Политика по спонсорству 2014-2016

Декабрь 2013 г.
Руководство UPM по предоставлению спонсорской помощи и пожертвований
1. Формы поддержки
Региональная спонсорская помощь — целевая и долгосрочная поддержка
сообществ, в которых компания UPM осуществляет свою деятельность. Деятельность
нацелена в первую очередь на сотрудников и местное население. Выгоды, цели и
компенсации всегда оговариваются в индивидуальном порядке.
Коммерческая спонсорская помощь — это целевое и долгосрочное содействие,
строго ориентированное на конкретные бизнес-цели. Деятельность, в первую очередь,
должна быть связана с клиентами (реклама, мероприятия и т.д.). Коммерческие
выгоды, цели и компенсации всегда оговариваются в индивидуальном порядке.
Пожертвования — это выплаты на благотворительные нужды и иные общественнополезные цели, не имеющие целью получение прибыли. Полностью отсутствуют
ответные компенсации.
2. Задачи на 2014–2016 гг.
Мероприятия UPM по оказанию региональной спонсорской помощи и коммерческой
спонсорской помощи должны быть ориентированы на выполнение стратегических
задач UPM и укрепление отношений компании с различными заинтересованными
сторонами. Главной задачей на 2014-2016 гг. остается укрепление позиций UPM в
рамках концепции The Biofore Company.
Основные направления для совершенствования в 2014-2016 гг. — это эффективность
использования ресурсов, социальная активность, а также инновации и развитие.
Отбираемые проекты должны отражать концепцию Biofore — концепцию
ориентированной на будущее, высокотехнологичной, инновационной и ответственной
компании, которая уважает и соблюдает принципы устойчивого развития, а также
положительно выделяется на фоне конкурентов. Коммерческие и социальные выгоды
должны оцениваться и измеряться для каждого проекта.
Региональная спонсорская помощь UPM должна быть сосредоточена на сообществах,
в которых компания UPM осуществляет свою деятельность. Основные направления —
это охрана окружающей среды, образование и молодежные программы, а также
командные спортивные мероприятия и культурные проекты.
3. Критерии оказания поддержки
Для принятия положительного решения должны быть выполнены следующие
критерии:
a. Соответствие
• Концепции Biofore / отдельным бизнес-концепциям и концепции продукта
• Принципам и целям корпоративной ответственности UPM
b. Эффективность
• Проект должен охватывать конкретные целевые группы
• Проект должен быть в достаточной степени известен целевым группам
• Возможность измерения эффективности проведения мероприятий с точки
зрения перспективного соотношения затрат и выгоды
• Возможность публикации в прессе
c. Возможность выделиться на фоне конкурентов
• Проект должен быть оригинальным/инновационным
d. Преимущества для заинтересованных сторон
• Проект должен предполагать существенную потенциальную выгоду для
заинтересованных сторон
e. Управление рисками
• Риски, связанные с участием в проекте, должны быть контролируемыми (угроза
репутации, расторжение договора, резервный план)
Возможно совместное участие в проведении проекта в сотрудничестве с
неправительственными организациями, общественными организациями,
ассоциациями или клиентами и прочими заинтересованными сторонами. Для таких
проектов действуют те же критерии.
Компания UPM стремится выступать в качестве главного спонсора или одного из
главных спонсоров в коммерческих проектах спонсорской поддержки. Компания UPM
не участвует в коммерческих проектах совместно с другими представителями своей
отрасли. Проекты спонсорской поддержки не должны вести к возникновению
конфликта интересов UPM или влиять на деловые решения UPM.
Компания UPM не оказывает поддержку политическим партиям или кандидатам и
частным лицам. Также компания не принимает участия в телефонных кампаниях и
других сетевых проектах.
4. Обращение за спонсорской поддержкой или пожертвованием
К рассмотрению принимаются только заявки, составленные с помощью нашего
онлайн-инструмента. Электронные письма и телефонные звонки не считаются
заявками. Всем обратившимся по телефону или электронной почте будет
рекомендовано воспользоваться онлайн-инструментом. Кандидат должен
определиться, обращается ли он/она за спонсорской поддержкой или
пожертвованием. Форма заявки также предназначена для всех студенческих программ
сотрудничества.
Форма заявки состоит из краткого описания объекта финансирования, а также выбора
форм возможного сотрудничества (денежные выплаты, время, волонтерская помощь
или пожертвование продукции), либо в случае пожертвований — указания цели
получения помощи.
Форма заявки размещена на веб-сайте компании www.upm.com / About UPM / Our
Company / Sponsorship.
4. Исполнение
Подразделения и региональные предприятия составляют и выполняют собственные
годовые планы и бюджеты программ спонсорской поддержки в соответствии с этим
руководством. Количество проектов спонсорской поддержки ограничено. Необходимо
собрать достаточную информацию для принятия решения о соответствии проекта
целям компании UPM по укреплению бренда и гарантии отсутствия конфликта с
ценностями компании.
Каждый проект сотрудничества должен иметь составленный в письменном виде план
ожидаемой выгоды, в котором должны быть указаны оговоренные показатели для
измерения эффективности сотрудничества с точки зрения соотношения затрат и
выгоды. Показатели могут быть количественными или качественными. Общие затраты
(включая выгоды) и необходимые ресурсы также должны быть оценены в плане.
Для предоставления региональной спонсорской помощи или коммерческой
спонсорской помощи необходимо письменное соглашение. В соглашении должно быть
указано следующее:
-
объект и цели спонсорской поддержки;
срок действия соглашения;
требуемая сумма;
согласованные и измеримые выгоды и возможности публикации;
другие формы сотрудничества;
методы измерения эффективности проводимых мероприятий;
условия расторжения соглашения;
порядок действий в случае любых нарушений условий соглашения.
Маркетинговые сообщения и публикации (например, реклама) должны
соответствовать корпоративному имиджу UPM и использовать официальную
корпоративную символику. Ответственный за исполнение проекта должен убедиться,
что для публикации выбраны надлежащие средства массовой информации, не
содержащие рекламных сообщений от других подразделений UPM.
5. Принятие решений и контроль
Отдел по связям с заинтересованными сторонами UPM отвечает за координирование
спонсорских программ сотрудничества внутри группы.
Бизнес-направления, стратегические бизнес-подразделения (SBU), корпоративные
службы и региональные подразделения определяют и реализуют собственные планы,
составляемые на основании данного руководства.
Соглашения об оказании спонсорской поддержки на суммы до 5000 евро могут
утверждаться внутри регионального подразделения, стратегического бизнесподразделения или службы. Соглашения на суммы менее 25000 евро оцениваются и
рассматриваются руководителем отдела по связям с заинтересованными сторонами
данного бизнес-направления.
Если сумма соглашения составляет более 25000 евро, руководитель отдела по связям
с заинтересованными сторонами должен представить содержимое соглашения на
предварительное рассмотрение руководителю отдела корпоративных связей и
развития бренда для контроля соответствия ожидаемой выгоды денежным затратам.
Для корпоративных служб соглашения о спонсорской поддержке на сумму более 5000
евро утверждаются исполнительным вице-президентом по связям с
заинтересованными сторонами.
Эффективное управление требует регулярного систематического контроля
спонсорских программ и пожертвований. Такой контроль осуществляет отдел по
связям с заинтересованными сторонами группы. Во всех случаях необходимо
гарантировать принятие независимого решения. Служба отвечает за архивирование
всех соглашений.
6. Пожертвования на благотворительные нужды
6a. Существенные пожертвования
Общим собранием акционеров совет директоров был уполномочен принимать
решения о выдаче пожертвований на сумму не более 500000 евро на
благотворительные нужды и иные общественно-полезные цели. Совет директоров
определяет получателей, цели, а также сроки и условия пожертвований.
6b. Пожертвования на благотворительные нужды
Пожертвования UPM местному сообществу на сумму не более 500 евро или не более
850 евро для Финляндии утверждаются руководителем отдела по связям с
заинтересованными сторонами или генеральным директором подразделения, либо
уполномоченным представителем этих лиц. Для корпоративных служб решения
принимаются отделом по связям с заинтересованными сторонами группы.
Пожертвования на сумму более 500 евро (850 евро в Финляндии) рассматриваются
только в исключительных случаях. Такие пожертвования следует перевести в
категорию региональной спонсорской помощи с оговоренной компенсацией, либо они
могут быть направлены на рассмотрение отделу по связям с заинтересованными
сторонами группы.
6c. Пожертвование материалов или продукции
Компания UPM может осуществлять пожертвования в виде материалов, продукции или
услуг для проведения общественных мероприятий или в качестве спонсорской
поддержки. Пожертвования утверждаются руководителем отдела маркетинга или
отдела по связям с заинтересованными сторонами и организациями бизнеснаправления, или генеральным директором подразделения, или уполномоченным
представителем этих лиц. Для корпоративных служб решения принимаются отделом
по связям с заинтересованными сторонами группы.
В дополнение к данному руководству необходимо обеспечить соблюдение кодекса
корпоративного поведения UPM и правил борьбы со взяточничеством.
Данный документ одобрен руководством отдела по связям с заинтересованными
сторонами.