положение об отделе внешних связей - Санкт

Министерство культуры Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное
учреждение высшего профессионального образования
«Санкт-Петербургский государственный университет культуры и
искусств»
Положение
Положение об отделе внешних связей
ПЛ-62/01-2013
Утверждено
приказом ректора
от 09.12. 2013 г.
№ 1063-О
Система менеджмента качества
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ
№ 52
Версия: 01
Дата введения: 09.12.2013
Санкт-Петербург
2013
Санкт-Петербургский государственный университет культуры и искусств
Версия:
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ
Стр. 2 из 7
1
Разработано отделом внешних связей.
Исполнено начальником отдела внешних связей.
Внесено представителем руководства по вопросам менеджмента качества образования.
© ФГБОУ ВПО «Санкт-Петербургский государственный университет культуры
и искусств»
Настоящий документ является интеллектуальной собственностью СПбГУКИ
и не может быть полностью или частично воспроизведён, тиражирован и распространён
без разрешения ректора СПбГУКИ.
Санкт-Петербургский государственный университет культуры и искусств
Версия:
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ
Стр. 3 из 7
1
Содержание
1. Назначение процедуры и область применения
2. Нормативные ссылки и сокращения
3. Общие положения
4. Основные задачи
5. Функции
6. Права и обязанности
7. Ответственность
8. Согласование, хранение и рассылка, изменения
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ
ЛИСТ ПЕРИОДИЧЕСКИХ ПРОВЕРОК
4
4
4
5
5
6
7
7
8
9
10
11
Санкт-Петербургский государственный университет культуры и искусств
Версия:
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ
Стр. 4 из 7
1
1. Назначение процедуры и область применения
1.1. Положение об отделе внешних связей (далее – Положение) является документом
системы менеджмента качества ФГБОУ ВПО «Санкт-Петербургский государственный
университет культуры и искусств», регламентирует правовой статус структурного
подразделения и устанавливает его задачи, функции, структуру, права, ответственность,
порядок организации деятельности, а также порядок взаимодействия с другими
структурными подразделениями и сторонними организациями.
1.2. Положение определяет порядок работы отдела внешних связей. Нормы и
правила являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами и
структурными подразделениями Университета, допущенными к ведению работы с отделом
внешних связей ФГБОУ ВПО «Санкт-Петербургского государственного университета
культуры и искусств» (далее – Университет).
2. Нормативные ссылки и сокращения
2.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с:
- Конституцией РФ;
- Административным, гражданским и трудовым законодательством РФ;
- Федеральным законом от 29.12.2012 № 273–ФЗ «Об образовании в Российской
Федерации»;
- Федеральным законом от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных
граждан в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 15.08.1996 № 114-ФЗ «О порядке выезда из Российской
Федерации и въезда в Российскую Федерацию»;
- Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;
- Постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;
- Нормативно-правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации,
Министерства образования и науки Российской Федерации, Федеральной службы по
надзору в сфере образования и науки, регламентирующими деятельность Университета;
- Уставом Университета;
- Иными нормативными правовыми актами РФ и локальными актами Университета.
Положение соответствует документам СМК Университета:
ДП 01/01-2012 Управление документацией,
ДП 02/01-2012 Управление записями.
В Положении применены следующие сокращения:
СМК – система менеджмента качества
3. Общие положения
3.1. Отдел создается в составе Университета и является его структурным
подразделением.
3.2. Непосредственное руководство отделом осуществляет его начальник. Он в свою
очередь подчиняется проректору по общим вопросам и развитию.
3.3. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование и стаж работы по направлению профессиональной
деятельности не менее 3 лет, владеющее одним из иностранных языков.
3.4. В период отсутствия начальника отдела (командировка, отпуск, болезнь и т.п.)
его обязанности исполняет ведущий специалист отдела внешних связей, который
приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
Санкт-Петербургский государственный университет культуры и искусств
Версия:
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ
3.5. Деятельность работников
должностными инструкциями.
отдела
регламентируется
Стр. 5 из 7
1
соответствующими
4. Основные задачи
4.1. Организация, координация и обеспечение взаимодействия Университета с органами
государственной власти, органами местного самоуправления, учреждениями,
предприятиями, организациями и общественными объединениями.
4.2. Организация и координация международной деятельности Университета в рамках общей
стратегии развития и в целях интеграции Университета в систему международного
культурного сотрудничества в сфере образования, продвижения российских
образовательных услуг за рубежом, развития академической мобильности.
4.3. Организация и координация взаимодействия с образовательными учреждениями
среднего профессионального образования с целью разработки и применения сетевых форм
реализации образовательного процесса.
4.4. Разработка и реализация предложений по формированию стратегии развития
Университета в сфере своей компетенции.
5. Функции
5.1. Организация взаимодействия Университета с органами государственной власти,
органами местного самоуправления, учреждениями, предприятиями, организациями и
общественными объединениями, направленное на развитие взаимовыгодного
сотрудничества по вопросам, касающимися образовательной и научной деятельности.
5.2. Заключение договоров о целевом приеме с федеральными государственными
органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами
местного самоуправления, государственными (муниципальными) учреждениями,
унитарными предприятиями, государственными корпорациями, государственными
компаниями или хозяйственными обществами, в уставном капитале которых присутствует
доля Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального
образования.
5.3. Организация взаимодействия Университета с образовательными учреждениями
среднего полного общего, начального профессионального, среднего профессионального,
дополнительного образования в целях информирования сотрудников, учащихся и их
родителей по вопросам образовательной деятельности Университета.
5.4. Организация и координация взаимодействия с образовательными учреждениями
среднего профессионального образования с целью разработки и применения сетевых форм
реализации образовательного процесса.
5.5. Обеспечение контактов и делового сотрудничества с дипломатическими
представительствами иностранных государств на территории Санкт-Петербурга,
посольствами и генеральными консульствами России за рубежом, территориальными
подразделениями министерств, служб и ведомств по вопросам, касающимся сферы
деятельности отдела.
5.6. Во взаимодействии со структурными подразделениями Университета участие в
организации и координации международной образовательной и научной деятельности.
5.7. Планирование, анализ состояния и оценка результатов международной
деятельности, подготовка предложений и информирование руководства о развитии
международного сотрудничества.
5.8. Осуществление анализа предложений об участии в международных
образовательных программах преподавателей, работников, студентов, аспирантов и
докторантов Университета.
5.9. Формирование информационной базы данных о возможностях, порядке и
условиях участия в международных образовательных программах, доступа
Санкт-Петербургский государственный университет культуры и искусств
Версия:
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ
Стр. 6 из 7
1
преподавателей, студентов, аспирантов и докторантов к грантам и стипендиям.
5.10. Осуществление документационного обеспечения визитов зарубежных
партнеров.
5.11. Обеспечение информирования иностранных граждан о возможностях обучения
в Университете. Оформление приглашений для абитуриентов.
5.12. Обеспечение оформления приглашений и регистрации иностранных
работников.
5.13. Обеспечение выполнения положения о порядке регистрации иностранных
обучающихся, ведении регистрационного банка данных (личных карточек) и учета
движения обучающихся согласно ФЗ №115-ФЗ.
5.14.
Обеспечение выполнения положения «О порядке выезда из РФ и въезда в
РФ» №114 ФЗ обучающихся (оформление виз).
5.15.
Осуществление контроля за соблюдением иностранными обучающимися
«Правил пребывания иностранных граждан на территории РФ».
5.16.
Обеспечение работы по следующим направлениям:
- оформление первичной регистрации обучающихся;
- оформление виз иностранным обучающимся;
- регистрация миграционных карт при выезде из РФ и въезде в РФ по многократной
визе;
- ведение регистрационного учета обучающихся;
- ведение регистрационных карточек обучающихся;
- формирование и ведение личных дел обучающихся по регистрации;
- внесение информации о количественном, качественном составе обучающихся и
их перемещении в банк данных;
- формирование документов для снятия с регистрационного учета обучающихся и
передача сведений в ОВИРы, паспортно-визовые службы, РОВД.
5.17. Организация и проведение протокольных мероприятий при пребывании в
Санкт-Петербурге делегаций зарубежных партнеров и международных организаций в
рамках ответственности отдела.
5.18. Организация размещения информации об Университете на различных
информационных ресурсах.
5.19. Разработка проектов локальных нормативных актов, методических материалов
и рекомендаций по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
5.20. Подготовка предложений по повышению эффективности деятельности
Университета в рамках компетенции отдела.
6. Права и обязанности
6.1.Работники отдела имеют право:
6.1.1. Осуществлять в установленном порядке взаимодействие с органами
государственной власти, органами местного самоуправления, учреждениями,
предприятиями, организациями и общественными объединениями, неправительственными
организациями, а также с международными организациями по вопросам, относящимся к
компетенции отдела.
6.1.2. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных
подразделений университета информацию и материалы в части и объемах, необходимых
для выполнения задач, возложенных на отдел.
6.1.3. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию
отдела.
6.1.4. Вносить предложения по совершенствованию работы Университета в области
международного сотрудничества.
6.1.5. Использовать в установленном порядке информационные ресурсы
Санкт-Петербургский государственный университет культуры и искусств
Версия:
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ
Стр. 7 из 7
1
университета.
6.1.6. Участвовать в заседаниях Ученого совета университета, в работе комиссий,
рабочих групп, совещаний, семинаров, конференций, а также организаций и учреждений
Российской Федерации, и иностранных государств в рамках компетенции отдела.
6.2. Работники отдела обязаны:
6.2.1. Обеспечивать своевременное, полное и качественное выполнение задач,
возложенных на отел.
6.2.2. Соблюдать требования нормативно–правовых документов, регламентирующих
вопросы международного сотрудничества.
7. Ответственность
7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций,
предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела.
7.2. На начальника отдела возлагается ответственность за:
- организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных
на отдел;
-организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения
документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами
и инструкциями.
- обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил
пожарной безопасности.
7.3. Ответственность сотрудников отдела устанавливается их должностными
инструкциями.
8. Согласование, хранение и рассылка, изменения
8.1.Основанием для внесения изменений и дополнений в настоящее Положение
являются вновь введенные изменения и дополнения в нормативно-правовые акты,
имеющие силу закона, изменение Устава, а также решения Учёного совета Университета
утверждённые в установленном порядке. Разработка, оформление, согласование,
утверждение и внесение изменений в Положение производятся в соответствии с ДП-01/012012 СМК Университета с обязательной пометкой в листе регистрации изменений и
дополнений.
8.2.Ответственность за хранение оригинала и контрольного экземпляра,
тиражирование и рассылку учтенных рабочих экземпляров настоящего Положения, их
хранение осуществляется в соответствии с ДП-01/01-2012 СМК Университета.