Kejs 1 - Global CIO
реклама
Участник 1 Шубин Алексей Юрьевич Первый способ – обязать установить в рабочий мобильный телефон каждого сотрудника программку, отслеживающую перемещения в течения рабочего дня, либо раздать соответствующие модули слежения, обязав их носить в рабочее время. Собирая статистику за месяц можно получить необходимую информацию о его перемещениях. Другой способ – усовершенствовать средства фиксации прибытия. Например, поставить компьютер с камерой и обязать всех фотографироваться при прибытии, либо фотографироваться на свой мобильный на фоне офиса (или чего-нибудь примечательного в офисе) и отправлять фотографии контролирующему прибытие лицу. По дате и времени фотографии можно контролировать прибытие сотрудников, правда придется добавить компенсацию затрат на ММС. И третий способ: поставить мобильный POS-терминал, обязав каждого сотрудника ежедневно оплачивать своей зарплатной карточкой 1 или более рублей на счет фирмы, которые ему будут возвращаться в зарплату. Вряд ли кто доверит свою кредитку даже лучшему офисному другу. Участник 2 Кривошей Максим Владимирович В данной ситуации я предложу задать работникам другие KPI — привязать их з/п не к отработанному времени, а к выручке (или кол-ву обслуженных клиентов) в крайнем случае, сделать окладно-премиальную з/п, одно это уж подтолкнет сотрудников увеличивать кол-во обслуживаемых клиентов, если такой вариант по тем или иным причинам не приемлем, тогда остается придумать более действенный метод контроля. Так как филиалов много, и они мелкие сразу отбрасываем биометрические системы контроля доступа. Обычные системы контроля доступа привязаны к ключам в той или иной степени, а они как задано в условии не работают, тогда самым оптимальным вариантом, я вижу использовать клиентов компании в качестве проверяющих. На интернет-сайте компании в разделе Время работы добавить текст объявление: «Уважаемые клиенты, если Вы пришли в рабочее время, а двери оказались закрыты, то Ваш заказ доставят Вам в любое удобное для вас время в любое удобное для Вас место, для этого позвоните по телефону 8-800-ХХХ-ХХ-ХХ.». Если это продажи, то клиенту любой товар в подарок, естественно, что затраты по доставке или по приобретению за счет руководителя филиала. Условия заинтересованности клиента зависят от вида деятельности компании. Лучше, если есть возможность зафиксировать эти условия на вывеске, причем текст объявления должен быть неотъемлем от вывески, и чем больше сама вывеска, тем проще проконтролировать ее наличие и меньше шансов, что после проверки она будет заменена. Также, объявление можно разместить на раздаточных материалах (пакетах, визитках, календарях), либо доводить до клиентов по СМС (если есть такая возможность). Вообще разместить как можно в больших местах. Затраты будут заключаться в организации службы приема телефонных обращений от клиентов, но ее можно совместить со службой поддержки, если такая имеется или с горячей линией. Алгоритм должен быть следующий. 1. Клиент пришедший в филиал и оказавшийся у закрытых дверей — звонит на горячий номер. 2. Оператор фиксирует звонок, перезванивает в указанный клиентом филиал. Фиксирует отсутствие в филиале сотрудников. Ставит в известность руководителя. С целью более жесткого контроля, можно снабдить филиал одной вэб-камерой снимающий торговый зал, для фиксации отсутствия сотрудников. Организация веб-трансляций зависит напрямую от возможностей ИТ-инфраструктуры компании и лежит за пределами данного кейса. Участник 3. Тойменцев Павел Викторович Из условий задачи следует, что сотрудники при исполнении своих обязанностей используют бизнес-приложение, а значит задача учета рабочего времени сотрудников сводится к автоматической фиксации работы в бизнес-приложении (на ЭВМ). Из условий задачи следует, что в компании много территориально распределенных филиалов, в каждом работает несколько сотрудников, и сотрудники должны обязательно быть на месте в определенные часы, их зарплата связана с отработанным временем, а значит, с учетом 1-го вывода, необходимо считать время начала работы сотрудника в бизнес-приложении временем прихода на работу, а время выхода из системы – временем ухода с работы. СКУД нецелесообразен. На основе этих выводов в качестве решения можно предложить установить систему автоматического учета времени, например, можно использовать продукты: crocotime или yaware. Система позволит контролировать приход/уход сотрудников, опоздания сотрудников, исключит возможность одного сотрудника отмечать других сотрудников, в связи с тем, что системы используют расчет активности работы за ЭВМ. Фиксировать продуктивное время использования бизнес-приложений, учитывать время обеденных перерывов и неэффективность сотрудников). В зависимости от отношения бизнеса к безопасности хранения информации, можно использовать либо SAAS-решение, либо локальное. Системы crocotime (Россия). Архитектура клиент-сервер (установка агентов мониторинга на локальные станции сотрудников, сервер устанавливается в головной компании). Стоимость: тарификация в зависимости от количества сотрудников, например, на 100 сотрудников 180 000 рублей. Система yaware (Украина). Архитектура клиент-сервер (установка агентов мониторинга на локальные станции, серверная часть используется в двух вариантах либо облачная платформа на AmazonEC2 (США) – SAAS технология, либо установка внутри компании). Стоимость облачного сервиса: тарификация в зависимости от количества сотрудников помесячная, например, на 100 сотрудников 1 год использования – 342 000 рублей. Стоимость корпоративной локальной версии: на 100 сотрудников - 456 000 рублей, тех поддержка 2-ой и последующие годы + 30 % от начальной стоимости, т.е. ежегодно 136 800 рублей ежегодно. При расчетах TCO необходимо учесть стоимость сервера в соответствии с техническими требованиями программного продукта (железо + операционная система). Также необходимо учесть соответствие локальных ЭВМ требованиям выбранного программного продукта (железо + операционная система). Обоснование для финансового директора: Оценить прямые потери можно как оценочное неэффективное время сотрудников, умноженное на среднюю ставку сотрудников. Косвенные – недополученная выручка, за счет отсутствие сотрудника на рабочем месте и как следствие потерю клиента. Оценить эффект от внедрения можно следующим образом. Сделать замеры непродуктивного времени по показателям системы в контрольных филиалах (отделах) в бесплатный период эксплуатации (данные системы имеют бесплатный период эксплуатации до 14 дней). Сотрудникам сообщается о системе мониторинга, изменяется регламент трудового распорядка в привязке к системе. После внедрения делаются те же замеры. Считаем потери (как указано выше). Эффект рассчитывается как разница потерь двух замеров. Срок окупаемости рассчитывается как отношение стоимости решения к эффекту. После срока окупаемости можно подсчитать ROI как срок эксплуатации умноженный на эффект. В связи с простотой решения, и не учитывая закупочные процедуры и количество ИТ-специалистов, сроки внедрения могут быть до 2 недель. Необходимы работы: сетевая установка программы на ЭВМ в филиалах, установка сервера при выборе локальной установки, настройка системы. Краткое резюме рекомендуемого решения: установка системы автоматического учета времени (например, продукт crocotime, сроки внедрения решения до 2 недель, стоимость 180 000 р. на 100 сотрудников). Необходимо изменение регламента трудового распорядка в привязке к системе. Участник 4. Васильев Александр Михайлович Контроль сотрудников. Цели проекта: Корректное ведение учета отработанного времени и учет реальной эффективности сотрудников Трудозатраты проекта: 25 рабочих дня. Условия задачи: - много мелких филиалов; - в филиале работает всего несколько человек; - зарплата прямо связана с отработанным временем; - сотрудники используют бизнес-приложения. Ограничения проекта: - использование приложений не обязательно сразу же при появлении на работе. Допущения проекта: - филиалы компании объединены в единую сеть; - финансовые расчеты – условные, среднестатистические; - электропитание в филиалах - 99, 999%; - в компании 50 филиалов; - каждый филиал имеет единственный вход для сотрудников; - средняя зарплата сотрудника филиала 45 000 рублей/месяц; - количество сотрудников в филиале 10 человек; - рабочее время 40 часов в неделю; - потери по времени 1 час в день на одного сотрудника; - целевое значение потерь времени 10 минут в день на одного сотрудника (допустимое по согласованию с генеральным директором); - в филиалах установлены сервера (1 сервер на филиал) для обеспечения автономной работы филиала; - наличие оборудования на складах поставщиков в нужном объеме; - компания обладает достаточными ИТ ресурсами для выполнения проекта, задачи проекта выполняются параллельно (НАЧАЛО-НАЧАЛО); - в кейсе рассматривается только оптимистичный сценарий проекта. Решение задачи: 1. Система контроля и управления доступом. Описанное в кейсе решение, с системой контроля по электронному журналу малоэффективна. В качестве альтернативного предлагается рассмотреть следующее решение: 2 Установка и настройка системы контроля и управления доступом на базе аппаратно-программного комплекса FaceID (http://www.hanvon.com/en/products/FaceID/) – биометрический сканер лица. Данные сканеры устанавливаются на входе-выходе офиса. Сканирование одного сотрудника занимает 1 сек., ложный допуск 0,0001%. Стоимость одного сканера составляет 20 000 рублей с монтажными работами и настройкой. Сроки (без учета тендера, договорной работы, закупок) на установку-настройку: 10 рабочих дней. Расчеты по инвестициям, потерям компании до внедрения и после внедрения системы представлены в Таблицах 1, 2, 3. Таблица 1. Инвестиции Наименование FaceID включая работы по монтажу и настройке Электромагнитные замки включая работы по монтажу и подключению Непредвиденные расходы Итого стоимость решения Количество 100 штук (2 шт. на филиал) Стоимость 2 000 000 рублей 50 штук (1 шт. на филиал) 150 000 рублей 50 филиалов 2 365 000 рублей 215 000 рублей Таблица 2. Потери компании до внедрения системы СКУД-FaceID Наименование Формула Значение Потери компании «украденное время» по 50 филиалов* 10 сотрудников* 20 2 812 500 рублей/месяц (12% отФОТ филиалов) всем сотрудникам всех филиалов «украденных» часов/месяц* 281,25 рублей/час рабочего времени Таблица 3. Потери компании после внедрения системы СКУД-FaceID Наименование Формула Значение Потери компании «украденное время» по 50 филиалов* 10 сотрудников* 200 469 000 рублей/месяц (2% отФОТ филиалов) всем сотрудникам всех филиалов после «украденных» минут/месяц* 4,69 внедрения системы СКУД рублей/минута рабочего времени Дополнительно, можно ввести систему штрафов для сотрудников при опозданиях на 10 минут, 15 минут и пр., но данные организационные меры выходят за границы рассматриваемого кейса и полномочий департамента ИТ. Психологический и экономический эффекты от предложенного решения очевидны, при инвестициях в проект в размере 2 365 000 рублей потери компании (как видно из расчетов) сокращаются, дисциплина в компании растет, появляется возможность поймать за руку всех. Статистические данные по сотрудникам собираются самой системой и доступны для загрузки в Excel в виде внешних источников данных (данные передаются по сети). С помощью надстройке PowerPivot к Excel можно предоставлять отчет в любых разрезах для руководства компании. Данное решение бесплатно и требует незначительных затрат по времени от ИТ департамента. Сроки на создание системы отчетов составляют: 5 рабочих дней. Общее время на внедрение 1-ой части решения (без учета тендера, договорной работы, закупок): 15 рабочих дней + 5 рабочих дней (буфер времени) = 20 рабочих дней. 2. Учет реальной эффективности сотрудников Для учета реальной эффективности сотрудников необходимо пересмотреть подход в оплате труда сотрудников филиала от «оплаты по времени» (постоянной зарплаты) к «оплате по выполнению ключевых показателей эффективности определенных процессов» (переменной зарплате). Соотношение основной части зарплаты к премиальной устанавливается совместно департаментом по работе с персоналом и финансовым департаментом. ИТ департамент предлагает внедрить в компании подход управления «через» бизнес-процессы (составляющие части подхода: методологическая, технологическая, проектная), а как часть подхода (технологическая), систему управления филиалами «через» бизнеспроцессы с использованием нотации для моделирования бизнес-процессов BPMN 2.0. На основе системы можно задать целевые, нормативные значения времени сквозных бизнес-процессов, создать систему ключевых показателей эффективности для сотрудников филиалов. Пример от компании «Геометрия»: «Главный результат проекта – сокращение срока подготовки коммерческих предложений на 40% с одновременным повышением качества». К внедрению во всех филиалах предлагается система управления бизнес-процессами (BPMS) BizagiXpressEdition от компании Bizagi (http://www.bizagi.com). По лицензионному соглашению для компаний до 10 сотрудников – решение бесплатное. Система может быть установлена для каждого филиала на уже существующих в филиалах серверах. После формализации и стандартизации основных бизнес-процессов филиала, настройки системы, обучения сотрудников, решение запускается в заранее выбранных, филиалах компании как пилотный проект. Отчеты, представленные в системе, позволяют оценить эффективность работы сотрудников выбранных филиалов и сравнить с данными, полученными из филиалов не использующих данный подход. Анализ также может производится по финансовым показателям филиалов с установленной системой и без нее. По результатам пилотного проекта, на основе полученных данных можно сделать выводы и принять управленческое решение. Общее время на внедрение 2-ой части решения (без учета времени на формализацию и стандартизацию бизнес-процессов): 20 рабочих дней + 5 рабочих дней (буфер времени) = 25 рабочих дней. Выводы: Предложенное решение состоит из двух частей – это аппаратно-программный комплекс СКУД, и система управления бизнес-процессами (BPMS) в филиалах. Совместное использование и аппаратно-программного комплекса, и системы управления процессами на мой взгляд приведут к синергическому эффекту. Оба решения могут быть развернуты только в части филиалов как пилотные проекты, что резко сократит затраты (47 300 рублей/филиал) и позволит руководству, в кратчайшие сроки, оценить предложенное решение. Дополнительно в рамках пилотного проекта можно запросить оборудование сроком до одного месяца у поставщика на тестирование по гарантийному письму. Тогда затраты на пилотный проект составят 0 рублей . Участник 5. Полтавец Андрей Васильевич Необходимо внедрить биометрическую систему учета рабочего времени и (при необходимости) контроля физического доступа, в основе которой лежат сканеры отпечатков пальцев. Приход/уход с работы (из служебного помещения) сотрудника возможен только после сканирования отпечатка и фиксируется в общей системе учета рабочего времени. При необходимости можно добавить IP-камеры в офисах. Участник 6 Иванов Эдуард Анатольевич Варианты решения СКУД на основе бесконтактных карт, а может быть даже и контактных. СКУД на основе биометрической системы. Да можно и пароли оставить, из описания не очень понятно каким образом сотрудники регистрируются в электронном журнале: через компьютер на рабочем месте, или на входе в офис стоит некий центральный регистратор. Дабы защититься от передачи карт, паролей, эл. ключей, био-муляжей и т.п. надо систему регистрации дополнить фото-видео-фиксацией. Имеем 15 филиалов по 10 рабочих мест в каждом + центральный офис 50 рабочих мест. Допустим, для определенности, что для регистрации в электронном журнале все сотрудники используют ПК, стоящие у них на рабочих местах. В этом случае надо все рабочие места снабдить веб-камерами, электронный журнал дополнить новым функционалом: при регистрации веб-камера делает фото и вместе с временем регистрации в базу добавляет и фото регистрируемого. При просмотре журнала регистраций вместе с датой-временем-фио регистрируемого выводить фото регистрируемого и оригинальное фото сотрудника. Подлог будет обнаружен сразу. Затраты на внедрение: покупка веб-камер, доработка эл. журнала, пуско-наладка. Доработка эл. журнала - 20часов*1500руб/час = 30000 руб. Оборудование — веб-камера Dialog WC-25U 690руб*(10*15+50) = 138000 руб. Установка камер: 200камер*0.25часа*800руб/час = 40000 руб. Процесс покупки возможен на местах, возможен централизованный с последующей пересылкой в филиалы. Сделаем централизованный, т. к. судя по задаче на местах этот процесс могут сильно саботировать. Да и не всегда на местах можно приобрести требуемое оборудование. Тогда надо добавить транспортные расходы Транспортные расходы 700руб*15филиалов = 10500руб. ИТОГО прямые затраты: 218500. Для установки камеры взято время 15 минут. Под установкой подразумевается подключение камеры к ПК, установка драйверов, проверка работоспособности. Для установки предлагаю привлечь аутсорсера, с оплатой 800 руб.час. В зависимости от квалификации и лояльности персонала, возможна и самостоятельная установка камер. Тогда прямые затраты буду ниже. Календарный план: 1-10 день: доработка журнала, распространение новой версии по филиалам. 1-10 день: покупка камер. 11-20 день: доставка камер в филиалы. 18-22 день: установка камер. 18-30 день: тестовая эксплуатация 31-40 день: устранение ошибок 41 день — запуск в эксплуатацию. Возможные вариации: вместо веб-камер на входе в офис поставить видео-камеру, и просматривать записи времени открытия/закрытия офиса. Преимущества: низкая стоимость внедрения, высокая скорость развертывания, появляется простейшая система видеонаблюдения. Недостаток: если филиалов много, потребуется значительное время на просмотр видео, как следствие высокая стоимость эксплуатации. Можно сделать систему видеофиксации на основе домофона. Можно на входе в офис поставить турникет, организовать вход по картам, турникет снабдить фотокамерой и делать фотоснимки всех, входящих/выходящих. Можно фотокамеру заменить видеокамерой которая поддерживает стандарт ONVIF тогда решим несколько задач: фото-фиксация всех входящих, занесение фото в базу, видеонаблюдение. Участник 7 Ершов Владимир Николаевич Исходные предпосылки: Есть электронный журнал учёта (ЭЖУ) рабочего времени Используются бизнес-приложения Эффективность определяется количеством отработанного времени Неопределённости: Является ли ЭЖУ разработкой компании или можно ли в него интегрировать свои модули Есть ли жёсткая корреляция сотрудник – используемое бизнес-приложение? Цель: Контроль рабочего времени РЕШЕНИЕ: Если ЭЖУ открытое приложение предлагается его доработка для авторизации в системе по отпечаткам пальцев, например, при помощи USB-сканера отпечатка пальцев EikonToGo (цена девайса в районе $40). Экономическая оценка решения методом ROI даст достаточно быстрый срок окупаемости, учитывая время разработки и тестирования модуля порядка 40 часов. Так же можно использовать анализатор логов подключения к точке Wi-Fi (при их наличии в филиалах) и обязать сотрудников включать WiFi на мобильных устройствах. Дополнительных мер не требуется. Участник 8 Макаров Андрей Дмитриевич Решение 1: СМС на телефон Описание: Сотрудник в системе выбирает себя и ему на указанный в системе мобильный телефон высылается смс с кодом. Сотрудник вбивает код, и авторизация проходит. Если сотрудник забыл телефон, то он звонит в центральный офис и просит зарегистрировать себя. Запросы на регистрацию без смс фиксируются и если их скапливается больше 3 в месяц, то сотрудник каким-либо образом наказывается (например, депримирование). Действия: Регистрация в sms4b.ru Внедрение системы отправки пароля по смс. Выделение сотрудника под сопровождение системы и бизнес-процесса. Затраты: Разовые: Внедрение в текущую систему или переделка текущей системы для отправки смс при выборе сотрудника. Периодические: Количество сотрудников, отмечающихся в системе * Количество отмечаемых событий * Тариф смс (> 50000 смс в месяц примерно 0,5 в sms4b.ru). 1000 сотрудников, 2 события в день (приход и уход), 30 дней = 60000 смс в месяц = 30000 рублей в месяц. Сопровождение: 1,0 час в день одного сотрудника IT. Критерии: Наличие стабильного интернета на точках если пользоваться сервисами типа sms4b.ru. Сложности: Смс может долго идти. Решение 2: Фото лица Описание: На терминалы где вводят пароли устанавливается камера и при вводу пароля фотографируется лицо пользователя. Далее данные раз в неделю сортируются по пользователю и проверяются контролирующим сотрудником. Если лица разные, то сотрудник каким-либо образом наказывается (например, депримирование). Действия: Выделение сотрудника под контроль. Обеспечение терминалы камерами. Внедрение системы фотографирования при вводе пароля. Затраты: Разработка и внедрение системы фотографирования при вводе пароля. Закупка недостающих камер. 1000 руб. * количество терминалов где нет камер. Установка камер. Вариации: возможная автоматизация: Автораспознавание лиц программными средствами. При невозможности распознать (начало января), сотрудник звонит в головной офис и организуется видео или телефонная связь сконтролирующий сотрудником, и он регистрирует сотрудника. Доп. затраты: внедрение системы автораспознования лиц. Доп. преимущества: при нормально работающей системе будет меньшая нагрузка на контролирующего процесс сотрудника. Решение 3: Конфиденциальная информация Описание: В окне где сотрудник вводит пароль можно выводить персональную информацию. Вариант информации: Зарплата сотрудника. Если предположить, что зарплата там не у всех одинаковая и сотрудники сейчас не активно ее разглашают. В том числе подписать с каждым сотрудником NDA с пунктом о неразглашении заработной платы. Доп.: Еще, например, информацию о возрасте (для девушек). Действия: Сменить всем пароли, чтобы сотрудник заново решал, давать пароль или нет. Внедрение модификации отображения персональной информации при вводе пароля. Затраты: Разработка и внедрение модификации отображения персональной информации при вводе пароля. Участник 9 Денисов Михаил Владимирович Предположения: В филиалах в сумме работает меньше 30 сотрудников (для оценки стоимости решения) Количество филиалов – 5 В каждом филиале есть доступ в интернет В каждом филиале есть хотя бы одна рабочая станция 1. Цель Обеспечить корректный учет отработанного времени и реальной эффективности сотрудников 2. Предлагаемое решение Биометрическая система учета рабочего времени Предлагается заменить существующий электронный журнал на биометрическую систему учета рабочего времени с использованием отпечатков пальцев. Сотрудник приходя и покидая филиал, проводит пальцем по считывателю отпечатков пальцев, тем самым фиксируя факт своего прихода/ухода. На одну рабочую станцию офиса устанавливается аппаратно-программный комплекс TimeControlOfficeLiteBio, который состоит из: Биометрического USB-считывателя: устройства, которое обеспечивает считывание отпечатков пальцев и подключено к существующей рабочей станции в филиале Программы учета рабочего времени, которая фиксирует события и позволяет передать их в центральных офис Дополнительно система позволяет: исключить несанкционированный доступ использовать резервные отпечатки пальцев (второй палец) автоматизировать сложноструктурированную организацию с филиальной сетью осуществлять интеграцию с другими информационными системами (1С) 3. Этапы реализации решения В рамках внедрения данного решения необходимо: Закрепить ответственное лицо из центрального офиса, которое будет являться администратором системы и отвечать за актуальное состояние справочников системы Добавить ИТ-отделу новый сервис по поддержке биометрической системы с определенным уровнем (сервиса) – в состав этой работы входит поставка, установка, настройка системы Актуализировать кадровую документацию на предмет обязательства сотрудников по ежедневной авторизации, предусмотреть систему наказаний Ознакомить под роспись всех сотрудников филиалов с обновленной кадровой документацией 4. Риски проекта 4.1. Сотрудники филиала могут намеренно выводить устройство считывания из строя или ссылаться на неработающее устройство, не выполняя считывания отпечатка пальца. В случае, если этот риск сработает, можно привлечь местного ИТ-специалиста (возможно системного администратора по договору об оказании разовых услуг) с целью проверить работу системы. Если будет выявлен преднамеренный человеческий фактор – задействовать систему наказаний. Стоимость разовых услуг системного администратора – около 2000 руб. 4.2. Сотрудники после авторизации будут покидать рабочее место В случае, если этот риск сработает, необходимо будет реализовать проект по внедрению системы мониторинга компьютеров LanAgent (в рамках проекта приобрести программный комплекс, развернуть его на рабочих станциях, дополнить отчеты администратора из системы учета рабочего времени отчетами из LanAgent). Стоимость системы мониторинга для всех филиалов – 30’000 руб. 5. Бюджет проекта Инвестиционные затраты: № п/п 1 2 3 Статья затрат Наименование затрат Количес тво USB- 5 Цена Сумма Приобретение аппаратного обеспечения Приобретение программного обеспечения Услуги подрядных организаций Биометрические считыватели 5’200 26’000 Система учета рабочего 1 времени OfficeLite 4’700 4’700 Подключение настройка системы 2’000 10’000 и 5 Итого 40’700 Стоимость 1 года владения системой в ближайшие 5 лет (без учета стоимости поддержки сотрудниками ИТ-отдела и без учета рисков): № п/п 1 Статья затрат Наименование затрат Продление/обновле Подписка ние программного обновление обеспечения поддержку системы 6. Сроки осуществления проекта № Наименование этапа Количес тво на 1 и Срок, дней Цена Сумма 5’000 5’000 п/п 1 Решение организационных 2 вопросов (назначение ответственного, обновление кадровой документации) 2 Поставка, настройка системы 5 3 Заполнение справочников и 2 обучение сотрудников Итого 9 7. Ожидаемый результат проекта Система обеспечивает корректный учет отработанного времени, что в свою очередь обеспечивает реальную эффективность сотрудников Участник 10 Зазук Антон Владимирович 1. Рассмотреть вариант закупки и интеграции USB-сканеров отпечатков пальцев с существующим журналом учёта рабочего времени. 2. USB-сканеры отпечатков пальцев и ПО для интеграции с кадровыми программами. 3. В случае невозможности технической реализации или экономической нецелесообразности вариантов выше, рассмотреть варианты готовых решений биометрических СКУД с IP- сканером для каждого филиала и ПОучёта рабочего времени. Участник 11 Кайдалов Евгений Владимирович Как видно из задания, у руководства нет достоверных данных о нахождении работника на рабочем месте и статистики по использованию бизнес приложения. Вариант 1 Предлагается добавить к электронному журналу учета рабочего времени веб камеру. После ввода пароля делается снимок. Время берется с компьютера. Каждый сотрудник должен обязательно отмечаться приходя и уходя на компьютере на котором установлена программа электронного журнала. Достоверность учета будет подтверждаться снимком сотрудника с веб камеры и временем с часов компьютера. Принимаем во внимание что у пользователя ограниченные права на компьютере. Для сбора статистики, можно взять любую программу мониторинга активности нашего бизнес приложения по заголовку его окна. Например, motivateclock или StaffCop. Самое сложное в этой задаче добавить к электронному журналу веб камеру. Но, если ИТ отдел сильный, это не займет много времени написать скрипт делающий снимок с веб камеры, привязывающий его ко времени и отправляющий его в папку с идентификатором сотрудника. Иначе можно найти фрилансера. Стоимость решения: Фрилансер, если необходимо Веб камера < 5000 руб. 1000 руб. х кол-во мелких филиалов. Настройка: удаленно. 1 рабочий день на филиал. Если не внедрить, можно терять рабочие часы в филиалах и как итог потеря клиентов, прибыли. Вариант 2 На основе облачного сервиса, например Yaware.Online. Это онлайн-сервис для учёта рабочего времени сотрудников за компьютером. Собирает информацию о работе сотрудника. Фиксирует, какие программы используются, когда начался, закончился рабочий день и что происходило в течение дня. Формирует наглядные отчёты. Информация доступна в режиме онлайн. Делает снимки с веб камеры. Каждый сотрудник должен обязательно включать компьютер приходя на работу, при этом после входа под своей учетной записью делается снимок. Так же снимки делаются во время рабочего дня. И мониторится работа в программах. Достоверность учета будет подтверждаться снимками сотрудника с веб камеры и временем с часов компьютера. Принимаем во внимание что у пользователя ограниченные права на компьютере. Стоимость решения: Облачный сервис Yaware.Online 350р в месяц на один компьютер Веб камера 1000 руб. х кол-во мелких филиалов. Настройка: удаленно. 1 рабочий день на филиал. Если не внедрить, можно терять рабочие часы в филиалах и как итог потеря клиентов, прибыли. Вариант 3 На основе автономного контроллера регистрации со встроенным считывателем для карт формата ЕММ. Т.е. учет рабочего времени производится по карточкам, при этом за достоверностью следит видео камера. Каждому сотруднику выдается индивидуальная карточка. Приходя и уходя с работы он прикладывает карточку к считывателю, тем самым фиксируется время события. Одновременно камера видеонаблюдения фиксирует событие и записывает его на автономный регистратор. Камера служит для предотвращения попыток отметки нескольких карточек одним сотрудником. В течении дня формируется база событий в виде таблицы, из которой можно понять, кто когда отмечался и принять решение по каждому сотруднику. Стоимость решения: Комплект оборудования с установкой на филиал 40000 руб. Настройка и установка 1 рабочий день на филиал. Если не внедрить, можно терять рабочие часы в филиалах и как итог потеря клиентов, прибыли. Участник 13 Акимова Татьяна Евгеньевна Рабочее время сотрудников – один из основных ресурсов любой организации. И применительно к этому виду ресурсов необходимо найти способы уменьшить затраты и повысить эффективность использования. Рабочее время сотрудника для решения задач контроля можно сгруппировать следующим образом: 1. Отсутствие на рабочем месте 2. Присутствие на рабочем месте 2.1. Выполнение функциональных обязанностей; 2.2. Выполнение работ не связанных с функциональными обязанностями; 2.3. Бездействие. Рассмотрим 3 основных класса систем, с помощью которых можно повысить исполнительскую дисциплину, уменьшить затраты и повысить эффективность использования рабочего времени. 1 класс систем. Учет присутствия/отсутствия на рабочем месте решают системы учета рабочего времени, которые можно условно разделить на следующие типы: 1. Системы «ручного» учета: данные в систему вносятся вручную или специально назначенным человеком (табельщиком) или каждым сотрудником самостоятельно плюсы: отсутствие затрат на считывающие и идентификационные устройства; минусы: непродуктивный расход рабочего времени, возможность фальсификации данных. 2. Системы автоматизированного учета плюсы: автоматизированный ввод данных в режиме реального времени, минусы: затраты на приобретение считывающих, электронных замков, турникетов; системы данного класса могут отследить время прихода и ухода сотрудника, но они не дают сведений о том, чем именно занимался работник, находясь в офисе; a. С помощью идентификационных устройств (магнитные карты, смарт-карты, устройства с радиолокационными метками, электронные ключи и т.д.) (доп. минусы: возможность потери/поломки; фальсификация данных при передаче идентификационных устройств от сотрудника к сотруднику) b. Основанные на биометрических данных (как правило, используется считывание отпечатка пальца, но могут использоваться и другие методы) (доп.плюсы: практически исключена возможность фальсификации данных, доп.минусы: необходимость соблюдения требований по защите биометрических персональных данных в соответствии с действующим законодательством) 2 класс систем. Для анализа целевого/нецелевого использования рабочего времени используют системы контроля, мониторинга и анализа действий пользователей. При выборе подобной системы необходимо учитывать наличие следующего функционала: Мониторинг: o Мониторинг использования программного обеспечения (активное использование/передний план/фон); o Мониторинг сетевого трафика, посещения сайтов, печати страниц; Управление: o Разделение программ, трафика, сайтов, принтеров на разрешенные/запрещенные в рамках определенных групп пользователей и функциональных обязанностей; o Возможность запрета запуска всех программ кроме разрешенных для определенных пользователей; Анализ: o Автоматизированное формирование сводной отчетности, метрик, показателей эффективности; o Автоматизированный сравнительный анализ плановых и фактических показателей и метрик; o Автоматизированный сравнительный анализ плановых и фактических показателей и метрик разных сотрудников/подразделений/филиалов; o Статистика нарушений, динамику изменения показателей и т.д. Требования к технологической платформе: o возможность работы с большими объемами данных и в гетерогенных сетях; o web-интерфейс; o Сбор, обновление и анализ данных в режиме реального времени; o Высокая скорость работы, низкая требовательность к ресурсам клиентских рабочих мест; o возможность адаптации под требования организации, интеграции с применяемыми системами Плюсы: огромный объем информации для проведения всесторонних видов анализа; Минусы: требуют тонкой настройки, для того, чтобы вся собираемая информация не превратилась в колоссальный массив неструктурированных и неподдающихся обработке данных. 3 класс систем, применяемых для решения данных задач – системы контроля исполнительской деятельности и системы мониторинга ключевых показателей эффективности. Каждому сотруднику/подразделению должны быть назначены конкретные задачи и сроки. В зависимости от функциональных обязанностей должны быть определены ключевые показатели эффективности и методики их подсчета (например, количество разработанной проектной документации, скорость отклика, количество обработанных заявок, отношение количества назначенных заданий к выполненным, количество плановых заданий, отработанных в срок и т.д.). Значения и сравнительный анализ ключевых показателей эффективности по каждому подразделению/сотруднику/филиалу должны быть должны быть доступны в режиме реального времени как топ-руководителям, руководителям филиалов, подразделений так и рядовым сотрудникам (в зависимости от назначенных прав). Плюсы: возможность отслеживания прямой связи между поставленными целями/задачами/сроками и фактическим исполнением; применение систем данного класса – самый лучший способ повысить эффективность работы сотрудников/подразделений и филиалов без формального ужесточения требований к дисциплине. Минусы: требуют предварительного проведения анализа для определения ключевых показателей эффективности, точного внесения всех назначенных задач и данных по фактической отчетности. В зависимости от целей, поставленных топ-руководителями, выбирается одна или несколько систем из вышеперечисленных, для примера приведем несколько целей и вариантов систем. Цель Класс системы Предварительная оценка стоимости (баллы от 1 до 10) Контроль соблюдения режима рабочего времени (посещаемости, опозданий, ранних уходов) Контроль целевого использования информационных систем Выполнение плановых показателей Повышение мотивации персонала и защита от утечки информации Учет рабочего времени, эффективность сотрудников 1 1 2 5 3 3+2 7 9 1+3 6 Последняя в списке цель является наиболее близкой к изначально поставленной задаче. При жестком лимите средств на первом этапе внедряется только система 1 класса. Альтернативная идея с нулевыми затратами: сделать так, чтобы сообщение своего пароля в системе учета рабочего времени посторонним было максимально невыгодно, например, использование того же самого пароля в локальной биллинговой системе или для доступа к просмотру собственных начислений в бухгалтерской программе Участник 14 Кузьмина Марина Сергеевна Поставить в каждый офис блок контроля доступа по отпечаткам пальцев и видеонаблюдение. По стоимости это обойдётся компании примерно в 20 000,00 – 30 000,00 руб. на один объект (ПО входит в стоимость и позволяет вести журнал регистрации доступа). По сроку - 2 недели на один офис. Участник 15 Афанасьев Сергей Михайлович По данному кейсу я бы предложил финансовому директору и владельцу бизнеса следующие варианты решения, основывающиеся на различных принципах контроля организации бизнес-процессов: № Принцип п/п 1 Психологически й 2 Аппаратнопрограммный Решение и технико-экономическое обоснование Стоимость Исходя из допущения, что существует такая персональная конфиденциальная информация, которой сотрудники по понятным причинам не захотят обмениваться между собой, задать каждому сотруднику такой пароль авторизации в электронном журнале, который будет содержать его персональную информацию (ключевую часть, ссылку и т.д.). При этом объявить всем сотрудникам принципы формирования паролей. Например, если в теле пароля в явном виде будет присутствовать сумма персонального денежного вознаграждения, бонуса и т.д. Практическ Стоимость рабочего времени технических и нулевая специалистов по замене паролей можно считать несущественной, хотя возможно потребуется доработка электронного журнала для регистрации по паролю не только входа, но и выхода (в кейсе об особенностях самого электронного журнала ничего не сказано). Вероятность возможности сговора и в этом случае ненулевая, так как зависит от степени взаимоотношений в коллективе (от степени нежелательной для руководства «сплоченности» коллектива). Использовать биометрические методы идентификации сотрудников при регистрации в электронном журнале, например, применить устройства считывания отпечатков пальцев на Высокая рабочих местах сотрудников при регистрации действий в электронном журнале. Достигается высокая достоверность Скорость внедрения Практическ и мгновенная Эффективность Вероятно невысокая Достоинства Мгновенная внедряемост ь Нулевая стоимость Низкая Высокая Недостатки Вероятно невысокая эффективно сть Высокая Высокая стоимость эффективно сть (близко - Медленное к 100%) внедрение № Принцип п/п 3 Программный Решение и технико-экономическое обоснование Стоимость результатов действий сотрудников, так как обмануть такую систему, если и возможно теоретически, то на практике вряд ли кто-то будет этим заниматься. Стоимость владения системой будет достаточно высокой, складывается из стоимости всех устройств, программного обеспечения, лицензий, периодической техподдержки. Высокая длительность внедрения, так как потребуется разработка программного обеспечения по интеграции с электронным журналом или полная замена его на другое ПО. Предложить использовать динамическую генерацию паролей для регистрации действий в электронном журнале посредством рассылки коротких сообщений, содержащих пароли, на персональные мобильные телефоны. Стоимость владения достаточно невысокая, складывается из абонентской платы оператору коротких сообщений и стоимости программного обеспечения по сопряжению электронного журнала со шлюзом оператора связи. Низкая Скорость внедрения достаточно высокая, будет зависеть только от скорости разработки специализированного ПО и времени на заключение договора с оператором связи. Не гарантируется стопроцентная достоверность результатов действий сотрудников, так как, хотя вероятность сговора снижается и затрудняется его реализация (обзвонить всех сотрудников и запросить у них Скорость внедрения Высокая Эффективность Достоинства Средняя - Невысокая стоимость Эффективно сть возможно Достаточно ниже быстрое средней внедрение Недостатки № Принцип п/п Решение и технико-экономическое обоснование Стоимость Скорость внедрения Эффективность Достоинства Недостатки присланные пароли), но возможность таких действий полностью не исключена. Установить в удаленных офисах камеры наблюдения с требуемым охватом рабочих мест и приемлемым качеством регистрации изображения, впоследствии проводить периодический анализ записей Вероятен видеорегистраторов и принимать по фактам Психологич технический нарушения трудовой дисциплины еская саботаж, административные меры (депремирование мотивация например, сотрудников). исполнения умышленны Средняя Средняя Средняя Стоимость владения складывается из трудовой й вывод стоимости оборудования, стоимости работ по дисциплины оборудовани монтажу и техподдержке, стоимости (за тобой я из дополнительного энергопотребления, но следят) рабочего предполагаю, что будет ниже, чем в случае состояния использования биометрических средств идентификации сотрудников. Скорость внедрения зависит только от времени на закупку и монтаж оборудования. Если в ближайшее время ни одно из решений не будет внедрено, то потенциальные риски заключаются в полном расхолаживании трудовой дисциплины при отсутствии жесткого контроля, что скажется на производительности труда и результативности бизнес-процессов. 4 Аппаратноадминистративн ый Участник 16 Коровин Александр Николаевич Селфи Предположение. В качестве рабочего приложения используется приложение на мобильном устройстве (что более чем логично для современных промоутеров) Дорабатываем приложение - добавляем функционал "селфи" (делаем фотку себя) При приходе на работу и уходе каждый сотрудник фотографирует себя в приложении. Приложение отправляет на сервер фото, время, координаты. Заносим в электронный табель время и точку. В зависимости от бюджета - или настраиваем на стороне сервера распознавание лиц или с некой периодичностью некую выборку просматривает человек (сличает фото сотрудника с фоткой в личном деле). Второго варианта достаточно, так как ВСЯ история храниться на сервере и в случае подозрения можно просмотреть. Участник 17 Никонов Александр Алесандрович Решением данной задачи является внедрение системы, поддерживающей биометрические технологии (отпечатки пальцев и т. д.). Ранее, когда оборудование для этих систем (сканеры) было достаточно дорого, использовались технологии аутентификации по пластиковым картам: со штрихкодом, магнитной полосой или чипом. Но эти системы не избавляли от главной проблемы – карту можно было так же передать коллеге, как и пароль, поэтому один человек мог отметить в системе приход или уход всего офиса. Поэтому и предлагаю рассматривать только системы с поддержкой аутентификации по отпечатку пальца. Таких систем представлено на рынке великое множество, как на распространённой платформе 1С, так и самостоятельные системы с возможностью интеграции с любой учетной системой предприятия (1С, SAP, Oracle и т. д.). Конкретный выбор системы возможно сделать после понимания бизнес-процессов отдельно взятого предприятия, изучения систем, проведения тендеров и т. д. Как один из вариантов я рассмотрю систему BioTime http://www.biotime.ru/. Она включает в себя весь необходимый нам функционал: поддерживает филиальную сеть, контролирует доступ посредством отпечатков пальцев, ведет учет рабочего времени, интегрируется с любой учетной системой и т. д., подробно можно посмотреть здесь http://www.biotime.ru/advantages/... . Внедрение данной системы не потребует серьезных изменений бизнес процессов компании. Сотрудникам необходимо будет отмечать свой приход и уход с помощью сканера, а система автоматически будет выгружать данные в HR систему (HR модуль ERP системы) для учета отработанного времени сотрудника и отражения в его KPI и, соответственно, зарплате. Для оценки стоимости проекта я исходил из следующих предположений. Есть центральный офис с 15 сотрудниками и пять филиалов с 10 в каждом (штат 65 человек). За основу взяты цены на ПО на ресурсе http://store.softline.ru/biolink/... . Стоимость сканера взята средняя, 5000 рублей, на основе данных http://www.help-line.ru/products/... и http://arkus-it.blizko.ru/products/... . Стоимость ПО составит 12200 рублей за систему и 200 рублей за одну лицензию пользователя, итого 12200+200*65=25200. Существует еще вариант покупать лицензии не на пользователя, а на рабочую станцию (3850 на станцию), но нам данный вариант не подходит, так как он выгоден только при большом количестве пользователей на одну рабочую станцию (например, один офис с большим количеством сотрудников и одной станцией со сканером на входе и выходе). Ежегодная поддержка составит от 7150 рублей. Сканеров нам нужно шесть штук – по одному на офис и пять филиалов. Итого стоимость сканеров составит 5000*6=30000 рублей. Рабочие станции будем задействовать те же, что уже работают в офисе и филиалах. Итого стоимость проекта составит 25,2+30=55,2 тысяч рублей. Ежегодная поддержка от 7,2 тысячи рублей. Длительность проекта составит четыре недели: 1 неделя. Закупка и поставка ПО и оборудования. 2 неделя. Тестовый запуск системы ИТ отделом. 3 неделя. Разворачивание и запуск системы в офисе и первом филиале. Обучение пользователей. 4 неделя. Разворачивание системы во втором-пятом филиале. Обучение пользователей. Резюме: 1. Проект «Контроль сотрудников». 2. Внедряемые решения: программное обеспечение «BioTime 6 Professional»; оборудование -сканер биометрический BioLink U-Match 3.5. 3. Стоимость проекта 55,2 тысяч рублей. Ежегодная поддержка от 7,2 тысячи рублей. 4. Длительность проекта 4 недели. 5. Эффект: сокращение потерь компании на сумму более 200 тысяч рублей в год, источник http://www.biotime.ru/advantages/... Участник 18 Рудакова Екатерина Валерьевна 1. Установить счетчики посетителей с камерой (стоимость оборудования до 5 тыс, с ПО около 30. Есть бесплатное ПО) таким образом, чтобы нельзя было выйти и войти в обход оборудования. Камера распознает по настроенным параметрам человека, поэтому тележки, собаки и многое другое не фиксируется. Так как сотрудники должны приходить до начала рабочего дня, то отчеты до Х часов покажут, сколько прошло. Потом автоматически загружать в табель. В течении дня людям будет не очень выгодно туда-сюда ходить, так как в точках продаж мотивация персонала должна быть завязана на кол-во обслуженных клиентов и процент конверсии вошел/купил 2. Установить камеры в помещении (инфракрасные или сПОпо распознаванию лиц), отчет будет показывать в разрезе времени – сколько в среднем человек находилось человек в помещении. 3. Так как единственное, что гарантированно нельзя передать «соседу», это биометрические данные, то сканеры отпечатков пальцев. Например, ПК со сканерами по отпечатку пальцев для входа в систему. Сейчас на ноубуках часто это уже предустановлено, поэтому затраты в случае наличия такого оборудования только на ПО. 4. И самое главное и самое правильное: Изменить систему мотивации. Мотивировать сотрудников на рабочее время в часах не лучший вариант, особенно если это продажи. Мотивировать нужно на результат, разработать KPI, которые должны соответствовать стратегии компании Участник 19 Молчанов Анатолий Анатольевич Задача аутентификации пользователя в условиях возможного сговора исключает все решения, основанные на владении уникальной информации(пароль) или уникального предмета(смарт-карта), если не будут применены методы создания внутренней конкуренции, когда сотрудники сами не хотят меняться паролями/картами. Из общедоступных, могут использоваться решения в которых аутентификационная информация является неотъемлемой частью пользователя: - отпечатки пальцев. Корпоративные ноутбуки, манипуляторы "мышь" со сканером, СКУД и прочие средства для биометрической аутентификации. - черты лица. Веб-камера на компьютере с электронным журналом, фотографирование пользователя в процессе первичного входа в систему. - параметры голоса. Автоматический звонок на рабочие места с просьбой повторить случайную фразу.