ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ
ПРЕДПРИЯТИЕМ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА
Елисафенко Михаил Евгеньевич
бакалавр, Новосибирский государственный университет,
РФ, г. Новосибирск
E-mail: SaintHeiser@gmail.com
Васючкова Татьяна Сергеевна
канд. физ.-мат. наук, доцент, Новосибирский государственный университет,
РФ, г. Новосибирск
E-mail: tava@mail.ru
DEVELOPMENT FEATURES OF ENTERPRISE MANAGEMENT SYSTEMS
FOR SMALL BUSINESSES
Elisafenko Michael
bachelor of Information Technology, Novosibirsk State University,
Russia, Novosibirsk
Vasyuchkova Tatyana
candidate of Physico-mathematical Sciences,
associate professor, Novosibirsk State University,
Russia, Novosibirsk
АННОТАЦИЯ
Цель работы — разработка и программная реализация компонентного
подхода для построения системы управления малым бизнесом. Преимущество
в том, что использование производственных функций и задач позволяет
оперативно и с минимальными затратами (на основе готовых шаблонов)
настраивать
и
изменять
систему
управления,
отражая
изменчивость
окружающей среды. Анализ проблем управления в малом бизнесе. Обзор
______________________________
Елисафенко М.Е., Васючкова Т.С. Особенности разработки систем управления
предприятием для малого бизнеса // Universum: Технические науки : электрон. научн. журн.
2015. № 3 (16) . URL: http://7universum.com/ru/tech/archive/item/2005
существующих решений и проблемы их использования в малых предприятиях.
Требования к системам управления для малого бизнеса. Архитектурное
решение для программной системы управления.
ABSTRACT
Aim of this work is design and software implementation of the component
approach to build a management system for small business. The advantage is that
the using of production functions and tasks allows quickly and cost-effectively (based
on predefined templates) customize and change management system, reflecting
the environment variability. Overview of existing solutions and problems of their use
in small business. Requirements for management systems for small business.
Architecture solution for management system software.
Ключевые слова: система управления, малый бизнес, проблемы
управления,
стандарты
управления,
методологии
построения
систем,
компонентный подход.
Keywords: management system, small business, project management,
management issues, management standards, methodologies of systems building,
component approach.
Мировой опыт развития малого предпринимательства свидетельствует
о его большом потенциале и ряде преимуществ перед средним и крупным
бизнесом.
Становление
и
развитие
малых предприятий
не
требует
значительных финансовых ресурсов, а сочетание небольших размеров фирм
с их производственной
и
управленческой мобильностью
позволяет
чутко
реагировать на постоянно меняющееся состояние рынка [3].
В
настоящее
время
использование
информационных
технологий
в управлении малым бизнесом — объективная необходимость. Они стали
одним из общепринятых инструментов контроля хозяйственной деятельности,
повышения рентабельности и успешного противостояния в конкурентной
борьбе.
Их
главное
предназначение
—
построение
информационного
пространства малого предприятия, позволяющее отображать состояние бизнеспроцессов в управленческой, бухгалтерской, производственной и административной системах управления организацией [7].
Проблема большинства современных информационно-управленческих
систем для малого бизнеса заключается в том, что они либо являются
масштабированной системой для крупных предприятий, либо проектируются,
опираясь на стандарты и методологии, предназначенные для крупного
и среднего предпринимательств. Причём в большинстве случаев эти системы
ориентированы
на зарубежные аналоги, которым свойственны другое
юридическое поле и другая модель бизнеса. В ходе исследования выяснилось,
что многие техники и методологии, ориентированные на крупный бизнес,
не дают эффективных результатов в малом предпринимательстве, которое
работает в нестабильной среде. Об этом упоминается в различных источниках
по реинжинирингу бизнес-процессов и практике использования современных
систем управления [4; 5].
Далее в статье выделяются ключевые проблемы малых предприятий. Это
как управленческие проблемы, так и проблемы структуры организации. Также
излагается анализ практики часто используемых шаблонов построения
автоматизированных
управленческих
систем
в
контексте
малого
предпринимательства. При этом рассматриваются не все виды малого бизнеса,
т. к. для совсем небольших компаний существует множество систем учёта,
которые хорошо справляются со своими задачами. Под малым бизнесом
понимается предпринимательство на проектной основе, с производством
продукции, со штатом от 20 до 100 человек. Деятельность сотрудников
разделена на функциональные блоки (службы или отделы). Примерами
подобного бизнеса могут служить: сувенирный бизнес, разработка веб-сайтов,
рекламный бизнес, разработка компьютерных игр, изготовление тортов и т. д.
То есть любой вид бизнеса, где продукт изготавливается преимущественно под
заказ.
При поиске систем управления подходящих для таких малых предприятий
выяснилось, что систем, покрывающих все проблемы компаний такого типа,
нет. Поэтому цель исследования — понять, как должна выглядеть эффективная
информационная система управления для малых предприятий. В результате
исследования выделяются основные требования к системе управления малым
предприятием и предлагается компонентный подход в качестве концепции
архитектурного решения такой системы.
Существующие программные системы управления справляются с задачами
учёта малого бизнеса, но с рядом ограничений на вид бизнеса. Обычно это
бизнес, предоставляющий услуги. Стратегия управления такого бизнеса
зависит в основном от прибыли компании по оказанным услугам из заранее
заданного перечня. Но помимо компаний, оказывающих только услуги,
существуют компании с производством. В таких предприятиях, как правило,
используется проектная форма ведения бизнеса и их штат колеблется от 20
до 100 человек. При этом следует учесть, что малый бизнес развивается
постепенно. Сначала в бизнесе может участвовать 5—15 человек, и на этом
этапе не нужны системы управления (можно обойтись тетрадями/журналами или
системами только учёта). Но когда бизнес начинает расширяться и в компании
работает уже больше 15 человек, то появляются проблемы, связанные
с задачами
управления,
становлением
и
развитием
информационно-
управленческих потоков. Ключевые из них:
 Непрозрачность нижнего уровня при становлении иерархии (появление
руководителей второго уровня). Несмотря на то, что руководитель верхнего
уровня должен иметь возможность проверять ход работ на любом участке
своей компании, при появлении руководителей отделов он начинает во многом
полагаться на их отчёты, т. к. именно для этого он и назначил руководителей
отделов. Если руководитель отдела начинает предоставлять недостоверную
информацию, то руководитель верхнего уровня вынужден внедряться в работу
целого отдела, чтобы выявить проблемы. Такое внедрение неудобно, а часто
и чрезвычайно сложно (например, компания содержит несколько офисов).
 Проблемы принятия решений по рентабельности проектов конкретного
типа. В компании, работающей в проектной форме, скапливается много
проектов, похожих друг на друга. В этом случае руководителю необходимо
уметь определять, будет ли выгодно браться за очередной проект. Руководитель
принимает решение, основываясь на информации о прибыли и затратах
по аналогичным
выполненным
на результативность
расчет которых
проектам.
предприятия
основан на
Основной
через
соотнесении
акцент
показатели
величины
делается
рентабельности,
полученной прибыли
с размерами выручки [3].
 Снижение качества управления проектом из-за недостоверности
информации о ходе работ. При работе над несколькими проектами тяжело
отслеживать проблемы, которые возникают в ходе работ. Руководителю
необходимо владеть актуальной информацией и видеть, где возникают
проблемы.
 Представление результатов работы разных отделов в виде, неудобном
для общего анализа деятельности компании. Сотрудники и руководители
отделов пишут о результатах своей работы и работы своего отдела в удобной
для них форме. Но часто это неудобно для руководителей верхнего уровня,
если отчётность поступает к ним в разнородных формах. Разнородная форма
отчётов — это естественно, т. к. бухгалтер мыслит совершенно не теми
категориями,
какими
мыслит
руководитель
производства
или
склада.
Соответственно, эта информация в таком разнородном виде не поддаётся
адекватному анализу.
Для решения этих проблем нужна автоматизированная информационная
система. В эту систему вносится информация сотрудниками компании.
При помощи встроенного в систему инструментария руководители отделов
могут создавать отчёты, а руководители верхнего уровня могут проводить
аналитику в различных аспектах деятельности компании. На основании отчётов
и
результатов
аналитики
управленческие решения.
руководители
верхнего
уровня
принимают
Описанные проблемы управления изучаются уже давно, и методологии их
решения нашли своё отражение в стандартах управления, согласно которым
в дальнейшем
реализуются
системы
управления
предприятием.
Самые
распространённые стандарты управления: MPS, MRP, FRP, SCM, CRP, MRPII,
ERP, ERPII, CRM, CSRP [1; 2]:
Существует достаточно много систем, так или иначе реализующих данные
стандарты. В том числе ориентированные на малый бизнес. Главный для
малого предпринимательства недостаток систем, реализующих указанные
стандарты, заключается в жёстких рамках и жёсткой структуре компании, их
использующей. Несмотря на то, что эти системы обладают модульностью, их
архитектура внутри модулей монолитна, а модули жёстко взаимосвязаны.
При масштабировании таких систем для малого бизнеса эти взаимосвязи
остаются прежними. Много времени и финансовых затрат уходит на покупку
и внедрение этих систем. К тому же малому бизнесу зачастую не нужно
большинство функций больших систем. Многие функции могут даже мешать
ведению бизнеса. Все стандарты управления, несомненно, были составлены,
опираясь на многолетний опыт работы достаточно крупных компаний, которым
свойственна
стабильность.
Именно
это
делает
стандарты
управления
малопригодными при разработке информационно-управленческих систем для
малого предпринимательства — из-за его изменчивости.
Ещё один способ построения корпоративных систем управления — это
структурный анализ и бизнес-моделирование [1; 5; 6]. Этот подход предлагает
проанализировать
деятельность
предприятия,
построить
бизнес-модель,
разработать архитектурное решение, реализовать систему и сопровождать её
в течение эксплуатации. Некоторые программные системы способны проводить
генерацию программного кода. Примерами методологий могут выступать
UML, ARIS. Но в случае малых предприятий данный подход обладает рядом
серьёзных недостатков. Во многом возможности этих методологий избыточны
для малых предприятий. Не многие малые предприятия способны позволить
такие программные комплексы с финансовой точки зрения, учитывая, что они
направлены на крупный бизнес. Эффективность использования данных
методологий упирается в теоретическую подготовку проектирования систем
руководителями предприятий. Обычно такая подготовка оказывается очень
низкой.
Но самый серьёзный недостаток следует из изменчивой природы малого
бизнеса. Построенная модель очень быстро устаревает, зачастую даже раньше,
чем проект дойдёт до стадии реализации. Тогда получится, что реализуется
заведомо неправильная система управления. Конечно, можно найти выход
из такой ситуации. Например, переделать бизнес-модель и вносить коррективы
в реализацию. Но очевидно, что из-за изменчивости малого бизнеса описанная
проблема будет носить регулярный характер. Поэтому требуются другие
способы строить небольшие корпоративные системы.
Несмотря на то, что малый бизнес вынужден работать в нестабильной
среде, исходя из практики, можно выявить требования к системам управления
для него с целью обеспечить более эффективную работу бизнеса в этой среде.
Отталкиваться следует от уже наработанных человечеством решений,
но учитывая факторы, которые отличают малый бизнес от крупного.
Одним из главных различий между средним и малым видами бизнеса
является участие сотрудников в деятельности компании. В средних и крупных
предприятиях достаточно заполнить нужные отделы людьми с подходящими
профессиональными навыками. Это связано с тем, что такие предприятия
работают за счёт подразделений, которые участвуют в бизнес-процессах всей
компании. В малом бизнесе каждый сотрудник занимает определённое место.
Здесь важны индивидуальности, поэтому отделы небольшие, а каждый
сотрудник может выполнять несколько функций различной профессиональной
направленности.
Сотрудник должен владеть той информацией, которая предназначена для
выполнения задач его роли. Следовательно, для каждого сотрудника
информационная система управления представляется индивидуально, скрывая
избыточные, по мнению этого сотрудника, данные и функции. Это свойство
достигается разграничением доступов в многопользовательской системе.
Ещё одно различие между крупным и малым бизнесом заключается
в структуре подразделений, каждому из которых свойственен свой спектр
функций. В крупном бизнесе каждое подразделение связано с конкретными
бизнес-процессами компании, которые появились в результате построения
и реализации
бизнес-модели.
Это
закладывает
в
модули
монолитную
архитектуру. В малом бизнесе бизнес-процессы часто перераспределяются
между
подразделениями.
Также
могут
выделяться
подразделения,
нехарактерные для крупных видов бизнеса. Поэтому в малых предприятиях
важно не само понятие модуля, а его структура — набор бизнес-процессов,
с которыми работает подразделение. Изменения в малом бизнесе чаще всего
носят
характер
перераспределения
сотрудников
и
бизнес-процессов
по подразделениям. При этом сами бизнес-процессы почти не изменяются,
а новые появляются редко.
На
основании
изложенной
информации
можно
составить
список
требований к программным системам управления малым предприятием:
 Модульная гибкость — система должна уметь быстро перестраиваться
под роль пользователя. Причём перестраиваться должна структура модулей.
 Быстрое и удобное перераспределение ролей (настройка разграничения
доступов) с целью сокрытия избыточности для сотрудников.
 Система должна перестраиваться руководителем без привлечения
программиста.
 Система должна предлагать интерфейсы для внесения информации,
удобные с точки зрения выполняемого процесса, а представлять её
руководителю в унифицированной и удобной для анализа форме.
Для
обеспечения
требуемой
гибкости
предлагается
использовать
компонентный подход, который вытекает из проектирования CMS систем [8].
Основой этих систем является модульность. В малом бизнесе важен не столько
набор модулей, сколько их внутренняя организация. Поэтому типовые задачи
пользователей, которые представляют собой простейшие бизнес-процессы,
можно вынести в отдельные компоненты. Эти компоненты могут объединяться
в модули. При этом достигается как привычная модульная архитектура, так
и гибкая структура самих модулей системы. Компонент может быть описан
при помощи диаграмм IDEF и DFD, т. к. эти нотации хорошо поддерживают
вложенность. Это говорит о том, что при необходимости можно построить
бизнес-модель, в которой компоненты являются элементами этой модели.
Также можно использовать более серьёзный инструментарий, например UML
или ARIS. В данном случае компоненты также должны выступать элементами
бизнес-модели. Подход оправдывает себя в малых предприятиях, т. к. бизнесмодель небольшая и содержит минимальное количество сквозных процессов
(типовых для малых предприятий).
Набор компонентов в модулях, иерархия модулей, штатное расписание
и доступы задаются руководителем компании через специальный интерфейс.
Таким образом, руководитель должен иметь возможность изменять структуру
всей системы непосредственно во время эксплуатации.
Подводя итог, в малом предприятии есть управленческая проблема,
которая отсутствует в более крупных видах бизнеса. Малый бизнес постоянно
меняется, чтобы выжить. Поэтому система управления для него должна быть
чрезвычайно гибкой, чтобы не переписывать её каждые несколько лет, следуя
традиционным методологиям и практикам построения систем управления.
В том виде, в котором эти методологии и практики предлагают использовать
сейчас, — они неэффективны в малом бизнесе.
Ключевые отличия
малых предприятий от крупного бизнеса
—
упрощённость бизнес-модели, типовые бизнес-процессы, ролевая кадровая
система, частая реорганизация подразделений. Только учитывая эти факторы,
можно построить систему управления предприятием, опираясь на известные
методологии построения систем управления. Основополагающей концепцией
для систем управления малым бизнесом может стать компонентная система.
Суть такой системы — быстрое и простое перераспределение заранее
заготовленных
бизнес-процессов,
реализованных
в
компонентах.
Для
моделирования бизнес-процессов можно использовать простые нотации —
IDEF, DFD.
Компонентный подход опробован в компонентной системе управления
для небольшой сувенирной компании, которая на рынке уже более 20 лет.
На данном этапе исследования компонентная система в малом бизнесе показала
свои преимущества перед традиционными системами управления.
Список литературы:
1.
Абдикеев Н.М. Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA. —
М. : ЭКСМО, 2005. — 592 с.
2.
Крылович А.В. Информационные технологии в управлении предприятием
/ [Электронный
ресурс].
—
Режим
доступа:
http://www.cfin.ru/itm/kis/tops.shtml (дата обращения: 11.01.2015).
3.
Мелехина П.Ю. Современные аспекты развития финансового механизма
предприятий малого бизнеса // Российское предпринимательство. — 2010. —
№ 8. — С. 99—102.
4.
Питеркин С.В. Точно вовремя для России. Практика применения ERPсистем. — М. : Альпина Бизнес Букс, 2005. — 368 с.
5.
Репин В.В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление. —
М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. — 512 с.
6.
Робсон М.
Практическое
руководство
по
реинжинирингу
бизнес-
процессов. — М.: Юнити, 2003. — 222 с.
7.
Тимошенко Н.А., Меняев М.Ф. Информационная система учета для малого
предприятия // Российское предпринимательство. — 2003. — № 2. —
С. 79—84.
8.
Boiko B. Content Management Bible. — John Wiley & Sons, 2005. — 1176 p.