Как автоматизировать работу транспортных компаний в

Экономика
деловые
партнеры
Как автоматизировать работу
транспортных компаний в Казахстане?
ООО «Лестэр ИТ» – разработчик информационной системы для операторов,
экспедиторов и других участников транспортной отрасли ИРС «Перевозки» –
обладает почти 20-летним опытом автоматизации различных процессов компаний,
занимающихся перевозками грузов по железной дороге. Отдельно стоит отметить
проекты, успешно выполненные для казахстанских заказчиков, имеющих свою
специфику работы. На их примере мы составили план эффективной автоматизации
транспортной компании из Казахстана.
Александр Меньших,
заместитель
генерального директора
ООО «Лестэр ИТ»
«Автоматизировав
учет расходов,
перевозчик может
предъявить
стоимость услуг
клиентам со 100%
полнотой, а также
найти ошибки
в счетах-фактурах
исполнителей,
вовремя выставить
претензии
и получить
реальный
экономический
эффект»
Собрать информацию об отправках
Если бы практика использования повагонных электронных данных была широко распространена в Казахстане, то этот пункт не стоило
бы выделять в отдельный. Зачастую перевозчику ничего не остается, кроме как формировать акты выполненных работ на основании
пачек бумажных товарно-транспортных накладных. Перевести бумажный документооборот в элект­ронный на практике несложно.
Информацию о фактической отгрузке можно
собрать из кусочков, анализируя данные перевозчиков, в том числе отчета «Казакстан темiр
жолы» (КТЖ), а также грузоотправителей,
таможенников и др. Полученные таким образом электронные сведения о совершенных
отправках значительно увеличивают эффективность коммерческого учета. Информационная
система привязывает отгрузку к заказам, автоматически подбирает тариф и формирует акты
выполненных работ по клиентам.
Автоматизировать учет расходов
К сожалению, электронная информация о накладных, даже собранная из нескольких источников, может содержать ошибки. Встречаются
пропуски, неявное дублирование, а также отправки, которые трудно идентифицировать с
заказами. Чтобы снизить влияние этих негативных факторов, необходимо автоматизировать
учет расходов. В результате компания получит
гарантию полноты предъявления отправок заказчикам. Пропущенные в актах клиентов накладные текущего периода взаиморасчетов найдутся и отразятся в актах следующих периодов.
Также будет возможно ведение корректной
претензионной работы как с КТЖ, так и с другими исполнителями. Судя по опыту «Лестэр
ИТ», в счетах-фактурах могут быть и задвоения, и завышенные ставки. Автоматизировав
учет расходов, перевозчик может найти эти
ошибки, а значит, вовремя выставить претензию
и получить реальный экономический эффект.
Отдельный плюс – простота учета прочих расходов из отчета КТЖ. Время формирования
итоговой отчетности существенно сократится,
снизятся трудозатраты на выборку этих данных
44
РЖД·Партнер|16|август|2015
из счетов-фактур и подготовку документов для
анализа и отражения в бухгалтерии.
Автоматизировать управление парком
Для оператора вагонного парка организованный коммерческий учет – это всего лишь
вершина айсберга. Подводная часть – это производство, то есть управление подвижным составом. Его можно разделить на управление техническим состоянием и регулировку.
Автоматизация управления техническим состоянием дает быстрый и ощутимый эффект. Производственный отдел оператора получает карточки вагонов, узлов и деталей, прогнозы ремонтов, историю
и оперативную информацию о дислокации парков.
Система может ответить на типовые вопросы,
связанные с оперативной обстановкой, а также с
эффективностью использования парков. Специализированная отчетность для производственников
станет удобным инструментом для логистов и аналитической базой для руководителя компании.
Что касается регулировки, то несмотря на
протяженность, сеть железных дорог Казахстана устроена сравнительно просто. Именно поэтому внедрение автоматизированных инструментов планирования и регулирования парка не
является актуальной и значимой задачей.
Запустить веб-сервисы для клиентов
Итак, внутренний учет организован. Есть единая, хорошо структурированная база данных,
такая как, например, в ИРС «Перевозки». Но
с точки зрения клиентов оператора, ничего не
изменилось, они все еще ходят по кабинетам с
бумажными документами. Следующий шаг – это
переход на электронное взаимодействие с клиентом. Для этого нужно запустить веб-сервисы как
продолжение внутренней информационной системы. Тогда оператор получит возможность открывать представительства в любой точке мира,
а клиенты смогут работать в личном интернеткабинете и осуществлять обмен юридически
значимыми документами, не выходя из офиса.
В результате информационная система может
изменить позиционирование компании на рынке перевозок, обеспечив для нее неоспоримое
конкурентное преимущество.