Рекомендации по планированию деятельности структурных

Требования ГОСТ Р ИСО 9001-2008, п. 5.4 Планирование
5.4.2 Планирование создания, поддержания и улучшения системы менеджмента
качества
Высшее руководство должно обеспечивать:
a) планирование создания, поддержания и улучшения системы менеджмента
качества для выполнения требований 4.1, а также для достижения целей в области
качества;
b) сохранение целостности системы менеджмента качества при планировании и
внедрении в нее изменений
ГОСТ Р ИСО 9000-2008, п. 3.2 Термины, относящиеся к менеджменту
3.2.9 Планирование качества – часть менеджмента качества (3.2.8), направленная
на установление целей в области качества (3.2.5) и определяющая необходимые
операционные процессы (3.4.1) и соответствующие ресурсы для достижения целей в
области качества
Основные сферы деятельности СГМУ – реализация образовательных программ
и выполнение научных исследований. Для обеспечения качественного протекания
этих процессов необходимы эффективное функционирование всех структур вуза,
достаточная и современная материально-техническая и учебно-методическая база.
Планирование в вузе должно носить комплексный характер и охватывать все
сферы и процессы – основные и вспомогательные.
Планирование (в широком смысле) — это процесс выработки и принятия
решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие
структурных подразделений СГМУ и университета в целом. Эти решения обычно не
разрознены, а образуют целостную систему, в рамках которой взаимно влияют друг на
друга.
Объектами таких плановых решений являются: постановка целей и выработка
стратегии университета, распределение и перераспределение ресурсов (материальных,
денежных, трудовых) в соответствии с изменением внутренних и внешних условий
деятельности университета.
Планирование (в узком смысле) — это составление специальных документов
—
планов,
определяющих
конкретные
шаги
университета
и
структурных
подразделений по повышению качества образовательной и научной деятельности в
рамках предстоящего (планового) периода.
Для обеспечения выполнения требований к качеству в СГМУ и достижения
Целей
в
области
качества
осуществляется
систематическое
деятельности университета и структурных подразделений.
планирование
Цель процедуры планирования – разработка плана, который ведет к
достижению целей в области качества и обеспечивает повышение результативности
СМК за счет развития продукции, процессов, персонала, ресурсов, средств измерения,
производственных условий, инфраструктуры.
Функция планирования должна отвечать на три вопроса:
1) где мы находимся в настоящее время;
2) куда мы хотим двигаться;
3) как мы собираемся это делать.
Планирование осуществляется на двух уровнях:
1) Стратегическое планирование - предусматривает определение основных
работ в области качества на перспективу; является частью общей стратегии СГМУ,
представленной в Программе развития университета, утверждаемой решением
Ученого совета 1 раз в 5 лет.
Ответственность за разработку Программы развития университета возложена на
проректора по стратегическому развитию.
2) Текущее планирование - предусматривает мероприятия, намечаемые не более
чем на год и отражаемые в планах работы университета и структурных
подразделений.
Важнейшим документом планирования деятельности СГМУ на верхнем уровне
является план работы университета на учебный год; планы работы структурных
подразделений
вуза
создаются
на
основе
документов
верхнего
уровня
и
конкретизируют цели и задачи развития на уровне подразделений.
Планирование в СГМУ осуществляется на учебный или календарный год, при
этом год разбивается на кварталы или месяцы.
Этапы планирования работ
Планирование работ включает:
определение мероприятий, обеспечивающих достижение целей в области
качества;
определение сроков проведения мероприятий;
последовательность проведения мероприятий;
назначение исполнителей;
представление
объективных
свидетельств
о
выполнении
мероприятий
(записей).
Планирование осуществляется на основе установления процессов СМК СГМУ,
критериев и методов оценки их результативности, мониторинга измерения и анализа
этих
процессов,
осуществления
действий
для
достижения
запланированных
результатов и постоянного улучшения этих процессов; анализа и планирования
качества продукции; системного анализа СМК и ее процессов со стороны руководства
и др.
Планирование
должно быть сосредоточено на
определении процессов,
требующихся для результативного и эффективного достижения целей в области
качества.
Входными данными для результативного и эффективного планирования
являются:
Политика СГМУ в области качества;
Цели СГМУ и структурного подразделения в области качества;
установленные
потребности
и
ожидания
потребителей
заинтересованных сторон;
оценка показателей результативности процессов.
Требования, предъявляемые к планам работы.
Планы работы должны:
вести к достижению целей в области качества;
быть адекватны интересам и возможностям университета;
быть легко идентифицируемы;
быть четкими и понятными.
Критерии выполнения плана.
При анализе выполнения плана в качестве критериев используются:
число невыполненных мероприятий;
число нарушений сроков исполнения;
степень достижения цели.
Каждый план должен содержать следующие разделы (графы):
и
других
мероприятия и их составляющие;
срок выполнения;
ответственный;
отметка о выполнении мероприятий.
Рекомендуемая форма плана работы и пример плана работы структурного
подразделения приведены в приложении (на рисунках 1 и 2 соответственно).
ПЛАН РАБОТЫ
_________________________________________________________
(структурное подразделение)
на 20__ - 20__ гг.
УТВЕРЖДАЮ
Проректор по направлению
деятельности
____________И.О.Фамилия
«__»_______________20__г
Цель:
Задачи:
№
Мероприятия и их
составляющие
Сроки
Ответственный
(+/-)*
Дата
Руководитель структурного
подразделения
____________________
И.О.Фамилия
* - отметка о выполнении мероприятия («+» - мероприятие выполнено; «-» - мероприятие не выполнено)
Рис. 1 – Рекомендуемая форма плана работы структурного подразделения
Планы
подписываются
разработчиком,
согласовываются
со
всеми
заинтересованными лицами и утверждаются соответствующим должностным лицом.
План
работы
СГМУ
на
учебный
год
разрабатывает
проректор
по
стратегическому развитию, и утверждает ректор университета.
Ответственность за планирование образовательного и научного процесса на
уровне университета несут проректор по учебно-воспитательной работе и проректор
по научно-инновационной работе соответственно, на уровне факультета – декан
факультета, на уровне кафедры – заведующий кафедрой, на уровне других
структурных подразделений – их руководители.
Ответственность и контроль за выполнением планов работы.
Контроль за выполнением плана работы СГМУ осуществляет проректор по
стратегическому развитию на основании отчетов проректоров по направлениям
деятельности по выполнению соответствующих планов работы.
Контроль
за
выполнением
планов
работы
структурных подразделений
осуществляют:
руководители структурных подразделений.
уполномоченные структурных подразделений по качеству;
В конце года руководитель подразделения оформляет годовой отчет о работе
структурного
подразделения.
Годовой
отчет
утверждает
проректор
по
соответствующему направлению деятельности.
Таким образом, с помощью планирования образовательной и научной
деятельности
достигается
эффективная
работа
всего
сложного
организма
университета, устраняется отрицательный эффект неопределенности будущего,
обеспечивается более полное использование имеющегося потенциала.
План работы структурного подразделения на примере отдела качества
ПЛАН РАБОТЫ ОТДЕЛА КАЧЕСТВА
на 2011 - 2012 гг.
УТВЕРЖДАЮ
Проректор по качеству
____________ Е.Ю.Васильева
« 01 »
сентября
2011г
Цель:
1. Координация работ по поддержанию, постоянному улучшению и повышению результативности СМК
СГМУ посредством реализации Политики и Целей в области качества, результатов аудита, анализ данных,
корректирующих и предупреждающих действий, а так же анализа со стороны руководства
Задачи:
1. Актуализация документации СМК в соответствии со стандартом ИСО 9001:2008
2. Разработка и внедрение системы регулярного проведения внутренних аудитов (проверок) системы
качества
№
Мероприятия и их составляющие
Сроки
Инспекционная проверка СМК
сентябрь –
декабрь
1
Актуализация документации СМК
2
Разработка программы внутренних аудитов
на 2011 – 2012 гг.
Проведение внутреннего аудита основных и
вспомогательных процессов СМК
3
4
Подготовка структурных подразделений к
инспекционному аудиту
5
Подготовка заявки на проведение инспекционного аудита
сентябрь
январьфевраль
мартапрель
март
6
Проведение инспекционного аудита
апрель
7 Подготовка приказа по результатам инспекционного
апрель
аудита
8 Разработка плана корректирующих и предупреждающих
май
действий по результатам инспекционного аудита
Контроль качества (внутренние аудиты)
Организация работы Совета по качеству
Планирование, организация и проведение внутренних
1 аудитов деятельности кафедр (в соответствии с
программой)
Планирование, организация и проведение внутреннего
2 аудита деятельности деканатов (в соответствии с
программой)
Планирование, организация и проведение внутреннего
в течение
3 аудита основных вспомогательных процессов СМК (в
года
соответствии с программой)
Методическое консультирование и сопровождение
4 процедур внутреннего аудита кафедр, деканатов,
процессов
5 Контроль планирования и реализации корректирующих
мероприятий по результатам внутренних аудитов
Ответственный
Зав.отделом
Специалист
отдела
Специалист
отдела
Зав.отделом
Специалист
Зав.отделом
Специалисты
отдела
Зав.отделом
(+/-)
+
+
+
+
+
Зав.отделом
+
Зав.отделом
+
Зав.отделом
+
+
+
Специалист
отдела
+
+
+
31.08.2011г.
Заведующая отделом качества
________________________
М.В.Узкая
Рис. 2 – План работы структурного подразделения на примере отдела качества