ПОСТРОЕНИЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА НА БАЗЕ

ПОСТРОЕНИЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА НА БАЗЕ
СИСТЕМЫ DIRECTUM
Система менеджмента качества является частью системы управления
организации и ориентирована на достижение результатов, основанных на целях
качества, удовлетворении нужд и ожиданий заказчиков. На сегодняшний день
она стала неотъемлемой составляющей успешного бизнеса многих организаций.
Успешное управление организацией может быть достигнуто путем внедрения
и поддержания соответствующей системы управления, которая разработана для
постоянного
улучшения
выполнения
работ.
Стандарты
ИСО
серии
9000
формулируют комплекс требований к таким системам.
Система DIRECTUM позволяет организовать работу с документами как в
организациях уже с внедренной системой менеджмента качества, так и в
организациях,
находящихся
в
процессе сертификации
на
соответствие
требованиям стандартов.
Основными разделами стандарта ИСО 9001 (редакция 2001г.) являются
управление
документацией,
управление
записями,
а
также
проведение
внутренних аудитов (проверок), поэтому ниже использование системы DIRECTUM
рассматривается применительно к этим разделам.
Управление документацией
Обязательным
требованием
стандарта
ИСО
9001
является
наличие
процедуры по управлению документацией.
Управление документацией – это планирование, обеспечение и управление
адекватностью документов по качеству (политика и цели в области качества,
руководства по качеству, планы качества, документированные процедуры,
рабочие и методологические инструкции и т.д.).
Раздел
4.2.3
стандарта
рассматривает
следующие
требования
по
управлению
документацией:
«Документами
системы
менеджмента
качества
необходимо управлять… Для определения необходимых средств управления должна
быть разработана документированная процедура…». Далее будут рассмотрены
требования по каждому пункту этого раздела.
а) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до
их выпуска;
Процесс жизненного цикла любого документа начинается с подготовки
проекта. Ответственный сотрудник получает задание – к определенному сроку
подготовить
проект
документа.
В
процессе
проектирования
документа
разработчик должен сразу же обеспечить его адекватность (соответствие
стандарту ИСО 9000 и описываемому процессу). Следующим шагом является
одобрение документа, т.е. документ должен быть согласован со всеми
заинтересованными сторонами (исправление документа по замечаниям). Далее,
документ утверждается высшим руководством, регистрируется в соответствующей
службе (документу присваивается идентификационный номер), документ вводится
в
действие
приказом
и
рассылается
заинтересованным
службам
для
использования.
Система DIRECTUM позволяет наилучшим образом организовать процесс
создания, согласования и введения в действие документов СМК.
Руководитель всегда может создать задачу со сроками на разработку
стандарта ответственному сотруднику, таким образом, поручение никогда не
будет забыто, и всегда есть возможность проконтролировать исполнение.
Применение
утвержденных
шаблонов
помогает
избегать
ошибок
при
оформлении документов, а также быстро и удобно создать документ согласно
установленным в организации стандартам.
Благодаря механизму задач и наличию в системе различных отчетов есть
возможность управлять движением документа на любом этапе его жизненного
цикла (предварительное согласование, рассмотрение, утверждение и т.д.).
Использование ЭЦП при согласовании и утверждении документов позволяет
защитить согласованную версию документа от несанкционированных изменений,
кроме того, подписи на документе соответствуют полномочиям лиц, подписавших
документ.
Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации обеспечивает гибкую
нумерацию документов в любых разрезах, а также позволяет задавать список
рассылки.
б) анализ и актуализация по мере необходимости и повторное официальное
одобрение документов;
В процессе деятельности предприятия любой документ претерпевает
изменения.
Организация
периодически
проводит
проверку,
анализ
и
рассмотрение документации, чтобы гарантировать ее постоянную пригодность,
адекватность и эффективность.
Требования этого пункта DIRECTUM решает следующими способами:
автоматические уведомления
пользователей об изменениях в перечне
нормативной документации СМК, а также оповещения о приближении сроков
пересмотра
документации
обеспечивается
путем
настройки
агентов
администрирования;
службы
по
качеству
получают
возможность
собирать
пожелания
по
корректировке документации в электронном виде, а также проводить процесс
пересмотра и согласования документов с использованием механизма задач;
возможность хранения версий документов, связывание документов между собой
и использование гиперссылок в тексте документов упрощает процесс анализа
документации.
в)
обеспечение
идентификации
изменений
и
статуса
пересмотра
документов;
Каждое внесенное изменение идентифицируется и регистрируется, т.е.
разработчик документа должен вести учет и фиксировать все вносимые
изменения.
Идентификация изменений в системе DIRECTUM обеспечивается созданием
версий документа.
Работа с последней актуальной версией документа осуществляется
заданием стадий жизненного цикла для версии документа, таким образом,
всегда можно отличить действующую версию документа от устаревших и
находящихся на этапе разработки и согласования.
г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их
применения;
После утверждения соответствующая служба предприятия регистрирует
документ и рассылает его в заинтересованные подразделения.
В системе DIRECTUM служба качества предприятия может регистрировать
документ в модуле «Канцелярия», а также обеспечивать доступ к нему всех
заинтересованных подразделений (рассылка документа в подразделения и
размещение ссылки на документ в структуре общих папок системы DIRECTUM).
Единый электронный архив документов позволяет каждому сотруднику
получить доступ к необходимым документам со своего рабочего места. При этом
исключается несанкционированный просмотр и изменение документов за счет
ограничения прав доступа пользователей. Кроме того, возможность подписывать
2
документы с помощью электронно-цифровой подписи гарантирует авторство и
неизменность документа после подписания.
д)
обеспечение
сохранения
документов
четкими
и
легко
идентифицируемыми;
Каждый документ системы менеджмента качества должен быть оформлен в
соответствии с требованиями к текстовым документам, принятым в организации.
Каждый документ системы DIRECTUM имеет карточку с определенным набором
полей, это помогает разработчику документа определить какие данные должны
быть занесены при создании документа для его дальнейшей идентификации.
Применение готовых шаблонов позволяет создавать документы в соответствии со
стандартами, принятыми в организации. Кроме того, система DIRECTUM
предоставляет возможность гибкой нумерации любых документов в любых
разрезах: по подразделениям, по местам регистрации, в соответствии с
номенклатурой дел и т.д.
е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и
управление их рассылкой;
К
документам
внешнего
происхождения
относятся
государственные
стандарты РФ, стандарты отраслей, руководящие документы, конструкторская,
технологическая и другая нормативно-техническая документация, полученная со
стороны.
Документы внешнего происхождения в системе DIRECTUM регистрируются в
электронных журналах модуля «Канцелярия», где заполняются все обязательные
реквизиты и обеспечивается гибкая нумерация документов в любых разрезах.
После регистрации документы путем сканирования переводятся в электронный
вид, а затем, уже в электронном виде, рассылаются в заинтересованные
подразделения. При этом оригинал хранится в архиве, а сотрудники пользуются
его электронным аналогом. Если по каким-либо причинам документ не подлежит
переводу в электронный вид, то с использованием модуля «Канцелярия» можно
вести
учет
выдачи
бумажных
копий
документов
в
заинтересованные
подразделения.
ж)
предотвращение
непреднамеренного
использования
устаревших
документов и применение соответствующей идентификации таких документов,
оставленных для каких – либо целей;
Решение об изъятии из обращения документа принимает специалист по
качеству, либо ответственный за ведение системы качества в подразделенииразработчике,
о
чем
выпускается
распорядительный
документ.
Копии
аннулированных документов изымаются из всех подразделений и уничтожаются, а
оригинал с соответствующей отметкой хранится в архиве предприятия.
Система DIRECTUM решает проблему изъятия устаревших документов за счет
поддержания их жизненного цикла (в разработке, действующий, устаревший).
Пользователь DIRECTUM может определить текущее состояние документа по его
визуальному отображению, так устаревший документ перечеркивается, документ
в разработке отображается курсивом, действующий документ – обычным шрифтом.
Кроме того, возможность снятия прав доступа к документу позволяет
скрыть от пользователей аннулированные документы.
Управление записями
Записи – это документы, содержащие достигнутые результаты или
свидетельства осуществленной деятельности, которыми можно подтвердить
выполнение требований стандарта ИСО 9001.
Пункт 4.2.4 стандарта гласит: «Записи должны вестись и поддерживаться
в
рабочем
состоянии
для
предоставления
свидетельств
соответствия
требованиям
и
результативности
функционирования
системы
менеджмента
качества. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и
восстанавливаемыми».
3
Ведение
записей
по
качеству,
представляет
собой
набор
строго
регламентированных процедур. Данные о ходе выполнения процедуры должны
попадать в различные отчеты, по которым в дальнейшем проводятся проверки
функционирования системы качества.
Реализованный
в
системе
DIRECTUM
механизм
workflow
позволяет
автоматизировать
бизнес-процессы
любой
сложности.
Для
определения
процессов,
подлежащих
жесткой
регламентации,
в
системе
DIRECTUM
настраиваются жесткие типовые маршруты.
C помощью жестких типовых маршрутов создаются схемы бизнес-процессов
(создание схем процессов является обязательным условием при построении
СМК). Типовые маршруты описывают, каким образом должны быть обработаны те
или иные данные и какие контрольные параметры с точки зрения СМК можно
извлекать на том или ином этапе.
Поскольку каждая организация имеет свой набор процессов, типовые
маршруты настраиваются при внедрении системы под конкретные бизнес-процессы
организации. Информацию о результатах прохождения процессов система
DIRECTUM позволяет выводить в различные отчеты.
На основе полученных отчетов можно проводить внутренние и внешние
аудиты СМК.
Внутренние аудиты (проверки)
Пункт 8.2.2 стандарта диктует следующие требования: «Организация
должна проводить внутренние аудиты (проверки) через запланированные
интервалы с целью установления того, что система менеджмента качества:
а) соответствует запланированным мероприятиям, требованиям настоящего
стандарта и требованиям к системе менеджмента качества, разработанным
организацией;
б) внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии…»
Система DIRECTUM дает возможность специалистам по качеству планировать
и проводить внутренние аудиты, а также контролировать принятые по итогам
проверки решения.
Удобный
механизм
создания
и
согласования
документов
позволяет
специалистам по качеству составлять планы проведения внутренних проверок,
согласовывать их с заинтересованными сотрудниками и отправлять на
ознакомления в подразделения для подготовки к проверке.
Модуль «Управление совещаниями» позволяет упростить процесс подготовки
и проведения совещаний по итогам аудита. Так, все выявленные несоответствия
фиксируются в системе, с указанием срока и ответственных лиц за их
исправление. Созданный протокол по итогам проверки СМК автоматически
рассылается на согласование и исполнение ответственным сотрудникам.
Далее специалист по качеству, благодаря механизму задач и различным
отчетам,
может
контролировать
своевременное
устранение
выявленных
несоответствий.
Таким образом, система DIRECTUM является удобным средством для
становления и поддержания СМК в организациях и дает реальный эффект:
сокращение времени на создание документов по качеству, за счет наличия
готовых шаблонов;
уменьшение времени на согласование и пересмотр документов, за счет
механизма задач;
сокращение времени на поиск документов, за счет хранения документов в
едином хранилище и развитых механизмов поиска;
сокращение трудоемкости ведения записей по качеству и проведения аудитов
СМК, за счет того, что данные в системе фиксируются автоматически по ходу
протекания процесса, и выводятся в специально настраиваемые отчеты.
Отчеты в дальнейшем используются при проверке функционирования СМК на
предприятии.
4