ВЕДЕНИЕ ЗАКУПОК В SAP BUSINESS ONE

Решения SAP
Краткое описание
Решения SAP для малого бизнеса
и средних компаний
SAP® Business One
ВЕДЕНИЕ ЗАКУПОК
В SAP BUSINESS ONE
РЕГУЛИРУЙТЕ ЗАКУПКИ И ИНТЕГРИРУЙТЕ
СКЛАДСКОЙ И БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТЫ
Управление закупками поддерживается базовыми возможностями приложения SAP Business One, позволяя
задействовать все необходимые данные для контроля полного процесса:
от заказа на закупку до расчетов
с поставщиками.
Интуитивно понятный интерфейс используется для оформления документов
закупки, таких как заказ на закупку, поступление, закупка, возврат поставщику
или кредит-нота. Сохраненные данные
документа могут быть использованы для
создания последующего документа
в SAP Business One, позволяя связывать и отслеживать поток документов.
Всесторонние отчеты о закупках, например, анализ закупок, показывают
актуальную картину о структуре закупок, необходимую для результативного управленческого решения.
Закупки
В SAP Business One предлагается
функция передовой практики для ведения процессов закупок, объединяя все
операции процесса закупок: от заказа
и поступления товара до расчетов с поставщиками, – а также включая частные
операции, такие как возврат и дополнительные расходы. Документы включают
данные о поставщике и о товарах, относящихся к типу «сырье», «товары для
В SAP Business One можно вести под- продажи» или «сервис», а цены могут
робные основные сведения о товарах быть заданы в иностранных валютах
и поставщиках. Применение прайси пересчитаны в валюты учета.
листов и методов оценки запасов позволяет получить актуальную стоиЦены разных поставщиков или для
мостную оценку товаров на складах.
разных групп товаров можно объедиОсновные сведения о поставщике со- нить в прайс-листы, например, оптодержат подробные данные, (например, вые или розничные цены, а также внетекущий баланс расчетов), позволяю- дрить несколько моделей скидок
щие рационально выбрать поставщив зависимости от периода, объема
ков конкретных товаров.
и специальные цены от поставщика.
При добавлении товара в документ
В SAP Business One интегрированы
цены и процент скидки заносятся авмощные функции, «без швов» соедитоматически, затем их можно изменить вручную. Затем система рассчиняющие закупки со складским и бухгалтерским учетом в единой системе. тает суммы налогов, скидок и итоги по
Уровень и оценка запаса автоматиче- строкам и документу.
ски изменяется при регистрации поСведения об отгрузке и расчетах,
ступления товара. Как только проведен документ закупки (задолженность включая дату, адрес и способ доставки, условия оплаты и контакты продавперед поставщиком), оценка запаса
ца, сохраняются в документ, чтобы
рассчитывается и корректируется
просто передать поставщикам все несоответственно.
Для всестороннего
контроля закупок
необходимы подходы,
опирающиеся на полную
информацию. Узнайте,
как в приложении SAP®
Business One объединены
функции, помогающие
контролировать,
оптимизировать и упрощать
процесс закупки в целом.
обходимые данные для должной обработки заказа.
Приемка товаров проводится как поступление товара и сразу принимается к учету на соответствующем складе. Документы поступления товара
могут быть созданы вручную или на
основе заказа на закупку, возврата
или закупки без поступления (задолженность признана ранее приемки товара) для связи потока документов
и последующего анализа.
Расчеты с поставщиками играют важную роль в управлении закупками.
Получение счета на оплату от поставщика и признание задолженности перед поставщиком в SAP Business One
отражается документом «Закупка».
Документ закупки может быть введен
вручную или создан на основе заказа
или поступления для копирования
данных и связи документов. Условия
оплаты задают автоматически график
платежей, процент по задолженности
и способ оплаты в SAP Business One,
которые можно изменить вручную.
Это позволит распределять свободные денежные средства эффективно
на основании данных из отчета о задолженности в SAP Business One.
Отказ от товаров или сервисов, реализованных в неудовлетворительном состоянии, оформляется как документ
возврата поставщику. Если возврату
товара предшествовало поступление,
в SAP Business One будут созданы соответствующие изменения запаса. Используя примечания к документу
и комментарии к строкам, можно исчерпывающе изложить причины возврата поставщику. Как только поставщик признает эти причины, можно
создать корректировку закупки в SAP
Business One для изменения задолженности перед поставщиком.
В SAP Business One можно учесть
дополнительные расходы (например,
доставку, обработку, страховку или
сервис), относя их к одному или ко
всем приобретаемым товарам. Общие расходы могут быть отнесены на
стоимость всех товаров в пропорци-
ях количества, веса, объема, стоимости или равными долями. Если информация о расходах поступила
позже приемки товара, например, таможенные пошлины и другие расходы при поставках из-за рубежа, их
можно оформить на момент получения документов с помощью функции
«Дополнительные расходы», применяя разные способы отнесения
на себестоимость товара.
Основные данные о товарах
и поставщиках
Основные записи товара и поставщика в SAP Business One поддерживаются в системе централизованно
и полностью интегрированы во все
необходимые операции.
Основные данные о товаре определяются для складируемого, закупаемого
и/или продаваемого товаров, а также
для основного средства и могут быть
классифицированы по группам и свойствам. Основные данные включают
все сведения о товаре, необходимые
Рисунок 1. Возможности управления закупками в SAP Business One
Закупки
Основные данные о товарах
и поставщиках
Объединение складского
и бухгалтерского учетов
Создание заказов на закупку
и поступлений одного или нескольких
товаров
Ведение подробных данных о товарах
и поставщиках в дружественном
интерфейсе
Автоматическое изменение уровня запасов
при вводе документов о приеме или
возврате товаров
Связь документов закупки и просмотр
цепочки документов для целей
проверки и анализа
Просмотр баланса расчетов и анализ
операций закупок из карточки поставщика
Просмотр оценки и уровня запасов на
каждом складе в карточке товаров
Ведение дополнительных расходов
в различных валютах
Поддержка ставки НДС, прайс-листов
и единиц измерения закупаемого товара
Автоматический расчет последних
закупочных цен и себестоимости
Построение всесторонних отчетов
о закупках
Полная интеграция основных данных во все Построение отчетов по оценкам запасов
операции процесса закупки
и бухгалтерскому учету
В SAP Business One
интегрированы мощные
функции, «без швов»
соединяющие закупки
со складским
и бухгалтерским учетом
в единой системе.
для эффективного процесса закупки:
номер и название товара, единицы измерения при закупках и упаковке,
размеры, вес, цены, ставку налога, таможенные расходы, информацию
о производителе и стандартном
поставщике.
Основные данные о поставщике – часть
функций в SAP Business One для
бизнес-партнеров. Для поставщиков
ведутся все релевантные данные: общая и контактная информация, адреса,
сальдо расчетов, условия и методы
оплаты, чтобы обеспечить своевременное погашение задолженности перед
поставщиками. Графический анализ закупок и сальдо расчетов с поставщиком показывают распределение всех
закупок и перечень операций, формирующих текущее сальдо.
Объединение складского
и бухгалтерского учетов
Объединение закупок и основных
бизнес-процессов – один из ключевых особенностей SAP Business One.
Интеграция происходит гладко, прозрачно и в реальном времени при записи и чтении данных. Например, при
сохранении документа поступления
соответственно изменяется уровень
запасов на складах, а введенный товар при поступлении определяет счет
учета его себестоимости. Также документы могут быть использованы как
основа для ввода последующих операций. Например, при создании закупки на основе поступления вся важная информация копируется из
документа в документ, и цепочка документов в процессе закупки построена для будущей проверки и анализа.
пользование дает возможность всестороннего обзора процессов
закупки: анализа закупок и структуры
задолженности, обзора ключевых поставщиков и заказов, объема закупок
с начала года, открытых заказов и поставок, анализа работы менеджеров
по закупкам. Также представлены
возможности надежной публикации
отчетов, защищенной полномочиями
доступа для групп и для конкретных
пользователей.
Мощная актуальная отчетность
Дополнительная информация
SAP® Business One полностью интегрирован с Crystal Reports, объединяя детальные актуальные данные
о процессах закупки и возможности
лидирующего решения для построения отчетности. Совместное их ис-
Для дополнительной информации
о решении SAP Business One обратитесь к представителю SAP или посетите наш веб-сайт по адресу
www.sap.ru/smallbusiness
(или www.sap.com/smallbusiness)
Рисунок 2. Основные данные о поставщике и анализ закупок.
КРАТКИЕ СВЕДЕНИЯ
www.sap.com /contactsap
Заключение
Для разностороннего контроля закупок необходимы методы, опирающиеся на полную
информацию. В приложении SAP Business One объединены функции, помогающие
контролировать, оптимизировать и упрощать процесс закупки в целом.
Вызовы бизнеса
• Контроль всего процесса закупки: от заказов до расчетов с поставщиками.
• Ведение сведений о товарах и поставщиках и их применение при выполнении операций.
• Выверка данных складского и бухгалтерского учетов.
• Сбор данных и построение необходимых отчетов для анализа.
Бизнес-процессы и функции
• Закупки – заказы на закупку и поступление одного или нескольких товаров; связь
документов и построение их цепочки для контроля; ведение дополнительных
расходов в разных валютах.
• Основные данные товара и поставщика – ведение подробных данных о поставщиках
и закупаемых товарах; анализ закупок и баланса расчетов с поставщиком; ведение
нескольких прайс-листов и ставок НДС.
• Объединение складского и бухгалтерского учетов – оформление поступлений от
поставщика и соответствующее изменение уровня запасов выполняются синхронно;
расчет задолженности с учетом возвратов; автоматическое ведение себестоимости
и последних цен закупки.
• Актуальная отчетность – создание содержательных отчетов с актуальными данными;
получение расширенной отчетности в виде инструментальной панели.
Преимущества для бизнеса
• Рост производительности в результате автоматизации полного процесса закупок (от заказа до расчета с поставщиком).
• Упрощение проникновения в суть процессов благодаря интеграции данных
складского и бухгалтерского учетов.
• Гибкость при принятии решений на основе данных отчетов и инструментальных
панелей по закупкам.
Дополнительная информация
Обратитесь к представителю SAP или посетите наш веб-сайт по адресу:
www.sap.ru/smallbusiness (или www.sap.com/smallbusiness)
50 xxxxxx (05/10)
©2010 SAP AG. Все права защищены.
SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign,
Clear Enterprise, SAP BusinessObjects Explorer и другие
упомянутые здесь продукты и услуги SAP, а также
соответствующие им логотипы, являются торговыми марками
SAP AG или торговыми марками SAP AG, зарегистрированными
в Германии и в ряде других стран.
Логотипы Business Objects и the Business Objects,
BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web
Intelligence, Xcelsius, и другие упомянутые здесь продукты и
услуги Business Objects , а также соответствующие им логотипы,
являются торговыми марками SAP France в США и других странах.
Названия других продуктов или услуг, встречающиеся в этом
документе, являются торговыми марками соответствующих
компаний. Все приведенные в настоящем документе данные
носят исключительно информационный характер. Локальные
спецификации продуктов могут иметь различия.
Данные материалы могут редактироваться и меняться без
специального уведомления. Данные материалы предоставлены
компанией SAP AG и её аффелированными компаниями
(“SAP Group”) исключительно в информационных целях, без
предоставления каких бы то ни было гарантий.