crystal clear software ltd.

CRYSTAL CLEAR SOFTWARE LTD.
PO Box 7463 Kampala, Uganda
King Fahd Plaza, 3rd floor, 52 Kampala Road
Tel: 256-(0)41-231739 or 075-694074 Fax: 256-(0)41-233644
Email: email ccs@infocom.co.ug Web: www.loanperformer.com
TIN No. B98 1007 2246 N
VAT No. 26129-O
ПЛАН ИМПЛЕМЕНТАЦИИ LOAN PERFORMER
Этот документ написан с целью облегчить процесс внедрения Loan Performer в вашей
организации. Если эта организация не очень велика, он может показаться слишком
подробным, если же она достаточно крупна, в нем может чего-то не хватать. Мы
постарались включить в него все необходимые детали, а также некоторые рекомендации. Там,
где мы просим вас прокомментировать и дать вашу оценку, пожалуйста, заполните форму и
пришлите нам. Возможно мы упустили какие-то моменты, о которых, по вашему мнению, мы
должны знать. Для этого выделена дополнительная часть.
1. ЛИЦЕНЗИЯ LOAN PERFORMER
Для создания лицензии нам необходима следующая информация:
Название организации: ……………………………………………………
Сокращенное название:...………………………………………………….
Контактное лицо: …………………………………………………………
Адрес: ……..………………………………………………………………...
Город: …………………………………. Страна: …… ……………………
Тел: ………….……………………….....Факс: ………………………………
Эл. почта: ………….…………………… …………………………………..
Лицензии Loan Performer выдаются по количеству устанавливаемых баз данных.
Пожалуйста, отметьте один из трех предлагаемых вариантов:
1.1. ( ) У нас один офис
( ) Нам нужна версия одного пользователя
( ) Нам нужна версия 5-ти пользователей
( ) Нам нужна версия 12-ти пользователей
( ) Нам нужна версия базы данных клиента-сервера (в настоящий момент только
Сервер SQL)
•
Вам требуется лицензия 5-ти пользователей если количество клиентов в вашей базе
данных составляет от 1000 до 1500 (кроме тех случаев, когда вы настолько
эффективны, что 1 служащий, вводящий данные, может работать с большим
количеством клиентов).
•
Вам нужна версия 12-ти пользователей, если у вас очень занятой филиал с большим
количеством пользователей и вам нужен одновременный доступ для более чем 5-ти
пользователей.
•
Вам требуется версия базы данных для клиент-сервера, если ваша клиентура
составляет более 12000-15000 человек и/или ваши требования к защите баз данных
более высоки. Преимущество базы данных клиент-сервера состоит в том, что ваша база
лучше защищена и не подвергается порче в результате проблем с подачей
электричества и доступ к данным более лимитирован чем в Visual Foxpro. Однако и
требования к системе гораздо выше (см. ниже).
1.2. ( ) У нас несколько филиалов, но ввод данных осуществляется только в головном офисе
и нам нужна только одна база данных.
( ) Нам нужна версия одного пользователя для головного офиса
( ) Нам нужна версия 5-ти пользователей для головного офиса
( ) Нам нужна версия 12-ти пользователей для головного офиса
( ) Нам нужна версия базы данных клиента-сервера в головном офисе
1.3. ( ) Приложение Loan Performer должно быть установлено в филиалах
Количество филиалов, где должно быть установлено Loan Performer: …
( ) Мы считаем головной офис одним из филиалов.
Количество филиалов (головной офис включительно), в которых нужен
множественный доступ: …
( ) Нам нужна версия базы данных клиента-сервера, связанная с филиалами.
( ) У нас выделенные линии
( ) У нас коммутированные линии связи с филиалами
Название филиалов: ……………………………………………………………………..
……………………………………………………………………..
2-х значный код для каждого филиала: ………………………………………………..
2. ТРЕБОВАНИЯ К ОБОРУДОВАНИЮ И ПРОГРАММНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ
Требования к оборудованию определяются тем, какую базу данных вы используете
– FoxPro или Сервер SQL.
Если вы используете базу данных FoxPro вам необходим Pentium компьютер с
операционной системой Windows2000/WindowsNT/XP и памятью RAM минимум в
32 MB. Минимальная резолюция экрана - 800 на 600 пиксел.
Для сетевой установки вы можете использовать Windows Networking, Novell или
WindowsNT/2000/2003.
Вам также необхомимо устройство для резервных копий (внешние диски USB disks,
CD-Rom, дисководы Zip и т.п.)
Требования для установки с базой данных Сервера SQL следующие:
- Скорость процессора минимум 1 GHz
- Жесткий диск минимум 40 GB
- CDWR для резервных копий
- Минимум 256 MB RAM
- Модем
- Сервер Windows 2000/2003
- Сервер SQL
Для рабочих станций, использующих базу данных Сервера SQL, вам необходимы:
- Скорость процессора минимум 1 GHz
- Жесткий диск минимум 20 GB
- Минимум 128 MB RAM
- Рабочая станция Windows 2000/3
Пожалуйста, обратите внимание, наша компания не занимается поставками оборудования и
поставками какого-либо программного обеспечения, кроме Loan Performer. Свяжитесь с
местными тогровыми представителями если вам нужны дополнительные программы и
оборудование.
3. ОБУЧЕНИЕ/ТРЕНИНГИ
Существует несколько вариантов тренинга, в зависимости от ваших возможностей.
Сделайте свой выбор:
( ) Crystal Clear Software предлагает недельную сессию в Кампале (Уганда) каждую первую
неделю месяца. Участники приезжают из разных организаций и проходят стандартную
программу обучения в нашем центре обучения. Это недорогой вариант для небольших
организаций в Восточной и Южной Африке.
( ) Обучение на месте, предоставляемое нашей компанией.
( ) Обучение на месте, предоставляемое независимыми консультантами. У нас есть офис в
Коста-Рике и партнеры в следующих странах: Гана, Гаити, Нигерия, Папуа Новая Гвинея,
Сенегал, Южная Африка, Таджикистан. Этот список может быть несколько устаревшим,
поэтому лучше обратиться к нам за консультацией. Финансовые вопросы по лицензиям вы
решаете с нами, а по имплементации – с нашими партнёрами.
Стандартная программа обучения прилагается к данному документу. Однако для обучения
на рабочих местах мы можем предложить специализированную программу обучения и
пропустить те модули, которые вы не используете в своей работе или организовать сессии
обучения для определённых групп пользователей.
( ) Конверсия баз данных производится до начала тренинга и пользователи обучаются на
базе данных, имеющей нашу информацию и полностью сконфигурированной. Этот вариант
имеет некоторые недостатки, поскольку конверсия баз данных может занять больше (или
меньше, но в большинстве случаев больше) времени, чем предполагается и база данных
может быть не готова к моменту начала тренинга. В таком случае тренинг проводится на
незаконченной базе данных. Он, в свою очередь, также занимает несколько больше
времени, поскольку больше времени требуется на конфигурацию.
Менеджмент часто посылает на тренинг как можно большее число сотрудников. Обучение
людей, которые в дальнейшем не будут работать с Loan Performer снижает эффективность
обучения тех, кому предстоит работать с программой. Crystal Clear Software Ltd.
рекомендует иметь специально обученный персонал для ежедневной работы с Loan
Performer. Это гораздо лучше, чем борьба за получение доступа к программе кредитными
служащими по утрам и вечерам, в то время, как никто не работает с приложением в
дневное время.
Crystal Clear Software Ltd. определяет максимальное количество участников тренинга в 10
человек. Это объясняется тем, что в противном случае, тренер не может уделять
достаточного внимания всем участникам и обучение становится менее эффективным.
Для обучения на рабочих местах мы рекомендуем такую организацию процесса, при
которой каждый член коллектива обучается на своем собственном компьютере. Двое могут
совместно использовать один компьютер. Тренер предпочитает организацию мест таким
образом, чтобы можно было обозревать экраны всех компьютеров из одной центральной
точки. Эффективность тренинга значительно возрастет если будет предусмотрено
следующее:
- участники знают программу и приходят вовремя
- участники владеют компьютером на уровне приложений MS Office и знакомы с
Проводником Windows.
- окружающая обстановка спокойна и не прерывается звонками, визитами и т.п.
- в некоторых странах необходимо кондиционирование воздуха
-
наличие цифрового проектора
4. ИМПЛЕМЕНТАЦИЯ
Для того, чтобы оказать вам помощь в имплементации, мы должны знать кое-что заранее
(пожалуйста, выберите подходящие варианты):
( ) Мы имеем только индивидуальных клиентов
( ) Мы имеем только группы
( ) Мы имеем как индивидуальных клиентов, так и группы
Пожалуйста отметьте:
( ) Мы хотим использовать Loan Performer и для паев
( ) группы также могут иметь паи
( ) Мы хотим использовать Loan Performer и для срочных вкладов
( ) Мы хотим использовать Loan Performer и для сберегательных вкладов
( ) мы хотим учитывать сбережения как на уровне групп, так и на уровне членов
групп
( ) Мы хотим использовать Loan Performer и для займов
( ) мы хотим учитывать займы как на уровне групп, так и на уровне членов групп
( ) Мы хотим использовать Loan Performer и для бухгалтерского учета
Как вы можете подготовить плавный переход к Loan Performer? Пожалуйста
отметьте:
( ) Наше администрирование в порядке. Проведен аудит и все документы разнесены по
файлам. У нас нет проблем с их поиском.
( ) Мы хотим конвертировать существующие данные в Loan Performer.
( ) Мы поместим наши данные (их часть) в существующие шаблоны импорта (эти
шаблоны вы можете загрузить с нашего вебсайта, см. страницу Загрузка)
( ) Мы протестировали существующие кредитные продукты в Loan Performer и график
погашения совпадает с нашим. Если вы еще не сделали этого, пожалуйста, вышлите нам
графики погашения, с тем, чтобы мы заранее посмотрели если Loan Performer имеет
подобные.
( ) Нам нужна помощь Crystal Clear Software в конфигурации нашей базы данных и
создании новых процедур для работы с Loan Performer.
Менеджмент должен быть готов к переменам. Имплементация Loan Performer в
организации означает, что будут созданы новые функции и изменится процесс
администрирования. Вы должны подумать о следующем:
- Ограничить опции программы. Отключить все пункты меню, не являющиеся
необходимыми. Если, например, вы не работаете с паями, или не имеете клиентовпредприятий, отключите эти пункты меню.
- Кто будет иметь доступ к Loan Performer и какие пункты меню должны быть
открыты для них? Оганичить опции программы тем, что действительно необходимо
и приоритетно.
- Определить «Администратора», который сконфигурирует программу, даст другим
пользователям права доступа, будет ответственен за резервные копии и
поддерживание программы в рабочем состоянии, будет служить внутренней
службой справки и т.д.
-
-
Продумать необходимые поля для ввода данных о клиенте в Loan Performer. Каков
минимум нужных вам полей? Продумайте о системе нумерации, именах,
удостоверениях личности и т.п.
В целом: продумайте какую информацию вы хотели бы получить от системы. затем
продумайте как вы можете ввести ее в систему. можете ли вы использовать
существующие опции (определяемые пользователем опции для клиентов/займов)?
или вам необходимо изменить «Уровень образования» на «Профессию» с тем,
чтобы сортировать свою базу данных по этому элементу?
определите систему нумерации ваших географических районов с тем, чтобы она
соответствовала системе Loan Performer (максимум 4 уровня и каждый уровень
имеет максимум 99 элементов)
определите категории клиентов, членов групп и займов для их последующей
классификации.
определите отрасли производства для классификации займов.
создайте кредитные продукты, которые большей частью будут предопределены, с
тем чтобы человек, вводящий данные вводил только сумму займа, дату подачи
заявления и количество выплат. Это уменьшит количество ошибок ввода данных.
отключите опцию, позволяющую изменять график погашений кредитным
служащим, если это возможно.
определите, какие отчёты вам необходимы, когда они должны быть сделаны и кому
они должны предоставляться. уберите все остальные отчёты из пунктов меню и
добавьте их позже по мере того, как работает график отчетности.
Менеджмент должен быть готов к тому, что сначала работы прибавится вдвое, поскольку
будет сохраняться два вида администрирования, старое и администрирование Loan
Performer.
5. КОНВЕРСИЯ БАЗ ДАННЫХ
Crystal Clear Software имеет подготовленные шаблоны файлов (в формате TXT, DBF и
XLS), которые могут быть использованы для импортирования существующих данных в
Loan Performer. В целом конверсия баз данных производится только для активного
портфеля. Полностью выплаченные займы не импортируются. Даже если данные не
внесены в компьютер, ваши сотрудники могут заполнить таблицы в Excel для ускорения
процесса конверсии данных в Loan Performer.
Обязательно проследите за тем, чтобы данные перед импортированием были проверены
(сходятся ли суммы?) и делайте резервные копии базы данных Loan Performer после
каждого этапа конверсии. Большие массивы данных должны импортироваться партиями в
1000-2000 записей. Иначе ваш компьютер может зависнуть из-за проблем памяти.
Протестируйте импортированную базу данных и будьте готовы выбросить ее если были
сделаны ошибки. Восстановите резервную копию и попытайтесь снова.
6. ФИНАНСОВЫЕ ДАННЫЕ И БУХГАЛТЕРИЯ
В момент конверсии данных – импорта или ввода вручную – бухгалтерский модуль Loan
Performer не должен работать. Это означает, что эти операции не будут записаны. После
того, как процесс завершен и все проверено и верно, пользователь может активировать
запись финансовых операций. Это делается вводом даты начала отчётного года. Должен
быть введен остаток на дату начала отчетного года и по операциям, введенным в Loan
Performer после этой даты – но пока не записанным на счета – должны быть введены
обновления вручную. Результатом этого должно быть соответствие остатков сбережений и
займов в Главной Книге и Пробном Балансе. Любая разница между дебетом и кредитом в
остатках на начало или более позднем обновлении будут записаны на временные счета, и
позже разнесены с них на соответствующие постоянные счета.
7. ЧТО МЫ ЗАБЫЛИ?
(введите здесь ваши комментарии)
………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………..
Перешлите эту форму по адресу ccs@infocom.co.ug
Мы благодарим вас за поддержку
Программа обучения для пользователей Loan
Performer
ВРЕМЯ
День 1
09:00 –
09:30
09:30 –
09:50
ПРЕДМЕТ
Ориентация &
Конфигурация
Сбор участников
Общая ориентация
Инструктор дает общее
представление о
приложении, освещая
новшества и изменения
ДЕТАЛИ
Понедельник (до обеда)
- Представление участников
Преимущества использования
LPF
- Проблемы
- Области возможных
улучшений
- Организация ввода данных и
отчетности
- Установка LPF
- Каталог LPF и файл лицензии
09:50 –
10:45
- Использование Справки
- Функциональные клавиши
- Стратегии
резервирования,
восстановления и
переиндексации
- Обновление версий
- Сетевая установка/
обновление
10:45 –
11:00
перерыв
11:00 –
13:00
Конфигурация
- Пользователи/Отчет о
пользователях. Уровни
доступа
- Общая конфигурация
- Вспомогательные
файлы/Очистка
- Конфигурация
Регистрация
и II
Продукты/Клиенты
14:00 –
15:30
Конфигурация
продуктов
15:30 –
15:45
15:45 –
17:00
перерыв
Клиенты
Часть I
Понедельник (после обеда)
- Продукты
- Создание сберегательных
продуктов
- План счетов
- Создание банковских счетов
- Индивид.
клиенты/Группы/Предприятия
Импортирование информации о
клиентах
- Перевод членов групп
День 2
Клиенты/Сбережения
09:00 –
09:30
09:30 –
10:30
Сбор участников
Клиенты/Сбережения
- Поручители и
импортирование
поручителей
Вторник (до обеда)
Занесение клиентов в черный
список
- Отчеты о клиентах
Конфигурация сберегательных
продуктов (учет на уровне
членов групп)
- Счета сбережений ГК
- Сберегательные вклады
(Инд./Группы/Предпр.)
10:30 –
10:45
перерыв
10:45 –
13:00
Сбережения
- Вклады наличными, чеками,
банковским переводом
- Обналичивание чеков
- Снятие сбережений
(Инд./Групп/Членов групп)
- Перевод сбережений
- Изменение сберег. операций
- Премии и Комиссии
- Импортирование
сберегательных операций
Срочные вклады/Паи
14:00 –
15:30
Срочные вклады
15:30 –
15:45
15:45 –
17:00
перерыв
Срочные вклады/Паи
Вторник (после обеда)
Конфигурация срочных вкладов
- Счета срочных вкладов ГК
- Открытие срочного вклада
Изменение и удаление срочного
вклада
- Снятие срочного вклада
- Проценты на сбережения
- Отчеты о сбережениях
- Конфигурация паев,
номинальная стоимость
пая
- Счета паев ГК
- Регистрация текущей
стоимости паев
- Покупка и продажа паев
- Перевод паев
- Изменение и удаление
паевых операций
- Расчет дивидендов
- Отчеты о паях
День 3
Займы
09:00 –
09:30
09:30 –
10:30
Сбор участников
Конфигурация займов
Среда (до обеда)
-Конфигурация/Определение
рабочих дней
- Конфигурация заявлений на
получение займа
- Конфигурация займов Часть I
(учет на уровне членов)
- Конфигурация займов
Часть II
- Конфигурация займов
Часть III
10:30 –
10:45
10:45 –
13:00
перерыв
Займы
Займы
14:00 –
15:30
Займы
- Конфигурация кредитных
продуктов (Индив./Групп)
Конфигурация фондов займов
- Заявление на заем
(Инд./Групп/Членов групп)
Среда (после обеда)
Изменение заявлений на заем
- Платеж комиссии
- Утверждение займа
- Выдача займа (с/без
комиссии, с/без вычета
процентов) наличными,
чеком, переводом
15:30 –
15:45
15:45 –
17:00
перерыв
День 4
Займы
09:00 –
Сбор участников
Займы
Перенесение плановых выплат
- Перенесение займов
- Выплата займов
(Инд./Групп/Членов групп)
наличными, чеком, переводом
Четверг (до обеда)
09:30
09:30 –
10:30
Займы
- Удаление информации по
займам
- Перерасчет процентов на
уменьшающиеся остатки
Импортирование информации
по займам
10:30 –
10:45
перерыв
10:45 –
13:00
Займы
- Займы и их статус
- Штрафы, автоматическое
начисление
Выплата займов из сбережений
- Списание займов
- Передача портфеля
займов
- Обновление категорий
займов, продуктов,
фондов и циклов
Займы/Бухгалтерия
14:00 –
15:30
Займы
15:30 –
15:45
15:45 –
17:00
перерыв
День 5
9:00 –
9:30
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Сбор участников
Четверг (после обеда)
- Изменение поручителей и
залогов
- Отчеты по займам
-Письма-уведомления
Конфигурация бухгалтерского
учета
- Изменение плана счетов
- Запись операций
- Учет по наличности и по
накоплению
Пятница (до обеда)
9:30 –
10:30
Бухгалтерия
- Поиск операций
- Импортирование операций ГК
- Расчет обеспечения
- Закрытие дня, года, лист
операций дня
10:30 –
10:45
10:45 –
13:00
перерыв
Бухгалтерия
- Составление бюджета
- Бюджетные отчеты,
Финансовые отчеты
- Контрольный журнал
- Архивирование
Бухгалтерия
14:00 –
15:30
Система
15:30 –
15:45
15:45 –
17:00
перерыв
День 6
Тестирование и оценка
09:00.
09:30
Сбор участников
09:30.
11:30
Тестирование
11:30.
11:45
перерыв
11:45.
13:00
Оценка курса обучения
- Корпоративные отчеты
Пятница (после обеда)
-Установка/Просмотр целевых
показателей
- Контрольные отчеты
- Практические упражнения
- Решение проблем
Система
- Работа с данными (Сервис)
- Поддержка
Отчеты о сбоях, ошибках, дампэкраны
Суббота (до обеда)
- Тест по Loan Performer
- Заполнение форм
- Комментарии
- Выдача сертификатов