База данных «Учет доставки» Версия 1.

www.sv-kom.ru
раздел Автоматизация
Е-mail: program@sv-kom.ru
База данных «Учет доставки»
Версия 1.
ОГЛАВЛЕНИЕ.
1.
Введение.
1.1.
Описание БД.
1.2.
Установка и настройка БД.
2.
Описание режимов работы программы.
(1)
(1)
(2)
(5)
1. Введение.
База данных «Учет доставки» (далее БД) предназначена для автоматизации ведения
процесса учета доставки блюд (других изделий или товаров) из кафе, ресторанов и других
предприятий в адрес Клиентов. В данном случае совершенно не важно, что вы доставляете,
важно то – на какую сумму, за какой период и кому.
Практически всегда доставка регистрируется в общей системе предприятия и
учитывается в процессе общей реализации. При этом возникает множество проблем с учетом
постоянных Клиентов и получением статистики по самой доставке. Доработка под заказ уже
принятых в эксплуатацию систем стоит десятки тысяч рублей и довольно трудоемкий процесс.
И как бывает порой не удобно и стыдно, когда Ваши постоянные Клиенты упрекают Вас в
том, что им изо дня в день приходится диктовать вам свой адрес, а ведь вам уже известны или
определившийся номер телефона или фамилия Клиента. У Вас есть дикое желание сделать
анализ прибыльности доставки, завлечь постоянных Клиентов скидками, шеф требует
отчетность за месяц чтобы определить рентабельность - а Вы слепы и беспомощны… тогда
это для Вас – эта простенькая программка быстро и надежно решит все Ваши проблемы.
БД имеет интуитивно понятный интерфейс и рассчитана на слабо подготовленных
пользователей ПК, не требует вложений в обучение персонала, проста в установке и
настройке.
Возможности БД «Учет доставки».
·
·
·
Ведение базы данных Клиентов.
Учет стоимости доставки Клиентам.
Получение различных отчетов.
1.1. Описание БД.
На кого рассчитана БД? БД предназначена в первую очередь для использования персоналом
предприятий общественного питания при учете доставки, но может с успехом быть использована
и в других сферах учета, где важно знать кому, когда и сколько.
Системные требования: Ос – любая платформа Microsoft (МЕ, 2000, 2003, ХР, Виста). Для
работы БД никаких других компонентов не требуется, за исключением Microsoft Office 2003 с
установленными компонентами (что есть практически на каждом компьютере, на котором
работают, а не играют в игрушки) Word, Excel, Access. Сама БД написана как раз на MS Access, а
-1-
www.sv-kom.ru
раздел Автоматизация
Е-mail: program@sv-kom.ru
Word и Excеl используются для печати и экспорта документов в электронный вид. Почему
Microsoft Office 2003? Потому, что это наиболее стабильный пакет из этого семейства.
Как сохранить данные? Вопрос достаточно серьезный. Всякое может случиться, может выйти из
строя жесткий диск, например или еще что в этом роде. Вам нужно определиться за какой период
Вам не страшно потерять данные: за месяц, за неделю, за день? Вот с такой периодичностью и
нужно копировать папку dostavka c Диска С на другой физический носитель, например флешку.
Так Вы сохраните все сразу и данные, и БД, и ключ программы.
Сколько стоит? Как зарегистрировать? Стоимость БД – 2 000 рублей. Изначально БД
поставляется полнофункциональной версией, но с ограничениями: всего Клиентов – не более
тридцати, Заказов у Клиентов – не более двадцати.
После опробования пробной версии, Вы можете оплатить стоимость за наличный расчет (для г.
Москва и МО) или по безналичному расчету и получить ключ программы для снятия всех
ограничений. Для этого сообщите ИД БД из главной формы, и Вам будет выслан ключ БД.
По Вашему желанию – возможны небольшие доработки базы данных и изготовление
дополнительных отчетов.
По всем вопросам приобретения, направляйте заявки по электронной почте program@sv-kom.ru с
указанием названия базы данных.
1.2. Установка и настройка БД.
·
Скачайте дистрибутив dostavka.exe и запустите на выполнение, укажите путь C:\ или
руками на английском шрифте или кнопкой выбора, после завершения в корне диска C
должна появиться папка dostavka с установленной БД. Внимание: папка dostavka
обязательно должна быть в корне именно диска С, а не на рабочем столе или в папке
Мои документы или еще в каком то месте.
· Далее нужно запустить приложение по пути (можно создать ярлык и поместить его на
рабочий стол) C:\dostavka\dostavka.mde и всего один раз произвести настройку
параметров.
· Итак запускаем: Если вышло сообщение:
Отвечаем НЕТ.
Если вышло сообщение
-2-
www.sv-kom.ru
раздел Автоматизация
Отвечаем – ДА
На сообщение
Отвечаем ОТКРЫТЬ.
В конце концов, мы должны увидеть основное окно БД:
-3-
Е-mail: program@sv-kom.ru
www.sv-kom.ru
раздел Автоматизация
Е-mail: program@sv-kom.ru
Если этого не произошло – скорее всего у Вас стоит MS Office другой версии (не 2003).
·
·
Следующий шаг настроек: в меню самого Access нужно выбрать Сервис ->
Макрос-> Безопасность (Выбрать Низкая и нажать ОК).
Следующий шаг: в меню Access выбрать: Сервис - > Параметры –> Вкладка
«Правка и поиск» убрать все галочки как на рисунке и нажать «Применить».
-4-
www.sv-kom.ru
·
раздел Автоматизация
Е-mail: program@sv-kom.ru
Тут же выберите вкладку «Другие» и поставьте галочки как на рисунке в красном квадрате
– это нормальные настройки для работы по сети, нажмите применить и ОК:
Все… вы сконфигурировали рабочее место по учету доставки.
2. Описание режимов работы.
Пожалуй это будет самое короткое описание режимов работы в мире…
1. Ввод нового Клиента:
· Нажать кнопку Новый Клиент.
· Ввести Номер Телефона, Адрес и имя Клиента.
· Нажать Добавить.
При этом Клиент будет первым в списке.
2. Ввод нового Заказа:
· Найти нужного клиента в списке (сделать текущим).
· Ввести сумму справа и нажать Кнопку «Добавить Заказ !».
3. Поиск существующего Клиента по номеру телефона:
· Поставить галочку возле поля «Часть номера».
· Ввести часть номера и нажать ввод.
· Сделать найденного Клиента текущим.
4. Поиск существующего Клиента по контексту (часть улицы, фамилии):
· Поставить галочку возле поля «Контекст».
· Ввести часть улицы, фамилии и нажать Ввод.
· Сделать найденного Клиента текущим.
5. Изменение параметров Клиента.
· Найти клиента в списке используя п. 3 или п.4.
· Исправить его параметры (телефон, адрес, прочее).
6. Изменение параметров Заказа:
-5-
www.sv-kom.ru
раздел Автоматизация
Е-mail: program@sv-kom.ru
· Найти Клиента см. п. 3 или 4.
· Выделить справа Заказ.
· Изменить внизу под списком Заказов параметры (дату, время, сумму) и нажать
кнопку «Изменить!».
7. Получение Глобального отчета (весь период).
· Просто нажать кнопку «Отчет».
8. Получение Глобального отчета по одному Клиенту (за весь период).
· Найти нужного Клиента см. п. 3 или 4.
· Сделать его текущим.
· Поставить галочку в поле «Один!».
· Нажать кнопку «Отчет».
9. Получение отчета по всем Клиентам за период.
· Задать период.
· Поставить галочку «Период».
· Нажать кнопку «Отчет».
10. Получение отчета по одному клиенту за период.
· Найти клиента см. п 3 или 4 и сделать его текущим.
· Задать период и поставить галочку «Период».
· Поставить галочку «Один!».
· Нажать кнопку «Отчет».
-6-