Аналитическая справка о проведении семинара «Роль учебных частей факультетов в решении актуальных вопросов

Аналитическая справка о проведении семинара
«Реализация бизнес-процессов, используемых в профессиональной
деятельности работников Учебных офисов»
19 июня 2014 года в НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург состоялся семинар
«Реализация бизнес-процессов, используемых в профессиональной деятельности
работников Учебных офисов», который был организован учебно-методическим
отделом с целью повышения квалификации работников Учебных офисов НИУ
ВШЭ – Санкт-Петербург. В семинаре приняли участие 20 человек.
Задачи семинара:
1. Знакомство с сотрудниками Учебных офисов.
2. Обсуждение основных бизнес-процессов, используемых в профессиональной
деятельности работников Учебных офисов.
3. Определение основных задач, стоящих перед Учебными офисами на июльсентябрь 2014 года.
Первая часть семинара была посвящена презентации Учебных офисов
НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург. Сотрудники Учебных офисов должны были
подготовить презентацию, в которой необходимо было отразить 2 вопроса:
представление сотрудников Учебного офиса и определение задач Учебного офиса
(как их видят сотрудники Учебного офиса). Следует отметить, что сотрудники
Учебных офисов подошли к выполнению задания творчески. Среди основных
задач Учебных офисов, которые были озвучены во время презентаций, можно
выделить следующие:
 обеспечивать реализацию образовательной программы;
 обеспечивать комфорт образовательной среды для преподавателей и
сотрудников;
 выстраивать коммуникацию со всеми участниками образовательного
процесса;
 развивать международные связи;
 вести документооборот;
 оказывать психологическую поддержку студентам.
Далее с анализом мнений студентов о работе учебных частей (по
результатам опроса студентов НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург «Мониторинг
студенческой
жизни»,
проводившегося
московским
Центром
внутреннего
мониторинга в феврале 2014 г.) выступила А.М.Корнева, зам. начальника
учебно-методического отдела. Опрос показал:
1. Оценивая утверждение «Сотрудники учебной части заинтересованы в
решении моих проблем», в целом большая часть опрошенных
студентов согласились с данным мнением. Самый высокий показатель
у факультета менеджмента (81% респондентов
утвердительно
ответили на данный вопрос). Вместе с тем на некоторых факультетах
число студентов, положительно оценивших данное утверждение,
значительно меньше. На юридическом факультете и факультете
социологии больше половины респондентов не согласились с тем, что
сотрудники их учебных частей заинтересованы в решении проблем
студентов, или затруднились ответить на данный вопрос. Таким
образом,
сотрудникам
Учебных
офисов
юридического
и
социологического факультетов стоит активизировать работу со
студентами в области решения проблемных ситуаций. Сотрудникам
Учебных офисов других факультетов также необходимо продолжать
работу в данном направлении, поскольку, несмотря на в целом
положительные
результаты
опроса,
имеются
значительные
возможности для совершенствования организации учебного процесса.
2. 83% из числа опрошенных студентов показали удовлетворенность
условиями, созданными в НИУ ВШЭ для администрирования
индивидуального учебного плана, что говорит о достаточно высоком
уровне работы сотрудников учебных частей. Вместе с тем вызывает
недоумение, что 196 студентов (из 343 опрошенных) никогда не
занимались администрированием своего индивидуального плана. По
всей видимости, деканаты самостоятельно на основе согласия
студентов выполняют эту работу. Тем не менее студенты должны
сами заниматься администрирование индивидуальных планов, т.к. это
является обязательным требованием нормативных документов. Более
того здесь должна присутствовать и личная заинтересованность
обучающихся
в
выстраивании
собственной
образовательной
траектории.
3. На
вопрос
«Чем
не
удовлетворены
студенты
в
условиях
администрирования индивидуального учебного плана» студенты
разных факультетов отметили следующие пункты:
 часть студентов вынуждена изучать не те предметы, которые
выбрали (причины - рейтинг, малая численность выбравших);
 слабая обратная связь по данному вопросу от деканата,
сотрудники деканата записывают на дисциплины без ведома
студентов, не сообщают об отказе в изучении выбранной
дисциплины;
 большие проблемы с расписанием, которое постоянно
меняется и студенты узнают об этом очень поздно;
 запутанная схема составления индивидуального учебного плана
(отсутствие гибкости, трудности из-за неудачного визуального
оформления);
 несогласованность в действиях администрации, долго
составляется учебный план;
 нельзя изменить индивидуальный учебный план после того, как
один раз выбраны предметы;
 недостаточно информации о дисциплинах по выбору, нет
презентаций выбираемых дисциплин;
 администрирование с целью фактического выбора дисциплин
проводится заранее и заполнение индивидуального учебного
плана чистая формальность.
Таким образом, сотрудникам всех Учебных офисов необходимо
обратить
внимание
на
данные
моменты,
устранить
по
возможности имеющиеся недочёты и стараться не допускать в
будущем подобных явлений.
4. Большинство опрошенных студентов показали удовлетворенность
условиями,
созданными
в
НИУ
ВШЭ
для
получения
документов,
подтверждающих
статус
студента
(студенческий билет, справки об обучении).
5. 86% респондентов в целом удовлетворенны условиями, созданными в
НИУ ВШЭ для получения пропуска в здания НИУ ВШЭ.
6. Большая часть респондентов в целом удовлетворенны условиями,
созданными в НИУ ВШЭ для получения социальной стипендии и
материальной помощи. При этом из 522 ответивших на анкету
студентов
111
студентам
приходилось
получать
социальную
стипендию или материальную помощь.
Ю.С.Васильева, начальник учебно-методического отдела, в кратком
выступлении обратила внимание участников семинара на то, что функции
сотрудников Учебных офисов не полностью совпадают с функциями сотрудников
деканата. Поэтому важно очертить круг практических задач, стоящих перед
сотрудниками Учебных офисов, и определить сроки их выполнения. Для решения
этого вопроса участники семинара были разделены на две рабочие группы и
занимались разработкой плана-графика работы сотрудников Учебных офисов на
июль-сентябрь текущего года. Модератором выступила В.В.Шереметова, зам.
начальника учебно-методического отдела. В ходе работы в группах участники
определили круг бизнес-процессов, которые необходимо выполнить в ближайшие
три месяца, и прояснили вопросы разграничения обязанностей. При этом возник
ряд вопросов, на которые участники семинара постарались ответить в рамках
дискуссии. Среди вопросов прозвучали следующие:
 Какие
нормативные
документы
регулируют
вопросы
по
распределению обязанностей среди подразделений университета (в
рамках реализации образовательной программы)?
Ответ:
Информацию
нормативных
программе,
можно
документах:
Положении
получить
Положении
об
Учебном
в
соответствующих
об
образовательной
офисе,
должностных
инструкциях сотрудников НИУ ВШЭ.
 Возможно ли предоставление последипломного отпуска студентам?
Ответ: В соответствии с п.39 Порядка организации и осуществления
образовательной деятельности по образовательным программам
высшего образования - программам бакалавриата, программам
специалитета, программам магистратуры, утвержденного приказом
Министерства образования и науки Российской Федерации от 19
декабря
2013
г.
№
1367,
студенту,
после
прохождения
государственной итоговой аттестации, по его личному заявлению
могут быть предоставлены каникулы (последипломный отпуск). С
подробной процедурой предоставления последипломного отпуска
сотрудники Учебных офисов могут ознакомиться в LMS >
Справочник учебного офиса > Государственная итоговая аттестация
> Каникулы после ГИА.
 Как будет формироваться расписание на 1-й модуль?
Ответ: т.к. в НИУ ВШЭ вводится электронное расписание и для этого
разработано
специальное
программное
обеспечение,
то
для
сотрудников Учебных офисов будет специально организовано
обучение по работе в данной системе (вторая неделя июля, вторая
половина августа). По итогам обучения к 25 августа текущего года на
всех факультетах должно быть создано расписание на 1-й модуль.
Также слушателями было отмечено, что необходимо включить в планграфик
мероприятий,
осуществляемых
отделами
сопровождения
учебных
процессов/учебными офисами и кафедрами по планированию, организации и
контролю учебного процесса пункт о подготовке приказа по выпуску студентов,
т.к. это является обязанностью Учебных офисов.
В конце семинара были подведены итоги работы, вручены сертификаты и
проведено анкетирование участников семинара. С анализом анкет можно
ознакомиться в Приложении 1.
Выводы:
Результаты анализа предложений, высказанных на семинаре, и опрос
участников семинара позволяет сделать следующие выводы:
1. Во время проведения семинара удалось познакомиться с сотрудниками
Учебных офисов НИУ ВШЭ – Санкт-Петербург, определить цели и задачи
Учебных офисов, составить план-график работы на июль-сентябрь текущего
года, прояснить вопросы распределения обязанностей между Учебными
офисами и кафедрами.
2. Проведенный семинар способствовал выявлению ряда проблем в организации
работы учебных частей деканатов и Учебных офисов. Систематизация
выявленных проблем поможет определить пути совершенствования работы
Учебных офисов и избежать негативных явлений в будущем.
3. Участники семинара договорились о сроках обучения сотрудников Учебных
офисов
технологии
создания
электронного
расписания
и
о
сроках
опубликования расписания, а также о внесении некоторых изменений в планграфик мероприятий, осуществляемых отделами сопровождения учебных
процессов/учебными офисами и кафедрами по планированию, организации и
контролю учебного процесса.
4. Опрос участников семинара показал, что в целом все респонденты
удовлетворены результатами семинара, информация, представленная на
семинаре, для всех его участников была актуальной.
Рекомендации:
1. Учебно-методическому отделу:
 включить в план-график мероприятий, осуществляемых отделами
сопровождения
учебных
процессов/учебными
офисами
и
кафедрами по планированию, организации и контролю учебного
процесса пункт о подготовке приказа по выпуску студентов;
 организовать обучение сотрудников Учебных офисов технологии
создания электронного расписания;
 контролировать сроки подготовки расписаний обучения студентов
на факультетах.
2. Учебным офисам:
 активизировать работу в области решения проблемных вопросов
студентов;
 активизировать работу студентов по администрированию их
индивидуальных учебных планов;
 отслеживать наличие проблем в области организации процесса
администрирования
индивидуального
плана
студентов
и
своевременно их устранять;
 продолжать работу по информированию студентов об условиях
выплаты социальных стипендий студентам;
 при планировании и организации своей работы использовать в
качестве справочников Памятку преподавателя НИУ ВШЭ – СанктПетербург и Академический календарь студента;
 ознакомиться
с
порядком
последипломных отпусков.
предоставления
студентам
Приложение 1
Результаты анкетирования участников семинара
«Реализация бизнес-процессов, используемых в профессиональной
деятельности работников Учебных офисов»
В семинаре принимали участие 20 человек.
На вопросы анкеты ответили 16 человек (в анкетировании не участвовали
сотрудники УМО), что составляет 80% от числа всех присутствовавших на
семинаре.
Ниже представлен анализ ответов на вопросы анкеты.
1. Вопрос: «Считаете ли Вы, что вопросы, которые обсуждались на семинаре,
являются актуальными?»
Распределение ответов участников семинара на вопрос представлено на
диаграмме 1.
Да, в целом являются
актуальными
Скорее да, чем нет
Затрудняюсь ответить
Диаграмма 1. Распределение ответов участников семинара на вопрос
«Считаете ли Вы, что вопросы, которые обсуждались на семинаре,
являются актуальными?»
Анализ ответов показывает, что 81% респондентов (13 человек) ответили,
что информация, представленная на семинаре, в целом, является актуальной. 13 %
из числа опрашиваемых (2 человека) ответили на этот вопрос «скорее да, чем нет»,
что также говорит об актуальности вопросов, рассмотренных на семинаре. 1
участник семинара (6%) затруднился ответить. Такой выбор ответов позволяет
сделать вывод о том, что информация, представленная на семинаре, для всех
участников была актуальной.
2. Вопрос: «Что бы Вы отметили в качестве положительной стороны
семинара?»
Участники семинара в качестве положительных сторон отметили хорошую
организацию мероприятия, продуманное и структурированное представление
материала, наличие раздаточного материала, возможность познакомиться с
коллегами, наличие дискуссий и обратной связи, составление плана-графика
работы на ближайшие месяцы.
3. Вопрос: «Что Вам не понравилось на семинаре?»
Результаты опроса показали, что респонденты не отметили конструктивных
недостатков при проведении семинара.
4. Вопрос: «Как Вы оцениваете уровень организации семинара?»
Распределение ответов участников семинара на вопрос представлено на
диаграмме 2.
Отлично
Хорошо
Диаграмма 2. Распределение ответов участников семинара на вопрос
«Как Вы оцениваете уровень организации семинара?»
11 участников семинара (69%) оценили уровень организации проведения
семинара на «отлично» и 5 человек (31%) – на «хорошо». Таким образом, можно
сделать вывод, что уровень организации проведения семинара все участники
оценили высоко.
5. Вопрос: «Сформулируйте, пожалуйста, вопросы, которые Вы считаете
актуальными для обсуждения на семинарах сотрудников Учебных
офисов».
Анализ ответов на вопрос показал, что один участник семинара предложил
провести совместное мероприятие с Центром международного сотрудничества,
направленное на развитие академической мобильности студентов. Другой предложил провести семинар по теме «Разработка БУП, РУП». Стоит отметить, что
Дирекция основных образовательных программ НИУ ВШЭ ежегодно формирует
Методические указания по разработке учебных планов (БУП и РУП), на которые и
стоит опираться при разработке БУП и РУП. Еще один отзыв содержал
предложение провести семинар по теме «оказание психологической помощи
студентам». Необходимо пояснить, что вопросы оказания психологической
помощи студентам не входят в область компетенций Учебно-методического
отдела. С данным предложением целесообразнее обратиться в Отдел по
внеучебной и воспитательной работе.