1 УИР-13 Раздел 2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТРЕБНОСТИ

УИР-13 Раздел 2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТРЕБНОСТИ КОМПАНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
2.1. СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ КОМПАНИИ
В компании одним из важных элементов является обеспечение информационными
ресурсами решаемых задач и работа с ними. В процессе управления информационными
ресурсами решается ряд основных задач:
•какие информационные ресурсы выбрать;
•как извлечь из информационных ресурсов необходимые сведения;
•как оценивать найденную информацию;
•как использовать найденную информацию.
Решение этих задач предъявляет требования к технологии доступа к информационным
ресурсам и ресурсам знаний.
Главной задачей бизнеса является получение максимальной прибыли от своей деятельности.
Любая компания действует в условиях конкретной внешней среды, которая оказывает
решающее влияние на успехи этой компании. В этой связи анализу внешней среды должно
быть уделено особое внимание. В первую очередь к внешней среде относятся характеристики
того рынка продукции или услуг, в котором предлагает или собирается предлагать свою
продукцию или услуги данная компания. Состояние рынка обычно характеризуют три группы
данных: характеристики спроса, характеристики предложения и результаты исследования
особенностей применяемых на этом рынке методов продвижения товаров или услуг к
потребителю. Основную информацию о внешней среде компании развитых стран в условиях
рынка получают из профессиональных баз, деловых ресурсов Интернета и периодических
изданий.
2.2. ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ РЕСУРСАМИ
Под управлением информационными ресурсами обычно понимается Управление созданием и
использованием информационных ресурсов.
Процесс управления информационными ресурсами отталкивается от поставленной цели:
реализации инноваций, обучения персонала, Расширения рынков сбыта и т.д. Когда цель
поставлена, в процессе Управления информационными ресурсами в компании решаются
следующие задачи:
выявление потребностей в информации в соответствии со спецификой компании;
•выявление параметров внешней среды, изменение которых может повлиять на деятельность
компании, и организация мониторинга значений этих параметров;
•выявление ресурсов из мирового рынка информации, которые удовлетворяют потребностям
компании, на основе мета-информации;
•организация доступа к выявленным информационным ресурсам, заключение контрактов с
информационными агентствами на получение доступа к их ресурсам. Получение и изучение
документации, раскрывающей особенности доступа к информационным ресурсам агентства.
Освоение специалистами компании технологий работы с ресурсами агентства;
•применение информационных ресурсов в деятельности компании, включая:
организацию поиска информации в выделенных ресурсах при появлении конкретных
требований к информации и при организации мониторинга отдельных параметров внешней
среды с целью снижения затрат на получение необходимой компании информации;
оценку достоверности полученной информации; использование информации при
обосновании принимаемых решений в компании;
•анализ затрат на получение необходимой информации и оценка достигаемого эффекта в
1
деятельности компании.
Схема управления информационными ресурсами продемонстрирована на рис. 2.2.
Постановка цели. Реализации какого-либо процесса всегда предшествует постановка цели.
Применительно к управлению информационными ресурсами в компании можно выделить
следующие цели: эффективное управление самой компанией; обеспечение инновационного
развития компании; обучение сотрудников компании; расширение ассортимента продукции
компании, выбор партнеров и т.д.
Выявление информационных потребностей для решения задач компании. Отправной
точкой управления информационными ресурсами является выявление потребностей в
информации. От результата решения этой задачи зависит эффективность работы всей
компании. Однако ее решение затруднено отсутствием четких алгоритмов и единых подходов.
Выявление потребности зависит от поставленной цели (ниже мы рассмотрим некоторые из
них). Формулировка информационной потребности должна производиться специалистами,
владеющими терминологией и обладающими достаточной квалификацией для того, чтобы
описать недостающую информацию. Определяется перечень параметров внешней среды,
оказывающих наибольшее
Постановка цели
Управления
Инновационного развития
Развития персонала и др.
Выявление информационных потребностей для решения задач компании
Отбор информационных ресурсов
Организация доступа к ресурсам
Заключение
контрактов
Изучение документации по работе
Освоение специалистами
с ресурсами
технологии работы с
ресурсами
Выявление ресурсов, удовлетворяющих информационным потребностям компании
Применение информационных ресурсов
Организация поиска
Оценка информации
Обоснование
принимаемых решений
Анализ затрат на получение необходимой информации и оценка достигаемого эффекта
Рис. 2.2. Схема управления информационными ресурсами в компании
влияние на деятельность компании и мониторинг которых необходим для достижения
поставленной цели. Перечень параметров для мониторинга может включать сведения о
деятельности конкурентов или партнеров, изменении цен, запасов и многом другом.
Пример 2.2. Формулирование информационной потребности.
В настоящее время понятие «информационное пространство» часто связывают с
глобальной сетью Интернет. Количество интернет-пользователей увеличивается с каждым
днем, в том числе и в России, большинство пользователей обращаются к Всемирной паутине
2
для поиска информации. Единственным средством навигации по этому информационному
пространству являются поисковые машины. Опыт использования поисковых машин
Интернета сформировал у пользователя определенную манеру поведения по поиску
информации. Во-первых, это поиск на естественном языке. Во-вторых, поисковые машины
направлены на то, чтобы предоставить пользователю список ссылок (результат) в любом
случае, прибегая при этом к изменению условий запроса на поиск информации. В результате
пользователь на любой запрос получает ответ, пусть и не относящийся к первоначальной
цели поиска. В-третьих, развитие поисковых машин идет по пути угадывания
информационной потребности пользователя, т.е. пользователю достаточно ввести несколько
знаков в поисковую строку, для того чтобы поисковая машина начала уже предлагать ему
различные варианты веб-ресурсов. Таким образом, разработчики поисковых машин
правильно определили узкое место в работе пользователей — трудности при
формулировании информационной потребности.
Однако эта манера поведения приводит к низкой эффективности поиска и работы с
информационными ресурсами. При работе с профессиональными базами использование
поиска на естественном языке многократно снижает эффективность поиска, недопустимо
изменение параметров поиска и подмена искомой информации на ту, которая имеется в
системе.
Приобретенную манеру поиска информации в Интернете пользователи переносят на
работу с профессиональными базами данных. Создатели и разработчики профессиональных
ресурсов вынуждены считаться с «привычками», возникшими у пользователей при работе с
информационными ресурсами.
Выявление ресурсов, удовлетворяющих информационным потребностям компании.
При высокой насыщенности современного информационного рынка данная задача не является
тривиальной. Из представленного разнообразия информационных ресурсов необходимо
выбрать наиболее подходящие для работы компании. Исходя из выявленных потребностей
определяются требования к информационным ресурсам, содержащим необходимые сведения.
На основе источников метаинформации осуществляется отбор подходящих ресурсов.
Метаинформация — это информация об информации. Источники метаинформации содержат
описание информационных ресурсов (документов) по принятым критериям (название,
тематика, предметная рубрика, ключевые слова и др.) Они позволяют получить представление
об информационных ресурсах без непосредственного обращения к ним. Например, каталог в
библиотеке, по которому читатели выбирают и заказывают издания. Доступ к информационным
ресурсам является услугой, качество которой сложно оценить до момента ее применения,
поэтому большинство информационных агентств предоставляют потенциальным клиентам
(подписчикам) возможность пробного доступа или демонстрационные версии своих баз
данных. Это позволяет специалистам оценить удобство работы с ресурсами и их содержание до
приобретения платного доступа.
При решении информационной задачи встает вопрос выбора информационных ресурсов.
Если имеется предметный каталог информационных ресурсов, то мы выбираем рубрику, к
которой относится необходимая нам информация, и осуществляем поиск среди документов,
относящихся к этой рубрике. Однако необходимая информация может содержаться не только
среди документов, относящихся к данной рубрике, но и в других рубриках. Данную
особенность информации принято называть «рассеиванием» информации. Исследования в
области информатики показали, что 50% информации будет содержаться не в той рубрике,
которая выделена для документов определенного содержания, а в смежных рубриках. Из этой
закономерности следует, что если вы будете искать только в одной рубрике предметного
каталога, то потери информации составят 50%.
Выбор информационных ресурсов должен основываться в первую очередь на источниках
3
метаинформации, таких как каталоги, справочники, реферативные и библиографические
издания.
Рассмотрим наиболее популярные из них.
Авторитетным справочником по периодическим изданиям является Ulrich's Periodicals
Directory. В данном справочнике представлено наиболее полное описание периодических
изданий со всего мира — около 300 тыс. изданий. Электронный каталог справочника
доступен по подписке (http://ulrichsweb.corn). Исследуя этот справочник, можно получить
характеристику отдельных периодических изданий по различным параметрам, провести
поиск периодического издания по ключевым словам, ISSN (уникальному номеру серийного
издания), тематике, точному заглавию журнала, ключевым словам в заглавии журнала и др.
— всего по 43 параметрам, в том числе и по справочнику цитируемости статей (Journal
Citation Report). Система перекрестных ссылок позволяет быстро переходить на официальные
сайты изданий. Описание каждого издания включает название, тираж, периодичность, ISSN,
полную информацию об издательстве (адрес, телефон, факс), а также информацию о
подписке и распространении, библиографический шифр, сведения о реферировании и
индексировании издания.
Самое полное в мире справочное издание Gale Directory of Databases позволяет
ориентироваться в гигантском объеме мировых информационных ресурсов (www.gale.com).
Данный каталог был создан в 1993 г. при слиянии трех справочных изданий, приобретенных
компанией Gale Research: Computer-Readable, Directory of Online Databases, Directory of
Portable Databases. Издание Gale Directory of Databases в виде двух томов публикуется
дважды в год, справочник издается также в электронном виде. Описание баз данных
включает наименование и контактную информацию производителя баз данных, тематику
представленной информации, ее язык и географию, частоту обновления, варианты подписки,
ее стоимость и др. Тематика описываемых баз: новости, бизнес, промышленность,
корпорации, технологии, медицина, юриспруденция, компьютеры, коммуникации,
образование, здравоохранение, управление, химия, энергия, фармацевтика, гуманитарные
науки. Отдельно выделены документы, содержащие подробные сведения о 3600
производителях баз данных и 2400 онлайновых службах и вендорах, списки предлагаемых
баз. На 2009 г. Gale Directory of Databases содержал описание 25,5 тыс. баз данных.
Метаинформация о российских информационных ресурсах подготавливается научнотехническим центром (НТЦ) «Информрегистр» (www.inforeg.ru) в виде электронного каталога по
итогам добровольной регистрации российских баз данных. Работы по учету и регистрации баз и
банков данных, а также по ведению Государственного регистра баз данных осуществляются
НТЦ «Информрегистр» в соответствии с постановлением Правительства РФ от 28 февраля 1996
г. № 226 «О государственном учете и регистрации баз и банков данных». К 2010 г. электронный
каталог Государственного регистра баз данных содержал описания 7799 баз данных и 1427
владельцев. Однако данный каталог не может дать исчерпывающего представления о
российский базах данных, так как регистрация — добровольная и многие производители не
регистрируют свои базы данных.
Известно, что ни одна реферативная база данных, подготавливаемая зарубежными или
отечественными производителями, не может претендовать на полноту тематического охвата
первоисточников, как бы она к этому ни стремилась. По данным Ulrich's Periodicals Directory,
только 66 тыс. наименований периодических и продолжающихся изданий (из них около 49 тыс.
являются периодическими) реферируются и индексируются для различных информационных
продуктов.
Отбор информационных ресурсов. Работа с метаинформацией позволяет обосновать выбор
того или иного информационного ресурса в соответствии с требованиями, предъявляемыми
пользователем.
4
Основными критериями оценки информационного ресурса при поиске являются следующие:
•источники информации, из которых формируется информационный ресурс, их количество;
•периодичность обновления информации (ежедневное, еженедельное и т.п.);
•возможные варианты подписки и стоимость доступа к информационному ресурсу;
•пользовательский интерфейс;
•поисковые инструменты, обеспечение полноты поиска;
•содержательное наполнение информационного ресурса, т.е. тематика представленной в нем
информации, географическое покрытие, временной охват, глубина ретроспективы и т.д.
Организация доступа к ресурсам. После оценки специалистами компании условий доступа
к информационному ресурсу и его стоимости принимается решение о заключении контрактов с
информационными агентствами (рис. 2.4). Виды подписки на доступ к базам данных могут
быть различными, так же как и способы оплаты доступа к информации. Среди основных
вариантов подписки можно выделить следующие.
1. Разовое обращение к информационной системе, при котором оплачивается доступ к
полному тексту документа. Например, в информационных системах Интегрум, D&B, Park.ru и
др.
Рис. 2.4. Схема организации подписки на информационные
ресурсы
2.Фиксированная
оплата доступа к информационной системе на определенный интервал
времени (неделя, месяц и т.д.), при которой могут быть установлены ограничения на
количество пользователей и просмотр полных текстов документов. Например, стоимость
подписки на Factiva (www.factiva.com) составляет 750 долл. в месяц за 20 часов работы плюс
дополнительная плата за получение маркетинговой и аналитической информации.
3.Смешанные варианты оплаты. Как правило, в информационных системах применяется гибкая
5
ценовая политика, позволяющая сочетать различные варианты оплаты.
При заключении контрактов специалисты компании получают пакет документации,
описывающей содержание информационных ресурсов и инструменты работы с этими
ресурсами. Например, информационная система LexisNexis содержит более 40 тыс. источников
информации, и эффективная работа с этой системой зависит от уровня подготовки
пользователя. Информационные агентства, как правило, организуют семинары для
специалистов компании, с тем чтобы они могли в полной мере использовать потенциал
информационной системы в своей профессиональной деятельности, а также оказывают
консультационную поддержку своим подписчикам.
Применение информационных ресурсов. Следует отметить, что приобретение доступа к
ресурсам, содержащим необходимые сведения, не может автоматически привести к коренным
изменениям в работе компании. В конечном итоге пользователями этих информационных
ресурсов являются специалисты, выполняющие определенные задачи. Необходимо ознакомить
сотрудников компании с возможностями нового информационного ресурса и мотивировать их
на работу с этим ресурсом.
Применение информационных ресурсов в компании предполагает организацию поиска
информации, мониторинга отдельных параметров внешней среды, оценки полученных
сведений. Специалист, имеющий доступ к информационным ресурсам — базам данных,
деловым ресурсам Интернета, получает в свое распоряжение огромный массив документов.
Например, информационная система LexisNexis предоставляет пользователям доступ к 3 млрд
документов, однако из этого массива специалисту необходимо только ограниченное количество
документов. Большие массивы информации ведут к увеличению затрат на приобретение
доступа к информационным ресурсам и времени для работы с ними. Эффективность работы с
информационными ресурсами зависит во многом от методов структуризации информации в
базах данных, программного обеспечения для работы с большим массивом информации и,
конечно, от квалификации специалистов.
Одним из основных преимуществ профессиональных баз данных перед ресурсами Интернета
является обработка поступающей информации, т.е. разнесение ее по рубрикам, выделение в
документах сегментов, таких как автор, заголовок, дата и т.п. Для повышения эффективности
процесса поиска и сокращения затрачиваемого на него времени разрабатываются различные
поисковые инструменты и формы предоставления информации. Поисковые инструменты
информационных систем могут иметь как общие черты, так и существенные различия. В
некоторых видах систем удобство инструментов для работы с массивами документов является
основным конкурентным преимуществом. Например, на российском рынке правовой
информации производители справочных правовых систем борются за потребителя путем
совершенствования интерфейса и поисковых инструментов своих систем.
Выполнение информационного поиска возможно либо по тексту (полнотекстовый поиск),
либо с помощью каталога. При полнотекстовом поиске отыскиваются слова в тексте документа
либо в его сегменте, например в заголовках статей и рефератах, методом перебора всех
вариантов написания и синонимов. В некоторых системах поиска алгоритм позволяет вводить
набор слов и учитывает некоторые формы слова, например множественное число.
Каталог в информационной системе - это оглавление файлов, доступное пользователю
посредством интерфейса информационной системы. Обычно система файловых каталогов
имеет иерархическую структуру.
Полнотекстовый поиск и поиск с помощью каталога не являются взаимоисключающими;
напротив, наиболее эффективные стратегии поиска получаются при их комбинации.
Несмотря на разнообразие поисковых инструментов, процесс поиска для документальной
информационной системы может быть представлен в виде последовательности действий: •
выбрать соответствующую тематическую рубрику (как правило,
6
в базах данных информация разнесена по рубрикам); ' разбить вопрос на понятия, которые
будут искаться отдельно, а затем объединить их соответствующими логическими операторами
{and, or, not), если в системе поиска предусмотрены булевы операции;
Учесть все варианты написания слов и синонимы при поиске произвольного текста.
Необходимо использовать соответствующие классификаторы, словари и тезаурусы, что
может значительно повысить эффективность запроса; построить поисковый запрос; оценить
результаты поиска.
По результатам поиска, как правило, запрос корректируется. Для достижения наилучшего
результата специалисты составляют несколько запросов на поиск информации. Таким образом,
информационный поиск представляет собой упорядоченную последовательность действий, для
того чтобы отыскать необходимую информацию.
Перед тем как использовать полученную информацию, ее необходимо оценить — пригодна
ли она для решения поставленной задачи с позиций ее достоверности. Этот вопрос особенно
актуален при работе с ресурсами Интернета.
Целью всей проделанной информационной работы является обоснование решения. В
решении экономических задач результатом информационной работы служит подготовленное
обоснование для принятия решения о выборе поставщика, проведения рекламной кампании и
др., а также аналитический отчет по исследованию рынка, вида экономической деятельности и
т.д.
Анализ затрат на получение необходимой информации и оценка достигаемого эффекта.
Контрольным мероприятием в управлении информационными ресурсами служит анализ затрат
на получение необходимой информации и оценка достигаемого эффекта в деятельности
компании. Однако это не является заключительным этапом, поскольку информационная
деятельность предполагает возможность внесения корректировки на каждом этапе: выявление
потребности в информационных ресурсах, отбор информационных ресурсов, организация
поиска и т.д.
2.2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТРЕБНОСТИ ПРИ ПРИНЯТИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
2.2.1. Информационные потребности при планировании деятельности предприятия
Планирование — важнейший элемент менеджмента. Основная концептуальная цель
деятельности компании — достигать максимальной прибыли исходя из состояния внешней
среды. Для того чтобы достичь этой цели, должна быть разработана стратегия развития
компании. Данная стратегия должна отвечать на вопрос: как в максимальной степени
использовать имеющиеся возможности компании в конкретных условиях той внешней среды, в
которой предполагает действовать эта компания? Разработка стратегии опирается как на
внутренние, так и на внешние источники информации (рис. 2.5).
Потенциал компании — это ресурсы компании. К основным из них относятся
следующие:Рис. 2.5. Информация, необходимая при стратегическом планировании и оперативном
управлении компанией
' финансовые ресурсы; * технико-технологические ресурсы; ' кадровые ресурсы; правовые
ресурсы; интеллектуальные ресурсы; информационные ресурсы; ресурсы по обеспечению
безопасности.
7
Глубокое знание и объективная оценка своих возможностей — важный этап при разработке
стратегии развития компании. Информацией о ресурсах компании располагает сама компания,
это внутреняя информация. Однако для оценки имеющихся собственных ресурсов: техникоэкономической базы, стоимости недвижимости и других составляющих корпоративных
ресурсов — часто привлекаются внешние эксперты. Аудиторская проверка, по существу,
является оценкой финансового состояния компании.
Основой при разработке стратегии развития предприятия служит объективный анализ
внешней среды (см. рис. 2.5).
Базовыми составляющими анализа внешней среды являются сведения, характеризующие:
•общее состояние мировой экономики;
•общее состояние российской экономики;
•состояние рынков отдельных видов продукции и услуг;
•рабочую среду компании, ее партнеров (поставщиков, потребителей).
Первые три составляющие необходимы при выработке стратегии, для того чтобы
определить, какие элементы мирового и отечественного рынков товаров и услуг оказывают
существенное влияние на ведение бизнеса данной компании. При этом особое внимание
уделяется изучению спроса, предложения и условий работы на выбранном рынке (рис. 2.6).
Изучение и анализ этих параметров внешней среды составляют маркетинговое исследование
соответствующих аналитических структур компании или специализирующихся на таких
исследованиях консалтинговых/маркетинговых агентств.
Документальным отображением предлагаемой или выбранной стратегии развития
деятельности предприятия является бизнес-план или технико-экономическое обоснование.
Бизнес-план выполняет ряд важнейших для компании функций:
•содержит обоснование правильности выбранной стратегии для руководства компании.
Принятая руководством стратегия, а следовательно, и утвержденный бизнес-план позволяют
компании осуществлять краткосрочное тактическое планирование, т.е. реализовывать
8
конкретные задачи, направленные на воплощение общего замысла бизнес-стратегии
компании;
•является одним из основных документов, на основе которых банки рассматривают
возможности выдачи кредита компании;
•позволяет компании привлечь потенциальных партнеров, инвесторов, которые могут внести
свой вклад в реализацию стратегии компании.
Р
ис
.
З.
6.
С
тр
ук
ту
ра
и
со
де
р
ж
ан
ие
ис
сл
ед
ов
ан
и
й
по
об
ес
пе
че
н
и
ю
ст
ра
те
ги
че
ск
ог
о
п
ла
н
и
ро
ва
н
и
я
Бизнес-план — достаточно сложный документ, включающий описание компании, ее
потенциала, оценку внутренней и внешней среды бизнеса, конкретные данные о развитии
компании. Хотя внешне бизнес-планы могут отличаться друг от друга, состав их разделов
остается практически неизменным, а именно: краткое содержание, характеристика отрасли,
описание компании и производимых ею продуктов и услуг, исследование и анализ рынка,
планы маркетинга, производственный и финансовый планы, а также оценка возможных рисков
и страхование.
9
В табл. 2.1 содержится информация, которая необходима при разработке различных
разделов бизнес-плана.
Таблица 2.1
Информационные потребности при составлении бизнес-плана
Раздел бизнес-плана
Потребности по внешней и внутренней информации
Анализ рынка
Внешние:
информация о емкости и сегментации рынка, экономических, научно-технических,
демографических, экологических факторах, законодательстве
Производственный план
Внешние:
информация о возможных поставщиках сырья, оборудования, материалов, комплектующих
изделий, о технологиях, лицензиях, необходимых для производства
Финансовый
план
и Внешние:
стратегия финансирования
статистические данные, финансовая информация, прогнозы дальнейшего развития, ставки
по кредитам, цены на электроэнергию, воду, сырье, труд, налоговое законодательство,
курсы валют. Внутренние:
исходный баланс, прямые и косвенные издержки производства, показатели сбыта,
показатели производственной деятельности, стоимость основных фондов, оборотные
средства, текущая финансовая информация
План маркетинга:
изучение конкурентов
Внешние:
информация о возможных конкурентах, их слабых и сильных сторонах, их доли рынка,
маркетинговых средствах
исследование цен
Внешние:
информация о ценах на аналогичную продукцию, о поведении и реакции потребителей
относительно цены товара. Внутренние:
затраты на разработку, производство
исследование
товародвижения и продаж
Внешние:
информация о возможных посредниках, продавцах, транспортных фирмах и т.д.
Оценка и страхование риска
Внешние:
состояние банковских структур, их репутация, информация об оценке надежности всех, с кем
предприятие предполагает иметь деловые отношения, курсы валют, политическая и
экономическая ситуация в стране, криминогенная обстановка в стране и тенденции ее
изменения, возможные страховые компании, их репутация
Правовое
обеспечение Внешние:
правовые документы, информация о лицензиях, необходимых для производства
деятельности фирмы
Необходимо помнить, что деятельность компании осуществляется в условиях постоянно
меняющейся внешней среды; соответственно, постоянно меняется и информация,
характеризующая эту внешнюю среду. Может меняться также и внутренняя информация,
следовательно, в компании постоянно должен осуществляться мониторинг (слежение) за
изменением внутренней и внешней среды. Если внутренняя информация всегда доступна для
руководства компании, то для отслеживания изменений во внешней среде необходимо
организовать постоянный доступ к этой информации.
Для того чтобы определить, за какой информацией необходимо организовать мониторинг,
выделить исходную информацию, на основе которой разрабатывалась стратегия компании,
особое внимание необходимо уделить исходной для разработки стратегии информации с
наиболее низкой степенью достоверности. К такой информации, как правило, относятся цены
на сырье, электроэнергию, газ и ряд других показателей, которые рассчитывались с помощью
методов прогнозирования на два-три года вперед.
2.2.2. Информационные потребности при обеспечении инновационной деятельности
Термин «инновация» происходит от латинских слов in Novato — обновление, улучшение
какой-либо деятельности. Под инновационной деятельностью понимается вид деятельности,
связанный с трансформацией идей (обычно результатов научных исследований и разработок
либо иных научно-технических достижений) в новые или усовершенствованные продукты или
услуги, внедренные на рынке, в новые или усовершенствованные технологические процессы
или способы производства, передачи услуг. Инновационная деятельность предполагает целый
10
комплекс научных, технологических, организационных, финансовых и коммерческих
мероприятий, которые в совокупности приводят к инновациям1.
В статистике выделяют следующие основные виды инновационной деятельности:
•исследования и разработки;
•инструментальная подготовка и организация производства, охватывающие приобретение
производственного оборудования и инструмента, изменения в них, а также в процедурах,
методах и стандартах производства и контроля качества, необходимых для изготовления
нового продукта или применения нового технологического процесса;
•производственное проектирование, дизайн и другие разработки (не связанные с научными
исследованиями и разработками) новых продуктов, услуг и методов их производства
(передачи), новых производственных процессов, включая подготовку планов и чертежей,
предусмотренных для определения производственных процедур, технических спецификаций,
эксплуатационных характеристик, необходимых для создания концепции, разраСм.: Индикаторы инновационной деятельности: 2009. Статистический сборник. - М.: ГУ
- ВШЭ, 2009. - С. 482.
ботки, производства и маркетинга новых продуктов, процессов, услуг;
•приобретение овеществленных технологий — машин и оборудования, по своему
технологическому назначению связанных с внедрением технологических и прочих
инноваций;
•приобретение неовеществленных технологий со стороны в форме патентов, лицензий
(договоров) на использование изобретений, промышленных образцов, полезных моделей,
раскрытия ноу-хау, а также услуг технологического содержания; приобретение программных
средств, связанных с осуществлением технологических инноваций;
•обучение,
подготовка и переподготовка персонала, обусловленные внедрением
технологических инноваций;
•маркетинговые исследования.
Под термином «технологические инновации» понимается новый или усовершенствованный
продукт или услуга, внедренная на рынке, новый или усовершенствованный процесс или
способ производства (передачи) услуг, используемый в практической деятельности. В этом
понимании и будем употреблять в данном учебнике этот термин.
Иногда новшество называют новым знанием. Однако понятие «новое знание» шире понятия
«новое знание в интересах инноваций». Многие исследователи создают новое знание не в
интересах инноваций, а в процессе анализа теорий, выявления связей между явлениями и во
многих других сферах.
На основе результатов исследования1 проведем сопоставление состояния инновационной
деятельности России и ведущих стран Европы и США по отдельным показателям.
Внутренние затраты России на исследования и разработки в 2007 г. составили 1,12% по
отношению к валовому внутреннему продукту (ВВП). Для Германии этот показатель составил
2,53%, для Швеции — 3,73, для Финляндии — 3,41 %2.
Из выделенных средств доля внутренних затрат на исследования и разработки в секторе
высшего образования3 для России составила 6,3%. Этот показатель для Италии составил 30,2%,
для Великобритании — 26,1%. Эти цифры показывают, что потенциал российских вузов в
исследовательской деятельности, в том числе в интересах инновации, задействован в 3-4 раза
меньше, чем в развитых европейских странах.
3
1 См.: Индикаторы инновационной деятельности: 2009. Статистический сборник. - М.: ГУ - ВШЭ, 2009.
2 См.: Индикаторы науки: 2009. Статистический сборник. — М.: ГУ—ВШЭ, 2009.-С. 311.
См.: Там же. — С. 312-314.
11
Удельный вес организаций, осуществляющих технологические инновации в 2007 г.4, в
общем числе обследованных организаций в России составляет 8,5%, для Германии — 62,6,
Италии — 34,6%. В Европе практически все страны превышают этот показатель России в 4-5
раз. Следует отметить, что удельный вес малых предприятий, осуществляющих
технологические инновации в России5 в 2007 г., составлял 4,3%.
Показателем, в большей степени характеризующим отдачу от инноваций, является удельный
вес промышленной продукции (услуг), новых для рынка, в общем объеме продукции (услуг). В
промышленности России доля продукции, новая для организации, но не новая для рынка6 в
2007 г., составляет 2,1% общего объема отгруженных товаров, выполненных работ, услуг. Доля
промышленной продукции России, новая для рынка7, составляет 0,4%; для Германии эти
показатели соответственно равны 10,1 и 9,1%, для Италии — 4,5 и 4,5%, для Финляндии — 3,7
и 10,8%. Сопоставим показатели России и Италии по численности исследователей и
полученных ими результатов.
В России более 450 тыс. исследователей и разработчиков8, в Италии 82 тыс. исследователей,
которые обеспечивают превосходство страны по сравнению с Россией в 10 раз по доле
конкурентоспособной продукции на мировом рынке по отношению к общему объему
выпускаемой продукции.
Результаты сравнения со всей очевидностью показывают неэффективность работы
исследователей и разработчиков по обеспечению конкурентоспособности российской
экономики. Развитые страны используют весь потенциал знаний, накопленных мировым
сообществом для развития инновационной экономики.
Опросы
специалистов
позволили
выявить
другие
факторы,
препятствующие
технологическим инновациям в России. К ним в первую очередь относятся следующие:
•недостаток собственных финансовых средств и финансовой
поддержки со стороны государства;
• низкий спрос на новые товары, работы, услуги;
•высокая стоимость нововведений; • высокий экономический риск.
Таким образом, слабой стороной российской экономики является неконкурентоспособность
российской продукции и услуг по сравнению с лучшими образцами развитых стран.
Рассмотрим процесс создания инноваций, для того чтобы определить потребности в
информации. В соответствии с существующей классификацией9 выработка идеи, позволяющей
создать технологическую инновацию, является первой, начальной фазой (этапом)
инновационного процесса. На этом этапе формулируется постановка задачи, выявляются
возможные этапы решения, проводятся анализ и оценка решений по выбранным критериям и
выбирается наилучший вариант. Этот этап является творческим. Творчество — это
деятельность человека, порождающая нечто качественно новое и отличающаяся
неповторимостью, оригинальностью и общественно- исторической значимостью.
У специалистов, создающих технологические инновации, должно быть развито творческое
мышление. Как известно из основных положений теории познания, психика человека состоит из
сознания и сферы бессознательного. Одним из важнейших положений теории познания
являются утверждения: «Сознание — это высшая, свойственная только людям и связанная с
См.: Индикаторы инновационной деятельности: 2009. Статистический сборник. - М.: ГУ - ВШЭ, 2009. - С. 459.
См.: Там же. — С. 12.
6
См.: Там же.— С. 471.
s См.: Там же. — С. 469.
8
См.: Индикаторы науки: 2009. Статистический сборник. — М.: ГУ-ВШЭ, 2009. - С. 320-322. '
См.: Пестов Б.И. Методы научно-технического творчества: Учеб. пособие / Под общ. ред. К.И. Курбакова. — М.: КОС ИНФ: Рос.
экон. акад., 2002. — С. 9.
4
5
7
9
12
речью функция мозга, заключающаяся в обобщенном и целенаправленном отражении
действительности, в предварительном мысленном построении действий и предвидении их
результатов, в разумном регулировании и самоконтролировании поведения человека»10.
«Сущность языка в его двуединой функции: служить средством общения и орудием
мышления»11.
Бессознательное — это совокупность психических явлений, состояний и действий, лежащих
вне сферы человеческого разума, безотчетных и не поддающихся контролю со стороны
сознания. Особое значение для инноваций имеет интуиция. Под интуицией в сложных видах
человеческой деятельности понимают такие явления, как предвидение некоторых событий,
мгновенное схватывание существа научной проблемы, решение проблемы или задачи словно по
наитию. Интуиция помогает создать новое знание. Как писал А. Эйнштейн, к установлению
новых законов в физике идет не логический путь, а только основанная на проникновении в суть
опыта интуиция.
Таким образом, к технологии создания идеи, позволяющей в последующем создать
технологическую инновацию, предъявляются следующие требования.
1.Обеспечение возможности получения из мировых информационных ресурсов знаний по
разрабатываемой проблеме, накопленных всем мировым сообществом.
2.Наличие развитого творческого мышления и значительного опыта в данной области у
специалистов, занимающихся разработкой.
3.Специалисты должны владеть существующими и используемыми в мировой практике
методами поиска новых технических решений.
Информация, необходимая для информационного обеспечения инновационной деятельности,
содержится в мировых информационных ресурсах: библиотеках, профессиональных базах,
системах научно-технической информации, включающих патентную информацию, в деловых
ресурсах Интернета. Важнейшим требованием к информационному менеджменту является
обеспечение полноты сбора информации.
Процесс создания инноваций, как видно из рис. 2.7, начинается со сбора информации.
Для крупных разработок на первом этапе может иметь место фундаментальное
исследование. После того как идеи построения нового продукта сформулированы, проводится
опытно-конструкторская разработка (ОКР) и создается опытный экземпляр изделия. При
проведении ОКР осуществляется проверка возможности получить предполагаемые
характеристики изделия, уточняется стоимость изготов
10 Спиркин А.Г. Указ. соч. — С. 371.
11 Там же. — С. 350.
13
Рис. 2.7. Схема инновационного
процесса
ления промышленного экземпляра и вырабатываются исходные данные для организации
массового производства.
Для большинства реализаций инновационной деятельности эти три вида работ сводятся к
одному — созданию новшества. В этом случае фундаментальное исследование не проводится
как самостоятельный этап, но полученные в смежных областях результаты фундаментальных
исследований, которые могут влиять на разработку новшества, необходимо знать и
использовать.
Основными требованиями, предъявляемыми к инновациям, являются следующие:
•они должны обладать новизной;
•удовлетворять рыночному спросу;
•приносить прибыль производителю.
В основе реализуемых компаниями инноваций лежат не только результаты научных и
прикладных исследований. Компании могут реализовывать инновации через приобретение
оборудования, патентов, обучение персонала и др.
Специалисты в области инновационного менеджмента ведущих производителей постоянно
ведут мониторинг за всеми новинками в своей области, они постоянно обновляют информацию
о мировых достижениях в интересующей их сфере. Этот процесс должен быть постоянным, так
же как и работа по совершенствованию выпускаемой компанией продукции или услуг. Данную
фазу этапа создания новшества следует назвать «информационное обеспечение создания
новшества». Выполнять эту работу должны специалисты в области информационного
менеджмента. На каждом этапе инновационной деятельности к информационному обеспечению
предъявляются высокие требования. Инновации создаются на основе полной осведомленности
специалистов о состоянии отрасли, развитии науки и техники в конкретной области.
2.2.2. Информационные потребности при обучении персонала
Как уже было отмечено, одним из важнейших внутренних ресурсов компании является
кадровый ресурс. В условиях рыночных отношений большую роль кадровый ресурс будет
играть лишь в том случае, если специалисты компании будут постоянно совершенствовать свои
знания в соответствии с требованиями того направления, в котором они работают.
В наш век информация быстро устаревает. Для того чтобы поддерживать свои знания на
современном уровне, человек должен постоянно учиться. Непрерывное образование
обеспечивается системой дополнительного профессионального образования в виде курсов
повышения квалификации, переподготовки, семинаров и тренингов. В настоящий момент
дополнительные образовательные услуги востребованы не только компаниями, но и частными
14
специалистами. 0 США 47% занятого населения участвуют в программах дополнительного
профессионального образования.
Однако в условиях стремительно развивающихся технологий на первый план выходит
самообучение. Компания может вооружить своего сотрудника новыми знаниями через систему
дополнительного образования, в том числе с применением технологий электронного обучения
(e-learning), а также через доступ к ресурсам, содержащим новые сведения/знания, мотивировав
сотрудника на самообучение.
Компания должна приобретать информацию не только для решения задач управления, но и
для постоянного совершенствования знаний своих сотрудников в соответствии с возложенными
на них функциями.
Специалист получает базовое образование по какой-либо специальности в соответствии с
предусмотренным для данной специальности учебным планом. Существующая система
образования ориентирована преимущественно на усвоение знаний. Условно требуемые для
профессиональной деятельности знания можно разделить на две группы: знания, изменяющиеся
достаточно редко (применяемые теории, виды продукции, территориальное размещение
природных ресурсов на определенной территории и многое другое), и знания, которые
постоянно меняются (информация о внешней среде).
В профессиональной деятельности человек должен, используя перечисленные два вида
знаний, обладать творческим мышлением, самостоятельностью, активностью. Только эти
качества позволят специалисту на высоком уровне решать поставленные профессиональные
задачи.
Анализ российских стандартов высшего профессионального образования по направлению
«Экономика» показал, что в них отсутствуют дисциплины, направленные на развитие
творческих способностей студентов. Выпускник вуза приходит в компанию, усвоив лишь
первый вид знаний — редко меняющихся. Даже по этому виду знаний при пятилетнем
обучении запаздывание в среднем составит Два с половиной года. При сложившейся ситуации
для обучения в компании возникают две задачи: развивать творческие способности
сотрудников (творческое мышление) и уметь находить и использовать информацию о внешней
среде.
В мировой практике знания и умения находить, оценивать и использовать информацию из
существующих источников получили Название «информационная компетентность». Понятие
«информационная компетентность (грамотность)» появилось в 1970-х гг.
Под информационными компетенциями будем понимать совокупность знаний и умений,
позволяющих работать с мировыми информационными ресурсами с применением современных
компьютерных и коммуникационных технологий. В информационных компетенциях можно
выделить пять граней, которые отвечают соответствующим квалификационным требованиям
при информационной работе (рис. 2.8).
1.Выявление информационной потребности — отправная точка работы с информационными
ресурсами. Это самый сложный этап, поскольку определить, а главное — описать
недостающие сведения всегда очень трудно. Опыт работы со студентами показывает, что
задания, требующие поиска информации, трактуются буквально, т.е. те слова, которые
содержатся в самом задании, переносятся в поисковую программу. Формулирование
информационной потребности должно опираться на понимание того, где могут содержаться
необходимые сведения, какой источник будет предпочтительнее. Для этого нужно знать не
только предметную область, но и структуру информационного пространства, доступные
источники информации. Результатом выявления информационной потребности являются:
•формулировка самой потребности с учетом терминологии, используемой в предметной
области;
15
•определение
круга источников, которые могут удовлетворить информационную потребность;
•выбор доступных информационных ресурсов для дальнейшей работы.
Рис. 2.8. Пять граней информационных компетенций
2.Соблюдение
требований законодательства в области информационной деятельности. Знание
правового регулирования информационной деятельности позволяет понимать, какие
информационные ресурсы должны предоставляться гражданам на свободной основе, к каким
сведениям может быть ограниченный доступ, каким образом государственные структуры
собирают и используют информацию, а также обеспечивает корректную работу с
информационными ресурсами с соблюдением авторского права.
3.Поиск информации — ключевая проблема в работе с информационными ресурсами.
Эффективность поиска зависит от поискового инструментария информационной системы и
квалификации пользователей. К сожалению, популярность Интернета и поисковых машин
привела к тому, что студенты предпочитают использовать поиск на естественном языке, что
значительно ограничивает его эффективность. В большинстве информационных систем,
создаваемых информационными агентствами, такими как LexisNexis, Dialog, присутствует
специальный язык для построения запросов, а также индексы, каталоги, классификаторы,
позволяющие проводить отбор информации по широкому перечню параметров (вид
экономической деятельности, вид продукции/услуг, географическое расположение,
наименование компании и т.д.). Для эффективного доступа к информации необходимо уметь
работать с источниками метаинформации (каталоги, классификаторы), знать основные
принципы построения языков запросов, уметь составлять запросы к различным
информационным системам, проводить оценку результатов поиска.
4.Оценка найденной информации, влияющей на общую эффективность информационной
работы. В ситуации, когда информации с каждым днем становится все больше, необходимо
навыки по ее оценке довести до автоматизма, что позволит быстро выявлять несущественную
информацию и сократить временные затраты на работу с ней. Основными критериями
оценки являются дата публикации/ обновления, источник, тематика. Наиболее сложным
является оценка достоверности. Подходы к оценке достоверности зависят от предметной
области. Основные элементы оценки достоверности строятся на изучении того, каким
образом были получены сведения, а также на критическом отношении к источнику
публикации.
5.Использование информации/создание нового знания. В конечном итоге вся проделанная
информационная работа должна вести к Решению поставленной задачи: подготовке
обоснования для принятия решения, аналитического обзора, отчета по исследованию рынка
и т.д.
Необходимую для обучения в компании информацию можно разделить на два вида:
информацию, характеризующую выпускаемые компанией товары или услуги и
16
соответствующие рынки, и информацию, используемую различными структурными
подразделениями (маркетологами, менеджерами, бухгалтерами, юристами и другими
специалистами) для поддержания своих знаний на современном уровне. Например, для юристов
в компании должна быть установлена справочная правовая система, позволяющая отслеживать
все изменения, происходящие в соответствующем законодательстве. Для других специалистов в
первую очередь необходимо подписываться на наиболее информативные периодические
отраслевые журналы. Обеспечение доступа к профессиональным информационным ресурсам
является основой для образования на протяжении всей жизни, программой, широко
реализуемой развитыми странами мира.
Роль информационного менеджера заключается в предоставлении необходимой для
обучения информации и контроле за ее использованием в интересах деятельности компании.
Обучение на базе доступа к информационным ресурсам является одним из видов
самообразования и не исключает необходимости в организации дополнительных
образовательных программ для сотрудников.
Вопросы для обсуждения
1.В каких ситуациях предпочтение отдается централизованной схеме информационного
обеспечения в компании?
2.В каких ситуациях предпочтительнее децентрализованная схема информационного
обеспечения в компании?
3.На каких этапах процесса управления информацией используются источники
метаинформации?
4.Какие задачи решаются на основе метаинформации?
5.Что необходимо учитывать при отборе информационных ресурсов?
6.Какие сведения необходимы при планировании деятельности компании?
7.Какие сведения необходимы для поддержки инновационной деятельности компании?
8.В чем состоят информационные потребности компании при обучении персонала?
9.Каким образом можно мотивировать специалистов компании на использование новых
информационных ресурсов, на проведение информационных исследований?
10.10. От чего зависят информационные потребности специалистов компании?
17