ОБЩИЕ ЦЕНТРЫ ОБСЛУЖИВАНИЯ: СОВРЕМЕННО И

электронный журнал: Управляем предприятием № 5 (5)
|
июнь 2011
|
www.consulting1c.ru
ИСПОЛНЕНИЕ
ОБЩИЕ ЦЕНТРЫ ОБСЛУЖИВАНИЯ:
СОВРЕМЕННО И ЭФФЕКТИВНО
Опыт предприятий
Вадим Желтухин,
заместитель генерального директора
ООО «СИБУР-ЦОБ»
Организация общих центров обслуживания, как самостоятельных структур
компании, повышает управляемость бизнесом, позволяя унифицировать
процессы и заметно сократить затраты.
Компания СИБУР — крупнейшая, вертикально-интегрированная, наиболее прибыльная и эффективная в своем сегменте, лидер нефтехимии России и Восточной Европы. Тем не менее,
она думает о развитии. И одним из его факторов является общий центр обслуживания.
Концепция общего центра обслуживания (ОЦО) предполагает такую модель функционирования компании, при которой общие, повторяющиеся вспомогательные бизнес-процессы
выводятся из предприятия или его структурных подразделений и концентрируются для выполнения в едином центре, что дает предприятиям возможность сосредоточить свои усилия на
основной деятельности.
Первоначально общие центры обслуживания создавались для оптимизации отдельных
Совершенствование и оптимизация системы управления
функций дочерних компаний холдингов. Сегодня большинство компаний отдают предпочтение многофункциональным ОЦО, которые позволяют обслуживать как комплексные бизнеспроцессы, так и оптимизировать наборы функций.
Современные тренды
Общие центры обслуживания можно считать дитем технологий. Именно информационные технологии позволяют обслуживать компании, передавшие свои функции в ОЦО, через единую базу
данных вне зависимости от их географического местоположения и территориальных различий.
До 80-х годов прошлого столетия создать подобный бизнес было практически невозможно.
Каждая бизнес-единица поддерживала свои функции самостоятельно.
В 1990 — 2000 гг. компании выносили свои отдельные функции (поддержка информационных технологий, расчет заработной платы и др.) для централизованного их обслуживания
в выделенные подразделения, корпоративные центры.
|
ОБЩИЕ ЦЕНТРЫ ОБСЛУЖИВАНИЯ: СОВРЕМЕННО И ЭФФЕКТИВНО. Вадим Желтухин
|
1
электронный журнал: Управляем предприятием № 5 (5)
|
июнь 2011
|
www.consulting1c.ru
ИСПОЛНЕНИЕ
Сегодня централизовано уже обслуживаются процессы управления:
•
•
•
•
•
•
•
финансами;
информационными технологиями;
персоналом;
закупками;
маркетингом;
продажами;
другими корпоративными функциями.
Практически все компании в мире и в России движутся в направлении построения больших
многофункциональных ОЦО и моделей услуг.
В России комплексные ОЦО исторически родились в энергетических компаниях. Создали
свои центры обслуживания многие нефтяные компании, затем эстафету перехватили сотовые
компании и компании связи в целом, а также и компании других отраслей.
Часть компаний применяет модели региональных центров, то есть создают ОЦО с учетом
географического расположения предприятий (например, Поволжье, Урал, Северо-запад и пр.).
Другие компании реализуют концепцию единого центра для всех предприятий независимо
от географического расположения и направления деятельности.
Создаются также и центры экспертиз, специализирующиеся на обслуживании отдельных
процессов, например, учет расчетов с поставщиками или учет основных средств.
В качестве одной из областей потенциального развития ОЦО рассматриваются так называемые виртуальные центры, которые формируются в рамках существующей организационной структуры компании на основе современных технологий. При использовании такой модели сотрудники дома смогут обслуживать предприятия всей страны.
Совершенствование и оптимизация системы управления
План развития
Проект создания общего центра обслуживания в Группе компаний СИБУР начался в 2008 г.
с разработки стратегии развития функции учета и отчетности. Были проведены сравнительные
анализы различных вариантов развития, анализ эффективности создаваемого центра обслуживания. После этого началась реструктуризация финансовой функции.
В 2008 — 2009 году была проведена масштабная работа по диагностике работы бухгалтерий дочерних зависимых организаций для разработки подходов к оптимизации существующих бухгалтерских функций. Летом 2009 года после соответствующего обоснования выбранного варианта трансформации учетной функции было принято решение о создании общего
центра обслуживания.
Первоначально планировали организовать ОЦО только для бухгалтерского и налогового
учета. Буквально за год идея такого центра стала реальностью. Появилась единая методология, единый план счетов, единый перечень процессов, и уже в апреле 2010 года было создано
2
|
ОБЩИЕ ЦЕНТРЫ ОБСЛУЖИВАНИЯ: СОВРЕМЕННО И ЭФФЕКТИВНО. Вадим Желтухин
|
электронный журнал: Управляем предприятием № 5 (5)
|
июнь 2011
|
www.consulting1c.ru
ИСПОЛНЕНИЕ
юридическое лицо ООО «СИБУР-ЦОБ» (СИБУР-Центр обслуживания бизнеса). И вскоре первая
компания перешла в него на обслуживание.
В последующее время общий центр обслуживания превратился в многофункциональный.
Появились дополнительные подразделения, оказывающие услуги реальному бизнесу: аналитический центр обеспечения производства и региональный центр закупок.
Сегодня в Центре обслуживается бизнеса более 30 предприятий Группы. В этом году начат
и проект по созданию единого расчетного центра.
Организация центра обслуживания
Общий центр обслуживания — это отдельное юридическое лицо, которое территориально может располагаться, где угодно. Высокие технологии и современные информационные системы
позволяют в удаленном режиме организовать его качественную работу.
С каждым предприятием, передающим в центр на обслуживание свои функции и процессы,
заключается типовой договор — соглашение об уровне предоставления услуги (SLA — Service
Level Agreement). В этом договоре регламентируется, какие документы, когда, кем, откуда
и куда передаются и т.д.
На предприятиях (см. схему) организуются оперативные отделы, которые непосредственно
взаимодействуют с общим центром обслуживания.
Первичные документы формируются в соответствующих подразделениях предприятий
на местах возникновения информации и передаются в оперативный отдел.
Вся работа должна вестись в единой информационной базе выделенного центра обработки данных. В СИБУР-ЦОБ при этом используются единые методология и процессы учета, единая шаблонная учетная система на основе «1С:Управление производственным предприятием»
Совершенствование и оптимизация системы управления
и система «1С:Документооборот» как основа взаимодействия с предприятиями.
При тиражировании шаблонной системы вытесняется значительная часть функционала
установленных на предприятии систем и внедряется новый, связанный с бухгалтерским и налоговым учетом, а также с учетом договоров и платежами, включая все заявки, маршруты,
согласование и т.д. Автоматизирована и заявочная компания — функционал по управлению
закупками и складами.
Таким образом, получено решение, которое охватывает задачи предприятий от закупок
до составления отчетности.
Промежуточные результаты
Сравнивать эффективность обслуживания финансовой функции в Центре с эффективностью этого процесса на предприятиях, казалось бы, не имеет смысла. На предприятиях Группы маленькие бухгалтерии, развитые информационные системы, имеются корпоративные
|
ОБЩИЕ ЦЕНТРЫ ОБСЛУЖИВАНИЯ: СОВРЕМЕННО И ЭФФЕКТИВНО. Вадим Желтухин
|
3
электронный журнал: Управляем предприятием № 5 (5)
|
июнь 2011
|
www.consulting1c.ru
ИСПОЛНЕНИЕ
ОЦО
Подразделения Центра обеспечения бизнеса
Отчетная
группа
Бухгалтерская группа
по направлениям
учета
Группа
технической
поддержки
• ведение
учета (БУ/НУ)
• подготовка
отчетности
• формирование
реестра документов
• сканирование
Оперативные отделы
Оперативный
отдел 1
Оперативный
отдел 2
Оперативный
отдел 3
Реестр приема/
передачи документов
• помещение
скан образов
документов
в электронный
архив
Совершенствование и оптимизация системы управления
ПРЕДПРИЯТИЕ
потоки бумажных документов
Подразделения предприятия
Управление
реализацией
Финансовоэкономический
отдел
Управление
материальнотехническим
снабжением
Плановоэкономический
отдел
Складское
хозяйство
Договорной
отдел
• проверка первичных
документов
• занесение в систему
первичных
документов
• передача
Производственные
оригиналов
подразделения
в оперативный
отдел
Другие
подразделения
предприятия
Схема организация Центра обслуживания бизнеса
ИТ-решения. Однако общий центр обслуживания нужен не для экономии, хотя, естественно,
этот фактор учитывался. Прежде всего, это масштабный инструмент унификации. Вместе
с проектом ОЦО была разработана единая методология, единый план счетов, единые для всех
аналитики и т.д.
2
|
ОБЩИЕ ЦЕНТРЫ ОБСЛУЖИВАНИЯ: СОВРЕМЕННО И ЭФФЕКТИВНО. Вадим Желтухин
|
электронный журнал: Управляем предприятием № 5 (5)
|
июнь 2011
|
www.consulting1c.ru
ИСПОЛНЕНИЕ
Сегодня уже имеется детальное описание всех бухгалтерских операций вплоть до проводки
и форм отчетности, появляются встроенные механизмы контроля и построения отчетов, выработаны единые требования к нормативно-справочной информации, через единую методологию учета получена сопоставимость отчетности между предприятиями и дирекциями и сравнимость показателей разных дирекций. Каждая дирекция при этом является, по сути, большим
холдингом, имеет свое управление и структуру.
Немаловажный фактор — единые правила интеграции систем, интеграции бизнеса и интеграции информационных систем. Организован единый центр по развитию информационных
систем
Кроме того, сократились затраты на бухгалтерскую функцию и численность сотрудников,
а также — затраты на услуги внешних консультантов.
Среди преимуществ организации ОЦО необходимо отметить качество и скорость.
Качество заметно повысилось. Внедрили электронный архив — инструмент, который позволяет бухгалтерский документооборот хранить в единой системе. Все документы (как исходящие, так и входящие) имеют свой штрих-код, ничего не теряется. Имеется возможность контролировать замену факсов-версий документов на их оригиналы. Кроме того, за счет централизованной обработки было исключено различного рода дублирование и уменьшилось количество
ошибок, что, безусловно, повысило качество информации. Снизились также риски, связанные
с формированием отчетности. Положительно влияет на качество работы ОЦО и ориентация на
внутренних клиентов.
Скорость обработки документов заметно повысилась. Сокращены сроки подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности, а также сроки подготовки консолидированной отчетности
по МСФО. Увеличилась скорость внедрения изменений.
Совершенствование и оптимизация системы управления
Дальнейшее развитие
Все эти результаты свидетельствуют о преимуществе организации ОЦО. Тем не менее, центр
продолжает развиваться в направлении повышения качества и скорости обслуживания переданных ему предприятиями функций и процессов.
Основное развитие Центра обработки данных видится в организации многофункционального ОЦО. Сегодня реализуются уже 2 новых проекта — это Единый расчетный центр, куда вынесены казначейские и платежные функции группы, и один из Региональных центров закупок.
Туда выносят значительную часть номенклатуры.
У компании имеются планы и по выходу на внешний рынок, но только после того, как будут
удовлетворены все потребности предприятий Группы по обслуживанию их процессов и функций.
Большое внимание уделяется системе внутренних контролей, качеству и развитию персонала. СИБУР-ЦОБ — сервисная компания, которая должна оказывать услуги качественно
с первого раза. Качество — один из приоритетов центра обслуживания.
|
ОБЩИЕ ЦЕНТРЫ ОБСЛУЖИВАНИЯ: СОВРЕМЕННО И ЭФФЕКТИВНО. Вадим Желтухин
|
3
электронный журнал: Управляем предприятием № 5 (5)
|
июнь 2011
|
www.consulting1c.ru
ИСПОЛНЕНИЕ
Судить о других результатах еще рано, так как компания довольно молодая — ей недавно
исполнился 1 год. Большинство начатых проектов еще не завершено, и план миграции предприятий на обслуживание в Центр рассчитан до конца 2012 года.
Сегодня можно с уверенностью говорить о том, что бухгалтерская служба на предприятии
перестала быть, с одной стороны, источником информации для всех, а с другой — подразделением, которое всех «мучает» и которое чего-то постоянно требует. Бухгалтерский учет превратился в сервис и перестал быть основной функцией предприятия, ради которой работает
половина бизнеса. Поэтому предприятиям, как и в западных моделях, ничто не мешает зани-
Совершенствование и оптимизация системы управления
маться основным производством.
2
|
ОБЩИЕ ЦЕНТРЫ ОБСЛУЖИВАНИЯ: СОВРЕМЕННО И ЭФФЕКТИВНО. Вадим Желтухин
|