ПРИМЕНЕНИЕ ИНСТРУМЕНТОВ ИМИТАЦИОННОГО

УПРАВЛЕНИЕ
ПРИМЕНЕНИЕ ИНСТРУМЕНТОВ ИМИТАЦИОННОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ ДЛЯ
ОЦЕНКИ ФАКТОРОВ, ВЛИЯЮЩИХ НА ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ
УПРАВЛЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ
Пузько М.В., аспирант Сочинского государственного университета туризма и курортного дела
В статье рассматривается система документооборота автотранспортного предприятия как часть системы управления организацией. Проводится анализ факторов, создающих задержки при обработке документов. В качестве метода разрешения описанной проблемы автором предлагается применение инструментов имитационного моделирования для определения оптимального режима работы
системы обработки первичной документации.
Ключевые слова: имитационное моделирование, система управления, документооборот.
THE USE OF SIMULATION TOOLS TO ASSESS THE FACTORS AFFECTING THE
FUNCTIONING OF CONTROL SYSTEMS IN THE ORGANIZATION
Puzko M., The post-graduate student, Sochi State University for Tourism and Recreation
A system of road transport enterprise document management system as part of the organization. The analysis of the factors that create delays in
processing documents. As a method of resolution of this problem, the author proposed the use of simulation tools to determine the optimal operation
of the system of processing of primary documentation.
Keywords: simulation, system management, workflow.
Моделирование сегодня – это широкий спектр методов и способов решения задач в различных областях деятельности, при использовании которого исследование проводится не на самой системе, а на заменяющем ее прототипе – модели.
Моделирование применяется в случаях, когда проведение экспериментов над реальной системой нецелесообразно или невозможно: в связи с хрупкостью или дороговизной создания прототипа или
из-за чрезмерной длительности проведения эксперимента в реальных масштабах времени.
Имитационное моделирование представляет собой метод исследования, при котором изучаемая система заменяется моделью,
при этом модель способна с заданной точностью описать реальную систему и с ней проводятся эксперименты с целью получения
информации об этой системе. Экспериментирование с моделью
называют имитацией.[3]
Имитационное моделирование используют, как правило, в следующих случаях:
· экспериментировать на реальной системе дорого или невозможно;
· необходимо проследить поведение системы во времени;
· невозможно построить аналитическую модель по причине
присутствия таких факторов, как время, причинно-следственные
связи, нелинейные, стохастические переменные.
Целью имитационного моделирования является воспроизведение поведения системы путем анализа значимых взаимосвязей между ее элементами, и внешних факторов, оказывающих влияние на
функционирование системы.
Развитие информационных технологий и вычислительных
средств способствовало превращению имитационного моделирования в мощнейшее средство исследования сложных динамических систем. Используя при проведении исследования лишь вычислительную мощь ЭВМ, имитационное моделирование дало возможность изучения систем, эксперименты с которыми ранее не представлялись возможными в связи с дороговизной, нецелесообразностью, либо по соображениям безопасности.
В данной статье мы покажем, как может применяться имитационное моделирование при исследовании информационных процессов системы управления предприятия.
В рамках диссертационного исследования был проанализированы процессы обработки первичной документации в автотранспортной организации ЗАО «Сочистройтранс».
ЗАО «Сочистройтранс» - организация сферы услуг, специализирующаяся на предоставлении в аренду строительного транспорта и механизмов.
Существующая система управления в организации имеет один
серьезный недостаток – он не в состоянии удовлетворять информационные потребности руководства в соответствии с требуемыми
сроками. Большой объем первичной документации приводит к задержкам перед получением итоговых финансовых результатов.
138 TRANSPORT BUSINESS IN RUSSIA
Оперативная отчетность так же носит лишь поверхностный характер – существующая система управления не в состоянии в оперативном режиме предоставлять руководству требуемые показатели.
Рассмотрим систему обработки первичной документации в
организации ЗАО «Сочистройтранс».
Первичная документация представляет собой путевой лист,
выданный водителю при выезде из гаража, а так же одну или несколько товарно-транспортных накладных, заполняемых представителем заказчика и содержащих информацию об объеме оказанных услуг. Своевременное оформление и обработка этой документации имеет важное значение, так как именно на основании содержащихся в них данных выставляется счет клиенту за оказанные
услуги.
Изначально путевой лист как документ формируется в диспетчерской службе в период выпуска автотранспорта на линию. Согласно произведенному хронометражу, оформление и выдача одного путевого листа занимает у диспетчера порядка 2 минут. На
выпуске работают два диспетчера. Численность автомобильного
подвижного состава 180 единиц, средний коэффициент выхода
транспортных средств на линию составляет 0,8, соответственно, на
линию выходит порядка 150 единиц транспорта.
Первичная путевая документация по окончании рабочей смены поступает в диспетчерскую службу. Документы, оформленные
несоответствующим образом, возвращаются на руки водителю.
Таких документов наблюдается порядка 10%. Далее, правильно
оформленные документы проходят процедуру таксации, в ходе которой в документы проставляются необходимые для дальнейшей
обработки отметки (экономия / перерасход топлива по норме, время в работе, пробег сверяется с показаниями спидометра). Среднее время обработки одного набора товарно-транспортных документов составляет 3 минуты. По окончании процедуры таксации
документы передаются с реестром в контрольно-расчетный отдел.
В контрольно-расчетном отделе происходит сортировка документов, после чего операторы производят внесение информации в
автоматизированную систему расчета. На данный момент в отделе
контрольно-расчетной группы функционирует морально устаревшее программное обеспечение, разработанное более 15 лет назад,
и не удовлетворяющее современным требованиям. Среднее время
на ввод одного документа в систему составляет 4 минуты.
Если в ходе обработки документов выявляются неточности,
либо ошибки в оформлении, эти документы возвращаются в диспетчерскую службу. Таких документов около 7%. Кроме того, существует определенный процент товарно-транспортных документов, которые не могут быть подписаны у заказчика по окончании
рабочей смены (поломка ТС и, как следствие, сход с линии, несогласование объема выполненных работ, временное отсутствие ответственного за подписание документов на участке и т.п.). Этих
документов набирается порядка 15%, и задержка их передачи в кон-
УПРАВЛЕНИЕ
трольно-расчетную группу достигает 3-7 дней.
Когда весь месячный массив документов обработан контрольнорасчетным отделом, происходит расчет заработной платы водителей, а так же формирование счетов клиентам. В связи с постоянными задержками документов, закрытие месяца, как правило, растягивается до 8-10 числа следующего.
В этой связи, генеральным директором предприятия была сформирована рабочая группа, основной задачей которой стал анализ
причин задержек обработки документации и разработка комплекса
мер по устранению этих задержек.
Для выполнения поставленной задачи было предложено применить методику имитационного моделирования процесса обработки документов. Сам процесс исследования системы разбит на четыре этапа: [1]
1. Структурный анализ процесса
2. Формализованное описание модели
3. Построение модели
4. Проведение эксперимента
Согласно приведенного алгоритма на всех этапах процесса обработки первичных документов был проведен хронометраж рабочего дня исполнителей, анализ объемов поступающей документации, выделены зависимые и зависящие факторы.
По результатам исследования была построена модель рабочего
процесса. Для построения модели был использован пакет имитационного моделирования Vensim для воссоздания процесса обработки первичной документации и определения наиболее значимых
факторов, вносящих задержки в процесс обработки документов,
описанный выше.
Для моделирования процессов поступления, накопления и обработки месячного массива первичной документации были введены следующие переменные.
Приход ТТД сутки – ежедневное количество документов, генерируемое в ходе осуществления деятельности предприятия (оказания услуг).
ТТД в диспетчерской – количество документов, находящихся
на обработке в диспетчерской службе
ТТД в Контрольно - расчетной группе - количество документов, находящихся на обработке в контрольно-расчетной группе
ТТД в системе – количество документов, введенное операторами контрольно-расчетной группы в автоматизированную систему
ТТД на руках – общее количество недооформленных документов
Обработано ТТД – вспомогательная переменная, подсчитывает количество обработанных за день ТТД в диспетчерской
Количество ТТД за месяц – общее количество ТТД за месяц
Количество исправлено – количество ТТД, исправленных и
возвращенных в диспетчерскую в течение дня.
Введено в систему - вспомогательная переменная, подсчитывает количество ТТД, введенных контрольно-расчетной группой в
автоматизированную систему за день
В качестве факторов, оказывающих влияние на протекание про-
цесса обработки документов, введем следующие переменные:
% возврат ТТД – Доля документов, возвращаемых контрольнорасчетной группой в диспетчерскую.
% возврат - Доля документов, возвращаемых из диспетчерской
на руки водителю из-за недооформления
% исправлено – Доля документов, исправляемых / подписываемых в течение дня и возвращаемых в диспетчерскую (от числа
документов из переменной «ТТД на руках»)
% неподписанных – доля документов, не подписываемых по
окончании смены (от числа документов из переменной «Приход ТТД
сутки») и попадающих в переменную «ТТД на руках»
Время на обработку ТТД таксировщик, Время на обработку ТТД
1 диспетчер, Время на обработку ТТД 2 диспетчер – переменные,
обозначающие производительность труда операторов диспетчерской службы
Время на ввод ТТД в систему 1 оператор, Время на ввод ТТД в
систему 2 оператор, Время на ввод ТТД в систему 3 оператор, Время на ввод ТТД в систему 4 оператор - переменные, обозначающие
производительность труда операторов контрольно-расчетной группы
Коэффициент выпуска, мин., Коэффициент выпуска, макс. –
коэффициент выпуска техники на линию, влияет на количество
документов в переменной «Приход ТТД сутки».
№ итерации – вспомогательная переменная, содержащая значение текущего шага процесса (итерации).
Изменяя значения факторных переменных, мы можем моделировать поведение системы в различных условиях, и наблюдать изменение результирующих переменных.
Построенная модель позволяет проследить процессы обмена
товарно-транспортным документами между субъектами данного
процесса. Для максимального приближения к реальным условиям,
значения факторных переменных каждую итерацию выбираются
случайным образом из некоторого диапазона значений. Данный
подход позволяет внести элемент случайности в протекание процесса, который всегда присутствует в реальной жизни.
Функционирование модели начинается с получения значения
в переменной «Приход ТТД сутки», которое зависит от случайно
выбранного значения коэффициента выпуска техники (из некоторого диапазона, согласно статистическим данным, полученным в
результате анализа работы предприятия). Из этого суточного массива документов вычитается некоторое количество неоформленных
путевок, которые попадают в контейнер «ТТД на руках», а остальные документы (которые считаются оформленными) оказываются
в контейнере «ТТД в диспетчерской». Некоторое количество документов, попавших на обработку к диспетчерам, возвращается в контейнер «ТТД на руках» (это неправильно оформленные документы, выявленные диспетчерами). Каждую итерацию модели вычисляется определенное значение переменной «Обработано ТТД», которая напрямую зависит от значений переменных производительности труда диспетчеров, получаемых случайным образом. Вычисленное значение количества обработанных документов вычитает-
Рис. Модель обработки первичной документации в ПО Vensim
TRANSPORT BUSINESS IN RUSSIA
139
УПРАВЛЕНИЕ
ся из контейнера «ТТД в диспетчерской» и добавляется в контейнер «ТТД в контрольно-расчетной группе», однако, часть из этих
документов возвращается обратно к диспетчерам как недооформленные (соответствующее значение вычисляется при помощи факторной переменной «% возврат ТТД»).
Кроме того, каждые N дней некоторое количество документов
из контейнера «ТТД на руках» возвращается в диспетчерскую как
дооформленные. Это количество вычисляется в переменной «Количество исправлено», зависящей от некоторой случайно заданной
величины «% исправлено». Период между возвратами документов
определяется с помощью переменной «№ итерации».
Документы, попавшие в контрольно-расчетную группу, обрабатываются, согласно значений, вычисляемых в переменной «Введено в систему», значение которой зависит от производительности
труда операторов, представленной соответствующей группой факторных переменных.
Все введенные товарно-транспортные документы попадают в
контейнер «ТТД в системе». Когда все документы за месяц попадают в этот контейнер, работа модели прекращается.
Преимущество моделирования состоит в том, что мы можем
оценить результаты функционирования модели, изменяя те или иные
группы факторов – например, производительность труда операторов, максимальное время возврата документов, долю недооформленных документов и т.п.
Проведенные исследования показали, что увеличение производительности труда диспетчеров не даст требуемого эффекта закрытия месячной отчетности в более ранние сроки, т.к. большое количество документов будет приходить с опозданием. В то же время
по результатам моделирования было сделано замечание об избыточной производительности труда сотрудников контрольно-расчетной группы.
Основная причина задержки выдачи итоговых документов со-
стоит в большом количестве недооформленных путевых листов.
Требуется прилагать особые усилия ускорения возврата документации в диспетчерскую службу. Оценка системы обработки документов при помощи компьютерной модели показала, что основная
причина задержек в функционировании процесса документооборота – это несвоевременная сдача документов по выполненным
работам в диспетчерскую службу на первичную обработку.
Таким образом, имитационное моделирование позволило в
сжатые сроки оценить степень влияния тех или иных факторов на
рабочий процесс без вмешательства в него. По результатам работы
исследовательской группой были вынесены следующие рекомендации:
Для создания оптимальных условий для функционирования
системы, необходимо применение целого комплекса организационных мер, таких как:
· Улучшения условий труда диспетчерской службы
· Повышение дисциплины водительского состава в отношении
своевременной сдачи, а так же правильного оформления товарнотранспортной документации.
· Налаживание взаимодействия с заказчиками, устранение причин несвоевременного подписания путевых документов на объектах работ.
· Повышение профессионального уровня сотрудников диспетчерской службы.
Литература:
1. Негойце К. Применение теории систем к проблемам управления. М. 1981.
2. Рыкунов В.И. Механизмы управления. М.: 1999
3. Майталь Ш. Экономика для менеджеров: десять возможных
инструментов для руководителей. Пер. с англ. М.: 1996.
4. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Имитационное_моделирование
ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ЗАТРАТАМИ В ТРАНСПОРТНОЙ КОМПАНИИ
Сорока И.Ю., аспирантка Московского государственного университета путей сообщения
В статье рассматривается тема управления затратами на примере транспортной компании. Система бюджетирования имеет
большое значение для успешной финансово-экономической деятельности. В статье определено, что цель управления хозяйственной деятельностью транспортной компании заключается в планировании и достижении положительного финансового результата. Показано,
что одной из главных функций управления транспортным предприятием является планирование его деятельности с последующим контролем за реализацией принятых планов. Бюджетирование в транспортной компании является одним из приоритетных направлений
управления и является ведущей технологией финансового планирования затрат.
В конечном итоге, в статье указывается на необходимость четкого управления затратами, что является основным инструментом
в организации производственной деятельности.
Ключевые слова: бюджетирование, затраты, бюджет, предприятие транспорта, себестоимость, центры ответственности.
FEATURES OF COST MANAGEMENT IN THE TRANSPORT COMPANY
Soroka I., The post-graduate student, Moscow State University of Railways
In the article the issue of cost management on the example of a transport company. Budgeting system is essential for successful economic and financial
activity. The article stipulates that the objective of economic management of the transport company is to plan and achieve positive financial results. It is
shown that a primary function of management of transport the company is planning its activities with the subsequent control over the implementation of the
plans. Budgeting in the transport company is one of the priorities of management and technology is the leading financial planning expenses. Ultimately, the
article notes the need to strengthen management of costs, that is the main tool in the organization of productive activities.
Keywords: budgeting, expenses, the budget, the transport enterprise, the cost price, the responsibility centers.
Бюджетирование в транспортной компании является одним из
приоритетных направлений управления компанией и является ведущей технологией финансового планирования затрат. Управление
затратами является основным инструментом в организации производственной деятельности любого транспортного предприятия.
Затраты на оказание транспортных услуг формируют ее себестоимость. Они возмещаются в каждом производственном цикле за
счет полученной выручки. При постоянных ценах и разновеликих
затратах на оказание услуг при аналогично равных условиях зависит размер прибыли транспортного предприятия и уровень рентабельности. Необходимым условием должна быть возвратность понесенных расходов. На себестоимость конечной услуги влияют затраты на приобретение материалов, износ основных фондов, затраты на оплату труда, расширение и модернизацию предприятия, на
140 TRANSPORT BUSINESS IN RUSSIA
социальные программы и многие другие нужды, за счет доходов,
полученных от реализации услуг и прочей деятельности. При этом
необходимым условием устойчивого существования транспортного предприятия является рентабельность.
Все совершаемые действия руководства компании должны осуществляться с осознанием понесенного ими риска, при котором
точность расчетов имеет стратегический характер. Получая прибыль, транспортная компания имеет возможность оплачивать свои
обязательства, расширять перечень, улучшать качество оказываемых услуг.
Предприятия, неукоснительно руководствующиеся внедренной
системой учета затрат, являются прибыльными и успешными в современных рыночных условиях. Все произведенные затраты нахо-