ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Контроль исполнения договоров для обеспечения достоверной информацией о финансовых потоках В.А. Алеев (Корпорация Электронный Архив) Решение одной из самых важных и актуальных задач – задачи управления договорами (Contract Management – CM) способствует повышению экономической эффективности деятельности и снижению рисков коммерческого предприятия. Целью сторон, связанных договорными отношениями, являются прозрачность договорной деятельности и управляемость процесса исполнения договора, т.е. обеспечение возможности контроля всех значимых параметров договора, таких как сроки поставок, графики выполнения работ, сроки и порядок осуществления платежей, предоставления финансовой и отчетной документации, предъявления претензий, взыскание штрафов. Для полноценного контроля всех этапов реализации договора, процедур его продления и исполнения недостаточно только учетной информации о договоре, которая содержится в учетных системах управления договорами (СМ-системы для ведения учета, планирования и контроля исполнения договоров, данных о деловых партнерах, подготовки договорных документов и др.). Для своевременного и обоснованного принятия решений ответственным сотрудникам требуется использовать всю документацию, касающуюся всех аспектов заключения и исполнения договора, а также оперативно просматривать оригинал договора со всеми реквизитами, подписями, печатями и знакомится с текстом. Кроме того, в работе необходимо использовать различные сопутствующие документы и материалы: данные о контрагентах, правовую документацию, спецификации на товары и изделия, эксплуатационную и техническую документацию. Для этого приходится отправлять запросы в архив бумажных документов, который может находиться в другом здании или территориально удаленном подразделении компании, либо использовать информацию, полученную из учетной системы, телефонных переговоров, проектов договорных документов. Сотрудники тратят время, из-за использования недостоверной информации эффективность их работы снижается. Это приводит к срывам сроков выполнения работ или оказания услуг, что в свою очередь тормозит работу всего предприятия, приводит к неоправданным издержкам и потерям. Особо следует отметить нарушение требований конфиденциальности вследствие бесконтрольного копи- 2 09’2009 рования документов, которое приводит к утечке информации. Контролировать исполнение договорных обязательств можно только по фактическим документам. Автоматизированная система контроля исполнения договоров (АСКИД) сочетает преимущества современных систем управления договорами с возможностями системы управления документами и электронным архивом. Внедрение электронного архива позволяет существенно снизить внутренние издержки организации и повысить эффективность договорной работы. Оптимизируемые бизнес-процессы • Документационное обеспечение продаж (см. рисунок, а): отслеживание планируемых и фактических сроков и объемов поставок по договору, контроль платежей, основания для претензий и штрафные санкции. • Документационное обеспечение закупок (см. рисунок, б): отслеживание планируемых и фактических сроков и объемов поставок и их документальное подтверждение, контроль оплаты поставки продуктов и услуг, работа с дополнительными соглашениями и претензионная работа. Основные функции системы • Контроль сроков и полноты исполнения сторонами договорных обязательств, составление и контроль графиков платежей. • Информирование об условиях возникновения и контроль наступления штрафных санкций, составление схем начисления и определение размеров возможных штрафов. • Ведение электронной базы договорных обязательств, содержащей всю необходимую для контроля и анализа информацию (реквизиты, контрагенты, сроки исполнения, суммы и др.). • Формирование электронных подборок договорных документов и сопутствующей первичной документации, затребованных проверяющими и/или судебными органами, создание копий пакетов документов на электронных и/или бумажных носителях. • Архивное хранение и контроль исполнения долгосрочных договоров. НЕФТЯНОЕ ХОЗЯЙСТВО ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Документационное обеспечение продаж (а) и закупок (б) • Быстрое формирование описи и восстановление документов на основании имеющихся электронных образов в случае утери оригиналов. Таким образом, внедрение в производственную деятельность АСКИД способствует повышению эффективности работы основных служб государственных и коммерческих организаций, оптимизации основных бизнес-процессов. НЕФТЯНОЕ ХОЗЯЙСТВО 09’2009 3