Лекция № 15. Электронные таблицы

Лекция №15. Технология обработки числовой информации средствами таблиц.
Для набора табличных данных существует множество специальных
программ - электронные таблицы. Конечно, можно набирать таблицы и в
текстовом редакторе, но намного удобнее делать это в специальной программе,
позволяющей не только набирать и красиво оформлять таблицы, но и
производить в них несложные расчеты. Благодаря этому очень удобно создавать
различные сметы и отчеты.
Электронная таблица — это широко распространённая и мощная
информационная технология, основанная на организации данных в виде
прямоугольной таблицы для автоматизированной обработки числовых данных.
Строка формул
Заголовки столбцов
Текущая ячейка
Вертикальная полоса
прокрутки
Маркер автозаполнения
Номера строк
Ярлыки листов
ячейка
сто лбец
строка
Горизонтальная
полоса прокрутки
Рис. 1. Окно программы Open Office Calc.
Типы данных
1. Текст – это любой набор символов, который не может быть воспринят как
число либо формула.
2. Числа – могут быть целыми и дробными, причем дробная часть отделяется
запятой – это важно. Иногда при вычислениях возникает такое сообщение #### это означает: не хватает ширины столбца для отображения числа, в этом
случае расширяют столбец в заголовке (показать) или уменьшают
разрядность числа (показать). По умолчанию числа выравниваются по
правому краю.
3. Формула – записывается по правилам программирования. Формула
начинается со знака равно – это важно. Формула может содержать:
 числа;
 адреса ячеек (F15, D4);
 знаки операций (+, -, *, /, ^ - степень);
 скобки;
 функции;
Самая важная функция электронных таблиц - создание формул, включающих
функцию и диапазон вычисляемых ячеек. Благодаря этому электронные таблицы
получили такое широкое применение. Необходимо отметить также возможность
прогнозирования значения с помощью анализа «что-если». Это означает, что
можно пересмотреть различные варианты данных для достижения результата.
По имеющимся данным можно построить диаграмму. Диаграммы настраиваются
по многим параметрам (тип, размер, шрифт, цвет, оформление и др.). Кроме всего
перечисленного в OO Calc имеется множество дополнительных функций,
ускоряющих и облегчающих работу с таблицами:

автоматический подбор высоты строк и ширины столбцов;

выполнение условного форматирования таблиц;

наложение защиты на документ;

поддержка большинства математических, экономических и других функций;

возможность сортировки данных таблицы;

изменение масштаба просмотра документа;

создание границ вокруг ячеек и таблицы;

разработка своего стиля и использование его в дальнейшем для быстрого
форматирования текста;

поддержка нескольких словарей для проверки правильности написания;

работа с макросами;

удобная справочная система;

проверка орфографии и синтаксиса;

настройка панелей инструментов (добавление и удаление кнопок и команд);

возможность предварительного просмотра перед печатью;

настройка параметров страницы и поддержка нестандартных форматов
бумаги.
Формула представляет собой последовательность символов, которая
начинается со знака =. Формула может содержать данные разного типа (числа,
адреса ячеек, функции), соединенные между собой знаками арифметических
операций (сложение +, вычитание - , деление /, умножение *, возведение в степень
^). Например, =А4+С5*В7.
Ссылка— это формализованное обращение к другой ячейке.
Принцип относительной адресации обозначает следующее: адреса ячеек,
используемые в формулах, определены не абсолютно, а относительно места
расположения формулы. Этот принцип приводит к тому, что при всяком
перемещении формулы в другое место таблицы изменяются имена ячеек в
формуле. Перемещение формул происходит при разнообразных манипуляциях
фрагментами таблицы (копировании, вставках, удалении, переносе).
Абсолютная адресация. В некоторых случаях оказывается необходимым
отменить действие принципа относительной адресации для того, чтобы при
переносе формулы адрес ячейки не изменялся (т.е. был бы не относительным, а
абсолютным). В таком случае применяется прием, который называется
замораживанием адреса. Для этой цели в имени ячейки употребляется символ $.
Для замораживания всего адреса значок $ ставится дважды, например: $B$2.
Можно заморозить только столбец ($B2) или только строку (B$2). Тогда часть
адреса будет изменяться при переносе формулы, а часть нет.
Вычисления, которые позволяет производить программа Calc, не ограничены
простейшими арифметическими операциями. Имеется возможность использовать
большое число встроенных стандартных функций и выполнять весьма сложные
вычисления.
Функциями в OpenOffice.org Calc называют объединения нескольких
вычислительных операций для решения определенной задачи. Значения, которые
используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения,
возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами.
Для удобства работы функции разбиты по категориям:
 финансовые (функции для расчёта разнообразных экономических
показателей, таких как норма прибыли, амортизация, ставка доходности и
т.д.);
 дата и время (с помощью функций даты и времени можно решить
практически любые задачи, связанные с учётом даты или времени, в
частности, определить возраст, вычислить стаж работы, определить число
рабочих дней на любом промежутке времени, например: TODAY()— вводит
текущую дату компьютера);
 математические (функции для выполнения различных арифметических и
алгебраических действий, например: ABS()— возвращает модуль числа,
SUM()— суммирование диапазона ячеек , SQRT()— значение квадратного
корня и т.д.);
 статистические (в этой категории собраны разные функции, с которыми
работают такие разделы математики, как теория вероятностей,
математическая статистика, комбинаторика);
 текстовые (при помощи текстовых функций имеется возможность
обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать
символы в строго определённое место текста и многое другое, например:
LOWEL()— делает все буквы в строке текста строчные);
 логические (эти функции помогают создавать сложные формулы, которые в
зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать
различные виды обработки данных или выполнять разветвляющиеся
вычисления, например: IF(), AND(), OR()).
При выборе функции появляется её краткое описание, поэтому можно легко
найти нужную функцию.
Формулы и функции можно вводить и вручную, просто набирая их названия в
строке формул. Правила записи, определяющие последовательность, в которой
должны располагаться используемые в функции аргументы, называются
синтаксисом функции.
Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Аргументы
функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и
отделяются друг от друга символом точка с запятой «;». Скобки позволяют Calc
определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок
должны располагаться аргументы. Если вы нарушите правила синтаксиса, Calc
выдаст сообщение о том, что имеется ошибка.
Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать
знак равенства, как и во всякой другой формуле. Помните о том, что при записи
функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом
не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.
Например, если в ячейке А5 записана формула с функцией возведения в степень
=POWER(A4;3), значением этой ячейки будет значение А4, возведенное в степень
3. Работая с функциями, помните:
1. функция, записанная в формуле, как правило, возвращает уникальное
значение (арифметическое или логическое);
2. существуют функции, которые не возвращают значение, а выполняют
некоторые операции (например, объединяют текстовые строки);
3. существуют функции без аргументов (например, функция РI() возвращает
число π = 3.1416...).
Для упрощения ввода функций в Calc предусмотрен специальный Мастер
функций, который можно вызвать двумя способами:
1. нажатием кнопки fx в строке формул.
2. меню «Вставка»  «Функция …».
К математическим функциям относятся такие известные из курса школьной
математики функции, как SIN() — синус, COS() — косинус, TAN() — тангенс,
LN() — натуральный логарифм, SQRT() — квадратный корень числа и т.д.
Наиболее часто используемой в табличных вычислениях математической
функцией является функция суммирования аргументов SUM(). Аргументами этой
функции являются либо диапазон ячеек, либо несколько диапазонов ячеек.
Наиболее часто используемыми статистическими функциями являются:
AVERAGE() — вычисление среднего арифметического аргументов, MIN и MAX –
вычисление наименьшего и наибольшего из аргументов.
Домашнее задание:
Дан фрагмент электронной таблицы в режиме отображения формул:
1
2
А
В
12
12
С
A1*B1/(A1*B1) A1*B1/A1*B1 (A1*B1)/A1*B1
Что будет выведено в ячейки А2, В2 и С2 в режиме отображения значений? Как
изменится значение в ячейке С2 после занесения в нее формулы: (A1*B1)/(A1*B1)?