О планировании работы архивных учреждений Республики

От 21.10.2010 № 762/01-16
На № 2/1706-А от 13.09.2010 г.
Директорам центральных
госархивов, заведующим
архивными отделами
администраций муниципальных
районов и городских округов
Республики Башкортостан
О планировании работы
архивных учреждений
Республики Башкортостан на
2011 год и их отчетности за 2010 год
Управление по делам архивов Республики Башкортостан
исходя из
предварительных итогов выполнения установленных заданий текущего года с
учетом задач предстоящего периода наметило подходы к планированию работы
архивных учреждений на следующий год.
В планируемый период основное внимание должно быть уделено
обеспечению безопасности архивных фондов, прежде всего в части
противопожарных мероприятий, проведению работ, связанных с реализацией
мероприятий по развитию информационного общества и формированию
электронного правительства в Республике Башкортостан на период с 2010 до 2012
года.
При планировании архивных работ следует исходить из реального состояния
архивного дела и бюджетного финансирования с учетом решения первоочередных
задач. В связи с продолжающимся ростом количества обращений граждан,
предусмотреть увеличение бюджета рабочего времени на их исполнение.
Приоритетным направлением в деятельности государственных и
муниципальных архивов должно стать дальнейшее внедрение программного
комплекса «Архивный фонд», являющегося основой единой информационнопоисковой системы к документам Архивного фонда Республики Башкортостан на
уровне архивного дела. Поэтому в 2011 году должна быть активизирована работа
по наращиванию информационной полноты базы данных «Архивный фонд». В
архивных отделах, где не установлена
версия 4 ПК «Архивный фонд»,
необходимо приобрести комплекты серверного компьютерного оборудования и
системного лицензионного программного обеспечения.
В целях установления Управлением по делам архивов РБ постоянного
контроля за ходом пополнения базы данных «Архивный фонд» государственные и
муниципальные архивы, начиная с 1 января 2011 года ежеквартально с
нарастающим итогом и за год представляют информацию о количестве введенных
2
в базу данных «Архивный фонд» описаний фондов, описей и дел. Данная
информация указывается в квартальном отчете в разделе 3. «Создание учетных и
информационно-поисковых систем» в пункте 3.1. «Ведение АСГУ документов
Архивного фона РБ». Заполнение указанных показателей проводится с
использованием символа «/» (слэш).
(Например: 287/395/1711. Указанный
порядок цифр показывает, что за отчетный период в базу данных «Архивный
фонд» введено 287 фондов, 395 описей и 1711 ед.хр.)
Справка о внедрении федерального программного обеспечения «Архивный
фонд» и базы данных «Архивный фонд» представляется к 15.01.2011 г. главному
инженеру-электронику Управления по делам архивов РБ.
Управление по делам архивов РБ рекомендует предусмотреть в годовых
планах работы следующие мероприятия:
- рассмотрение на заседаниях администраций муниципальных районов,
городских округов, дирекций центральных государственных архивов вопросов о
состоянии архивного дела и принятие соответствующих документов,
направленных на улучшение и совершенствование архивного дела в районе,
городе, центральном государственном архиве РБ;
- реализацию Соглашений о сотрудничестве в области архивного дела
заключенного с Управлением по делам архивов РБ с органами местного
самоуправления муниципального района, городского округа Республики
Башкортостан;
- продолжение внедрения в практику работы «Правил организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
- изучение и внедрение федерального закона от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ «Об
организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
повышение
уровня
безопасности
архивохранилищ
и
их
антитеррористической защищенности, в том числе оснащение их современными
системами пожарной и охранной сигнализации.
(Напоминаем, что под
современными системами пожарной и охранной сигнализации понимаются
системы, находящиеся в эксплуатации не более 10 лет);
- реализацию обеспечения нормативных требований по организации
хранения и учету документов, в том числе проверки их наличия и состояния. О
необнаруженных документах
Архивного фонда Республики Башкортостан
оперативно информировать Управление по делам архивов Республики
Башкортостан;
- создание разделов «Архивное дело» на сайтах администраций
муниципальных районов, городских округов, подключение к сети Интернет и
электронной почте;
- разработку административного регламента, устанавливающего порядок
предоставления муниципальных услуг и стандарта качества их предоставления
(методические рекомендации по организации предоставления муниципальных
услуг в электронном виде будут высланы дополнительно);
D:\147329770.doc
3
- приобретение современного компьютерного оборудования и программного
обеспечения,
соответствующего
темпам
развития
информационнокоммуникационных технологий;
- обеспечение сохранности документов постоянного срока хранения и по
личному составу при ликвидации государственных и муниципальных учреждений
и организаций, в том числе организаций любой формы собственности;
- внедрение в практику работы положений Правил делопроизводства в
республиканских органах исполнительной власти (проект постановления внесен в
Правительство Республики Башкортостан) и Методических рекомендаций по
разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 г. №76;
- организацию внедрения «Перечня типовых управленческих архивных
документов, образующихся в деятельности государственных органов, органах
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденного приказом
Минкультуры России от 25.08.09.2010г. № 558,
зарегистрированным Минюстом России от 08.09.2010 г. № 18380;
- оказание методической и практической помощи территориальному органу
федеральной службы госстатистики по Республике Башкортостан, отделам и
подразделениям госстатистики в районах и городах в работе по упорядочению и
подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образовавшихся в ходе
проведения Всероссийской переписи населения 2010 г. (указания будут высланы
дополнительно);
- реализацию постановления Правительства Республики Башкортостан от
08.04.2008 г. № 113 «Об изучении хода реализации постановления Правительства
Республики Башкортостан от 10.05.2006 г. №121 «О проведении народного
праздника «Шежере байрамы» в Республике Башкортостан»;
- участие в проведении мероприятий, включенных в государственную
программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 20112015 гг.»;
- информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и
знаменательными датами, в т.ч. реализуемых в соответствии со специальными
планами;
- устранение задолженностей учреждений, организаций и предприятий по
упорядочению архивных документов и передаче их на постоянное хранение в
муниципальные архивы (в 2011 г. учреждения списка №1 должны подготовить к
передаче на хранение документы по 2008 г. включительно, передать в архивы по
2006 г. включительно);
- упорядочение документов по личному составу в учреждениях списка № 1
по 2008 г. включительно;
- картонирование дел, хранящихся в государственных и муниципальных
архивах;
- участие в работе коллегии Управления по делам архивов РБ по итогам
работы за 2010 г. и Совета по архивному делу РБ;
D:\147329770.doc
4
- повышение квалификации кадров: курсы повышения квалификации
архивных работников в г. Москве во ВНИИДАД и в "Архивной школе" историкоархивного института РГГУ, факультет профессиональной переподготовки
государственных и муниципальных служащих БАГСУ.
Центральным государственным архивам РБ в планах работ на 2011 г.
дополнительно предусмотреть:
- формирование и выполнение государственного задания на оказание
государственной услуги;
- выполнение мероприятий по реализации рабочего плана перехода на
предоставление государственных услуг в электронном виде;
- внедрение административных регламентов исполнения государственных
функций и предоставления государственных услуг в области архивного дела;
- перевод на электронные носители метрических книг лиц мусульманского
вероисповедания;
- создание электронных аналогов описей наиболее информативных фондов
(оцифровка описей);
- продолжение работы по формированию Государственного реестра
уникальных документов Архивного фонда Республики Башкортостан в
соответствии с Положением о Государственном реестре уникальных документов
Архивного фонда Республики Башкортостан и Административным регламентом
исполнения государственной функции «Ведение Государственного реестра
уникальных документов Архивного фонда Республики Башкортостан»;
- работу с особо ценными документами с учетом положений подготовленных
ВНИИДАД «Методических рекомендаций по работе с особо ценными
документами в государственных архивах Российской Федерации» (М.,2006);
- изучение совместно с Управлением по делам архивов РБ опыта внедрения в
работу ведомственных архивов автоматизированной информационной системы
«Архив –организации»;
- разработку совместно с Управлением по делам архивов РБ методических
рекомендаций по проведению проверок состояния архивного дела в
министерствах, ведомствах, организациях, учреждениях, общественных
организациях, являющихся источниками комплектования государственных и
муниципальных архивов, с указанием условий, сроков и периодичности проверок,
а также формы справки по итогам проверки;
- проведение плановых проверок юридических лиц и индивидуальных
предпринимателей;
- продолжение работы по заключению соглашений о сотрудничестве с
территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и
федеральными организациями, расположенными на территории республики и
муниципальных образований;
- организацию работы по рассекречиванию архивных документов, созданных
по 1980 г. включительно;
D:\147329770.doc
5
- продолжение внедрения в практику работы Единого классификатора
документной информации Архивного фонда Российской Федерации;
- представление в установленном порядке на обсуждение Научного совета
Управления по делам архивов РБ подготовленных документальных изданий и
справочников;
- мероприятия по защите информации персональных данных;
- наполнение официального сайта Управления по делам архивов РБ,
регулярное предоставление информации для размещения на сайте «Архивы
России» в соответствии с Рекомендациями по созданию архивных сайтов в
Интернете (письмо Росархива от 17.05.2001 №6\513-К) и приказом Росархива от
25.05.2001 № 36.
- издание Справочника «Герои Труда» о Героях Социалистического Труда и
полных кавалерах ордена Трудовой Славы по Республике Башкортостан;
Подготовку:
- сборника документов и материалов «Вклад Башкирии в победу России в
Отечественной войне 1812 года»;
- сборника документов и материалов «Языки и народы Республики
Башкортостан. Государственные языки: история и современность» III часть;
- второго дополнительного издания краткого справочника «Органы
государственной власти и управления Республики Башкортостан (1971-2010)»
-подготовку Календаря праздничных и памятных дней, профессиональных
праздников и юбилейных дат на 2012 г.;
- участие в ХI Межрегиональной научно-практической конференции
«Археография Южного Урала»;
В планах работы должны быть учтены, приказы, указания, рекомендации и
решения Управления по делам архивов РБ по вопросам архивного дела, а также
предложения специалистов Управления по делам архивов РБ.
Планы работы составляются по установленной форме.
К планам работы прилагаются:
- пояснительная записка к плану;
- график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи
документов в государственные и муниципальные архивы.
В пояснительной записке, составленной по разделам соответствующим
направлениям развития архивного дела, обосновываются и конкретизируются
виды планируемых работ, определяются их конечные результаты, указываются
основные организационно-методические мероприятия, намечаемые на 2011 год.
Планы работы с указанными приложениями представляются в Управление
по делам архивов РБ к 20 декабря 2010 г.
По итогам работы в 2010 году архивные учреждения представляют
следующие формы отчетов:
1. Отчет о выполнении плана развития архивного дела на 2010 год;
D:\147329770.doc
6
2. Статистическая отчетность "Сведения о состоянии хранения документов
в организациях-источниках комплектования государственных и муниципальных
архивов» на 1 декабря 2010 г. Напоминаем, что сведения даются по состоянию на
01.12.2010 г.: об управленческой документации по 2007 г. включительно, о научнотехнической и кинофотофонодокументации по 2010 г.;
3. Статистическая отчетность "Паспорт государственного, муниципального
архива» на 1 января 2011 г.;
4. Сведения об изменении в составе и объеме фондов (Приложение № 2 к
Регламенту государственного учета документов Архивного фонда РФ);
5.Сведения о состоянии материально-технической базы государственного,
муниципального архива;
6. Справка о внедрении федерального программного обеспечения
"Архивный фонд" и базы данных "Архивный фонд".
К отчету о выполнении плана развития архивного дела за 2010 год и
квартальным отчетам в 2011 году составляется пояснительная записка, в которой
дается анализ основных итогов работы архивного учреждения, показывается
результативность проведенных организационно-методических мероприятий,
дается информация о вопросах по архивному делу, рассмотренных местной
администрацией, дирекцией республиканского архива, сведения об использовании
документов архива и подготовленных на их основе информационных документов,
публикаций, радио и телепередач, выставок, а также тематика проведенных
совещаний-семинаров с ответственными за архив и делопроизводство
организаций.
В пояснительной записке необходимо также отразить выполнение
мероприятий, предусмотренных указаниями по планированию и отчетности на
2010 год.
Центральные государственные и муниципальные архивы вместе с годовым
отчетом представляют сведения, отражающие степень внедрения информационнокоммуникационных технологий (ИКТ) в деятельность государственного,
муниципального архива, согласно прилагаемой анкеты по состоянию на 01.01.2011
г. (Приложение № 1), а также информацию
- о фактических расходах в 2010 году республиканского и местного
бюджетов на содержание архива, с разбивкой по статьям экономической
классификации;
- о состоянии работы по упорядочению и подготовке дел к передаче на
постоянное хранение по каждому источнику комплектования архива.
Центральные государственные архивы представляют библиографические
описания вышедших из печати за отчетный период сборников документов и
справочно-информационных изданий.
Требования по представлению баз данных «Архивный фонд» (версий 3 и 4) и
формы справок будут направлены отдельным письмом.
D:\147329770.doc
7
Сроки предоставления отчетов и информационных массивов:
1. В соответствии с приказом Росархива от 12.10.2006 г. № 59 отчет о
выполнении плана развития архивного дела за 2010г. и пояснительная записка к
отчету, статистические отчёты, сведения и информационные массивы, указанные в
пп. 4,5,6 представляются к 15 января 2011 г.
2. Квартальные отчеты с пояснительными записками в 2011 году и
годовой отчет за 2011 год представляются в Управление по делам архивов РБ к
следующим срокам: по результатам работы за I квартал к 20.03.2011 г., за II
квартал -20.06.2011 г., за III квартал - 20.09.2011г., за год к 15.01.2012г.
Начальник Управления
D:\147329770.doc
А.А.Хисматуллин