автоматизация рабочего места менеджера

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«КУЗБАССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Инженерно-экономический факультет
Кафедра вычислительной техники и информационных технологий
ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ В ГАК
Зав. кафедрой, профессор, д.т.н.
А.Г. Пимонов
«
»
2008 г.
Овчинникова Екатерина Олеговна
АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА
МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ
ООО «ИНФОРМСЕРВИС»
Дипломная работа
Научный руководитель,
ст. преподаватель
Г.А. Романова
Исполнитель,
студ. гр. ПИ031
Е.О. Овчинникова
Электронная версия дипломной работы помещена в электронную библиотеку
Файл:
Администратор:
Кемерово – 2008
Реферат
Дипломная работа, 61 страница, 5 таблиц, 28 рисунков, 13 источников, 4 приложения.
КЛИЕНТ, АРМ, ДОГОВОР, АКТ ВЫПОЛНЕНЫХ РАБОТ, PHP, MySQL, МЕНЕДЖЕР
ПО ПРОДАЖАМ, СЧЕТ, СЧЕТ-ФАКТУРА, ОТЧЕТ О ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЕ.
Объект исследования – деятельность менеджера по продажам ООО «ИнформСервис»
Цель работы – разработка АРМ менеджера по продажам для повышения эффективности
деятельности компании ООО «ИнформСервис»
Методы исследования и технологии разработки – получение экспертной информации о
деятельности компании ООО «ИнформСервис» и ее анализ, изучение нормативных
источников, анализ проблем автоматизации деятельности менеджера по продажам,
обоснование экономической эффективности от внедрения разработанного АРМ
менеджера по продажам. В качестве системы управления базами данным была выбрана
версия СУБД MySQL 5.0.45. Средством разработки является PHP 5.2.5.
Результат работы – в рамках данной дипломной работы был создан АРМ менеджера по
продажам. Функциональность созданного проекта позволяет существенно ускорить и
упростить процесс формирования документов, а также вести учет всех клиентов и этапов
переговоров с ними и отслеживать дебиторскую задолжность клиентов.
За счет применения клиент-серверной технологии существует возможность
параллельной работы с системой несколькими пользователями, что способствует более
рациональному использованию временных и человеческих ресурсов.
Область применения – разработанный АРМ менеджера по продажам находится в стадии
тестирования.
2
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ....................................................................................................................................4
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ.....................................................................................................7
1.1 Общие сведения о компании ООО «ИнформСервис» .............................................7
1.2 Анализ предметной области .......................................................................................9
1.2.1 Обязанности менеджера по продажам........................................................9
1.2.2 Схема работы менеджера по продажам......................................................9
1.2.3 Описание процесса работы менеджера по продажам .............................10
1.3 Обоснование необходимости автоматизации работы менеджера по продажам .10
1.4 Постановка задачи .....................................................................................................11
1.5 Требования к разрабатываемому проекту...............................................................12
1.6 Средства разработки..................................................................................................14
1.6.1 Описание языка программирования PHP .................................................14
1.6.2 Описание используемой СУБД MySQL ...................................................15
1.7 Теория построения Автоматизированных Рабочих Мест .....................................15
1.7.1 Анализ принципов АРМ на базе ПК. ........................................................15
1.7.2 Языковые средства АРМ............................................................................18
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ .............................................................................................................21
2.1 Назначение программы ............................................................................................21
2.2 Структура базы данных.............................................................................................22
2.3 Руководство пользователя ........................................................................................24
2.4 Дополнительные возможности.................................................................................32
3 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА ......................34
ЗАКЛЮЧЕНИЕ............................................................................................................................36
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ..................................................................37
ПРИЛОЖЕНИЕ А .......................................................................................................................38
ПРИЛОЖЕНИЕ Б ........................................................................................................................53
ПРИЛОЖЕНИЕ В........................................................................................................................54
ПРИЛОЖЕНИЕ Г ........................................................................................................................58
ПРИЛОЖЕНИЕ Д........................................................................................................................61
3
ВВЕДЕНИЕ
В России сложилось так, что автоматизация на мелких предприятиях и в крупных
компаниях шла разными путями. Крупный бизнес уже в 1990-е годы начал пользоваться
интегрированными системами от западных и отечественных поставщиков. В малом же
бизнесе автоматизацией если и занимались, то лишь от случая к случаю. Только во второй
половине 90-х малые предприятия стали обращать внимание на готовые продукты, и это
были решения от российских разработчиков.
Автоматизация обработки информации – это применение программных средств и
технологий с целью облегчения человеческого труда, вытеснения его ручных форм и
повышения производительности.
Суть автоматизации малого бизнеса заключается в уменьшении количества
операций с данными, выполняющихся «вручную». В результате автоматизации
производительность труда сотрудников увеличивается, уменьшаются затраты на
обработку документов, а также снижается количество ошибок, возникающих из-за
влияния "человеческого фактора". Таким образом, необходимость автоматизации
очевидна.
Основная проблема автоматизации заключается в необходимости учета всех
особенностей информационных потоков конкретной компании, осуществления
автоматизации, например, бухгалтерского учета и некоторых других областей. Однако
потребности компаний этим не исчерпываются!
В процессе автоматизации малому бизнесу приходится сталкиваться с
необходимостью решения самых разнообразных задач. Например, сегодня актуальными
являются вопросы, связанные с необходимостью организации документооборота с
партнерами или клиентами компании. Эти задачи, несмотря на кажущуюся простоту,
сопряжены с необходимостью решения важных проблем: совместимости документов,
учет документов и защиты их содержимого.[1]
При выборе способов автоматизации у каждой компании существуют следующие
альтернативы:
Приобрести готовое решение. В данной ситуации организация покупает готовое
решение. Плюсами такого решения можно считать: низкую стоимость системы,
универсальный набор связанных бизнес процессов, высокую надежность. В качестве
минусов следует отметить: необходимость перестройки деятельности под приобретенную
модель, отсутствие специфичной управленческой отчетности.
Приобрести адаптируемое решение и услуги по настройке. При таком подходе
организация получит универсальное программное обеспечение, адаптированное под его
специфику. Качество адаптации очень сильно зависит от стоимости дополнительной
настройки. Такое решение будет учитывать специфику данной организации, как в плане
процессов, так и отчетности. Надежность данного решения будет меньше, так как в ходе
настройки неизбежно будет внесено какое-то количество ошибок. Стоимость владения
будет существенно выше, чем в первом случае.
Нанять собственных специалистов, которые создадут решение. Аргументами за
использование такого подхода может служить только полное соответствие решения
поставленным задачам.[2]
Средства автоматизации - в данном контексте пойдет речь о программных
продуктах, призванных решить задачу автоматизации.
Выбор необходимого программного обеспечения достаточно сложная задача,
требующая серьезных знаний, как в предметной области, так и о текущих предложениях и
4
тенденциях. В связи с разнообразием предлагаемых на рынке программных продуктов, а
также в силу отсутствия более или менее объективных критериев или стандартов на
оценку предлагаемых решений - возникает вопрос о возможности существования
специалистов способных произвести правильный выбор. Впрочем, возникает вопрос и о
существовании программного обеспечения, способного решить поставленные задачи. На
оба вопроса можно дать положительный ответ: на текущий момент большинство
разработчиков программного обеспечения для автоматизации бизнеса закладывают в свои
решения механизмы, обеспечивающие хорошую адаптивность. Это может проявляться в
возможностях параметрической и/или программной настройки. Что касается правильного
выбора, то в такой ситуации должен быть найден компромисс между наиболее полным
удовлетворением требований и стоимостью настройки. В силу ограниченности
предложения программных решений для каждой конкретной задачи существует
возможность выбора наиболее оптимальной системы по заранее определенным
критериям. Конечно, осуществление такого выбора лучше поручать соответствующим
специалистам: внешним консультантам или собственному отделу АСУ.
В данном дипломном проекте реализации системы была выбран технология Web –
программирования, как наиболее динамично развивающаяся и наиболее полно
удовлетворяющая требованиям приведенных в Приложении А. Для обеспечения
функциональности приложения использован язык PHP.
Для хранения информации выбрана реляционная структура БД, а для управления
базой выбрана СУБД MySQL.
Средства автоматизации, должны удовлетворять следующим двум требованиям:
• Использовать все основные плюс наиболее современные технологии и
методы учета, контроля, планирования и прогнозирования, характерные для прикладной
области.
• Применять наиболее передовые инструментальные средства и технологии
при разработке и настройке программного обеспечения.
• При создании любого решения в него закладываются технологии,
современные на момент создания, в дальнейшем системы развиваются, ориентируясь, в
том числе, и на изменения в инструментах и средствах.
На каждом этапе хозяйственной деятельности нашей страны существуют
автоматизированные системы управления, будь то государство, отрасль, регион или
предприятие. На каждом есть АСУ и входящие в нее АРМ: инженера, архитектора,
бухгалтера, менеджера по продажам.
В последние годы возникает концепция распределенных систем управления, где
предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи
распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и
каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ).
Автоматизированное рабочее место (АРМ), или, в зарубежной терминологии,
"рабочая станция" (work-station), представляет собой место пользователя-специалиста той
или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации
выполнения им определенных функций.
АРМ
объединяет
программно-аппаратные
средства,
обеспечивающие
взаимодействие человека с компьютером, предоставляет возможность ввода информации
и её вывод.
Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как
профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные
5
непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации
их работ.
Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные
рабочие места, соответствующие их функциональному назначению.
Задачи, решаемые на АРМ, условно можно разделить на информационные и
вычислительные.
К информационным задачам относятся кодирование,
классификация, сбор,
структурная организация, корректировка, хранение, поиск и выдача информации. В
дипломном проекте реализован АРМ решающий именно информационные задачи.
Вычислительные задачи являются как формализуемыми, так и не полностью
формализуемыми. Формализуемые задачи решаются на базе формальных алгоритмов и
делятся на две группы: задачи прямого счета и задачи на основе математических моделей.
Задачи прямого счета решаются с помощью простейших алгоритмов. Для более сложных
задач требуется применять различные математические модели.
Основной целью разрабатываемого проекта является автоматизация деятельности
менеджера по продажам, то есть создать АРМ менеджера по продажам.
В процессе ознакомления с деятельностью компании ООО «ИнформСервис» были
поставлены задачи:
•
сформулировать требования к системе;
•
выбрать средства реализации;
•
построить структуру базы данных;
•
реализация программного обеспечения.
Проект состоит из двух частей.
В аналитической части проводится анализ предметной области, формулируются
цели и задачи разработки проекта, а так же выделяются основные требования к нему.
В проектной части описывается входная оперативная информация, как в виде
документов, так и в виде файлов; дана характеристика результатных документов, а так же
определяются средства разработки.
Использование проекта приводит к уменьшению затрат, связанных с
формированием документов и обработкой данных, к сокращению сроков выполнения
работ и повышения ее качества; росту производительности труда менеджера по продажам.
6
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Общие сведения о компании ООО «ИнформСервис»
Компания ООО «ИнформСервис» начала свою деятельность с 2007 года, как
содружество профессионалов, имеющих большой опыт работы в различных областях
деятельности. ООО «ИнформСервис» это молодая и динамично развивающаяся компания.
В настоящее время в списке клиентов компании ООО «ИнформСервис»
насчитывается более сотни предприятий, треть из которых являются её постоянными
клиентами. Сотрудничество с клиентами осуществляется на основании заключаемых
договоров.
Компания ООО «ИнформСервис» занимается рекламным видом деятельности.
На сегодняшний день, компания готова предложить следующие виды рекламы на
информационно-справочном портале еКузбасс.Ру:
o экспресс-сайт;
o баннерной реклама;
o экспресс-визитка;
Также компания занимается оказанием консультационных услуг по корректному
использованию экспресс-сайта и экспресс-визитки, созданием Интернет-магазина,
который предоставляет полную информацию о продукции компании, для которой
создается Интернет-магазин и позволяет быстро и удобно производить заказ товаров.
Договора, заключаемые компанией с контрагентами, различны – это:
o договор о возмездном оказании консультационных услуг,
o договор на рекламные услуги:
o договор баннерной рекламы;
o договор экспресс-сайта;
o договор на создание Интернет-магазина.
Кроме этого, необходимо отметить, что компания ООО «ИнформСервис»
постоянно развивается, о чем свидетельствует быстрый рост количества заключаемых
договоров, их изменений и дополнений.
Структура компании ООО «ИнформСервис» представлена виде следующей схемы
на рисунке 1. С ее помощью также наглядно показаны информационные потоки,
представленные в виде соединяющих стрелок между подразделениями организации.
7
Рисунок 1 - Структура компании ООО "ИнформСервис"
Изначально все документы поступают в офис, где происходит их регистрация и
определяется вид заявки.
Если данная заявка на создание рекламы и Интернет-магазина, то далее она
поступает в отдел развития бизнеса, где создается демо-версия и размещается на портале
е-Кузбасс.
На данном этапе исполнения заявки происходят расчеты и регистрация документов
для оперативного и бухгалтерского учета. Выписываются бухгалтерские документы (счетфактура, счет). Эти документы снова поступают в офис для того, чтобы их завизировать и
указать, что заявка отработанна.
Если же поступающие документы предназначены для оказания консультационных
услуг, то после их регистрации в офисе, они поступают в отдел развития маркетинга и
продаж, где специалисты отрабатывают заявку, определяя конкретные требования
клиентов, уточняя условия договора и подготавливая необходимый пакет документов. Из
отдела развития бизнеса документы поступают для обработки в бухгалтерию, после чего
они также регистрируются в офисе об исполнении данной заявки.
8
1.2 Анализ предметной области
1.2.1 Обязанности менеджера по продажам
В целом на менеджера по продажам возлагается:
•
поиск новых клиентов (руководитель указывает направление поиска);
• переговоры с целью заключения договора (это одна из основных функций
менеджера по продажам);
• обеспечение акта продажи (курирование процесса передачи ресурса,
прихода денег; получение и передача платежных документов);
•
обеспечение обратной связи с клиентом (ведение базы данных).
За каждым менеджером по продажам закреплен конкретный регион, который он
должен знать, как свои пять пальцев. Он ведет клиентскую базу по своему направлению,
нередко ездит в командировки и, конечно, лично знаком с основными игроками местного
рынка.
На менеджера по продажам возложена задача проведения предварительных
переговоров с будущим деловым партнером, оптовым покупателем, и организация
встречи руководителя отдела продаж с сотрудником такого же ранга и выше в оптовой
фирме.
В обязанности менеджера по продажам входит ведение переговоров с сотрудником
своего уровня в компании, которая, заключив договор, не переводит деньги за создание
рекламы или Интернет-магазина и размещения на портале. Если же ему не удается
договориться, к улаживанию конфликта подключается руководитель отдела продаж и
маркетинга. Правда, сегодня многие сферы бизнеса обрели уже устойчивую форму и
менеджеру по продажам, остается только четко следить за приходом денег от клиента,
актов выполненных работ и вовремя напоминать ему о необходимости провести платеж
или вернуть акт.
В компании ООО «ИнформСервис» в отделе продаж и маркетинга наблюдается
совмещение функций менеджера по продажам и маркетолога, то есть менеджер по
продажам решает порой сложные вопросы в конфликтных ситуациях и участвует в
разработке программы продвижения продукции.
1.2.2 Схема работы менеджера по продажам
Менеджер по продажам занимается поиском клиентов и работы с ними, а также
ведение всей документации в течение срока работы с этим клиентом.
Рассмотрим схему работы менеджера по продажам:
1.
Менеджер анализирует рынок и организует поиск клиентов;
2.
Ведет телефонные переговоры с клиентом;
3.
Регистрирует переговоры в собственной клиентской базе;
4.
Готовит презентационные документы: коммерческое предложение на
основании первичной информации, образец договора, прайс-листы;
5.
Менеджер просит изготовить демо-версию Интернет ресурса инженерапрограммиста;
6.
Организует встречи с клиентом;
9
7.
Согласует договор с клиентом;
8.
Регистрирует договор в реестре договоров;
9.
Заключает договор;
10.
Выставляет: счет-фактура, счет на оплату и акт выполненных работ;
11.
Регистрирует акт выполненных работ от клиента в реестре актов;
12.
Менеджер формирует отчет о проделанной работе;
Такая схема используется с начала работы фирмы.
1.2.3 Описание процесса работы менеджера по продажам
Менеджер по продажам находит клиента. Звонит ему и договаривается о встрече.
Заносит данные о клиенте, о контактных лицах, о содержании разговора в файл (*.xls).
Затем менеджер готовит презентационные документы для встречи с клиентом.
Менеджер
программиста.
просит
изготовить
демо-версию
Интернет
ресурса
инженера-
Менеджер встречается с клиентом, проводит переговоры по следующим пунктам:
стоимость работ, качество и сроки выполнения, график платежей, гарантийные
обязательства. Создается файл Word, куда вносится вся необходимая информация о
клиенте, выбранном тарифе, размере оплаты и т.д.
После согласования менеджером всех разногласий с клиентом заключается
договор, выписывается счет на оплату, счет-фактура (если требует клиент) (организует
сбор подписей руководителей исполнителя и клиента). Затем, информация из договора,
но в более сокращенном виде, заносится менеджерами в реестры договоров (файлы Excel).
В конце месяца менеджером выписывается акт выполненных работ. Затем
менеджер регистрирует отправку акта выполненных работ в реестре актов.
Реестр актов пополняется по мере поступления актов выполненных работ от
клиентов. Поступают акты выполненных работ от клиентов письмами; информация о
поступивших письмах записывается в журнал «Входящая корреспонденция»; из данного
журнала и берется информация о поступивших актах выполненных работ и заносится в
реестр актов.
По окончании месяца менеджером по продажам формируется отчет о проделанной
работе по данным реестров, журналов и собственным записям. В отчете отмечаются
договора, заключенные менеджером по продажам и сумма вознаграждения.
1.3 Обоснование необходимости автоматизации работы менеджера по
продажам
В результате анализа обязанностей, схемы работы, очередности обработки
информации выделены следующие недостатки:
• большие затраты внимания менеджера по продажам на выполнение
рутинных операций и составление реестров, журналов и отчетов;
•
в наличии;
•
неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся
низкая оперативность, снижающая качество работы;
10
Очевидно, что работа менеджера довольно рутинна, в данном представлении, что
сильно влияет на результаты деятельности: работа замедляется, возникает большой
количество ошибок, документы могут быть оформлены некорректно. Из-за этого
начальнику отдела продаж и маркетинга приходится проверять и перепроверять
созданные документы и правильность суммы оплаты. Вся эта работа является очень
трудоемкой и требующей больших затрат времени и внимания, она сужает возможности
оперативного получения информации.
Таким образом, на основании приведенных выше недостатков возникла
необходимость автоматизации работы менеджера по продажам, что позволит надежно
хранить, обрабатывать информацию и при этом резко снизить трудоемкость и повысить
достоверность, оперативность получения результатной информации и итоговых
документов.
1.4
Постановка задачи
Характеристика задачи. В процессе ознакомления с деятельностью компании
ООО «ИнформСервис» была поставлена задача автоматизации деятельности менеджера
по продажам для повышения эффективности работы фирмы, скорости обработки
информации о клиентах, контроля сроков оплаты, сокращения сроков формирования:
отчетов работы менеджера по продажам за месяц, актов выполненных работ, подготовки
пакета документов с данными клиента.
Рассмотрим назначение АРМ и основные функции, которые должна выполнять:
•
Добавление и редактирование информации о клиентах;
•
Учет информации о контактах с клиентами;
•
Оперативное получение информации о клиентах с использованием функции
•
Добавление и редактирование данных договоров;
•
Ведение реестра договоров;
•
Ведения реестра отправки и возврата актов выполненных работ;
поиска;
•
договорам;
•
Информационная система должна контролировать оплату клиентов по
Выдача и формирование отчета в соответствии с требуемым шаблоном;
• Информационная система должна предоставлять возможность печати
необходимых документов: пакета договора, акта выполненных работ, отчета о
проделанной работе менеджера по продажам за месяц, что позволит отказаться от
рутинной работы менеджера по заполнения пакета договора в ручную, по ручной
корректировке данных и приведет к эффективности работы компании;
С помощью автоматизации деятельности менеджера по продажам можно будет
определить текущее положение компании, вести историю взаимоотношений с клиентами,
получить аналитическую информацию за необходимый период времени. Все это позволит
принимать верные управленческие решения, снизить издержки, уменьшить временные
затраты, тем самым увеличить прибыль организации.
Входная информация. При решении задачи используется следующая входная
информация:
• выписки с расчетного счета компании ООО «ИнформСервис», выгружаемые
в формате *.xls из системы «M – БАНК» Банка Москвы;
11
•
•
информация о входящих актах выполненных работ;
ƒ
дата поступления;
ƒ
компания, от которой поступил акт;
информация о клиенте и этапе переговоров с ним.
Формы перечисленных документов приведены в приложении Б.
Выходная
информация:
информация.
В
результате
выполнения
задачи
формируется
• отчет о выполненных работах за месяц (отчет формируется один раз в конце
месяца менеджером по продажам);
• реестр актов выполненных работ (реестр пополняется по мере поступления
актов выполненных работ от клиентов. Поступают акты выполненных работ от клиентов
письмами; информация о поступивших письмах записывается в журнал «Входящая
корреспонденция»; из данного журнала и берется информация о поступивших актах
выполненных работ и заносится в реестр);
•
договор (договор формируется при заключении с клиентомсделки);
•
реестр договоров (пополняется по мере заключения менеджером договоров);
• акт выполненных работ (формируется один раз в месяц в течение всего
периода действия договора с клиентом);
•
счет на оплату (выставляется клиенту в момент заключения договора один
раз);
• счет-фактура (выставляется клиенту при заключении договора один раз
либо один раз в месяц в течение периода действия договора).
Формы выходных документов содержатся в приложении 3.
К внутренним структурам данных относится база данных АРМ менеджера по
продажам, физическая структура, которой представлена на рисунке 2.
1.5
Требования к разрабатываемому проекту
АРМ менеджера по продажам предназначен для автоматизации деятельности
менеджера по продажам.
АРМ менеджера по продажам предназначен для интеграции в информационносправочный портал е-Кузбасс.Ру.
Целями создания системы были не только целевое использование имеющегося
оборудования, автоматизации деятельности менеджера по продажам, но и повышение
эффективности деятельности менеджера по продажам, экономия затрачиваемого времени
сотрудников, создание единого информационного пространства.
Целью создания АРМ менеджера по продажам является:
•
снижение ручной обработки информации менеджером по продажам;
•
создание базы данных по клиентам;
• обеспечение оперативного получения данных о
оплатах поступивших от клиентов по договорам;
•
исключение не корректного ввода информации;
12
клиентах, договорах,
• формирование отчетности о продажах, о контактах с клиентами, о
состоянии клиентской базы;
•
контроль дебиторской задолженности клиентов;
•
контроль своевременного получения актов выполненных работ от клиентов;
•
контроль платежей за выполненные работы;
•
увеличить скорость доступа к информации.
Объектом автоматизации является деятельность менеджера по продажам.
АРМ менеджера по продажам используется менеджерами по продажам,
начальником отдела продаж и маркетинга, генеральным директором. Обмен информацией
между компонентами системы и пользователями должен производиться путем передачи
электронных документов и иной информации.
АРМ менеджера по продажам выполняет следующие функции:
•
добавление и редактирование информации о клиентах;
•
учет информации о контактах с клиентами;
• оперативное получение информации о клиентах и договорах заключенных с
ними с использованием функции поиска;
•
добавление и редактирование данных договоров;
•
ведение реестра договоров;
• печать необходимых документов: пакета договора, акта выполненных работ,
отчета о проделанной работе менеджера по продажам за месяц;
•
выдача и формирование отчета в соответствии с требуемым шаблоном;
•
ведения реестра отправки и возврата актов выполненных работ;
•
ведение журнала об оплатах клиентов по договорам.
Для работы с системой необходимо разделение пользователей на:
• пользователь – генеральный директор (имеет возможность получения и
просмотра информации);
• пользователь – менеджер по продажам (имеет возможность добавлять,
редактировать, удалять информацию и подготавливать отчетность);
• пользователь – начальник отдела маркетинга и продажи (имеет возможность
получения и просмотра информации);
• администратор – специалист, имеющий возможность корректировки
информации в БД, вести профилактические мероприятия, следить за правильностью
ведения БД.
Пользователь программы должен владеть навыками работы с интерфейсом
Microsoft Windows 2000/XP/Vista, Microsoft Internet Explorer/Opera.[12]
Для реализации системы используется технология Web – программирования, как
наиболее динамично развивающаяся и наиболее полно удовлетворяющая требованиям
представленных в Приложении А. Для обеспечения функциональности приложения
использован язык PHP. [8]
Для хранения информации используется реляционная структура БД, а для
управления базой используется СУБД MySQL.[10]
13
Требования к разрабатываемому проекту согласно ГОСТ 34.602-89 приведены в
Приложении А.
1.6
Средства разработки
Для разработки АРМ менеджера по продажам выбрана среда разработки PHP, что
является требованием заказчика – отдела продажи и маркетинга компании ООО
«ИнформСервис». Это требование обусловлено тем, что данный проект является частью
единой информационной системы разработанной на PHP.
СУБД MySQL – очень быстрая и надежная СУБД. База данных позволяет
эффективно хранить искать, сортировать и выбирать информацию. Сервер MySQL
управляет доступом к данным, позволяя работать с ними одновременно нескольким
пользователям, обеспечивает быстрый доступ к данным, позволяя работать с ними
одновременно нескольким пользователям, обеспечивает быстрый доступ к данным и
гарантирует предоставление доступа только тем пользователям, которые имеют на это
право. [10]
1.6.1 Описание языка программирования PHP
Одним из приоритетных языков программирования является PHP: Hypertext
Preprocessor (Гипертекстовый препроцессор).
PHP - это язык программирования и программный модуль, который исполняет
программу, написанную на этом языке. Часто программу на PHP называют "скриптом",
так как она исполняется интерпретатором. Язык очень прост для изучения, ему можно
обучится буквально за несколько часов, даже имея минимальный опыт в
программировании.
Существует несколько важных причин, по которым лучше выбрать PHP:
• PHP является открытым продуктом. Поэтому можно скачать хоть
последнюю версию и не надо будет платить ни копейки;
• PHP может работать на большом количестве операционных систем и
серверов, что делает его универсальным и популярным;
• скорость продвижения проекта, сделанного на технологии PHP, будет всегда
выше, чем у проектов, сделанных на других технологиях;
• благодаря тому, что PHP позволяет отделить HTML-текст от выполнимой
части, вы можете добиться значительного снижения времени, затраченного на разработку
проекта. При хорошем управлении проектом, вам удастся отделить программную часть от
остальной части, что сильно облегчит жизнь и дизайнеру и программисту, а также придаст
проекту большую гибкость;
• PHP не сложный язык и легко учиться, к тому же его знает большинство
людей в Интернете и поэтому вы сможете получить справку практически по любому
вопросу;
• большинство существующих скриптов написаны на PHP и могyт даже не
писать свои скрипты, а править чужие скрипты, увеличивать их защиту, подстраивать под
свой проект и др.
PHP поддерживает подключаемые модули расширения, которые могут расширять
стандартный набор функций или предоставлять некоторые сервисы. Например, так
организовано взаимодействие с базами данных, модулями рисования графики, обработки
14
XML, XSLT, кэширование промежуточного байт-кода откомпилированных скриптов и
т.д.[8]
1.6.2 Описание используемой СУБД MySQL
В качестве СУБД был выбран продукт MySQL, т.к. он оказался наиболее
подходящим для реализации разрабатываемого в рамках проекта программного продукта.
MySQL является наиболее приспособленной для применения в среде Web. Не
секрет, что для исполнения приложений клиента на большинстве хостинг-площадок
провайдеры предоставляют небольшое количество ресурсов (как вычислительных, так и
дисковых). Поэтому для данного применения необходима высокоэффективная СУБД,
обладающая при этом высокой надежностью (большинство Web-приложений и сайтов
должны работать в режиме 24/7).
Основными преимуществами СУБД MySQL:
•
большая скорость обработки информации;
•
обладает устойчивостью и легкостью в использовании;
•
является идеальным решением для подобных задач;
• обладает кроссплатформенностью – независимость системы от среды, в
которой она работает;
•
интеграция продуктов MS Office;
• полноценное хранилище данных поддерживающее транзакции, индексы,
типы данных, ограничения, связи;
•
язык SQL запросов;
• масштабируемость – способность СУБД соответствовать росту
информационной системы, рост может проявляться в увеличении числа пользователей,
объема хранимых данных и объеме обрабатываемой информации;
•
интерфейс позволяющий работать с языком PHP;
•
гибкая система привилегий и паролей;
•
бесплатна в большинстве случаев.
По всем этим причинам MySQL стала незыблемым стандартом в области СУБД
для Web, а теперь в ней развиваются возможности для использования ее в любых
критичных бизнес-приложениях, то есть, система конкурирует на равных с такими СУБД
таких производителей, как Oracle, IBM, Microsoft и Sybase.[10]
1.7
Теория построения Автоматизированных Рабочих Мест
1.7.1 Анализ принципов АРМ на базе ПК.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) , или, в зарубежной терминологии,
"рабочая станция" (work-station), представляет собой место пользователя-специалиста
той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации
выполнения им определенных функций. Такими средствами, как правило , является ПК,
дополняемый по мере необходимости другими вспомогательными электронными
устройствами, а именно: дисковыми накопителями, печатающими устройствами,
оптическими читающими устройствами или считывателями штрихового кода,
устройствами графики, средствами сопряжения с другими АРМ и с локальными
вычислительными сетями и т.д.
15
АРМ в основном ориентированы на пользователя, не имеющего специальной
подготовки по использованию вычислительной техники. Основным назначением АРМ
можно считать децентрализованную обработку информации на рабочих местах,
использование соответствующих "своих" баз данных при одновременной возможности
вхождения в локальные сети АРМ и ПК, а иногда и в глобальные вычислительные сети,
включающие мощные ЭВМ.
В настоящее время на очень многих предприятиях реализуется концепция
распределенных систем управления народным хозяйством. В них предусматривается
локальная, достаточно полная и в значительной мере законченная обработка
информации на различных уровнях иерархии. В этих системах организуется передача
снизу вверх только той части информации, в которой имеется потребность на верхних
уровнях. При этом значительная часть результатов обработки информации и исходные
данные должны храниться в локальных банках данных.
Для реализации идеи распределенного управления потребовалось создание для
каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих
мест на базе профессиональных персональных компьютеров. Например, в сфере
экономики на таких АРМ можно осуществлять планирование, моделирование,
оптимизацию процессов, принятие решений в различных информационных системах и
для различных сочетаний задач. Для каждого объекта управления необходимо
предусматривать АРМ, соответствующие их значению. Однако принципы создания
любых АРМ должны быть общими:
•
системность.
•
гибкость.
•
устойчивость.
•
эффективность.
Поясним смыл каждого из указанных понятий.
Системность. АРМ следует рассматривать как системы, структура которых
определяется функциональным назначением.
Гибкость. система приспособлена к возможным перестройкам,
модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.
благодаря
Устойчивость. Принцип заключается в том, что система АРМ должна выполнять
основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних
возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть
легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.
Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня
реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и
эксплуатацию системы.
Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии правильного
распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами
обработки информации, ядром которой является компьютер.
Создание такого "гибридного" интеллекта в настоящее время является проблемой.
Однако реализация этого подхода при разработке и функционировании АРМ может
принести ощутимые результаты - АРМ станет средством повышения не только
производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности
специалистов. При этом человек в системе АРМ должен оставаться ведущим звеном. [11]
16
Hа производственных
предприятиях
АРМ являются важной структурной
составляющей АСУ как персональное средство планирования, управления, обработки
данных и принятия решений. АРМ - это всегда специализированния система, набор
технических средств и программного обеспечения, ориентированного на конкретного
специалиста - администратора, экономиста, инженера, конструктора, проектанта,
архитектора и множество других, в данном случае это менеджер по продажам.
В то же время к АРМ любой "профессии" можно предъявить и ряд
требований, которые должны обеспечиваться при его создании, а именно:
•
непосредственное наличие средств обработки информации;
•
возможность работы в диалоговом (интерактивном) режиме;
общих
•
выполнение
основных
требований
эргономики:
рациональное
распределение функций между оператором, элементами комплекса АРМ и окружающей
средой, создание комфортных условий работы, удобство конструкций АРМ, учет
психологических факторов человека-оператора, привлекательность форм и цвета
элементов АРМ и др.;
•
достаточно высокая производительность и надежность ПК, работающего в
системе АРМ;
•
адекватное характеру решаемых задач программное обеспечение;
•
максимальная степень автоматизации рутинных процессов;
•
оптимальные условия для самообслуживания специалистов как операторов
АРМ;
•
другие факторы,
обеспечивающие
максимальную комфортность и
удовлетворенность специалиста использованием АРМ как рабочего инструмента.
Структура
АРМ
включает
совокупность
информационной, программной и организационной.
подсистем
-
технической,
О технической подсистеме уже было сказано выше. К указанному ранее набору
технических средств, непосредственно образующему АРМ, надо еще добавить средства
связи с другими АРМ, работающими в общей сети объекта, а также другие средства связи
(телефон, телекс, телефакс).
К информационной подсистеме относятся массивы информации, хранящейся в
локальных базах данных, как правило, на дисковых накопителях. Сюда же относится
и системы управления базами данных.
Программное обеспечение включает операционные системы, сервисные
программы, стандартные программы пользователей и пакеты прикладных программ,
выполненные по модульному принципу и ориентированные на решение определенного
класса задач, обусловленного назначением АРМ. По мере необходимости в программное
обеспечение
включаются также пакеты программ для работы с графической
информацией.
Организационное обеспечение АРМ имеет своей целью
организацию их
функционирования, развития, подготовки кадров, а также администрирования. К
последнему относятся: планирование работы, учет, контроль, анализ, регулирование,
документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ.
Если устройство АРМ достаточно сложно, а пользователь не имеет специальных
навыков, возможно применение специальных обучающих средств, которые позволяют
постепенно ввести пользователя в среду его основного автоматизированного рабочего
места. При реализации функций АРМ (т.е. собственно его функционировании)
17
необходимы методики определения цели текущей деятельности , информационной
потребности, всевозможных сценариев для описания процессов ее реализации.
Методика проектирования АРМ не может не быть связанной с методикой его
функционирования, так как функционирование развитого АРМ
предусматривает
возможность его развития самими пользователями. Языковые средства АРМ являются
реализацией методических средств с точки зрения конечного пользователя, а
программные реализуют языковые средства пользователя и дают возможность
конечному пользователю выполнять все необходимые действия.
1.7.2 Языковые средства АРМ
Языковые средства АРМ необходимы прежде всего для однозначного смыслового
соответствия действий пользователя и реакции ПЭВМ. Без них невозможен процесс
обучения,
организация диалога, обнаружение и исправление ошибок. Сложность
разработки таких языков заключается в том, что они должны быть преимущественно
непроцедурными. Если процедурный язык указывает, как выполняется задаваемое
действие, то непроцедурный - что необходимо выполнить без детализации, какие
действия для этого требуются. Так как конечные пользователи не знают и не должны
знать в деталях процесс реализации информационной потребности, чем выше
интеллектуальность АРМ, тем больше непроцедурных возможностей должно быть
предусмотрено в его языках.
Языки АРМ должны быть и пользовательски-ориентированными, в том числе и
профессионально-ориентированными. Это связано с различиями в классификации
пользователей, которые разделяются не только по профессиональной принадлежности,
но и по иерархии служебного положения, мере обученности, виду потребляемых данных и
др. Следует учесть, что использование естественного языка, несмотря на кажущуюся
простоту такого подхода, не может дать сколько-нибудь ощутимых преимуществ из-за
необходимости введения через клавиатуру громоздких конструкций ради получения
иногда несложных результатов.
Как и во всяком языке, основу языков АРМ должны составлять заранее
определяемые термины, а также описания способов с помощью которых могут
устанавливаться новые термины, заменяя или дополняя существующие. Это приводит к
необходимости при проектировании АРМ определенным образом классифицировать
терминологическую основу АРМ, т.е. определить все основные синтаксические
конструкции языка и семантические отношения между терминами и их совокупностями.
В связи с этим может возникнуть необходимость в простейшей классификации АРМ,
например, по возможностям представления данных в некоторых пользовательских
режимах обработки: числовые, текстовые, смешанные. В более сложных случаях
классификация АРМ может определяться уже организацией баз данных. Возможности
языка во многом определяют и список правил, по которым пользователь может строить
формальные конструкции, соответствующие реализации информационной потребности.
Hапример, в некоторых АРМ все данные и конструкции фиксируются в табличной
форме (табличные АРМ) или в виде операторов специального вида (функциональные
АРМ).
Языки пользователя разделяют АРМ также по видам диалога. Средства поддержки
диалога в конечном счете определяют языковые конструкции, знание которых
необходимо пользователю.
Конструкцией одного и того же АРМ может быть предусмотрено не один, а
несколько возможных типов диалога в зависимости от роста активности пользователя в
процессе обучения или работы, а также необходимости развития АРМ средствами
18
пользователя. Из существующих диалогов при разработке АРМ наиболее употребимы:
диалог, инициируемый ПЭВМ, диалог заполнения форм, гибридный диалог, диалог
необученного пользователя и диалог с помощью фиксированных кадров информации.
При диалоге, инициируемом ПЭВМ, пользователь АРМ освобождается практически
полностью от изучения мнемоники и конструкций языка. Одной из модификаций
этого метода является метод меню, при котором выбирается один или несколько из
предложенных ПЭВМ вариантов.
При диалоге заполнения форм,
который также
инициируется ПЭВМ,
пользователь заполняет специально подобранные формы на дисплее с их последующим
анализом и обработкой.
Гибридный диалог может быть инициированы и пользователем, и ПЭВМ.
При диалоге
необученного пользователя должна
ясность ответов ПЭВМ, которые не могут оставлять у
относительно того, что ему нужно делать.
быть обеспечена полная
пользователя сомнений
В случае диалога с помощью фиксированных кадров информации ПЭВМ выбирает
ответ из списка имеющихся. В этом случае пользователь вводит только очень короткие
ответы, а основная информация выдается автоматически.
Тип диалога также может определять классификацию АРМ, например АРМ с
диалоговыми средствами необученного пользователя. Классификация АРМ по такому
признаку связана с классификаццией по профессиональной ориентации пользователя.
Hапример, АРМ с диалогом по методу меню вряд ли целесообразно для пользователяэкономиста, относящегося в то же время к персоналу руководителя, вследствие большого
числа повторяющихся операций.
Если рассматривать автоматизированниые рабочие места с точки зрения
программных средств, их реализующих, то классификация АРМ может быть весьма
обширна. Они могут быть классифицированы по языку программирования, возможности
предоставления пользователю процедурных средств программирования, возможности
достраивания программной системы в процессе эксплуатации, наличию систем
управления базами данных, транслятора или интерпретатора с языков пользователей,
средств обнаружения и исправления ошибок и т.д. Пакеты прикладных программ (ППП),
применяемые в АРМ, могут быть параметризованы для обеспечения привязки системы
к конкретному приложению. Могут использоваться генераторы самих ППП.
В состав АРМ обязательно входят различные
программные компоненты,
обеспечивающие основные расчетные функции и организацию диалога, а также система
управления базой данных, трансляторы, справочные системы, собственно база данных,
содержащая, например, основные данные, сценарии диалога, инструкции, управляющие
параметры, перечни ошибок и др. Основные компоненты АРМ определяют его состав и
обеспечивать возможность классификации АРМ по различным признакам.
В зависимости от применения в рамках АРМ средств, обеспечивающих развитие
АРМ конечным пользователем, будем разделять АРМ на два больших класса :
обслуживащюие и интеллектуальные. И те и другие могут предназначаться для
различных пользователей. Hо в то же время существуют такие пользователи, о которых
можно сказать заранее, что он не может быть пользователем того или другого АРМ.
Hапример, обслуживающий персонал (делопроизводители, секретари) в силу специфики
выполняемых ими функций не нуждаются в интеллектуальных АРМ (в своей
непосредственной деятельности).
Обслуживающие АРМ в сферах организационного управления могут быть :
•
информационно-справочными.
19
•
вычислительными.
•
текстообрабатывающими.
Интеллектуальные АРМ можно прежде всего разделить на ориентированные на
данные и ориентированные на занания (даталогические и фактологические).
Информационно-справочные АРМ
обслуживают какой-либо процесс управления.
Вычислительные АРМ разнообразны по своему содержанию и могут применяться
многочисленными категориями пользователей. С их помощью могут ставиться и
решаться организационно-экономические задачи, связанные и не связанные друг с
другом, поиск и обработка данных в которых заранее определена или определяется в
процессе функционирования АРМ. Текстообразующие АРМ предназначены для
обработки и генерации текстовой информации различной структуры и предположении,
что текст семантически не анализируется.
Интеллектуальные АРМ
даталогического типа основаны на широком
использовании баз данных и языков пользователей. При этом пользователь способен
самостоятельно модифицировать базы данных и языки, варьировать диалоговыми
возможностями. В этих АРМ отсутствует база знаний, т.е. невозможно накопление
правил, обеспечивающих объяснение того или иного свойства управляемого объекта.
База
знаний как составной компонент входит в АРМ фактологического типа.
Фактологические АРМ полезны там, где работа в условиях
АРМ определяется
преимущественно накапливаемым опытом и логическим выводом на его основе.
Выделим несколько основных функций, которые должны быть реализованы в
рамках автоматизации организационного управления:
• интерпретация (анализ и описание данных
области для установления их взаимосвязей и систем);
•
диагностика (поиск,
и
определение и описание
фактов
из предметной
состояния управляемого
объекта);
• мониторинг (непрерывное отслеживание
фиксирование получаемых результатов);
функционирования АРМ и
•
планирование (обеспечение заданной последовательности действий);
•
проектирование (обеспечение пользовательских интерфейсов и развития).
20
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
2.1 Назначение программы
Программа предназначена для менеджеров по продажам. Основная задача
программы облегчить механический труд менеджера по продажам в процессе его работы.
Ориентация на пользователя. Стандартный графический интерфейс, удобной
пользовательское меню позволяют быстро разобраться в работе с программой и не
предполагает наличия специальных навыков для работы с базой. Пользовательское меню
позволяет быстро достичь результата в поиске и редактировании информации. В случае
если вопросы все-таки возникнут, в комплексе с проектом поставляется руководство
пользователя, в котором можно найти ответы на интересующие вопросы.
Своевременный анализ информации. Разработка такого программного продукта
позволит генеральному директору и начальнику отдела маркетинга и продаж, получать
оперативную и своевременную информацию в реальный момент времени, о состоянии дел
в компании.
Эффективность базы данных. Предложенная система значительно упрощает
работу менеджера по продажам.
Эффективность программы позволяет сократить время на формирования
документов, избавляет менеджера по продажам от рутинной работы, существенно
уменьшает количество возможных ошибок при заполнении документов и предоставляет
возможность менеджерам по продажам больше времени уделять интересам компании,
проявлять инициативу, вести активный поиск путей улучшения работы, повышать
квалификацию, обмениваться знаниями и опытом с коллегами.
Защита и безопасность данных. Программа обеспечивает:
• обеспечивается разграничение прав доступа пользователей к данным в
соответствии с иерархической структурой;
•
доступ к базе происходит через систему авторизации пользователя;
• защиту данных от несанкционированного доступа и преднамеренного
разрушения;
•
резервное копирование базы данных.
Непрерывное совершенствование. Возможно создание дополнительных таблиц
для расширения функциональности программного средства.
21
2.2 Структура базы данных
Для автоматизации деятельности менеджера по продажам была разработана
следующая структура базы данных, рисунок 2:
Рисунок 2 - Структура базы данных
В таблице «Договора» хранится информация о договорах заключенных менеджера
с клиентами. Структура хранимой информации приведена в таблице 1.
Таблица 1 - Договора
Поле
Тип
Комментарии
Id_Договор
Int
Служит для однозначной идентификации договора
Дата составления
Date
Дата составления договора
Id_Компания
Int
Служит для связи с таблицей «Компания»
Вид договора
Char(25)
Вид договора
На_основании
Char(100)
На основании чего действует клиент (устава,
свидетельства)
Id_Тариф
Int
Служит для связи с таблицей «Тариф»
Домен имя
Char(21)
Доменное имя, которое дается компании при
заключении договора
ДатаН
Date
Дата начала действия услуги
ДатаК
Date
Дата окончания действия услуги
Срок
Int
Срок действия услуги
Сумма
Float
Сумма оплаты за услугу
Очередность актов
Int(3)
Очередность выставления актов
22
В таблице «Акты» хранится информация об отправленных и возвращенных актов
выполненных работ от клиентов по заключенным договорам. Структура хранимой
информации приведена в таблице 2.
Таблица 2 - Акты
Поле
Тип
Комментарии
Id_Акты
Int
Служит для однозначной идентификации акта
Id_Договор
Int
Служит для связи с таблицей «Договор»
Id_Компания
Int
Служит для связи с таблицей «Компания»
Месяц
Char(10)
Месяц
Отослали
Char
Отметка о том, отослал ли менеджер акт
Вернули
Char
Отметка о том, вернулся ли акт от клиента
Таблица «Компания» хранит информацию о компаниях, с которыми ведутся
переговоры или заключили договор. Структура хранимой информации приведена в
таблице 3.
Таблица 3 - Компания
Поле
Тип
Комментарии
Id_Компания
Int
Служит для
компании
Название
Char(30)
Название компании
Директор
Char(50)
ФИО директора
ID_Контактное лицо
Int
Служит для связи с таблицей «Контактное лицо»
Телефон
BigInt
Номер телефона
Факс
BigInt
Факс
Email
Char(25)
Email
Сайт
Char(25)
Сайт
Адрес_Физ
Char(100)
Физический адрес компании
Адрес_Юр
Char(100)
Юридический адрес компании
Описание
Text
Описание компании
Логин
Int
Служит для связи с таблицей «Пользователи»
ИНН
Char(10)
ИНН
КПП
Char(10)
КПП
Р_с
Char(20)
Расчетный счет
К_с
Char(20)
Корреспондентский счет
БИК
Char(10)
БИК
Банк
Char(50)
Наименование банка,
расчетный счет
23
однозначной
в
идентификации
котором
находится
Таблица «Тариф» справочник тарифов (цены на услуги компании). Структура
хранимой информации приведена в таблице 4.
Таблица 4 - Тариф
Поле
Тип
Комментарии
Id_Тариф
Int
Служит для однозначной идентификации тарифа
Срок
Int
Срок действия тарифа
Цена
Float
Цена на услугу
Группа
Char(10)
Группа к которой относится тариф
Дата_сост
Data
Дата составления тарифа
В таблице «Контактное лицо» хранится информация о лицах работающих в
компаниях, с которыми можно связаться по интересующему нас вопросу. Структура
хранимой информации приведена в таблице 5.
Таблица 5 – Контактное лицо
Поле
Тип
Комментарии
Id_Контактное лицо
Int
Служит для однозначной
контактного лица
идентификации
ФИО
Char(50)
ФИО контактного лица
Должность
Char(30)
Должность контактного лица
Телефон
BigInt
Номер рабочего телефона контактного лица
Сотовый
BigInt
Номер сотового телефона контактного лица
Email
Char(25)
Email контактного лица
ICQ
BigInt
Номер ICQ
Примечание
Text
Характеристика контактного лица
Так же листинг структуры таблиц приведен в Приложении Г.
2.3 Руководство пользователя
Работа администратора.
Отображение информации о клиентах, договорах, актах выполненных работ
При вводе в адресной строке URL, открывается страница компании ООО
«ИнформСервис», рисунок 4.
24
Рисунок 4 - Начальная страница компании ООО "ИнформСервис" на портале е-Кузбасс
При нажатии на навигационном меню ссылки «Менеджеру по продажам»
открывается окно авторизации, рисунок 5.
Рисунок 5 - Окно авторизации пользователя
Для прохождения авторизации следует ввести логин и пароль в поля ввода и
нажать кнопку «Войти», если логин и пароль введены правильно, то авторизация будет
пройдена и осуществлен переход на следующую страницу, рисунок 6.
25
Рисунок 6 - Окно интерфейса менеджера по продажам
Для того чтобы просмотреть список клиентов необходимо нажать
навигационном меню ссылку «Клиенты», откроется окно список клиентов, рисунок 7.
на
Рисунок 7 - Список клиентов.
Менеджер по продажам может просмотреть информацию каждого клиента, нажав
на значок с буквой i напротив нужного клиента. Также менеджер может удалить клиента
из базы, нажав на «крестик».
Для добавления контактного лица менеджеру нужно нажать на значок в столбце
контакты, напротив нужного клиента. Появится окно добавления контактов, которое
необходимо заполнить и после чего нажать на кнопку добавить.
26
Для добавления клиента необходимо нажать на кнопку «Добавить»
расположенную внизу окна. После нажатия на кнопку загрузится окно для добавления
клиента, рисунок 8.
Рисунок 8 - Форма добавления компании
При нажатии на кнопку «Добавить» введенные данные будут добавлены в базу
данных и возвращаемся обратно в окно списка клиентов. Кнопка «Сброс» позволяет
очистить поля в окне добавления клиентов.
Для того чтобы просмотреть реестр договоров необходимо нажать на
навигационном меню ссылку «Договора» открывается окно реестра договоров, рисунок 9.
При нажатии на ссылку происходит обновление данных о дебиторской задолжности
клиентов по заключенным договорам. Также реализована функция поиска по № договора
и названию компании и фильтрации по определенному критерию.
27
Рисунок 9 - Реестр договоров
В программе реализована функция поиска по № договора и названию компании.
Также в окне реестр договоров возможна фильтрация данных по определенному
критерию.
Для добавления договора в реестр договоров необходимо нажать на кнопку
«Добавить договор», рисунок 10.
Рисунок 10 - Кнопка добавить договор
После нажатия на кнопку загрузится окно для добавления договора, рисунок 11.
28
Рисунок 11 - Форма добавления договора
При нажатии на кнопку «Добавить» введенные данные будут добавлены в базу
данных и возвращаемся обратно в окно реестра договоров. Кнопка «Сброс» позволяет
очистить поля в окне добавления договоров. Также в окне ввода договора можно
отметить, к каким документам необходимо сформировать печатную форму, для этого
нужно выбрать документы и документы будут сформированы и сохранены на рабочем
столе менеджера в формате Word.
Окно добавление договоров также позволяет редактировать и просмотреть
информацию о договоре, нажав на соответствующие ссылки в окне «Реестр договоров».
В окне реестр договоров можно удалять договора, нажав в правом углу на «кретик»
напротив нужного договора.
Для того чтобы просмотреть реестр актов необходимо нажать на навигационном
меню ссылку «Реестр актов» и переходим в окно реестра актов, рисунок 12.
29
Рисунок 12 - Реестр актов
Для добавления акта в реестр актов необходимо нажать на кнопку «Добавить акт»
расположенную внизу окна.
После нажатия на кнопку загрузится окно для добавления акта, рисунок 13.
Рисунок 13 - Форма добавления акта
После заполнения всех полей на форме и нажатия на кнопку добавить
возвращаемся обратно в окно реестра актов.
Кнопка «Сброс» позволяет очистить поля в окне добавления актов. Также в окне
ввода акта можно отметить «сформировать печатную форму акта выполненных работ». И
документ будет сформирован и сохранен на рабочем столе менеджера в формате Word.
Окно добавление актов также позволяет редактировать и просмотреть информацию
об акте, нажав на соответствующие ссылки в окне реестр актов выполненных работ.
30
В окне реестр актов можно удалять акты, нажав в правом углу на «кретик»
напротив нужного акта.
Для формирования отчета менеджером за месяц необходимо нажать на
навигационном меню ссылку «Отчет» открывается окно формирования отчета, рисунок
14.
Рисунок 14 - Форма формирования отчета
После нажатия кнопки «сформировать» будет сформирован отчет за выбранный
месяц, рисунок 15.
Рисунок 15 - Отчет менеджера по продажам за месяц
Работа администратора.
Отображение информации о пользователях
Администратор имеет особые права при работе с системой. Окно авторизации
такое же, как и у пользователя. После прохождения авторизации загружается окно с
информацией о пользователях, рисунок 16.
31
Рисунок 16 - Список пользователей
Администратор занимается регистрацией пользователей АРМ. Администратор
заполняет поля представленные на рисунке.
Рисунок 17 - Окно регистрации пользователя
Администратор может просмотреть информацию каждого пользователя, нажав на
значок с буквой i напротив информации о пользователе.
Также администратор может удалить пользователя из базы, нажав на «крестик».
2.4 Дополнительные возможности
Наряду с решением
дополнительные возможности:
основных
задач
АРМ
предоставляет
1. Многопользовательский доступ к данным. Позволяет
одновременную работу с программой нескольким пользователям.
следующие
осуществлять
2. Авторизация пользователей. Позволяет разграничивать права доступа
пользователей программы к информации, содержащейся в базе данных. В программе
предусмотрено четыре вида пользователей:
• пользователь – генеральный директор (имеет возможность получения
и просмотра информации);
• пользователь – менеджер по продажам (имеет возможность
добавлять, редактировать, удалять информацию и подготавливать отчетность);
32
• пользователь – начальник отдела маркетинга и продажи (имеет
возможность получения и просмотра информации);
• администратор – специалист, имеющий возможность корректировки
информации в БД, вести профилактические мероприятия, следить за
правильностью ведения БД.
3. Печать выходных
документы на печать.
документов.
Позволяет
вывести
сформированные
4. Резервное копирование файла базы данных. Позволяет создавать копии
файла базы данных.
5. Импорт данных из MS Excel.
33
3 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ПРОЕКТА
Экономическая эффективность позволяет судить о необходимости внедрения или
не внедрения программного продукта. В основе исчисления экономической
эффективности лежит сопоставление существующего реального процесса, то есть та
методика занесения в базу данных, которую использовал менеджер по продажам (иначе
базовый вариант) и внедряемой методики (иначе проектный вариант).
В данном дипломном проекте в качестве базового варианта принят вариант
процесса работы менеджера по продажам, существующий в компании ООО
«ИнформСервис».
В качестве предлагаемого варианта используется созданный в дипломном проекте
программный продукт.
Экономическая эффективность проекта складывается из двух составляющих
косвенного эффекта и прямого эффекта.
Должное внимание необходимо уделять показателям косвенного экономического
эффекта, который характеризуется увеличением прибыли, привлечением большего числа
клиентов, снижением количества постоянного штата специалистов и т.д.
Косвенный
эффект
в
нашем
случае
характеризуется
увеличением
производительности. Повышение качества контроля происходит из-за предоставления
полноценного и информативного отчета менеджера продажам о проделанной работе за
месяц. Своевременный и качественный контроль договоров позволяет снизить риск
просрочки оплаты по договорам и отслеживанием сроков гашения задолжности.
Расчет показателей прямого эффекта, характеризуется снижением трудовых, и
стоимостных показателей, на которых основывается косвенный.
К трудовым показателям относятся следующие:
1. абсолютное снижение трудовых затрат;
2. коэффициент относительного снижения трудовых затрат;
3. индекс снижения трудовых затрат или повышения производительно.
К стоимостным показателям относятся следующие:
1. абсолютное снижение стоимостных затрат;
2. коэффициент относительного снижения стоимостных затрат;
3. индекс снижения стоимостных затрат или повышение производительности
труда.
В нашем случае прямой эффект характеризуется сокращением времени обработки
и получения данных; сокращением трудоемкости работы, стоимостных затрат обработки
и формирования документов; повышением достоверности и точности информации.
В заключении, хотелось бы акцентировать внимание на проблеме, связанной с
обучением персонала при внедрении информационных систем. Так как в ИС объектом
автоматизации является деятельность сотрудников, то одна из главных задач при
внедрении — доведение до каждого сотрудника целей организации в виде его
автоматизируемых функциональных обязанностей. Однако сотрудники имеют и свои
собственные цели присутствия в организации, порой не совпадающие с доведенными до
них сверху,— это усугубляет конфликт интересов в оргструктуре. А если учесть, что ИС
— это человеко-машинный комплекс и, по существу, машинная составляющая ИС
34
интегрируется в оргсистему через элементы типа «человек», то очень важно, чтобы из-за
личных целей человек не отторгал ИС. Ведь в ней ему отведена роль субъекта (как
двигателя) автоматизации.
35
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Дипломная работа посвящена решению вопроса автоматизации деятельности
менеджера по продажам компании ООО «ИнформСервис».
В аналитической части диплома проведен анализ деятельности менеджера по
продажам и выявлены недостатки в его работе. Определены задачи на проектную часть
диплома, обоснована экономическая эффективность и выбор средства разработки.
В проектной части подробно рассмотрено назначение разрабатываемого АРМ,
определены исходные данные, описаны дополнительные возможности АРМ.
В результате дипломной работы были решены поставленные задачи:
•
разработано техническое задание;
•
выбраны средства реализации;
•
спроектирована структура базы данных;
•
реализовано программное обеспечение, которое позволяет осуществлять:
o интерфейс с пользователем
портал компании на www.e-Kuzbass.ru;
через
информационно-справочный
o разграничение прав пользователей;
o подготовка и печать договоров, актов выполненных работ на основе
шаблона;
o ввод данных о клиентах, о заключенных договорах, данных об актах
выполненных работ, о платежах и хранение их в базе данных;
o формирование отчетов менеджером о заключенных договорах за
месяц.
Система очень гибкая, легко настраиваемая, имеет наглядный интерфейс. В ней
обеспечивается многопользовательский режим работы, и соблюдаются все необходимые
требования безопасности.
Применение АРМ менеджера по продажам позволит:
1) автоматизировать процесс контроля поступления платежей;
2) автоматизировать контроль за поступлением актов выполненных работ от
клиентов;
3) вести единую базу данных по клиентам;
4) сократить затраты времени на формирование документации;
5) оперативно получать необходимые сведения.
В результате внедрения АРМ основные задачи менеджера по продажам будут
решаться более оперативно и качественно.
В дальнейшем в планах компании предусмотрено расширение и обновление АРМ.
36
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Информационный портал «spbIT» - http://www.spbit.ru/analytics/a3396/
2. Сайт
по
автоматизации
http://www.avacco.ru/page.asp?code=avtomatizacia_kompanii
компании
-
3. Елманова Н. Web-порталы: назначение, преимущества, особенности и
средства
[Электронный ресурс]. - 2002. - Часть 1 – режим доступа к статье:
http://www.interface.ru/misc/mnogoe_1.htm, свободный.
4. Вьетман В. Программирование для Web «Руководство разработчика». – К,
М, Спб: Вильнос, 2000. – 368с.
5. Федорчук А. Краткий курс «Как создаются Web-сайты». – Спб.:Питер,
2000.– 224 с.
6. Шапошников И.В. Мастер Internet программирование.- Спб.: BHV, 2000.233 с.
7. Велихов С. Справочник по HTML 4.0. – М.: Оверлей, 2001.- 416 с.
8. Хоумер А. Справочник по PHP.- Спб.: Питер, 2000.- 512с.
9. Вагнер Р. Энциклопедия пользователя JavaScript.– К.: ДиаСофт, 2001.- 464 с.
10. Дюбау П. MySQL. – К, М, Спб.: Вильнос, 2001.- 816 с.
11. Информационный сайт «Fooder»- http://www.fooder.ru/page2/arm_3.html
12. ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на
автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной
системы.
13. ГОСТ 2.105-95. ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.
37
ПРИЛОЖЕНИЕ А
УТВЕРЖДАЮ
ст. гр. ПИ - 031
Е. О. Овчинникова
_______________
“__”_______200_г.
УТВЕРЖДАЮ
_______________/Игина И. В.
“__”_______200_г.
Автоматизированное рабочее место менеджера по продажам
наименование вида АС
Компания ООО «ИнформСервис»
наименование объекта автоматизации
АРМ менеджера по продажам
сокращенное наименование АС
ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
На 17 листах
Действует с __.__.2008г.
СОГЛАСОВАНО
_______________/Игина И. В.
“__”_______200_г.
38
1. Общие сведения
1.1 Полное
обозначение.
наименование
системы
и
ее
условное
Автоматизированное рабочее место менеджера по продажам.
Условное обозначение: АРМ менеджера по продажам.
1.2 Наименование разработчика системы
заказчика.
и реквизиты
Заказчик – компания ООО «ИнформСервис»
Разработчик – студентка группы ПИ - 031 Овчинникова Екатерина Олеговна
1.3. Основания для разработки АС.
Автоматизация деятельности менеджера по продажам.
1.4. Плановые сроки начала и окончания работы по
созданию системы:
- начало работ по созданию системы – зима 2008
- окончание работ по созданию системы – конец весны 2008
1.5. Источник финансирования работ по созданию АС.
Собственные средства разработчика.
1.6. Порядок оформления и предъявления заказчику
результатов работ по созданию системы:
К результатам труда разработчика относится:
•
оригинальное программное обеспечение;
•
уникальные структуры машинных баз данных;
•
типовые проектные решения и особенности построения информационной
системы;
•
проектная и рабочая документация.
Заказчику передаются 1 диск с дистрибутивом программного обеспечения;
Результаты передаются заказчику частями по завершении каждой стадии работы по
созданию системы
•
Документация – в электронном виде в формате MS Word и на бумажных
носителях.
Проектная документация должна быть разработана в соответствии с ГОСТ 34.20189 и ГОСТ ЕСПД. Процедуры приемки - передачи результатов работ оформляются актами
приемки-передачи.
39
2. Назначение и цели создания системы
2.1 Назначение системы.
АРМ менеджера по продажам предназначен для автоматизации деятельности
менеджера по продажам.
2.2 Цели создания системы.
Целями создания системы были не только целевое использование имеющегося
оборудования, автоматизации деятельности менеджера по продажам, но и повышение
эффективности деятельности менеджера по продажам, экономия затрачиваемого времени
сотрудников, создание единого информационного пространства.
Целью создания АРМ менеджера по продажам является:
•
снижение ручной обработки информации менеджером по продажам;
•
создание единой базы данных по клиентам;
•
обеспечение оперативного получения;
•
исключение не корректного ввода информации;
•
формирование отчетности о продажах, о контактах с клиентами, о состоянии
клиентской базы;
•
контроль дебиторской задолженности клиентов;
•
контроль своевременного получения актов выполненных работ от клиентов;
•
контроль платежей за выполненные работы на основании справок;
•
организует окончательные выплаты в соответствии с актом выполненных
•
увеличить скорость доступа к информации.
работ.
40
3. Характеристика объекта автоматизации
3.1.Краткие сведения об объекте автоматизации.
Объектом автоматизации является деятельность менеджера по продажам.
3.2. Сведения об условиях эксплуатации объекта
автоматизации.
АРМ менеджера по продажам используется менеджерами по продажам,
начальником отдела продаж и маркетинга, генеральным директором.
Функционирование системы должно происходить в требуемых условиях: при
конструктивной температуре, давлении и допустимом уровне запыленности.
«Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений ».
Специалист выполняет соответствующие ему функции ежедневно (кроме субботы и
воскресения) с 9.00 до 18.00 часов.
41
4. Требования к системе
4.1. Требования к системе в целом.
4.1.1.Требования к структуре и функционированию системы
АРМ менеджера по продажам выполняет следующие функции:
•
Добавление и редактирование информации о клиентах
•
Учет информации о контактах с клиентами;
•
Ведения реестра отправки и возврата актов выполненных работ;
• Оперативное получение информации о клиентах с использованием
функции поиска;
• Информационная система должна предоставлять возможность печати
необходимых документов: пакета договора, акта выполненных работ, отчета о проделанной
работе менеджера по продажам за месяц, что позволит отказаться от рутинной работы
менеджера по заполнения пакета договора в ручную, по ручной корректировке данных и
приведет к эффективности работы компании;
•
Выдача и формирование отчета в соответствии с требуемым шаблоном;
•
Ведение журнала об оплатах клиентов по договорам;
•
Ведения журнала переговоров.
4.1.2. Требования к средствам и способам связи для информационного обмена
между компонентами системы.
Для информационного обмена между компонентами системы должна быть
организована локальная сеть. АРМ менеджера по продажам функционирует на сервере, к
которому имеют доступ пользователи этой программой по средствам локальной сети.
4.1.3. Требования к характеристикам взаимосвязи создаваемой системы со
смежными системами, требования к ее совместимости.
АРМ менеджера по продажам будет использоваться менеджерами по
продажам, начальником отдела продаж и маркетинга и генеральным директором. Обмен
информацией между компонентами системы и пользователями должен производиться
путем передачи электронных документов и иной информации.
4.1.4. Требования по диагностированию системы.
Диагностика и профилактика технических средств, проводится раз в месяц.
Проверка целостности данных и нарушений проводится по мере необходимости.
Проверка программного и аппаратного обеспечения проводится по мере необходимости.
4.1.5. Перспективы системы, модернизация системы.
Модернизация системы
может происходить в двух направлениях:
модернизация программного обеспечения и модернизация аппаратного обеспечения
комплекса.
•
При модернизации программного обеспечения могут вноситься
изменения или осуществляться дополнения в необходимые для функционирования
программной системы (например, при введении новой задачи), а также могут обновляться
до актуальных версий программные средства.
•
Модернизация аппаратного обеспечения комплекса должна
происходить путем приобретения новых или модернизации старых аппаратных средств.
42
4.1.6. Требуемый режим работы персонала.
Требуемый режим работы персонала – полный рабочий день с 9:00 до 18:00.
Основной перерыв должен составлять 1 час.
4.1.7. Требования к надежности комплекса.
Необходимо, чтобы система обладала устойчивостью к отказам оборудования и
программных систем, а также электропитания. Для надежной работы комплекса
необходимы высоконадежные аппаратные и программные системы. Требования
надежности должны быть регламентированы для следующих аварийных ситуаций:
ƒ
выход из строя аппаратных средств системы;
ƒ
отсутствие электроэнергии;
ƒ
выход из строя программных средств системы;
ƒ
неверные действия персонала компании;
ƒ
пожар, взрыв и т.п.
Методы оценки и контроля показателей надежности на разных стадиях
создания системы должны отвечать следующим особенностям:
ƒ
многофункциональность;
ƒ
сложные формы взаимосвязи систем комплекса;
ƒ
существенная роль временных соотношений отказов отдельных
систем комплекса;
ƒ
разнообразные законы распределения среднего времени безотказной
работы и восстановления.
4.1.8 Требования к численности и квалификации персонала программы и режимы
его работы
Для работы с системой необходимо разделение пользователей на:
1. пользователь – генеральный директор (имеет возможность получения и
просмотра информации);
2. пользователь – менеджер по продажам (имеет возможность добавлять,
редактировать, удалять информацию и подготавливать отчетность);
3. пользователь – начальник отдела маркетинга и продажи (имеет возможность
получения и просмотра информации);
4. администратор – специалист, имеющий возможность корректировки
информации в БД, вести профилактические мероприятия, следить за
правильностью ведения БД.
Пользователь программы должен владеть навыками работы с операционной
системой Microsoft Windows 2000/XP/Vista, Microsoft Internet Explorer/Opera.
4.1.9. Требования по безопасности системы.
При монтаже, наладке, обслуживании,
ремонте и эксплуатации
аппаратных средств системы в качестве мер безопасности должны соблюдаться
требования установленные:
− ГОСТ Р. 50377-92 (МЭК 950-86)
«Безопасность
оборудования
информационной технологии, включая электрическое конторское оборудование»
43
− ГОСТ 27954-88 «Видеомониторы персональных вычислительных машин. Типы,
основные параметры, общие технические требования»
− ГОСТ 27201-87 «Машины вычислительные электронные персональные. Типы,
основные параметры, общие технические требования»
4.1.10. Требования по эргономике и технической эстетике.
Видеотерминал должен соответствовать следующим требованиям:
•
экран должен иметь антибликовое покрытие;
•
цвета знаков и фона должны быть согласованы между собой;
•
для многоцветного отображения рекомендуется использовать
одновременно максимум 6 цветов, т.к. вероятность ошибки тем меньше, чем меньше
цветов используется и чем больше разница между ними;
•
необходимо
регулярное
обслуживание
терминалов
специалистами.
4.1.11. Требования к эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и
хранению систем комплекса.
Необходимо выделять время на обслуживание и профилактику аппаратных
систем комплекса (1 день в месяц).
Сеть энергоснабжения должна иметь следующие параметры: напряжение – 220В;
частота – 50Гц.
Для обслуживания и профилактики аппаратных систем комплекса необходимо
привлечение инженера-электронщика либо специалиста по сетевым технологиям. Его
образование должно быть исключительно высшее техническое, связанное с отладкой
локальных или структурированных кабельных сетей. Специалист по плану должен
уделять 1 день в месяц обслуживанию аппаратных систем комплекса, либо в случае
непредвиденного выхода аппаратных систем из строя по заявке персонала компании.
Специалист по сетевым технологиям с высшим образованием должен
проводить обслуживание программных систем комплекса в следующих случаях: выход из
строя программных систем; при неправильном использовании программных систем; по
плану 1 день в месяц для проведения тестирования программных систем.
4.1.12. Требования по сохранности информации.
Для сохранности информации необходимо предусмотреть использование
блоков бесперебойного питания для защиты данных от повреждения в случае отключения
питания, для надёжного хранения данных необходимо производить ежедневное резервное
копирование БД на несколько дисков, а также, поскольку все манипуляции со структурой
базы данных производятся посредством СУБД MySQL, то для обеспечения сохранности
информации при сбоях использовать её механизмы (транзакции).
Для выполнения операции отката и повышения надёжности хранения базы данных
предусмотреть раздельное хранение двух дополнительных копий (с возможностью
сохранения на различных физических носителях).
4.1.13 Требования к средствам защиты от внешних воздействий.
Аппаратные средства системы должны обладать радиоэлектронной защитой.
Уровень радиопомех, создаваемых аппаратными системами во время работы, а также в
моменты включения и выключения, не должен превышать значений, утвержденных
Государственной комиссией по радиочастотам. Также необходима защита систем
44
комплекса от внешних воздействий (молний, взрывов и т.д.). Необходимо применение
экранирования помещений от индустриальных помех и электромагнитных полей.
4.1.14 Требования к защите информации от несанкционированного доступа.
При работе с АРМ менеджера по продажам, необходимо, чтобы она была
защищена от попыток изменения и разрушения. Система нуждается в защите информации
от несанкционированного доступа. Система защищается паролем. Существует три вида
доступа:
1. доступ генеральному директору (имеет возможность получения и
просмотра информации);
2. доступ менеджеру по продажам (имеет возможность добавлять,
редактировать, удалять информацию и подготавливать отчетность);
3. доступ начальнику отдела маркетинга и продажи (имеет возможность
получения и просмотра информации);
4. доступ администратору (вести профилактические мероприятия, следить
за правильностью ведения БД).
4.1.15. Требования по стандартизации и унификации.
В процессе функционирования системы должны использоваться программные
и аппаратные средства с учетом удобства их применения в рамках комплекса.
Для реализации системы была выбрана технология Web – программирования, как
наиболее динамично развивающаяся и наиболее полно удовлетворяющая перечисленным
требованиям. Для обеспечения функциональности приложения использован язык PHP.
Для хранения информации выбрана реляционная структура БД, а для управления
базой выбрана СУБД MySQL.
4.2. Требования к задачам, выполняемым системой.
4.2.1 Перечень функций, подлежащих автоматизации:
•
Добавление и редактирование информации о клиентах
•
Учет информации о контактах с клиентами;
•
Ведения реестра отправки и возврата актов выполненных работ;
•
функции поиска;
Оперативное получение информации о клиентах с использованием
•
Информационная система должна предоставлять возможность печати
необходимых документов: пакета договора, акта выполненных работ, отчета о
проделанной работе менеджера по продажам за месяц, что позволит отказаться от
рутинной работы менеджера по заполнения пакета договора в ручную, по ручной
корректировке данных и приведет к эффективности работы компании;
•
Выдача и формирование отчета в соответствии с требуемым
•
Ведение журнала об оплатах клиентов по договорам;
•
Ведения журнала переговоров.
шаблоном;
45
4.3. Требования к видам обеспечения.
4.3.1. Требования к информационному обеспечению.
В состав информационного обеспечения программы входит база данных
(внутримашинное обеспечение), входная, внутренняя и выходная документация.
4.3.2. Требования к лингвистическому обеспечению.
- Шрифт ввода-вывода данных - кириллица;
- Пользовательский
требованиям:
интерфейс
должен
соответствовать
следующим
1. Эффективные интерфейсы должны быть очевидными и внушать своему
пользователю чувство контроля. Необходимо, чтобы пользователь мог одним взглядом
окинуть весь спектр своих возможностей, понять, как достичь своих целей и выполнить
работу.
2. Эффективные интерфейсы не должны
беспокоить
пользователя
внутренним взаимодействием с системой. Необходимо бережное и непрерывное
сохранение работы, с предоставлением пользователю возможности отменять любые
действия в любое время.
4.3.3. Требования к программному обеспечению.
ИС учета и контроля ТВКР требует для своей работы установки следующего ПО:
1. На сервере ИС учета и контроля ТВКР должны быть установлены:
• Операционная система: Microsoft Windows 2000/2003 Server;
• СУБД МуSQL.
2.
На рабочей станции пользователя необходимо установить:
• Операционная система: Microsoft Windows 2000/XP/Vista;
• Microsoft Internet Explorer, Opera.
4.3.4. Требования к техническому обеспечению.
Для функционирования ИС необходимо:
• локальная вычислительная сеть на основе протокола TCP/IP с
пропускной способностью 10/100 Мбит/с.
• Сервер должен удовлетворять следующим минимальным
требованиям:
• процессор Celeron-500MHz или аналогичный,
• 1 Gb и более оперативной памяти;
• 80 Gb – жесткий диск
• Монитор – SVGA;
• Клавиатура - 101/102 клавиши;
• Манипулятор типа «мышь».
Требования, предъявляемые к конфигурации клиентских станций:
• процессор, с тактовой частотой не менее 400 MHz,
• Mb оперативной памяти;
46
• Монитор – SVGA;
• Клавиатура - 101/102 клавиши;
• Манипулятор типа «мышь».
4.3.5 Требования к методическому обеспечению.
Необходимо создать новые документы: «Руководство пользователя для менеджера
по продажам»
47
5. Состав и содержание работ по созданию системы
Перечень документов, предъявляемых по окончании соответствующих
стадий по созданию системы, представлен в таблице 1.
Разработка системы предполагается по укрупненному календарному плану,
приведенному в таблице 1.1.
Таблица 1.1 – Календарный план работ по созданию
АРМ менеджера по продажам
Наименование
стадий
этапов создания системы
и
1. Эскизный проект.
Сроки
выполнения работ
Результаты работ
04.02.08 – 18.02.08
Описание
функций,
функций подсистем, их целей.
1.1.
Разработка
предварительных
проектных
решений по системе и её частям
2. Технический проект.
Разработка документов
1-3 согласно разделу 8.
2.1. Разработка проектных
решений по системе и её частям.
Описание
информационной
интерфейса.
2.2. Разработка документации
и её части.
Разработка документов
4-9 согласно разделу 8.
3. Рабочая документация
19.02.08 – 29.02.08
03.03.08 - 21.04.08
Готовая версия
Документация на ПП.
ПО,
базы,
ПП.
Руководство
пользователя.
3.1.
Разработка
рабочей
документации на систему и её части.
3.2. Разработка или адаптация
программ
4. Ввод в действие.
22.04.08 – 19.05.08
4.1
Проведение
предварительных испытаний.
Протокол испытаний.
Устранение неполадок.
Внесение изменений в
документацию.
48
6. Порядок контроля и приемки системы.
Установить контроль и приемку результатов работ на каждой стадии создания
системы в соответствии с разделом 5.
На стадии 3 принимается готовая версия программного продукта (модель).
Остальные результаты работ передаются в виде документов (согласно табл. 1.1).
Приемка этапа заключается в рассмотрении и оценке проведенного объема работ и
предъявленной технической документации в соответствии с требованиями настоящего
технического задания.
Ответственность за организацию и проведение приемки системы должен нести
заказчик. Приемка системы должна производиться по завершению приемки всех задач
системы. При этом необходимо предоставить обеспечение материальной частью
(технические средства), проектной документацией и специально выделенным персоналом.
Заказчик должен предъявлять систему ведомственной приемочной комиссии,
при этом он обязан обеспечить нормальные условия работы данной комиссии в
соответствии с принятой программой приемки.
Завершающим этапом при приемке системы
приемки.
49
должно быть составление акта
7. Требования к составу и содержанию работ по
подготовке объекта автоматизации к вводу системы в
действие
Для обеспечения готовности объекта к вводу системы в действие провести
комплекс мероприятий:
•
приобрести компоненты технического и программного обеспечения,
заключить договора на их лицензионное использование;
•
завершить работы по установке технических средств;
•
провести обучение пользователей.
50
8. Требования к документированию.
Проектная документация должна быть разработана в соответствии с ГОСТ
34.201-89 и ГОСТ ЕСПД.
Отчетные материалы должны включать в себя текстовые материалы
(представленные в виде бумажной копии и на цифровом носителе в формате MS Word) и
графические материалы.
Предоставить документы:
1. Описание автоматизируемых функций;
2. Схема функциональной структуры автоматизируемой деятельности;
3. Описание технологического процесса обработки данных;
4. Описание информационного обеспечения;
5. Описание программного обеспечения АС;
6. Схема логической структуры БД;
7. Описание комплекса технических средств;
8. Чертёж формы документа (видеокадра);
9. Руководство пользователя;
51
СОСТАВИЛИ
Наименование
Должность
Фамилия, имя,
организации,
исполнителя
отчество
Студентка
Овчинникова
группы ПИ-031
Екатерина
Подпись
Дата
предприятия
КузГТУ
13.03.2008
Олеговна
СОГЛАСОВАНО
Наименование
Должность
организации,
Фамилия, имя,
Подпись
Дата
отчество
предприятия
ООО
Генеральный
Игина Ирина
«ИнформСервис»
директор
Владимировна
52
13.03.2008
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
Рисунок Б.1 - Выписка с расчетного счета компании ООО «ИнформСервис»
53
ПРИЛОЖЕНИЕ В
Рисунок В.1 - Печатная форма договора
54
Рисунок В.2 - Печатная форма акт выполненных работ
55
Рисунок В.3 - Печатная форма акта выполненных работ
56
Рисунок В.4 - Реестр актов выполненных работ
57
ПРИЛОЖЕНИЕ Г
Рисунок Г.1 - Таблицы
Рисунок Г.2 - Таблица «Акты»
Рисунок Г.3 - Таблица «Компании»
58
Рисунок Г.4 - Таблица «Договора»
Рисунок Г.5 - Таблица «Контактное лицо»
Рисунок Г.6 - Таблица «Оплата»
59
Рисунок Г.7 - Таблица «Тариф»
Рисунок Г.8 - Таблица «Пользователи»
60
ПРИЛОЖЕНИЕ Д
Все файлы необходимые для работы проекта, представлены в электронном
варианте и находятся на компакт-диске. Для работы проекта в Internet’e требуется
настройка Web-сервера Apache, СУБД MySQL и PHP.
Данное приложение содержи список файлов, находящихся на прилагаемом к
диплому диске. На диске располагаются две папки: «Диплом» и «АРМ».
Папка диплом включает в себя:
• Овчинникова.doc – текст дипломной работы.
• Овчинникова.ppt – презентация дипломной работы.
Папка «АРМ» включает в себя папки:
o www\lib - файла подключаемых библиотек;
o www\files - файлы содержащие информацию о клиентах, договорах и
тд.;
o www\img - используемые в проекте рисунки;
o www\index.php - файл главной формы;
o www\menu.php - файл меню проекта;
o www\templates - файлы шаблонов;
o www\interface - файлы интерфейсного кода;
o www\base - файлы базы данных проекта.
61