регистрация и хранение договоров

ЮРИДИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ
Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС»,
член Гильдии управляющих документацией и ARMA International
РЕГИСТРАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ
ДОГОВОРОВ
В современных условиях работа с договорами (соглашениями, контрактами) приобретает как для коммерческих, так и для государственных
организаций большое значение, поскольку они регулируют практически
все сферы деловой деятельности, фиксируя условия тех или иных действий сторон. Утрата договоров может нанести организации серьезный
ущерб, поэтому важной частью договорной работы является установление порядка их регистрации и хранения.
При выборе технологии регистрации и хранения договоров
необходимо учитывать несколько
важных моментов:
особенности самой организации (государственная или частная, крупная или небольшая, наличие филиальной сети и т.д.);
виды договоров, с которыми
работает организация;
количество заключаемых
организацией договоров того или
иного вида.
В зависимости от этого формируются правила регистрации и
хранения договоров.
Извлечения из Гражданского кодекса Российской Федерации
Статья 420. Понятие договора
1. Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об
установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. […]
Статья 434. Форма договора
1. Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной
для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не
установлена определенная форма.
Если стороны договорились заключить договор в определенной форме,
он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя
бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась.
2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем
обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной,
телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. […]
37
№ 1 январь 2007
ЮРИДИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ
НОРМАТИВНАЯ БАЗА
Соответствующие нормы закреплены в многочисленных нормативных правовых актах различного уровня – от федеральных
законов до внутренних положений
о договорной работе отдельных
организаций. Например, в органах
городского управления Москвы
работу с договорами определяют:
Закон города Москвы от
28.03.2001 № 11 «О договорах и
соглашениях города Москвы»;
постановление Правительства Москвы от 28.12.2005 № 1089ПП «Об утверждении единого порядка согласования, оформления,
подписания учетной регистрации
инвестиционных контрактов»;
Регламент Правительства
Москвы (утвержден постановлением Правительства Москвы от
21.02.2006 № 112-ПП).
Можно указать и аналогичные
документы других регионов, среди которых:
Порядок подготовки, регистрации и хранения договоров и
соглашений, подписываемых Губернатором Московской области
(утвержден постановлением Губернатора Московской области
от 10.02.2000 № 46-ПГ);
Порядок регистрации, хранения и представления отчетности о
выполнении соглашений (договоров), заключаемых Президентом
Чувашской Республики и Кабинетом Министров Чувашской Республики (утвержден постановлением
Кабинета Министров Чувашской
Республики от 23.08.2004 № 183).
Если с договорами работают
несколько структурных подразделений, то полезно закрепить во
внутренних нормативных документах организации, какое подразделение за какие виды договоров
отвечает. Так, в Стандарте единообразной правовой политики по
организации договорной работы
в ОАО «Территориально генерирующей компании № 8»∗, принятом
38
∗
Источник – www.tgk-8.ru.
№ 1 январь 2007
в 2005 году, такое распределение
было составлено в виде таблицыприложения. Даже само перечисление видов договоров, которые
заключаются этой организацией,
показывает, насколько многообразной может быть договорная
деятельность и сколько подразделений организации могут ее
вести (см. таблицу).
Курирующая служба
Направление деятельности службы,
по которому ведется договорная работа
Управление по работе
на оптовом рынке
электроэнергии
Договоры купли-продажи электроэнергии и мощности на оптовом рынке электроэнергии и мощности.
Управление по работе
с потребителями.
Дирекция по сбыту
филиалов
• Договоры по сбыту электрической и тепловой
энергии, оказания услуг по ГВС и теплоснабжению населения.
• Договоры доверительного управления имуществом тепловых сетей, собственником которых
выступают муниципальные самообразования
в лице комитетов по имуществу.
• Договоры оказания услуг по техническому обслуживанию тепловых сетей.
Отдел подготовки
и проведения торгов
Дирекция МТС
филиалов
• Договоры на поставку топлива (угля, мазута,
газа и др.), оказание транспортных услуг на поставку топлива.
• Договоры на поставку (купля-продажа) товарноматериальных ценностей, оборудования и запчастей к нему, горюче-смазочных материалов и т.п.
на технологические и ремонтные нужды.
Отдел реализации
инвестиционных
программ и сводного
планирования
• Договоры НИОКР, на выполнение пуско-наладочных работ, исследовательских работ по экологии,
договоры на пользование водными объектами.
• Договоры по обоснованию инвестиций, на выполнение работ по капитальному строительству,
техперевооружению, реконструкции объектов Общества.
Дирекция
по IT-технологиям
Договоры услуг мобильной и электросвязи, поставки, наладки, ремонта оргтехники, компьютеров, множительной техники, программного продукта, информационного обслуживания.
Управление сопровождения ремонтов
и реализации
проектов
Договоры подряда на ремонтные работы, разработку конструкторской документации на эти работы,
выполнение диагностики оборудования, договоры
аренды производственных помещений.
Отдел управления
собственностью
Договоры, предметом которых являются недвижимое имущество, земельные участки, а также основные средства Общества, целью использования
которых является производство, передача, распределение и сбыт электрической и тепловой энергии.
Финансовый
директор
• Договоры кредита, займа, лизинга, банковской
гарантии, залога, страхования, за исключением
договоров обязательного и добровольного медицинского страхования.
• Договоры на оказание аудиторских, консалтинговых услуг.
Управление делами и
поддержки бизнеса
Договоры, связанные с административно-хозяйственным обеспечением деятельности Общества.
Управление
персоналом
• Договоры обязательного и добровольного медицинского страхования, негосударственного пенсионного страхования.
• Договоры на обучение персонала, переподготовку кадров, повышение квалификации.
• Договоры купли-продажи путевок в дома отдыха, пансионаты, детские оздоровительные лагеря, базы отдыха, аренды объектов социальнокультурного и бытового назначения.
ЮРИДИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ
ДОГОВОРЫ, ТРЕБУЮЩИЕ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ
РЕГИСТРАЦИИ
Особое внимание необходимо
уделить тем договорам, которые
требуют государственной регистрации, поскольку они считаются
заключенными только с момента
такой регистрации. В Гражданском кодексе Российской Федерации содержится требование о
государственной
регистрации
следующих видов договоров:
продажи жилых помещений;
продажи предприятия;
ренты;
аренды.
В государственных регистрирующих органах ведутся специальные реестры таких договоров.
Так, например, Министерство юстиции РФ ведет «Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с
ним», куда заносится информация
и о договорах продажи недвижимого имущества (см. Инструкцию
о порядке государственной регистрации договоров купли-продажи
и перехода права собственности
на жилые помещения, утвержденную приказом Министерства
юстиции Российской Федерации
от 06.08.2001 № 233).
занимаются только одним определенным видом деятельности. На практике часто используются следующие
варианты присвоения номеров:
Каждая сторона, подписавшая
договор, регистрирует его и присваивает ему свой регистрационный
номер. В результате номер становится сложным, так как в него, через
косую черту, включаются регистрационные номера контрагентов, что
на практике не всегда удобно.
Часто, получая от контрагента подписанный им договор с уже
присвоенным номером, организации не утруждают себя и регистрируют договор под этим же номером. У данного варианта есть один
недостаток: нельзя отследить по
номерам, сколько всего договоров
заключено организацией.
Организации, ведущие разностороннюю деловую деятельность,
имеющие сложную структуру и
территориально удаленные подразделения, чаще всего разрабатывают свою собственную систему регистрации договоров.
В регистрационный номер
включается дополнительная информация, позволяющая быстро
идентифицировать услугу, вид деятельности, клиента, год заключения договора и т.д.
ПРИМЕР
Согласно п. 65 ГОСТ Р
511141-98 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и
определения», регистрация
документа – это запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его создания,
отправления или получения.
ПРИСВОЕНИЕ ДОГОВОРУ
РЕГИСТРАЦИОННОГО НОМЕРА
Важный этап регистрации договора – присвоение ему регистрационного номера, и здесь встает вопрос о том, как нумеровать договоры.
Самый простой способ (присвоение
номеров в порядке регистрации),
как правило, подходит лишь для
небольших организаций, которые
Компания Pulnet, предоставляющая услуги на рынке телекоммуникаций, разработала следующую
систему формирования номера договора с клиентом.
• Для жителей Пулковского
шоссе и 5-го Препортового проезда номер договора формируется
из адреса предоставления услуг.
Номер договора получается путем
записи подряд безо всяких знаков
либо пробелов номера дома, корпуса и квартиры. То есть для договора
клиента, проживающего по адресу
Пулковское шоссе, д. 9, корп. 4,
кв. 163, номер договора будет 94163.
• Для жителей других регионов к номеру договора добавляется
префикс региона: для жителей Дунайского пр. и Пулковского шоссе
(четная сторона) – 01, для жителей
Авиагородка – 02, для жителей
ул. Варшавской – 03. Так, для клиента, проживающего по адресу
ул. Взлетная, д. 13, кв. 135 (Авиагородок), номер договора будет
0213135.
Обычно разработанный организацией внутренний нормативный документ по договорной деятельности содержит и правила
формирования регистрационного
номера.
Извлечение из Положения
об организации работы с договорами, соглашениями, муниципальными контрактами в Администрации города Губкинского
(утверждено постановлением Администрации города Губкинского от 28.06.2006 № 96)
[...] 6.2. В журнале регистрации
указывается присвоенный договору
номер, состоящий из порядкового
номера и двух последних цифр года
(например, № 17-06), дата регистрации и структурное подразделение – ответственный исполнитель
по договору. На договоре ставится
штамп с указанием присвоенного
номера и даты регистрации.
При регистрации дополнительных соглашений к фактически заключенному договору соглашению
присваивается номер, состоящий из
номера основного договора, литеры
«д» и порядкового номера соглашения (например, № 17-06/Д-1).
Извлечение из Порядка ведения Государственной долговой
книги Российской Федерации в
Министерстве финансов Российской Федерации (утвержден приказом Министерства финансов
РФ от 23.08.2006 № 107н)
[...] 10. Регистрация долговых
обязательств в иностранной валюте осуществляется путем присвоения регистрационного буквенноцифрового номера, отражающего
первые буквы (латинские) фамилии
и имени лица, подписавшего соответствующие документы от имени
Правительства Российской Федерации, код заемщика от имени Российской Федерации, код кредитора,
порядковый номер и состоящего из
четырех разрядов: ААА – Б – В –
ГГГ, где:
• ААА – указывает на инициалы или первые буквы фамилии
лица, подписавшего договор (соглашение) или иной документ, содержащий условия долгового обязательства…
• Б – указывает на код заемщика…
• В – указывает на код кредитора (международной финансовой
организации, страны кредитора,
рынок капитала)…
• ГГГ – порядковый номер долгового обязательства.
39
№ 1 январь 2007
ЮРИДИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ
Нужно также определить, как
факт регистрации договора будет
зафиксирован на самом документе. Для этого часто используют
специальный штамп. Желательно, чтобы правила и порядок использования такого штампа также
были зафиксированы во внутреннем нормативном документе. Это
может выглядеть, например, так:
Извлечение из Порядка оформления и учетной регистрации
инвестиционных
контрактов,
заключенных между Правительством Москвы и инвесторами,
дополнительных соглашений к
ним, протоколов предварительного и итогового распределения
жилой (нежилой) площади и актов о результатах реализации инвестиционных проектов согласно
инвестиционным контрактам на
строительство (реконструкцию)
объектов жилого и нежилого назначения (утвержден постановлением Правительства Москвы
от 28.12.2005 № 1089-ПП)
[...] 5.3. В левом верхнем углу
первого листа контракта (дополнительного соглашения, протокола распределения площади, акта
реализации) проставляется штамп
Тендерного комитета с указанием
реестрового номера, даты учетной
регистрации и подписью должностного лица Тендерного комитета.
ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ
ПОДХОД К РЕГИСТРАЦИИ
ДОГОВОРОВ
40
В крупных коммерческих организациях использовать централизованную регистрацию часто
становится сложно и неудобно.
В этих случаях можно использовать децентрализованный подход,
при котором каждое работающее
№ 1 январь 2007
с договорами структурное подразделение регистрирует их самостоятельно. Чтобы регистрация
велась единообразно, желательно
разработать и утвердить внутренний нормативный документ, описывающий порядок выполнения
данной операции и порядок ведения реестра договоров.
Многие коммерческие и государственные структуры внедряют
у себя специальное программное
обеспечение, которое сочетает
удобства децентрализованной
регистрации и единого реестра,
позволяя вести данную работу более эффективно, в единой базе
данных.
ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ
Когда встает вопрос о хранении договоров, порой возникают
споры о том, какое подразделение
должно взять эту «почетную обязанность» на себя: юридическая
служба, бухгалтерия, служба ДОУ
или структурные подразделения.
При принятии решения следует учитывать вид и содержание
договоров, а также их юридическое, коммерческое и историческое значение. Могут оказаться
полезными следующие рекомендации:
Самые важные договоры (на
приобретение недвижимости, купли-продажи ценных бумаг и т.п.),
как правило, хранятся либо в юридической службе, либо в службе
документационного обеспечения
управления. Обеспечивается максимальная защита – например,
хранение в несгораемых шкафах.
Такого типа договоры заключаются достаточно редко, и их подлинники в оперативной работе практически не используются.
Договоры поставки, услуг, работ – особенно те, по которым требуется периодически производить
оплату, контролировать расчеты и
сроки исполнения (на коммунальные услуги, аренду недвижимости,
телефон и т.п.) – чаще всего хранятся в бухгалтерии. При их сопровождении и исполнении накапливается значительное количество
дополнительной документации, в
том числе первичные бухгалтерские документы (накладные, счетафактуры, акты приемки-сдачи работ и т.д.).
Договоры, по которым организация является поставщиком,
хранятся в том подразделении,
которое их заключило и которое
контролирует их исполнение.
В ряде организаций все
подлинники договоров и сопутствующие документы хранятся в
службе ДОУ, которая обеспечивает их регистрацию и хранение в
специально выделенном для этого
помещении. Остальные подразделения для оперативной работы
получают бумажные и/или электронные копии.
При организации хранения
нужно учитывать и специфику
работы служб и структурных
подразделений:
Юридическая служба участвует в подготовке договоров, однако после их подписания она
возвращается к ним, как правило,
только в случае конфликта с контрагентами. Часто у юристов работа
ЮРИДИЧЕСКИЙ ПРАКТИКУМ
носит разъездной характер –
в этом случае нужно продумать
организацию доступа к документам в их отсутствие.
Структурные подразделения
при ведении договорной работы
регулярно должны взаимодействовать как с юридической службой, так и с бухгалтерией. Для
этих служб делаются (порой – неоднократно) копии договоров, и в
результате в подразделениях накапливается большое количество
дублирующих друг друга документов. После исполнения договоров
интерес к ним в структурных подразделениях резко снижается, что
сразу отражается на обеспечении
сохранности документов.
Если за хранение всех подлинников договоров и сопутствующих им документов отвечает служба ДОУ, то для неё это большая
дополнительная работа, на которую зачастую не выделяется необходимых людских и материальных ресурсов.
При организации хранения договоров требуется выполнить два
противоречивых требования:
обеспечить максимально надежное хранение договоров и всех
сопровождающих документов, что
чаще всего означает организацию
их централизованного хранения;
обеспечить оперативный доступ к данным документам, особенно к действующим договорам,
что достаточно сложно сделать
при централизованном хранении,
особенно если информация хранится только на бумажных носителях.
В хранении договоров можно
выделить две стадии:
оперативное хранение во
время действия договора;
архивное хранение договора после его исполнения.
Для каждой из стадий хранения необходимо проанализировать имеющиеся потоки информации и документов, разработать
порядок их хранения и закрепить
его во внутренних нормативных
документах, например так:
Извлечение из Порядка подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения
соглашений (договоров), заключаемых администрацией Тамбовской области (утверждено
постановлением администрации
Тамбовской области от 29.05.2006
№ 553)
[...] 3.1. Хранение подлинников
соглашений (договоров), включенных в Реестр соглашений (договоров), заключенных администрацией области, осуществляет отдел
делопроизводства управления делами администрации области.
3.2. Надлежаще оформленные
подлинники соглашений (договоров) формируются в дела, срок хранения которых устанавливается в
соответствии с номенклатурой дел.
Извлечение из Положения
об организации работы с договорами, соглашениями, муниципальными контрактами в Администрации города Губкинского
(утверждено постановлением Администрации города Губкинского от 28.06.2006 № 96)
[...] 6.6. Хранение подлинников
договоров осуществляют ответственные исполнители по договору.
6.7. Для хранения подлинников
договоров используются металлические шкафы или сейфы. Помещение, где хранятся договоры,
должно опечатываться.
6.8. Подлинники
договоров
оформляются в самостоятельные
дела, являются документами постоянного хранения и по истечении
3-х лет после исполнения подлежат
передаче в ведомственный архив
Администрации города в установленном порядке.
Опыт показывает, что наиболее эффективен метод централизованного хранения документов – при соблюдении следующих условий:
имеются соответствующие
помещения для хранения документов;
в информационной системе
организовано хранение образцов договоров и других документов, что позволяет структурным
подразделениям в большинстве
случаев не обращаться к подлинникам;
в архиве работают квалифицированные специалисты;
В крупных коммерческих
организациях использовать
централизованную регистрацию часто становится
сложно и неудобно.
В этих случаях можно
использовать децентрализованный подход.
нормативными документами
регулируются все вопросы, связанные с ведением договорной
работы, в том числе и порядок
передачи договоров на хранение
в архив организации.
При организации хранения
договоров нужно позаботиться
также и о правильном установлении сроков их хранения. Сроки
хранения многих видов договоров установлены в Перечне типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000). Однако следует иметь в виду, что в Перечне
приведены минимальные сроки
хранения, и в зависимости от
собственных интересов некоторые договоры (например, на
приобретение основных средств)
организации хранят существенно дольше.
В номенклатуру дел желательно включить все виды договоров, которые регулярно заключаются в организации, и установить для каждого вида срок
хранения.
При выделении к уничтожению
документов по договорной работе
необходимо обязательно согласовывать акты на уничтожение со
всеми заинтересованными сторонами (юридической службой, бухгалтерией, структурными подразделениями).
Особенности структуры различных видов договоров будут
рассмотрены в ближайших номерах журнала.
41
№ 1 январь 2007