ед.уч.
видеодокументов
от
отдела
комплектования
(отдел
комплектования принимает документы от граждан) по актам описания и актам приемапередачи дел на хранение.
На протяжении 2015 г. провести 6 консультационно-методических семинаров для
специалистов, ответственных за ведение архива в организациях – источниках
комплектования Государственного архива Югры на следующие темы:
1 квартал
- Семинар «Организация делопроизводства и обеспечение сохранности документов
на этапе ведомственного хранения»
- Учеба-практикум «Организация работы ведомственных архивов»
2 квартал
- Семинар «Организация делопроизводства и обеспечение сохранности документов
на этапе ведомственного хранения»
3 квартал
- Семинар «Организация делопроизводства и обеспечение сохранности документов
на этапе ведомственного хранения»
4 квартал
- Учеба-практикум «Организация работы ведомственных архивов»
- Учеба-практикум «Порядок составления номенклатуры дел и упорядочение
документов».
Принять участие в проведение комплексных и тематических проверок в организациях –
источниках комплектования КУ «Государственный архив Югры»:
- Департамент финансов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры – куратор Н.В.
Максимова
- Казенное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "ХантыМансийский центр занятости населения" – куратор Т.А. Толстогузова
- Автономное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Творческое
объединение "Культура" – куратор Г.М. Сафаргулова
- Бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Центр
народных художественных промыслов и ремесел" – куратор Г.М. Сафаргулова
- Бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "Театр обскоугорских народов - Солнце" – куратор Г.М. Сафаргулова
Организовать работу 11 заседаний Экспертной комиссии КУ «Государственный
архив Югры» по вопросам уточнения списков фондообразователей, согласования и
утверждения номенклатур дел и описей организаций из списка потенциальных
источников комплектования КУ «Государственный архив Югры» (список № 2).
В целях пополнения НСА проводить работу по дополнению информации в
предисловиях к описям, исторических справок и дополнений к ним.
Проводить необходимые организационные мероприятия по сбору информации для
паспортизации ведомственных архивов на 01 декабря текущего отчетного периода.
Посещение
мероприятий,
проводимых
городскими,
районными,
окружными
структурами власти, организациями с целью инициативного комплектования КУ
«Государственный архив Югры».
IV.Внедрение информационных технологий и развитие информационно-поисковых
систем»
В целях внедрения и расширения применения в деятельности КУ «Государственный
архив» принципов открытости в течение всего года планируется:
-
поддержка
официального
сайта
КУ
«Государственного
архива
Югры»
http://gahmao.ru/.
- произвести комплекс мер для поднятия позиций сайта по результатам выдачи
поисковых систем по определенным запросам пользователей;
- создание дополнительных страниц системы, адаптация материалов для интернета,
управление интерактивными подсистемами сайта (форумы, FAQ разделы, новостные
ленты и т.д.);
- техническая поддержка веб сайта (предоставление хостинга, регистрация и
поддержка доменных имен, технический мониторинг системы, предоставление почтового
сервиса (email);
- сбор статистики посещений сайта, анализ статистики поступлений интернетзапросов, обращений, посещений граждан на официальном сайте, составление отчетов;
- оперативное пополнение информационными материалами сайта, размещение на
сайте запланированных виртуальных выставок.
Поддержка
и наполняемость информацией существующих баз данных, используемых в
профильной деятельности КУ «Государственный архив Югры»:
№
Наименование базы данных
Ответственные отделы
п/п
1.
ПК «Архивный фонд» версия 5.0
Отдел обеспечения сохранности и учета
документов
2.
«Фотокаталог»
Отдел использования и публикаций
3. « Организации – источники комплектования»
Отдел комплектования
4. «Регистрация запросов социально-правового
Отдел использования и публикаций
характера»
5. «Сведения о местонахождении документов по
личному составу
Отдел использования и публикаций
организаций»
6.
«Каталогизация решений органов
Отдел использования и публикаций
государственной власти»
7.
«Посемейные списки административно - Отдел использования и публикаций
ссыльных 1930 - 1952 годы»
8.
«Номенклатурные работники
Отдел использования и публикаций
окррайгорисполкомов»
9.
АИС ЭЛАР «Электронный архив»
Все отделы КУ
База данных «Регистрация запросов социально-правового характера» - это учетная база
данных, разработанная самостоятельно для ускорения процесса регистрации запросов социальноправового характера, их систематизации и контроля.
Тематические базы данных «Сведения о местонахождении документов по личному составу
организаций», «Посемейные списки административно - ссыльных 1930 - 1952 годы»,
«Номенклатурные работники окррайгорисполкомов» регулярно используют в своей работе
специалисты по использованию документов КУ «Государственный архив Югры».
База данных «Каталогизация решений органов исполнительной власти». Программа
представляет собой автоматизированный комплекс, обеспечивающий создание информационного
массива о составе и содержании решений органов исполнительной власти. БД создается с целью
оперативного поиска информации, необходимой для исполнения запросов физических и
юридических лиц.
База данных «Фотокаталог».
Программа предназначена для создания, хранения и
систематизации (рубрикации) электронного каталога отсканированных фотодокументов —
электронного архива.
В целях сокращения времени подготовки запросов социально-правового характера
полученных от Управления ПФ РФ в г.Ханты-Мансийске, продолжить взаимодействие
посредством электронном документооборота с помощью программы VipNet.
Согласно плану работы на 2015 год планируется комплекс мероприятий по созданию
электронного фонда пользования (ЭФП) архивных документов КУ «Государственный архив»:
- разработка Порядка создания электронного фонда пользования архивных документов КУ
«Государственный архив Югры»;
- подготовка оргтехники и наладка программного обеспечения на 4 рабочих местах для
проведения оцифровки документов;
- оцифровка 1104 ед.хр. документов 39 фондов, и 39 описей дел за 2010-2013 гг. ;
- создание электронного фонда пользования 1,2,3 поколений (ЭФП-1,ЭФП-2,ЭФП-3);
-составление описей ЭФП-2 и передача их на государственное хранение;
-передача ЭФП-3 для копирования в базу данных АИС ЭЛАР.
В целях оказания методической помощи посетителям читального зала, работающим в АИС
ЭЛАР, продолжить работу по подготовке Методических рекомендаций «Правила работы в АИС
ЭЛАР» и закончить подготовку рекомендаций во 2 квартале 2015 года.
В течение года запланированы мероприятия по защите информации:
- анализ существующих методов и средств, применяемых для защиты информации;
- подготовка предложений по их совершенствованию и повышению эффективности;
- проверка выполнения требований работниками Учреждения нормативных документов
по защите информации;
- проверка наличия носителей персональных данных;
- проверка наличия и размещения технических средств обработки персональных данных;
- проверка правильности установленных настроек средств антивирусной защиты,
проверка и анализ журналов компонентов ИСПДн, резервное копирование данных
информационных ресурсов, расположенных на автоматизированных рабочих местах.
В 4 квартале запланировано проведение мероприятий по аттестации объектов
информатизации – 6 АРМ, с установленными ИСПДн.
Принять участие в научно-практической конференции «Информационные технологии в
архивном деле», проводимой на базе Государственного архива Пермского края.
В целях повышения качества работы специалистов учреждения с новыми программными
продуктами, поступающими в КУ «Государственный архив» по мере надобности проводить
обучение специалистов.
Взаимодействие с разработчиками программных продуктов и электронных баз данных,
задействованных в работе Учреждения, с целью внесения изменений и корректировки ошибок в
них.
Обеспечить установку программного обеспечения системы автоматизации делопроизводства
и электронного документооборота «ДЕЛО» на рабочих местах КУ «Государственный архив
Югры».
V.Предоставление информационных услуг и использование документов
Во исполнение государственной программы ХМАО-Югры «Развитие культуры и
туризма в Ханты-Мансийском автономном округе-Югре на 2014-2020 годы»,
распоряжения Правительства ХМАО-Югры от 22.03.2013 г. №101-рп «О стратегии социальноэкономического развития ХМАО-Югры до 2020 и на период 2030 года»:
- повышать уровень удовлетворенности жителей качеством услуг, предоставляемых
КУ «Государственный архив Югры», путем размещения часто запрашиваемой
информации на официальном сайте учреждения;
- стремиться к сокращению времени ожидания в очереди при обращении заявителя
для получения государственной услуги в сфере архивного дела до 15 мин;
- осуществлять инициативное информирование органов государственной власти,
местного самоуправления, учреждений, предприятий и организаций города о наличии
архивных документов по их истории.
Прием интернет-запросов граждан, поступивших на адрес электронной почты КУ
«Государственный архив» и через портал государственных и муниципальных услуг.
Ведение статистических данных по количеству исполненных запросов, полученных
электронной почтой.
В связи с празднованием юбилейных и памятных дат России, ХМАО-Югры,
принимать участие в подготовке мероприятий, посвященных Году литературы, 70-летию
Победы в Великой Отечественной войне, 85-летию Ханты-Мансийского автономного
округа-Югры, Году грамотности в Югре. Содействие Службе по делам архивов ХантыМансийского автономного округа - Югры в пополнении информационными материалами
сайта «Архивы Югры»
Подготовка для размещения на сайте КУ «Государственный архив Югры»
публикаций, статей, виртуальных выставок, фотографий мероприятий, новостных
сюжетов:
- информация о виртуальной выставке «Такие люди - сама романтика» (115 лет со дня
рождения Кронида Всеволодовича Гарновского- поэт) (Рубрика выставок архивных
документов «Югорские поэты и писатели»).
- информация о Слинкиной Галине Ивановне, к 70- летию со дня рождения журналист, корреспондент региональной телерадиовещательной компании «Югория»,
член Союза писателей России, заслуженный деятель культуры Российской Федерации.
(Рубрика выставок архивных документов «Югорские поэты и писатели»).
- электронная книга «Награждены за труд» (Югорчане, награжденные медалью «За
доблестный труд в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.) .
- информация о выставке «Стальное поколение», к 70-летию со Дня Победы в ВОВ
(1941-1945 гг.).
- информация о проведении мероприятия «В Сибири не было войны, но бесконечны
павших списки», с учащимися города Ханты-Мансийска на базе читального зала КУ
«Государственный архив Югры»
- статья «Сохраните только память о нас...» (об исчезнувшей деревне – Мануйлово).
- информация о Карфидове Петре Семеновиче, к 115- летию со дня рождения –
участник Великой Отечественной войны, завуч, директор средней школы № 1 г. ХантыМансийска, директор Лиственичной семилетней, Леушинской неполной средней школ
Кондинского района, краевед, награжден медалями.
- информация о Хозяинове Анатолии Георгиевиче, к 90- летию со дня рождения –
участник Великой Отечественной войны, работник партийных, советских органов,
секретарь Ханты-Мансийского горкома КПСС, председатель исполкома ХантыМансийского районного Совета депутатов трудящихся.
- статья «Страницы истории с. Сухоруково».
- Информация о виртуальной выставке, посвященная 65-летию присвоения статуса
города городу Ханты-Мансийску.
- Публикация «Воспоминания П.И. Лопарева «О борьбе за Советскую власть на
Тобольском Севере в 1918-1920 годах» из фондов Государственного архива Югры»
(120-летию П.И. Лопарева посвящается).
- Информация о выставке, посвященной 100-летию Коньковой А.М., 80-летию
Тарханова А.С., 80-летию Волдиной М.К. - поэты, писатели, в рамках выставочного
проекта «Гордость Югры». (Рубрика выставок архивных документов «Югорские поэты
и писатели»).
- Информация о проведении мероприятия - литературных чтений со студентами
Государственного Югорского университета на базе выставки «Гордость Югры» в
читальном зале КУ «Государственный архив Югры». (Рубрика выставок архивных
документов «Югорские поэты и писатели». Год грамотности в ХМАО-Югре).
- Информация о проведении презентации Книги памяти «История исчезнувших
деревень Ханты-Мансийского района».
- проведение презентации и подготовка информации о презентации изданной книги
«Первая мировая война в жизни югорчан»
Во исполнение Государственной Программы «Патриотическое воспитание граждан
Российской Федерации на 2011-2015 г.г.», программы Федерального архивного агентства
по патриотическому воспитанию граждан РФ на 2011-2015 гг., продолжить сбор
документов
личного
происхождения
и
фотодокументов
о
ветеранах
Великой
Отечественной войны, тружениках тыла.
В своей работе применять разнообразные традиционные формы использования
архивных документов: выставки, открытые уроки для учащихся школ, подготовка и
публикация статей в СМИ.
На 2015 год запланированы выставки:
Выставка «Стальное поколение», посвященная 70-летию Победы в Великой
Отечественной войны. на базе читального зала КУ «Государственный архив Югры».
В рамках выставочного проекта «Гордость Югры», выставка «Югорские писатели и
поэты», посвященная 100-летию Коньковой А.М., 80-летию Тарханова А.С., 80-летию
Волдиной М.К. - поэты, писатели. (Рубрика выставок архивных документов «Югорские
поэты и писатели»).
Создание виртуальных выставок:
«Такие люди – сама романтика», посвященная 115-летию со дня рождения Кронида
Всеволодовича Гарновского- поэта. (Рубрика выставок архивных документов
«Югорские поэты и писатели»).
«Стальное поколение», посвященная 70-летию Победы в ВОВ.
Выставка, посвященная 65-летию присвоения статуса города городу Ханты-Мансийску.
Создание книжных выставок:
«…И я пришла. Меня зовут Победа»
«Сохраните память о нас…», в рамках презентации книги Памяти «История
исчезнувших деревень Ханты-Мансийского района.
На 2015 год запланировано предоставление материалов (статей, публикаций,
документов и т.д.) в журнал «Архивы Югории»:
Освещение мероприятий в СМИ, проводимых КУ «Государственный архив Югры» в
рамках плана на 2015 г.
Предоставление информации в Архивную службу Югры для подготовки
информационно-просветительского издания «Календарь памятных и знаменательных
дат «Югорский калейдоскоп событий» на предстоящий год»
Подготовка и публикация статей, сборников, книг:
Электронной книги «Награждены за труд» (Югорчане, награжденные медалью «За
доблестный труд в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.) .
«Сохраните только память о нас...» (об исчезнувшей деревне – Мануйлово).
«Страницы истории с. Сухоруково».
Публикация «Воспоминания П.И. Лопарева «О борьбе за Советскую власть на
Тобольском Севере в 1918-1920 годах» из фондов Государственного архива Югры»
(120-летию П.И. Лопарева посвящаеться).
Книга памяти по истории исчезнувших деревень Ханты-Мансийского района
Провести подготовительную работу по созданию библиотечного указателя «Книги с
дарственными надписями в архиве Югры».
Принимать активное участие в программах СМИ: ГТРК «Югория», ОТРК «Югра»,
КТ «Новая студия», «ЮграПресс» по направлениям деятельности КУ «Государственный
архив Югры».
VI.Научно-исследовательская и методическая работа
Предоставить в научно-практические журналы «Архивы России», «Отечественные
архивы», «Архивы Югории», ГТРК «Югория», ОТРК «Югра», КТ «Новая студия»,
«ЮграПресс» материалы по истории округа.
В своей работе руководствоваться утвержденными Порядками по предоставлению
государственных услуг в КУ «Государственный архив Югры».
Пролонгировать Соглашение с Управлением ПФ РФ в г.Пыть-Ях в области передачи
запросов и архивных справок с помощью Деловой почты VipNet.
Регулярно предоставлять информацию для размещения на портале «Архивы
России», на сайте «Архивы Югры», официальных сайтах КУ «Государственный архив
Югры» и Службы по делам архивов согласно утвержденного графика на 2015 г.
Оказывать организационно-методическую помощь по упорядочению и подготовке к
передаче на постоянное хранение документов,
образовавшихся в деятельности
организаций – источников комплектования муниципального архива;
Оказывать организационно-методическую помощь предприятиям списка №1 и №2 в
разработке номенклатур, подготовке описей, инструкций по делопроизводству.
Разработка инструкции для пользователей читального зала КУ «Государственный
архив Югры» по работе с автоматизированной информационной системой «Электронный
архив Югры».
Принять участие в окружных Лопаревских чтениях
с выступлением на тему
«Метрические книги, как источник изучения истории семьи» , г. Ханты-Мансийск.
Подготовить презентации следующих книг, выставок и проведение мероприятий:
Презентация книги «Первая мировая война в жизни югорчан»
Презентация Книги памяти «История исчезнувших деревень Ханты-Мансийского
района».
Презентация выставки «Стальное поколение»
Мероприятие «Такие люди – сама романтика», посвященное 115-летию со дня
рождения Кронида Всеволодовича Гарновского- поэта.
Мероприятия «В Сибири не было войны, но бесконечны павших списки», в
рамках празднования 70-летия Победы в ВОВ для учащихся города ХантыМансийска, на базе читального зала КУ «Государственный архив Югры».
Литературные чтения со студентами Государственного Югорского университета
на базе выставки в рамках выставочного проекта «Гордость Югры» в читальном
зале КУ «Государственный архив Югры».
Разработка пакетов документов к организуемым выставкам: научная концепция,
тематико-экспозиционный план, текст экскурсии, этикетаж, сопроводительные
материалы и тексты, текст афиши и буклета (согласно плану выставок);
Создание описи фото в электронном варианте, собранных в инициативном
порядке в 2014 году
Организация командировок в рамках проекта «История исчезающих деревень» в
Ханты-Мансийский район: с. Нялино; с. Елизарово; п. Красноленинский;
Организация командировок в рамках проекта «История исчезающих деревень
Ханты-Мансийского района в архивы: - г. ГБУТО «Государственный архив в г.
Тобольске», г. Тобольск;
- ГБУТО ГАСПИТО, г. Тюмень;
- ГАСО, г. Екатеринбург.
Продолжить обработку библиотечного фонда КУ «Государственный архив Югры»
(200 экз.) на предмет описания Обработать литературу – 200 экз. (классификация, запись в
инвентарную книгу, расстановка книг).
Организация оформления, внесения в учет вновь поступивших книжных изданий,
печатной продукции, компакт-дисков.
VII.Работа с кадрами
В целях повышения квалификации работников учреждения принимать активное
участие в подготовке и в работе коллегии Службы по делам архивов ХМАО-Югры,
методических семинарах, организуемых Службой по делам архивов ХМАО-Югры.
Специалистам отдела принять участие в ежегодном конкурсе профессионального
мастерства «Архивист Югры-2015».
Провести аттестацию работников КУ «Государственный архив Югры». Планово
выполнять работу по подготовке и ведению воинского учета.
В случае наличия экономии бюджетных средств обучить на курсах повышения
квалификации специалиста ответственного за непосредственное выполнение работ по
защите ПДн при их обработке в ИСПДн.