Формирование адаптивной оргструктуры управления
реклама
Электронное научное издание «Труды М ЭЛИ: электронный журнал» Васильев В.А. − аспирант МЭЛИ ФОРМИРОВАНИЕ АДАПТИВНОЙ ОРГСТРУКТУРЫ УПРАВЛЕ НИЯ Изменения среды функционирования предприятий, нужд потребителей и клиентов в условиях современных развивающихся рыночных отношений требуют быстрой реакции организации на изменения, и, в первую очередь, необходим быстрый отклик о рганизационных систем управления. Преобразования организационной структуры управления предприятием, действующим в той или иной стране, тесным образом связано с той стадией ра звития, на которой находится ее экономика и зависит от предшествующей истории. Очень важным аспектом является своевременность отслеживания того переломного момента, когда ситуация в стране изменилась настолько, что необх одимо изменять организационную структуру предприятия. Если говорить о России, других странах постсоветского пространства, то, исходя из имеющегося опыта, можно констатировать, что для изменения организационной структуры системы управления большинства активно хозяйствующих в настоящее время субъектов потребовалось примерно 10 лет. При этом, несмотря на формирование критической массы предприятий, с умевших привести свои организационно управленческие структ уры в соответствие с рыночными реалиями, в российской экон омике, как и экономике большинства постсоветских стран, сохраняю тся сегменты, для которых характерны слабая адапт ация к рыночному окружению, минимальные сдвиги в организ ационно-управленческих структурах субъектов хозяйствования. По мнению Тома Питерса [1], традиционная структура организации сейчас находится под больши м давлением из-за возросшей скорости бизнеса. Иерархичные структуры работали хорошо, когда у них было время для реакции. Но если мы говорим о военных действиях против терроризма или о коммерческих войнах, то сейчас совершенно нет времени на семь-восемь или даже десять уровней б юрократической ответственности, как это было раньше. Количество Васильев В.А. Формирование адап тивн ой оргстр укт уры уп равлен ия 1 Электронное научное издание «Труды М ЭЛИ: электронный журнал» руководителей на одного подчиненного резко умен ьшилось, и от людей требуется проявлять ин ициативу в таких масштабах, о которых даже не могли подумать десять или дв адцать лет назад. Помимо изменения экономической ситуации в глобальных масштабах происходят и изменения в конъюнктуре рынка, флуктуации спроса и предпочтений потребителей, под которые также необходимо подстраиваться, адаптируя параметры организационной структуры, не изменяя полностью структуру управления. Изменения среды функционирования предприятий, нужд потребителей и клиентов в условиях современных развивающихся рыночных отношений требуют быстрой реакции организации на изменения, и, в первую очередь, необходим быстрый отклик о рганизационных систем управления. Промышленное предприятие, может быть описано следующим образом: устойчивая динамическая совокупность взаимосвязано функционирующих относительно автономных элементов. Однако для того, чтобы эта система рабо тала органично и опер ативно, откликаясь на нужды рынка, необходима постоянная ада птация структуры под требования окружающей среды и под внутренние условия. К внутренним условиям можно отнести число структурных подразделений и удельный вес связей между ними , их влияние на деятельность организации и во влиянии на прин имаемые решения по управлению организации. Отсюда следует необходимость в постоянной модернизации структуры управл ения и системы управленческих решений, з ависящей от стратегии компании. С изменением структуры будут, соответственно, изм еняться и ее элементы, а, так как структура – это совокупность устойчивых связей между элементами системы (информационных, управляющих и т.д.), следовательно, параллельно будут происходить и изменения способов связей между компонентами организационной системы (ОС), весовые коэффициенты сигналов управления, поступа ющих по различным каналам связей, цели и задачи. Все эти процессы должны проходить под контролем руководства и коорд инироваться для оптимизации переходного процесса, кратчайшего достижения результата и, в главную очередь, для предотвращения выхода процесса из -под контроля и Васильев В.А. Формирование адап тивн ой оргстр укт уры уп равлен ия 2 Электронное научное издание «Труды М ЭЛИ: электронный журнал» перехода системы в неустойчивое состояние – начала автоколебаний с возможным разносом управляющих сигналов и выходной реакции системы. Для создания и внедрения адаптивной системы управления предприятием необходимо выяснить, какие критерии ОС, стиль и свойства управленческой политики и политики в области маркетинга позволяют достичь наиболее эффективных результатов, а какие могут мешать раз витию компании. Прежде чем говорить об адаптивном развитии организ ации, необходимо понять, что собой представляет само предпр иятие, в каких условиях оно действует, какие связи налажены между предприятием и внешнем миром. Классификация производственных систем по степени взаимодействия с внешней средой представлена на рис.1. Производственные сист емы Изолированны е системы, не имеющие связей с внешней средой Закрытые системы, имеющие одностороннюю связь с внешней средой Открытые системы, имеющие двустороннюю связь (прямую и обратную) с внешней средой Рис. 1. Классификация производственных систем по степени взаимодействия с внешней средой Очевидно, что каждое отдельное предприятие действует в особых услови ях, но для того чтобы работать максимально эффективно это предприятие должно каким -либо способом реагировать на изменения в окружающей среде. Реакция предприятия, как производственной системы, может быть как закрытая, так и открытая (рис. 2). Васильев В.А. Формирование адап тивн ой оргстр укт уры уп равлен ия 3 Электронное научное издание «Труды М ЭЛИ: электронный журнал» Производственные си стемы Производственные системы, спо собные влиять на внешнюю среду так, чтобы изм енение собственного п оведения системы не являлось Производственные системы, которые за счет своей структ уры и внутренней организованности могут гибко и экономично адаптироваться к необходимым особенностям внешней Рис.2. Классификация производственных среды систем по способам адаптации к внешней среде В первом случае предприятие действует на окружающую среду посредством определенных инструментов, во втором – подстраивается под изменения, изменяя внутренню ю среду и оптимизируя свою деятельность по какому -либо критерию. Классификация производственных систем по способам адаптации представлена на рис. 3. Производственные си стемы Производстве нные системы с взаимной Производств Производстве нные системы енные системы с адаптацией с адаптацией адаптацией производства и продукции производства Рис. 3. Классификация способам адаптации продукции производственных систем по Основной же задачей адаптации под изменяющиеся усл овия является формирование гибкой системы управления, сп особной к Васильев В.А. Формирование адап тивн ой оргстр укт уры уп равлен ия 4 Электронное научное издание «Труды М ЭЛИ: электронный журнал» самоорганизации и перестройке – это и является зад ачей синтеза системы управления (СУ) производственной сист емы. Решение задачи синтеза СУ, в нашем случае системы управления промышленным предприятием, целиком зависит от корректности постановки задачи – описания организационной структуры самого предприятия, моделей процессов, протекающих внутри него, и влияющих величин, таких ка к внешние воздейс твия, критериев оптимальности и функций ограничения. Некорректно поставленная задача, неправильно выбранное решение уже на стадии моделирования могут привести к значительной п огрешности в работе СУ и, как следствие, получение не оптимал ьной структуры. Поэтому перед выбором решения должен быть проведен анализ вопросов, уточняющих постановку задачи. В р езультате должны быть определены: модели процессов (это могут быть как входные сигналы для нашей системы, так и внутренние процессы) либо их вероятностные характеристики; класс моделей, в котором ищется оптимальная модель СУ; модели влияющих величин либо их вероятностных характеристик; критерий оптимальности; функции ограничений. Критерий оптимальности деятельности организационной системы управления характеризует цель, которую должна достичь синтезируемая СУ по своим определяющим показателям качества при заданных ограничениях. Критерий должен по возможности полно и точно характеризовать качество системы. Выбирая критерий, приходится р ешать задачу на оптимум, учитывая два противоречивых факт ора: сложность критерия, полноту и точность отображения кр итерием назначения системы. Чем полнее и точнее критерий отображает систему, тем он сложнее. Найти математическую зависимость всех качеств системы от ее характеристик и объединить их в о дном критерии обычно не удается. Поэтому в ка ждом конкретном случае проводится анализ основных показателей качества и в ыделяется главное Васильев В.А. Формирование адап тивн ой оргстр укт уры уп равлен ия 5 Электронное научное издание «Труды М ЭЛИ: электронный журнал» качество системы, которое и используется как критерий. Основными показателями к ачества для СУ являются точность, надежность, устойчивость, удобство ее эксплуатации руководителем, оптимальное число иерархических уровней, минимизация затрат, быстродействие и т.д. Когда предъявляются высокие требования к достоверности отработки управлен ия, определяющим показателем качества является точность. Она служит функцией цели при синтезе СУ. Остальные показатели и, в первую очередь, такие, как надежность, являются ограничивающими. В этом случае основная задача синтеза СУ состоит в реализации оптимальной точности и выполнении условий организационной реализуемости, достаточной надежности, допустимого числа уровней в иерархии организационной структуры системы управления и т.д. Качественное превышение одного из заданных параметров может привести к рез кому снижению остальных качественных показателей и в результате – к непригодности СУ для работы в реальных условиях. Надежность в работе рассматривается как свойство системы безотказно выполнять свои функции при сохранении точности в допустимых пределах. Н аиболее важной является динамическая точность – возможность ОС СУ работать в изменяющихся вне шних условиях, сохраняя в допустимых пределах исполнение стр атегии предприятия, целей руководства и отделов. Вышесказанное также касается переключений на новые направления деятельн ости, и выбора нового типа маркетинга в зависимости от ситуации на рынке. Так как надежность работы предприятия зависит от надежности всех входящих в нее отделов, то при его проектировании большое вниман ие должно уделяться количественному и качес твенному выбору всех элементов системы с точки зрения наде жности. Это касается и подбора персонала на руководящие роли, и на роли исполнителей, также весьма важно определение полн омочий и степень их делегирования. Надежность ОС в сильной степени зависит от компетенции сотрудников и, в первую оч ередь, руководящего состава. Так выбор соответствующей страт егии может повлиять Васильев В.А. Формирование адап тивн ой оргстр укт уры уп равлен ия 6 Электронное научное издание «Труды М ЭЛИ: электронный журнал» на успешность деятельности предприятия как участника процессов в рамках рыночных о тношении. Для повышения надежности организации при разработке ОС управления промышленным предприятием должны быть предусмотрены: блочный или модульный принцип построения организ ации (на основе бизнес-единиц); резервирование элементов системы, находящихся в особо напряженных условиях работы; регулярная проверка СУ на ее соответствие внешним и внутренним условиям и т.д. Устойчивость характеризует способность ОС СУ работать в агрессивных и изменяющихся условиях, условиях недостатка информации, серьезного возмущающего воздействия внешних факторов, в нестабильных условиях переходной экономики и т.д. с приемлемыми параметрами функционирования, достигая поставленной цели в допустимых пределах и не вызывая разн оса всей системы. Быстродействие – один из основных показателей в условиях конкуренции, характеризующий время достижения поставленных руководством целей, скорость удовлетворения потребностей рынка и т.д. Ускоряющиеся темпы изменения внешних факторов делают особо актуальным постоянный мониторинг и прогнозир ования измен ений внутренней и внешней среды и осуществления в кратчайшие сроки адаптивного развития организационной стру ктуры системы управления. Количественные и качественные изм енения элементов организационной системы предприятия, прои сходящие в процессе развития пр едприятия, также требуют аде кватных и быстрых изменений в ОС управл ения. Оптимизация адаптивных систем . Адаптивные системы в отличие от систем с постоянными параметрами осуществляют автоматическую подстройку параметров, корректировку управляющих сигналов и их весовых коэффициентов, обеспечивая тем с амым выполнение основного условия – показателя качества – в процессе нормального функционирования систем. Васильев В.А. Формирование адап тивн ой оргстр укт уры уп равлен ия 7 Электронное научное издание «Труды М ЭЛИ: электронный журнал» По способу получения рабочей информации адаптивных систем можно разделить на системы: с непосредственным получением рабочей информации по основному параметру; с получением рабочей информации по косвенным параметрам. И, наконец, по способу отработки алгоритма оптимиз ации управления адаптивные системы можно разделить на системы: с непрерывной отработкой алгор итма оптимизации управления (постоянно подстраивающиеся под измен ение среды); с периодической отработкой алгоритма оптимизации управления (перестраивающиеся по истечению определенного периода времени, достижению определенных отклонений и т.д.). Характерной особенностью адаптивных систем является то, что в них выполняются одновременно процессы измерения, ко ррекции и управления. Измерение и контроль должны осуществляться не только над изменяющейся средой функционирования (внешней и вну тренней), но и над ресурсами предприятия, которые могут позволить быстро сменить направление развития и осуществить перестройку организационной структуры управления промышленным предприятием. Управление предприятием осуществляет руководство организации на основании собранной информации в виде обратной связи (выходной сигнал) и сравнении ее с заданными параметр ами (управляющий сигнал). Соответственно, командный сигнал, поступающий от руководства, содержит в себе информацию об управляющем воздействии – цели, к которой организация стремится, и об истинном положении дел – того, что уже достигнуто на данный момент (рис. 4). В рамках этого процесса должна осуществляться и подстройка системы под изменяющуюся ситуацию. Васильев В.А. Формирование адап тивн ой оргстр укт уры уп равлен ия 8 Электронное научное издание «Труды М ЭЛИ: электронный журнал» Управляющий сигнал Последовательная корре кция Выходной сигнал Производственная система Параллельная коррекция СИ СТЕМА РУКОВОДСТВА РУКОВОДСТВА Рис. 4. Система управления Адаптация происходит за счет изменения параметров коррекции. Параллельная коррекция определяет весовые коэффициенты выходного сигнала и скорости его изменения в процессе сравнения руководством истинного положения дел с заданными. Также должны происходить изменения и в параметрах последовательной коррекции, в ходе которой, руководство на основе выявленного отклонения от желаемого направления развития осуществляет формирование командного сигнала для производственной системы. Таким образом, изменение рыночной ситуации приведет к изменению управляющего сигнала – желания потребителя, изменения в инфраструктуре, государственном регулировании и т.д. повлияют на само функционирование системы, что влечет за собой необходимость перестройки. В общем случае поиск оптимальной о рганизационной структуры сводится, как было упомянуто выше, к подбору той структуры или набора структур, которые будут удовлетворять выбранным участниками ОС параметрам качества. В этом сл учае может происходить не простая подстройка уже существу ющей ОС, а создание абсолютно новой системы. Выбор сложн ости этой ОС также окажет влияние на функционирование пре дприятия, на Васильев В.А. Формирование адап тивн ой оргстр укт уры уп равлен ия 9 Электронное научное издание «Труды М ЭЛИ: электронный журнал» прослеживаемость процессов. В [2,3] квалифицируют системы по сложности на основ ании числа связей между элементами в системе. Автор считает, ч то наиболее «простой» является ВС, наиболее «сложной» – МС, а ЛС занимает промежуточное положение между ними. Второе предположение связывает сложность типовой структуры с ее организационными издержками и, следовательно, с эффективностью в зависимости от ча стоты изменения внешних условий – более простые структуры характеризуются меньшими организационными издержками и эффективны при большей частоте изменения внешних условий. Соответственно, руководство должно отслеживать уровень издержек и их зависимость от ч исла и типа выполняемых организацией задач. При значительном изменении уровня издержек, как правило, возникает и необходимость организационных и здержек (рис. 5.). К а ч е с т в е н н ы е у ро в н и ОС У с л о ж н ен и е ст р ук т ур ы У в е л и ч е н и е о р г ан и з а ц и он н ых и з д е р ж е к , ум е н ь ш е н и е ч а с т от ы и з м ен е н и я вн е ш н и х ус л о в и й ВС ЛС МС ВС ЛС МС ВС ЛС МС ВС ЛС МС У п р о щ ен и е с т р ук т ур ы У м е н ь ш ен и е ор г а н и з а ц и он н ых издержек, ув е л и ч е н и е частоты и з м ен е н и я вн е ш н и х ус л о в и й Рис. 5. Схема адаптации организационных систем Схематично изображена зависимость, озвучен ная ранее: МС оказываются эффективными при неизменных внешних у словиях и высоких организационных издержках, ВС – при изменяющихся Васильев В.А. Формирование адап тивн ой оргстр укт уры уп равлен ия 10 Электронное научное издание «Труды М ЭЛИ: электронный журнал» внешних условиях и низких организационных и здержках, а ЛС занимают промежуточное положение. Как отмечалось выше, снижение эффективности некоторой структуры может быть обусловлено изменением внешних условий и/или изменением организационных издержек, но возможен не только переход из одного типа ОС в другой, но и качественное изменение структуры управления. Изменение ОС в рамках одн ого типа происходит в ходе ввода или упразднения числа уровней руководства. Сло жным моментом в данной ситуации является тот факт, что решение об упразднении или вводе нового уровня должно принять само рук оводство на основании информации об изменении ситуац ии внутри и вне компании. Литература 1. Журнал "Секрет фирмы". № 23 (39),2003 . 2. Новиков Д.А. Механизмы функционирования многоуровневых организационных систем. М.: Ф онд "Проблемы управления", 1999. 3. Новиков Д.А., Цветков А.В. Механизмы функционирования организационных систем с распределенным контр олем. М.: ИПУ РАН, 2001. Васильев В.А. Формирование адап тивн ой оргстр укт уры уп равлен ия 11